Qu’est-ce que l’intégration ERP ?

Elle permet de synchroniser les fonctions métier afin de simplifier l’accès aux données de l’entreprise pour les parties prenantes. Les solutions ERP suppriment les silos de données qui peuvent masquer la santé globale de l’entreprise et obliger les employés à rechercher des informations dans diverses applications, plateformes et services. L’intégration ERP améliore la visibilité des processus métier en centralisant les données, ce qui permet de prendre des décisions plus rapides et plus éclairées.

La planification des ressources d’entreprise est un système logiciel de gestion d’entreprise que les organisations utilisent pour collecter, gérer et partager des données en interne. Ces systèmes se composent d’applications métier, également appelées modules intégrés. La mise en œuvre de l’ERP permet de gérer les fonctions essentielles d’une entreprise (telles que les finances, la gestion de la chaîne d’approvisionnement et des achats, les ressources humaines, etc.) sur une plateforme intégrée.

Les logiciels ERP modernes s’appuient sur des connecteurs et des interfaces de programmation des applications (API) prédéfinis, c’est-à-dire des ensembles de protocoles qui permettent à des systèmes disparates de communiquer entre eux et facilitent le flux de données entre ces systèmes. Les stratégies d’intégration ERP tiennent compte des données employées par les entreprises pour prendre des décisions et de la manière dont ces données sont utilisées pour optimiser les fonctions métier.

Les solutions ERP intégrées favorisent un flux de données efficace entre les logiciels ERP et les autres systèmes et applications de l’entreprise, ce qui permet aux parties concernées d’accéder plus facilement aux informations dont elles ont besoin. Les entreprises modernes collectent de vastes jeux de données, et l’intégration ERP peut aider les équipes à mieux visualiser et analyser ces données. Cette capacité permet aux équipes de mettre au jour les inefficacités systémiques et les menaces de sécurité, d’explorer les opportunités de croissance et de s’adapter plus rapidement à l’évolution des conditions commerciales.

Les fournisseurs d’ERP proposent des services d’intégration ERP avec des options prédéfinies et personnalisables. Les besoins des entreprises varient en fonction de facteurs tels que les ressources informatiques, le nombre d’applications logicielles employées, le mode d’hébergement des applications (cloud ou sur site), les besoins d’évolutivité et la croissance prévue de l’entreprise.

Les méthodes d’intégration ERP comprennent l’intégration point à point, l’enterprise service bus et l’intégration plateforme en tant que service (iPaaS).

L’intégration point à point permet de relier directement deux systèmes. Les équipes informatiques se servent d’un code personnalisé pour établir une communication directe entre deux systèmes, ce qui offre un niveau de contrôle élevé. L’intégration point à point est souvent une option moins coûteuse pour les systèmes de base avec des intégrations logicielles minimales.

Pour les intégrations plus importantes impliquant de nombreuses applications, l’évolutivité peut devenir difficile à maintenir pour les services informatiques dans ce modèle. Les connexions point à point exigent des services informatiques qu’ils créent et maintiennent du code, ce qui peut être coûteux et chronophage.

L’ESB est un composant logiciel centralisé qui gère l’intégration de différents systèmes logiciels. Il est souvent employé pour des intégrations complexes au sein d’architectures sur site.

L’ESB uniformise les informations à l’aide de connecteurs qui convertissent les informations entre les applications. Cette couche intermédiaire de traduction est connue sous le nom de bus de communication. C’est un outil puissant pour l’intégration de systèmes existants, mais il n’est pas le plus adapté aux applications cloud. Comme le point à point, l’ESB exige une expertise technique de la part d’un service informatique pour son intégration et sa maintenance.

L’iPaaS est une suite d’outils et de solutions en libre-service, basés sur le cloud, qui sont utilisés pour intégrer les données de plusieurs applications hébergées dans différents environnements informatiques. L’iPaaS est conçu pour aider à gérer un écosystème croissant de solutions logicielles en tant que service (SaaS) déployées par les grandes entreprises.

Les services d’intégration cloud iPaaS apportent une solution au défi croissant de l’intégration des applications, des sources de données et des services dans des environnements informatiques de plus en plus complexes (tels que les environnements de cloud hybride). L’iPaaS répond aux défis de l’intégration d’entreprise et de la gestion des données en fournissant des outils tels que des connecteurs, des mappages et des transformations pré-construits qui aident les entreprises à orchestrer les flux d’intégration et à maximiser l’interopérabilité entre des systèmes disparates.

L’intégration iPaaS représente une solution pour de nombreuses entreprises modernes en raison de son évolutivité et de son adéquation avec les applications SaaS et cloud. 

L’intégration des systèmes ERP implique diverses fonctions et logiciels métier en fonction du type et de la structure de l’organisation, de ses objectifs et de ses besoins. Les cas d’utilisation de l’intégration ERP comprennent :

• Business intelligence (BI)
• CRM (gestion de la relation client) 
• Gestion de projets
• Gestion de la chaîne d'approvisionnement
• Plateformes d’e-commerce
• Ressources humaines

La business intelligence désigne un ensemble de processus conçus pour générer des informations et améliorer les stratégies métier grâce à l’analyse des données organisationnelles. Les entreprises déploient des outils qui collectent, gèrent et organisent les données entre les différents services afin de donner aux parties prenantes une vue d’ensemble détaillée des opérations commerciales.

Les intégrations ERP de business intelligence aident les organisations à déployer des outils alimentés par l’IA pour automatiser la collecte et l’analyse des données. L’automatisation de ce processus permet de fournir des informations basées sur des données en temps réel qui permettent de mettre à jour de manière proactive les workflows et les opérations commerciales.

Les outils CRM aident à enregistrer et à gérer les données relatives aux interactions avec les clients ou les clients potentiels. Les systèmes CRM comprennent des données sur les clients telles que l’historique des achats, les coordonnées et les informations relatives aux interactions avec les équipes du support client. Ces données aident les équipes de vente, de marketing et de service client à fidéliser davantage les clients, à générer de nouveaux prospects et à améliorer l’expérience client.

L’intégration ERP rend ces données visibles pour les différentes équipes, favorisant ainsi une prise de décision plus éclairée et des initiatives de vente et de marketing optimisées.

L’intégration des systèmes ERP aux outils de gestion de projet aide les responsables organisationnels à coordonner les tâches et à respecter les délais entre les différentes équipes. Les chefs de projet s’appuient sur ces intégrations pour rendre les initiatives et les sprints de développement de produits plus efficaces et améliorer la planification des projets. L’intégration des systèmes ERP aux logiciels de gestion de projet permet aux chefs de projet d’avoir recours à un système unifié pour tenir les membres de l’équipe informés des initiatives à l’échelle de l’entreprise susceptibles d’avoir un impact sur leurs workflows et procédures.

L’intégration ERP peut jouer un rôle dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement en intégrant les données des systèmes de vente, d’expédition, d’inventaire des entrepôts et de fabrication. Les systèmes ERP contribuent à optimiser la gestion des commandes, depuis leur création jusqu’à leur exécution, en prenant en compte toutes les étapes et le personnel impliqués. En cas de problème lors de la phase de fabrication ou de retard d’expédition, un système intégré peut envoyer automatiquement une alerte aux équipes de gestion des stocks, qui peuvent alors informer les entrepôts, les clients et les équipes de gestion des activités des délais de livraison prévus.

L’intégration ERP dans le commerce électronique centralise la gestion des stocks, les données produits, l’historique des bons de commande et les données clients. La centralisation de ces données permet aux entreprises d’automatiser de nombreuses fonctions sur leurs sites de commerce électronique, par exemple en s’assurant que les annonces sur le site sont à jour avec l’inventaire actuel.

L’intégration au commerce électronique permet l’automatisation et le partage efficace des informations entre les entreprises. Cette intégration peut ainsi contribuer à simplifier le traitement des commandes en automatisant le flux d’informations d’expédition vers les entrepôts de traitement des commandes. Les équipes de marketing et de vente peuvent exploiter les informations du commerce électronique pour identifier les produits à forte demande et les tendances de vente et adapter leurs stratégies en conséquence. Les données de commerce électronique peuvent aider les équipes commerciales à décider quand retirer des produits du marché ou ajuster les modèles de tarification.

Les services des ressources humaines (RH) gèrent souvent de nombreuses tâches organisationnelles (telles que l’embauche et le licenciement, la gestion des avantages sociaux, les évaluations de performance et le suivi de la paie), ainsi que de vastes volumes de données et de documents sur les employés. L’intégration ERP permet de consolider ces données grâce à la création et à la gestion de profils sur les employés individuels, plus faciles d’accès et stockés de manière sécurisée.

L’intégration avec les systèmes RH permet aux équipes RH de rester informées des besoins plus larges de l’entreprise, par exemple en leur fournissant des informations utiles pour le recrutement de nouveaux employés et la création d’offres d’emploi. Les intégrations ERP aident également les équipes à automatiser de nombreuses tâches RH manuelles (telles que l’intégration des nouveaux employés ou l’approbation des congés payés), ce qui leur permet de se consacrer à des tâches plus stratégiques.

L’intégration ERP offre de nombreux avantages, notamment en aidant les organisations à :

• unifier les données en temps réel ;
• créer une source d’information unique ;
• Automatisation des flux de travaux
• améliorer l’observabilité.

La collecte, la synthèse et l’analyse de données en temps réel aident les équipes à structurer les connaissances de l’entreprise et à mieux comprendre les fonctions métier. Les données cloisonnées ou inaccessibles aux différents services peuvent empêcher les organisations d’avoir une vision globale de leurs ressources et de leurs besoins. Ces données cloisonnées peuvent créer des redondances dans les workflows, ainsi que d’autres inefficacités ou problèmes.

L’intégration ERP unifie des données auparavant disparates, permettant aux équipes de mieux les exploiter et de découvrir des informations qui contribuent à améliorer les processus organisationnels.

L’intégration des applications ERP avec d’autres applications et bases de données d’entreprise permet de centraliser les données et d’améliorer la communication interne entre les services. Elle évite également aux employés de perdre du temps à rechercher des données. 

Les référentiels de données centralisés facilitent la diffusion de rapports et d’analyses de données en temps réel et créent une source d’information unique sur laquelle toutes les unités commerciales peuvent s’appuyer (et savoir qu’elles agissent sur la base des mêmes informations que leurs homologues). De nombreux systèmes ERP peuvent automatiquement générer des graphiques et des tableaux de bord qui fournissent une visualisation claire des données collectées.

Les entrepôts de données centralisés ont de nombreuses applications pratiques. Par exemple, si les équipes de vente, de marketing et de commerce électronique partagent une compréhension des délais de la chaîne d’approvisionnement et des flux de production, elles peuvent améliorer leur forecasting et travailler de concert pour s’assurer que les efforts de vente et de marketing sont ajustés efficacement en cas de perturbations de l’approvisionnement ou de rupture de stock.

La saisie est fastidieuse et sujette à l’erreur humaine. Les solutions ERP permettent d’automatiser les processus de saisie des données et d’améliorer leur précision. Les systèmes ERP peuvent également contribuer à automatiser la génération et l’approbation des factures, les mises à jour des stocks et d’autres processus sectoriels.

En bref, l’intégration ERP permet aux entreprises d’avoir une vision plus précise de l’ensemble de leurs activités. Cette observabilité renforcée permet d’analyser les données en temps réel, de fournir aux dirigeants la vue d’ensemble nécessaire pour prendre des décisions en toute confiance et d’aider les équipes à éviter de manière proactive les problèmes futurs.

Une observabilité accrue et des systèmes intégrés aident également les entreprises à appliquer les règles, les réglementations et les normes de conformité à l’échelle de l’entreprise.

Si l’intégration ERP offre des avantages à l’échelle de l’entreprise, les équipes informatiques peuvent rencontrer des difficultés lors du processus d’intégration initial et tout au long du cycle de vie de l’intégration. Les obstacles varient en fonction de la portée et de l’échelle de l’entreprise, ainsi que de la méthode d’intégration choisie. Ces défis comprennent :

Les systèmes ERP collectent et gèrent les données de différentes équipes et différents services ; ces données peuvent donc être formatées différemment d’une application à l’autre. Les solutions d’intégration point à point et ESB, en particulier, nécessitent une expertise technique interne et des professionnels de l’informatique pour aider à gérer la traduction des données. Ces méthodes d’intégration exigent également un personnel technique capable d’adapter et d’entretenir les environnements à mesure qu’ils se complexifient.

Les solutions iPaaS comprennent des connecteurs pré-construits qui facilitent l’intégration des applications et allègent la workload de traduction des données. Si les solutions iPaaS offrent davantage d’outils et de capacités d’intégration standard que certaines autres méthodes (et peuvent être plus faciles à adapter), elles peuvent également nécessiter du personnel technique pour personnaliser et surveiller les flux de données, en particulier lors de la configuration et avec des intégrations plus complexes ou uniques.

Les intégrations complexes exigent souvent des ressources informatiques et du personnel supplémentaires. Les équipes informatiques s’assurent que les applications sont mises à jour et que ces mises à jour n’entraînent pas de perturbation des flux de données.

Les intégrations iPaaS et les applications basées sur le cloud prennent généralement en charge les mises à jour, l’intégration et les tests automatisés, mais nécessitent tout de même une surveillance périodique. La surveillance de la migration initiale des données lors de la mise en œuvre de solutions ERP aide les entreprises à s’assurer que les données intégrées sont complètes et à éviter les perturbations de l’activité.

Les solutions d’intégration ERP incluent parfois des outils de surveillance de la migration des données ou peuvent être associées à d’autres logiciels de surveillance.

L’intégration de données provenant de sources diverses peut exposer des données sensibles ou entraîner des failles de sécurité. Ainsi, les données stockées par le service RH peuvent être soumises à des exigences de sécurité différentes de celles des données de vente des clients, même si les processus d’intégration des données ont permis de les réunir au sein d’un même système centralisé.

Que les solutions d’intégration soient développées en interne ou achetées auprès d’un fournisseur tiers, les entreprises doivent s’assurer qu’elles incluent des fonctionnalités de surveillance, de régulation et de conformité des données.