¿Qué es la gestión integrada de instalaciones (IFM)?

Los servicios de IFM abarcan el mantenimiento de las instalaciones, la seguridad, la limpieza y otras áreas de apoyo. La principal ventaja de IFM es la consolidación de los servicios, lo que evita la molestia de coordinarse con varios proveedores de servicios y sus horarios.  

Cuando se habla de percepciones sobre las instalaciones, las empresas (y el personal que las gestiona) a veces reducen la planificación de las instalaciones a discusiones sobre planos de construcción potenciales. Pero la realidad más amplia demuestra que la operación de instalaciones es considerablemente más compleja que simplemente levantar estructuras. 

En realidad, es una forma multifacética de gestión de activos que normalmente utiliza herramientas como un sistema de gestión del mantenimiento asistido por ordenador (GMAO) para gestionar todas las acciones relacionadas con el mantenimiento de las instalaciones. El mantenimiento de las instalaciones implica gestionar, reparar y mantener los activos de una instalación para mantener las operaciones eficientes, seguras y fiables.

Un sistema informatizado de gestión del mantenimiento es un software que centraliza los datos de mantenimiento y agiliza las operaciones de mantenimiento. Ayuda a ofrecer una solución integrada basada en datos en tiempo real que respalda los esfuerzos de automatización. Puede utilizarse con otros tipos de software de gestión de instalaciones, lo que lo convierte en una parte vital de un enfoque integral de las operaciones. 

Uno de los objetivos principales de un GMAO es rastrear todos los servicios a través de un solo sistema para que los servicios individuales no queden aislados y se pierdan en la confusión. Sin la centralización de IFM y GMAO, los directivos de las instalaciones se verían obligados a contratar los servicios a través de varios proveedores. También tendrían que hacer frente a diferentes horarios de entrega de los servicios.

Los servicios de gestión integrada de instalaciones (IFM) entrelazan diversas disciplinas relacionadas que afectan a las operaciones diarias de las instalaciones. Estas son algunas de las actividades comunes que componen IFM.

La planificación del espacio es la parte del proceso en la que los gestores de instalaciones estudian exhaustivamente los planos. Los directivos suelen consultar a los stakeholders sobre la ubicación de oficinas concretas o áreas del inmueble para dedicarlas a funciones empresariales concretas.

La toma de decisiones utilizada en la planificación del espacio no solo afecta a la instalación, sino también a la experiencia del lugar de trabajo que el personal tiene en la instalación, y cómo afecta eso al bienestar de los empleados.

La gestión estricta de las instalaciones se centra en la estructura de la propia instalación, especialmente en los sistemas mecánicos clave que mantienen el edificio en funcionamiento.

Incluye mantener el control del sistema HVAC de la instalación (para calefacción, ventilación y aire acondicionado). Igualmente crucial, por razones obvias: el sistema de fontanería del edificio. También es la rama de IFM que se ocupa de cómo se diseña e implementa el sistema eléctrico.

Los edificios utilizan instalaciones sólidas para mantener el funcionamiento de las cosas. Sin embargo, los servicios auxiliares hacen que el edificio sea más agradable para las personas, por lo que resulta un entorno agradable para los empleados.

Los servicios auxiliares suelen incluir servicios de limpieza, gestión de residuos, sistemas de seguridad y actividades de jardinería. El paisajismo puede implicar actividades típicas de corte y mantenimiento del césped o cuestiones más específicas, como la gestión del riego y el análisis del crecimiento de las plantas. 

Las instalaciones deben estar limpias y despejadas por varias razones. Para empezar, la instalación podría albergar servicios sanitarios. Del mismo modo, un edificio sucio podría atraer visitantes no deseados, como insectos o roedores, que pueden propagar enfermedades.

Una razón mucho más apremiante, especialmente según la Oficina de Seguridad y Salud Ocupacional de los Estados Unidos (OSHA), es que las condiciones laborales descuidadas provocan accidentes laborales, como lesiones por resbalones y caídas. 

Establecer la seguridad de las instalaciones siempre ha sido importante, pero ahora es crucial. Las instalaciones tienen ahora más vulnerabilidades que nunca debido a su presencia en línea.

Así pues, en un contexto moderno, la seguridad de las instalaciones abarca no solo la protección del edificio físico frente al vandalismo, los allanamientos o los robos, sino también los ciberataques contra la infraestructura de datos de las instalaciones.

Cualquier instalación sufre al menos daños menores con el tiempo y requiere mantenimiento regular durante su ciclo de vida. El mantenimiento preventivo se adelanta a estas situaciones y hace que las reparaciones sean necesarias en el futuro.

Mientras tanto, el mantenimiento predictivo va aún más allá al proyectar áreas de fallos con anticipación (basándose en variables operativas conocidas) y planificar correcciones específicas y programar cuándo deben ocurrir.

Antes se consideraba que los objetivos de sostenibilidad de la mayoría de las empresas carecían de importancia, pero la mentalidad ha evolucionado. En la actualidad, una parte cada vez mayor de los servicios de gestión de instalaciones (FM) se dedica a la gestión energética.

Aunque parte de esta preocupación puede implicar promover una imagen corporativa de eficiencia energética, la mayor parte del esfuerzo busca reducir el consumo energético como un ahorro significativo en los costes operativos.  

Los servicios de gestión integrada de instalaciones (IFM) ofrecen una serie de ventajas a la empresa que los utiliza: 

• Aumentos de eficiencia: cuando una instalación aprovecha una gestión centralizada y un flujo de trabajo combinado con éxito, ayuda a optimizar la eficiencia operativa reduciendo errores.

• Resultados más sólidos: los servicios IFM permiten a los propietarios de las instalaciones racionalizar los flujos de trabajo reduciendo las redundancias de servicios, lo que se traduce en una reducción de los costes operativos.

• Mayor transparencia: el personal obtiene una visión clara de las métricas de rendimiento y el estado de funcionamiento de las instalaciones, gracias a los informes automáticos y a la centralización de los datos.

• Mejor calidad del servicio: el mero hecho de poner todos los servicios de las instalaciones bajo un único marco de gestión impulsa los esfuerzos de colaboración y eleva la calidad del servicio.

• Mayor escalabilidad: a medida que cambian las condiciones empresariales, los servicios de IFM proporcionan a las empresas los medios para soportar una complejidad añadida y escalar hacia arriba a medida que lo dicte el crecimiento.

• Resultados medibles: IFM realiza un seguimiento de la eficacia de la instalación y produce conocimiento procesable mediante el uso de indicadores clave de rendimiento (KPI), como el tiempo de procesamiento de las órdenes de trabajo de reparación. 

A pesar de las ventajas que ofrece, el IFM tiene sus inconvenientes:

• Gran complejidad: parece que sería fácil implementar un IFM, pero no siempre es así. La transición a IFM puede ser complicada, costosa y laboriosa.

• Cargos inesperados: las organizaciones deben estudiar la letra pequeña de sus contratos con los proveedores de servicios de IFM y estar atentas a los costes adicionales que pueden no resultar evidentes de inmediato.

• Pérdida de flexibilidad: a veces las empresas necesitan pivotar debido a las cambiantes condiciones comerciales. Si una empresa está encerrada en un contrato IFM hermético, es posible que no pueda hacerlo.

• Dependencia del proveedor: las empresas deben realizar la debida diligencia con su proveedor de servicios de IFM. Preguntas clave: ¿Hasta qué punto van a estar seguros los datos? ¿Hasta qué punto es fiable el rendimiento de IFM?

• Falta de control directo: aunque algunas organizaciones optan por servicios IFM, puede que no se sientan del todo cómodas con la idea de perder la supervisión directa de las operaciones diarias.

A medida que la gestión integrada de instalaciones (IFM) sigue madurando, continúa beneficiándose de los cambios radicales que están afectando actualmente a la informática. Eso significa que la IA y la automatización basada en el Internet de las Cosas (IoT) van a adquirir una importancia aún mayor en el proceso de gestión de proyectos al aumentar la eficiencia.

También se espera que los proveedores de servicios de IFM (la mayoría de los cuales tienen su sede en Norteamérica) amplíen su enfoque en los objetivos de sostenibilidad. Estos objetivos también incluyen reducir el consumo de energía y mejorar la experiencia laboral del personal de las instalaciones.