El papel del aprovisionamiento se extiende más allá de las actividades transaccionales. Una estrategia de compras permite a una organización navegar por una cadena de suministro global cada vez más compleja, adaptarse rápidamente a las fluctuaciones del mercado y lograr la optimización de los costes, la eficiencia operativa y el crecimiento.
Al evaluar y gestionar proactivamente los riesgos inherentes a la cadena de suministro, las organizaciones pueden protegerse de las interrupciones y fortalecer la resiliencia de sus operaciones. Además, un marco de aprovisionamiento bien elaborado fomenta la innovación y la sostenibilidad. Puede fomentar asociaciones de colaboración con proveedores e integrar consideraciones éticas y medioambientales (compras ecológicas) en la estrategia de abastecimiento.
Una estrategia de compras no es simplemente una serie de pasos para adquirir bienes y servicios. Debe ser una hoja de ruta estratégica que, cuando se diseña e implementa de manera efectiva, se alinee con la misión de la organización y contribuya en gran medida a su éxito.
Una estrategia de compras es un plan estructurado que una organización desarrolla para guiar su proceso de compras de una manera que se alinee con sus necesidades empresariales. El objetivo de una estrategia de compras es garantizar la compra eficiente, rentable y sostenible de los bienes o servicios que son esenciales para las operaciones de la organización. La estrategia debe describir y proporcionar orientación específica para llevar a cabo las etapas del proceso de compra, que a menudo incluyen:
La estrategia utilizada para guiar estos pasos puede variar de una organización a otra, dependiendo de su sector y sus necesidades. Algunos ejemplos de objetivos que son comunes a muchas estrategias de compras incluyen la eliminación de gastos no autorizados, el aumento de la eficiencia en las entregas, la minimización de errores y el cumplimiento de las normativas aplicables. Establecer relaciones sólidas con los proveedores para fomentar contratos y servicios favorables también es un objetivo común.
Se necesita un equilibrio entre talento, tecnología, cumplimiento, ética y sostenibilidad para alinear las actividades de compras con los objetivos corporativos. Una estrategia de compras eficaz debe estar abierta a nuevos enfoques y fomentar ideas que aporten valor, eficiencia y mejora continua de los procesos a la organización. Esto permite un enfoque eficaz y adaptable al abastecimiento que crea valor y minimiza el riesgo.
Cuando se implementa con objetivos claros, la estrategia de compras proporcionará una hoja de ruta para que los gerentes de compras la sigan. En ella se describirá su propósito, responsabilidades y objetivos, así como el papel fundamental que desempeña en el éxito general de la organización.
Los pasos clave para desarrollar una estrategia de compras eficaz incluyen:
Valore la eficiencia y eficacia del marco actual de la estrategia de compras (si lo hay) y determine si satisfará las necesidades actuales y futuras. Realice un análisis de gastos e identifique los puntos fuertes, los puntos débiles y las oportunidades. Evalúe y clasifique los componentes de los costos de compras, desde los directos, como los costos de bienes y servicios, hasta los indirectos, como los gastos administrativos y los generales. Examine los costos relacionados con proveedores específicos, las variables y tendencias de costos, y el costo total del proceso de compra para comprender claramente qué se está gastando y dónde.
Las empresas siempre quieren mejorar su cuenta de resultados pero, ¿cómo? Comprenda las necesidades de la organización -ya sea el aumento de las ventas, la gestión del flujo de caja, la reducción de los plazos, la mejora de las previsiones, la gestión de la calidad o la sostenibilidad- y cómo se alinean con la estrategia empresarial global y el plan a largo plazo. Una estrategia de compras integrada con estas necesidades garantiza que el proceso de aprovisionamiento contribuirá directamente a la rentabilidad y el éxito de la organización.
Identifique y colabore con los departamentos internos, proveedores y todos aquellos que puedan verse afectados por el plan. Es posible que algunos no estén de acuerdo con los cambios propuestos. Recopile conocimientos diversos, comprenda las necesidades y gestione las expectativas. La participación de las partes interesadas es clave para garantizar que la estrategia esté bien planificada y respaldada por toda la organización.
Defina objetivos específicos medibles, alcanzables, relevantes y oportunos (SMART) para la función de compras. Estos objetivos deben respaldar directamente los objetivos generales de la empresa y proporcionar un marco claro para la estrategia de compras. Por ejemplo, si el ahorro de costos es una meta, un objetivo de compras correspondiente podría ser lograr un nivel de reducción de costos. Los objetivos adicionales podrían ser la gestión y mitigación de riesgos, la gestión de las relaciones con los proveedores y las consideraciones de sostenibilidad.
Establezca y acuerde políticas de compras, procedimientos y modelos operativos claros que se alineen con los objetivos de la organización. Es un buen momento para revisar los procesos actuales y ajustarlos al nuevo enfoque. Tareas como los criterios de selección de proveedores, la gestión de contratos y las iniciativas de cumplimiento deben estar claramente definidas. Comunique las oportunidades que brindan estos cambios y explique sus ventajas para las partes interesadas. Sea flexible. Las políticas sirven de directrices para el equipo de compras, garantizando la coherencia y el cumplimiento de las normas éticas.
Explore las herramientas y tecnologías que respaldarán el éxito de la nueva estrategia. El aprovisionamiento ya no es un proceso analógico, puesto que un porcentaje cada vez mayor se realiza en línea (e-procurement). El software Procure-to-pay (P2P) vincula las prácticas de compras con las cuentas por pagar y puede agilizar pasos como la gestión de suministros, las órdenes de compra y la facturación. El software de aprovisionamiento adicional incluye herramientas de análisis de gastos y software de gestión de relaciones con proveedores (SRM). Estos aumentan la precisión y la productividad, realizan un seguimiento de las compras y ofrecen visibilidad de los datos que informan la toma de decisiones y reducen el riesgo, las ineficiencias y los retrasos que consumen mucho tiempo.
Desarrolle una estrategia integral de compras basada en los conocimientos recopilados en los pasos anteriores. Esto implica la creación de una declaración de estrategia, que describa el enfoque de las adquisiciones, incluida la gestión de proveedores, la mitigación de riesgos y la optimización de costos. La estrategia debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado y a las necesidades de la organización.
Establezca indicadores clave de rendimiento (KPI) que se utilizarán para medir el éxito de la estrategia de compras. Estas métricas deben alinearse con los objetivos empresariales definidos y proporcionar puntos de referencia cuantificables para evaluar el rendimiento. Los criterios comunes de éxito incluyen la reducción de errores, el aprovechamiento de las oportunidades de ahorro y la mejora de las calificaciones de rendimiento de los proveedores, los flujos de trabajo, los tiempos del ciclo de adquisición y el cumplimiento.
Ejecute la estrategia de adquisiciones de manera escalonada y bien coordinada, desplegando las políticas, procedimientos y tecnologías definidos. Imparta la formación necesaria para garantizar el éxito del aprovisionamiento.
Mida regularmente el rendimiento de la estrategia en función de las métricas de éxito establecidas. Determine si está fomentando el cambio y mejorando el desempeño general de la organización. Utilice los datos y la información para analizar los resultados, identificar las áreas de mejora y afinar la estrategia de compras en consecuencia. Supervise y adáptese continuamente para garantizar que la estrategia siga respondiendo a los cambios en la dinámica del mercado, a la evolución de los objetivos empresariales y a las oportunidades o desafíos emergentes.
Al implementar oportunidades estratégicas de abastecimiento y compra, las organizaciones pueden lograr ahorros de costos sustanciales. Además, una estrategia de compras eficaz mejora la eficiencia operativa mediante la racionalización de los procesos y la introducción de tecnologías de automatización. Esto se traduce en una reducción de las tareas administrativas y en ciclos de aprovisionamiento más rápidos.
Una estrategia de compras exitosa también mitiga los riesgos inherentes a la cadena de suministro. Mediante el uso de prácticas de evaluación y gestión de riesgos, las organizaciones pueden protegerse contra las interrupciones y garantizar la agilidad y la continuidad. La estrategia también puede fomentar la mejora de las relaciones con los proveedores, la colaboración y la innovación. En conjunto, estas ventajas permiten a las organizaciones navegar por las complejidades de los negocios modernos con resiliencia, agilidad y una ventaja competitiva.
Al seguir estos pasos de manera sistemática, las organizaciones pueden establecer una estrategia de compras que satisfaga las necesidades inmediatas y pueda evolucionar para contribuir al éxito sostenido de la organización.
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