Transformación y estrategia de compras digitales

Mediante la adopción de tecnologías digitales como los sistemas de compras en línea, el análisis de datos y la inteligencia artificial (IA), las empresas pueden agilizar las operaciones, mejorar la eficiencia y reducir los costes. Este cambio aleja a las empresas de los procesos manuales y los documentos en papel y las acerca a estrategias automatizadas y basadas en datos que proporcionan una mayor transparencia y control, mejorando en última instancia las estrategias de compra y la selección de proveedores.

Las plataformas de compras en línea centralizan las actividades de compras, lo que reduce los errores y garantiza el cumplimiento. La automatización y la IA en las compras mejoran aún más estos sistemas mediante la gestión de tareas repetitivas, como el procesamiento de facturas y las evaluaciones de proveedores, mientras que los análisis impulsados por IA y el machine learning proporcionan conocimiento sobre las tendencias del mercado y el rendimiento de los proveedores. 

Las herramientas de gestión de relaciones con proveedores (SRM) mejoran la colaboración con los proveedores, lo que conduce a mejores negociaciones, bienes y servicios de mayor calidad. El análisis predictivo ayuda a las empresas a predecir la demanda con precisión, optimizando los niveles de inventario y evitando la escasez o el exceso de existencias.

La tecnología blockchain y los contratos inteligentes añaden otro nivel de eficiencia y seguridad en las compras. El blockchain garantiza que los registros de compras permanezcan a prueba de manipulaciones, lo que reduce el fraude y los errores, mientras que los contratos inteligentes automatizan la aplicación de los acuerdos entre compradores y proveedores. Estas capacidades ayudan a garantizar que se cumplan los términos contractuales sin necesidad de intermediarios. 

Las compras digitales no solo benefician a las grandes empresas, sino también a las pequeñas y medianas empresas (PYME), ya que les proporciona un mejor acceso a los proveedores, precios competitivos y una mejor gestión de la tesorería. Al adoptar nuevas tecnologías y estrategias de transformación digital, las organizaciones pueden navegar eficazmente por las complejidades de la cadena de suministro y seguir siendo competitivas.

Las compras digitales mejoran la eficiencia, reduce los costes y proporciona una mayor visibilidad de las operaciones de aprovisionamiento. Los procesos de compra tradicionales a menudo se basan en tareas manuales, documentación en papel y comunicación fragmentada, lo que genera ineficiencias y errores. 

Al utilizar flujos de trabajo inteligentes impulsados por el análisis de datos, la IA y la automatización, las empresas pueden agilizar estos procesos e impulsar mejoras significativas. Esto es cada vez más importante, ya que un estudio de IBM reveló que un tercio de los directores de cadena de suministro han empezado a trabajar con proveedores de nuevos países o regiones en los últimos tres años². Eliminar las fricciones en los procesos ayuda a las empresas a optimizar las cadenas de suministro, acortar los tiempos de los ciclos de compras y lograr ahorros de costes y eficiencia operativa.

Por ejemplo, una colaboración entre Dun & Bradstreet Ask Procurement e IBM watsonx utiliza datos de confianza e IA para ofrecer evaluaciones integrales de riesgos de proveedores de 360° y se estima que reducirá el tiempo de las tareas de compras en un 10-20 %⁴.  En Asia-Pacífico, una institución financiera ahorró 20 millones de USD en costes operativos con flujos de trabajo inteligentes³. E IBM, con operaciones en más de 170 países que involucran a más de 13 000 proveedores, ha transformado sus propias operaciones de compras mediante el uso de IA, automatización y blockchain. Esta transformación permitió a su equipo de compras incorporar proveedores diez veces más rápido y realizar análisis de precios en diez minutos en lugar de dos días³.

Más allá del ahorro y la eficiencia, las compras digitales son esenciales para la gestión del riesgo de la cadena de suministro y para ayudar a garantizar la agilidad. El análisis de datos en tiempo real y la previsión predictiva ayudan a los directores de compras (CPO) a identificar las perturbaciones, los riesgos de los proveedores o los cambios del mercado, lo que permite realizar ajustes rápidos de la estrategia. La sostenibilidad se apoya en el seguimiento del cumplimiento de las normas medioambientales y éticas por parte de los proveedores.

Las compras digitales también juegan un papel clave a la hora de aumentar la satisfacción del cliente. Muchas empresas B2B realizan un seguimiento de las puntuaciones netas de los promotores (NPS) para medir la felicidad de los clientes. Al optimizar las compras, las empresas pueden mejorar la experiencia del cliente, lo que resulta en una mejora del 30-50 % en NPS y ayuda a garantizar una entrega puntual y de alta calidad que supere las expectativas³.

Las compras digitales utilizan varias herramientas y tecnologías para mejorar y automatizar el proceso de adquisición. Algunos ejemplos de tecnología de compras digitales incluyen: 

Tecnología blockchain y contratos inteligentes: el blockchain garantiza transacciones de compras seguras y a prueba de manipulaciones mediante la creación de un registro transparente e inmutable de compras, contratos y pagos. Los contratos inteligentes automatizan la gestión de contratos, lo que garantiza que los términos se cumplan sin necesidad de intermediarios, lo que se traduce en transacciones más rápidas y seguras.

Herramientas de ciberseguridad y protección de datos: estas tecnologías protegen los datos de adquisiciones, la información de los proveedores y las transacciones financieras de las ciberamenazas. Incluyen cifrado, autenticación multifactor y detección de amenazas en tiempo real para proteger los procesos de adquisición sensibles y mantener el cumplimiento normativo.

Mercados digitales y redes de proveedores: estas plataformas amplían el acceso de una empresa a una gama más amplia de proveedores y productos, lo que fomenta la competencia y la innovación. Simplifican el proceso de compras mediante la fácil comparación de precios y ofertas, mejorando la transparencia y reduciendo los tiempos del ciclo de compras.

Plataformas de compras en línea: estos sistemas digitales, como Coupa y Procurify, gestionan todo el ciclo de vida del origen al pago, desde la solicitud hasta el pago. Automatizan las órdenes de compra, agilizando su creación, seguimiento y gestión. También garantizan el cumplimiento de las políticas, reducen los errores manuales y aumentan la eficiencia.

Soluciones de aprovisionamiento móvil: estas aplicaciones permiten al personal de compras gestionar procesos en la marcha, proporcionando acceso en tiempo real a información crítica y permitiendo una toma de decisiones más rápida, incluyendo aprobaciones en tiempo real para solicitudes de compra y contratos. Mejoran la flexibilidad, la capacidad de respuesta y ayudan a garantizar la continuidad de las operaciones fuera de la oficina.

Análisis predictivo para forecasting: al analizar los datos históricos y utilizar algoritmos avanzados, estas herramientas predicen las tendencias futuras de la demanda. Esto permite a las empresas optimizar los niveles de inventario, reducir las existencias y minimizar los costes excesivos de inventario, lo que mejora la gestión de la cadena de suministro.

Herramientas de gestión de riesgos y cumplimiento: estas herramientas ayudan a las organizaciones a identificar, evaluar y mitigar los riesgos potenciales en la cadena de suministro, lo que ayuda a garantizar el cumplimiento de las regulaciones y a reducir las interrupciones. Proporcionan monitorización e informes en tiempo real, lo que permite la gestión proactiva de los riesgos y el cumplimiento de los estándares del sector.

Herramientas de análisis de gastos: el 59 % de los CPO cree que es importante aplicar la IA generativa a los análisis predictivos de gastos y abastecimientos¹. Estas herramientas utilizan IA generativa y análisis de datos e incorporan paneles de control que visualizan las tendencias de compra, los patrones de gasto y el rendimiento de los proveedores. Estos conocimientos que se pueden ejecutar ayudan a identificar oportunidades de ahorro de costes, optimizar la gestión de gastos y respaldar el abastecimiento estratégico. 

Herramientas de gestión de relaciones con proveedores (SRM): las herramientas de SRM se centran en gestionar y optimizar las interacciones con los proveedores. Proporcionan funciones para realizar un seguimiento del rendimiento de los proveedores, facilitar la comunicación y fomentar la colaboración. Estas habilidades conducen a mejores negociaciones y a una mejor calidad de los bienes y servicios.

La aplicación de una estrategia de compras digitales ofrece numerosos beneficios que mejoran la eficacia operativa y el valor estratégico. Estas son algunas de las ventajas clave:

Mayor eficiencia: el software de compras digitales automatiza las tareas repetitivas, reduce los errores manuales y acelera los ciclos de aprovisionamiento.

Costes más bajos: la automatización y el análisis de datos identifican oportunidades de ahorro de costes, optimizan el gasto y mejoran las negociaciones con los proveedores.

Mejora de las relaciones con los proveedores: las herramientas de gestión de las relaciones con los proveedores (SRM) facilitan una mejor comunicación y colaboración, lo que conduce a asociaciones más sólidas y a una mejora de la calidad de los bienes y servicios.

Mitigación de riesgos: la monitorización en tiempo real y el análisis predictivo ayudan a identificar y abordar posibles interrupciones de la cadena de suministro, lo que ayuda a asegurar la continuidad del negocio. Las organizaciones que han optimizado la IA en la compra al pago detectan un 50 % más de facturas fraudulentas⁵.

Mayor transparencia: las plataformas digitales centralizadas proporcionan una visibilidad clara de las actividades de compras, lo que mejora la responsabilidad y el cumplimiento.

Escalabilidad: las soluciones de aprovisionamiento digital pueden adaptarse fácilmente al crecimiento del negocio, dando cabida a mayores volúmenes de aprovisionamiento sin un aumento proporcional de los recursos.

Toma de decisiones basada en los datos: el acceso a datos y métricas completos permite tomar decisiones estratégicas informadas y mejorar los resultados de las adquisiciones y la rentabilidad.

La implementación de una estrategia de compra digital puede mejorar significativamente la eficiencia, el ahorro de costes y la transparencia de una organización. Para ayudar a garantizar una transición exitosa, las organizaciones deben desarrollar una hoja de ruta clara para la implementación de la adquisición digital que incluya estas buenas prácticas: 

Muchas ineficiencias en las compras se derivan de sistemas fragmentados que requieren la introducción manual de datos, lo que provoca errores. Al integrar una pila tecnológica unificada, una organización de adquisiciones puede permitir un flujo de información fluido y optimizar el uso de las aplicaciones existentes. La conexión de las herramientas de compras con los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) mejora la coherencia de los datos, mejora la automatización del flujo de trabajo y garantiza una mejor visibilidad. Por ejemplo, cuando un sistema ERP se integra con un software de compras en línea, las solicitudes de compra, las aprobaciones y la facturación se pueden sincronizar automáticamente. Esta integración reduce la duplicación y la necesidad de conciliación manual.

La coherencia en los flujos de trabajo de compras minimiza los riesgos, evita errores y mejora la eficiencia. Establecer procesos estandarizados ayuda a garantizar que los equipos de compras siguen siempre los mismos pasos estructurados, lo que conduce a resultados predecibles y fiables. Esto es importante para las actividades de compra de alto riesgo, en las que el cumplimiento y la precisión son críticas. Por ejemplo, un proceso estandarizado de incorporación de proveedores que exija que cada nuevo proveedor pase por evaluaciones de riesgo y aprobaciones de contratos predeterminadas ayudará a la organización a reducir los errores y las infracciones de cumplimiento.

Los equipos de compras ágiles necesitan herramientas de automatización flexibles para adaptarse a las interrupciones en las cadenas de suministro y los procesos comerciales. La automatización no-code y low-code permite a los equipos modificar los flujos de trabajo y automatizar tareas rutinarias sin depender del departamento de TI para cada cambio. Esto permite a los profesionales de adquisiciones responder rápidamente a los desafíos y al mismo tiempo mantener la supervisión de TI. Por ejemplo, un equipo de compras puede utilizar una plataforma no-code para crear un flujo de trabajo de aprobación automatizado que direcciona instantáneamente las solicitudes de compra a los gerentes apropiados en función de factores como los términos del contrato o el rendimiento.

El 73 % de los CPO están de acuerdo en que la IA no sustituirá a las personas, pero las personas que la utilicen sustituirán a las que no la utilicen¹. Incluso con las mejores herramientas digitales, el éxito de las compras depende de la experiencia del equipo que las gestiona. Educar al personal sobre los nuevos sistemas y procesos para facilitar la adopción y direción cualquier resistencia al cambio. Invertir en el desarrollo del talento ayuda a garantizar que las organizaciones maximicen el valor de sus iniciativas de compras digitales.

Los responsables de las compras deben abordar la complejidad con sencillez. Aunque muchos creen que racionalizar los flujos de trabajo elimina las ineficiencias, la verdadera simplificación implica diseñar procesos que sean fáciles de entender y ejecutar para los usuarios. El verdadero avance se produce con la "simplicidad diseñada", que conduce a un aumento del 42 % en el éxito de la transformación. Al seguir los principios de la simplicidad diseñada, las funciones de compras tienen un 21 % menos probabilidades de enfrentarse a una complejidad añadida, en contraste con los enfoques convencionales, que a menudo empeoran las cosas⁶.