¿Qué es el proceso de origen a pago (S2P)?

S2P integra estas actividades de aprovisionamiento interconectadas en un proceso racionalizado, lo que ayuda a garantizar que cada etapa se gestione de manera eficiente y ofrezca resultados. Al unificar estos pasos, S2P mejora la transparencia y el control sobre las actividades de adquisición, al tiempo que respalda la gestión de la cadena de suministro y permite una toma de decisiones basada en datos.

Un paso importante en el proceso S2P es el abastecimiento estratégico, que implica identificar a los proveedores adecuados, evaluar sus capacidades y negociar contratos. Este paso es esencial para encontrar proveedores que se ajusten a las expectativas de calidad, coste y entrega de la organización. También suele utilizar procesos de RFX, como solicitudes de propuestas (RFP), para recopilar información y ofertas de proveedores. Una vez establecidos los contratos, el proceso pasa a la adquisición, donde se emiten las órdenes de compra, se reciben los bienes o servicios y se procesan los pagos.

S2P centraliza los datos de aprovisionamiento para mejorar la visibilidad y el control, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones informadas y adaptarse a los cambios del mercado. El proceso S2P también puede reforzar las relaciones con los proveedores al fomentar una comunicación clara y permitir la evaluación del rendimiento. En última instancia, S2P es una herramienta vital para modernizar la estrategia de aprovisionamiento de una organización y mejorar la optimización y la resiliencia de la cadena de suministro.

La tecnología desempeña un papel clave en el S2P moderno al automatizar las tareas repetitivas y proporcionar conocimiento en tiempo real sobre el gasto y el rendimiento de los proveedores. Las soluciones avanzadas de origen a pago ofrecidas por los principales proveedores utilizan el análisis de datos, la inteligencia artificial (IA) y la automatización de la cadena de suministro para optimizar la selección de proveedores, prever la demanda e identificar oportunidades de ahorro de costos. Al integrar las herramientas de contratación con los sistemas financieros, estas plataformas permiten un seguimiento fluido de los gastos, garantizan el cumplimiento de los contratos y mejoran la eficiencia operativa.

A veces se confunde S2P con el proceso de compra a oagi (P2P). Las diferencias entre estos procesos radican en su alcance dentro del ciclo de adquisiciones.

S2P es un proceso más amplio e integral que comienza con el abastecimiento (la identificación, evaluación y selección de proveedores) y continúa con la adquisición, el procesamiento de facturas y el pago. Hace hincapié en el abastecimiento estratégico, la selección de proveedores y la gestión de contratos, lo que lo hace ideal para organizaciones que buscan optimizar sus iniciativas de adquisición y relaciones con los proveedores. Básicamente, S2P integra las decisiones estratégicas con el aspecto transaccional de las compras, con el objetivo de optimizar la estrategia de compras, lograr ahorros de costes y gestionar todo el ciclo de vida del proveedor.

P2P es un subconjunto de S2P y se centra exclusivamente en los aspectos operativos de las compras. El objetivo del proceso de aprovisionamiento para pagar es gestionar eficazmente el flujo de bienes o servicios de los proveedores y garantizar el pago puntual. El proceso comienza con la creación de solicitudes de compra y órdenes de compra, continúa con la recepción de bienes o servicios y termina con la aprobación y el pago de facturas. El P2P tiene un carácter más transaccional y operativo, centrado en la realización de compras y la gestión eficaz de los pagos.

En resumen, P2P gestiona el lado de las transacciones y los pagos de las adquisiciones, mientras que S2P cubre todo el ciclo de vida de las adquisiciones, incluido el abastecimiento estratégico y la gestión de relaciones. Esto convierte a S2P en un proceso más completo que integra todas las funciones de adquisición para respaldar la estrategia de adquisición a largo plazo de una organización.

El proceso desde el origen hasta el pago consta de varios pasos interconectados, cada uno de los cuales tiene como objetivo agilizar las adquisiciones y garantizar el valor a lo largo del ciclo de vida de las compras. Pueden existir ligeras variaciones en la secuencia o el énfasis entre organizaciones o plataformas. Aun así, el marco central sigue siendo coherente, con la fuente al contrato como componente fundacional del proceso S2P.

El proceso S2P suele comenzar con el análisis de gastos, una actividad fundamental para comprender los hábitos de compra de una organización y fomentar una gestión eficaz de los gastos. En este paso se examinan preguntas como: ¿Quiénes son los proveedores de la organización? ¿Qué bienes o servicios se están comprando? ¿En qué cantidades? ¿A qué precios? Al analizar los datos de gasto y compararlos con las referencias del sector, los equipos de compras pueden descubrir patrones, ineficiencias y oportunidades para ahorrar costos o mejorar las condiciones de los proveedores. Esta actividad continua no solo informa las decisiones estratégicas de abastecimiento, sino que también ayuda a alinear los esfuerzos de adquisición con los objetivos organizacionales más amplios.

En este paso, las organizaciones identifican, evalúan y seleccionan a los proveedores potenciales que pueden satisfacer sus necesidades de manera efectiva. El proceso suele implicar la emisión de solicitudes de propuestas (RFP), el análisis de la información y las ofertas de los proveedores y la negociación de las condiciones. Un software S2P avanzado ayuda a automatizar este paso, proporcionando información basada en datos e inteligencia de mercado para una selección óptima de proveedores. Un abastecimiento bien gestionado es crítico para ayudar a garantizar el acceso a proveedores fiables y rentables

Una vez seleccionados los proveedores, se crean, negocian y finalizan los contratos. En esta fase se definen los precios, las condiciones de entrega, los requisitos de conformidad y las métricas de gestión del rendimiento que rigen las relaciones con los proveedores. Una gestión eficiente de los contratos ayuda a garantizar la protección legal, reduce los riesgos y centraliza los acuerdos para facilitar el acceso y la monitorización, lo que beneficia a todas las partes interesadas pertinentes. Las herramientas de automatización desempeñan un papel clave en la estandarización y racionalización de este proceso.

La etapa de adquisición implica la creación de solicitudes de compra, la emisión de órdenes de compra (PO) y la gestión de la entrega de bienes o servicios. Las requisiciones deben aprobarse antes de convertirse en órdenes de compra y se realiza un seguimiento de los pedidos para garantizar que se alineen con los términos del contrato. Los sistemas de contratación electrónica se integran perfectamente con las soluciones de planificación de recursos empresariales (ERP), simplificando estos procesos. Esta integración ayuda a garantizar la eficiencia y el cumplimiento de los requisitos presupuestarios y políticos.

En este paso, las facturas de los proveedores se reciben, se verifican y se comparan con las órdenes de compra y los recibos mediante un proceso de comparación triple. Este proceso garantiza la precisión y evita discrepancias o retrasos en los pagos. Las herramientas de automatización agilizan la validación de facturas, marcan discrepancias para su resolución y preparan facturas aprobadas para el pago. Este es un paso crítico para evitar errores y optimizar los flujos de trabajo de cuentas a pagar.

El procesamiento del pago es el paso final, donde las facturas se pagan según los términos acordados. Los sistemas S2P modernos se integran con herramientas financieras para ayudar a garantizar pagos seguros y oportunos al tiempo que brindan visibilidad del flujo de caja y los gastos. Mantener pagos instrucciones fortalece las relaciones con los proveedores.

Las plataformas S2P son soluciones digitales integrales diseñadas para unificar y agilizar cada paso del ciclo S2P en una única plataforma, transformando la adquisición en un proceso fluido y basado en datos. Por ejemplo, plataformas como SAP Ariba y Oracle Fusion Cloud Procurement utilizan tecnologías avanzadas que incluyen IA, IA generativa, procesamiento del lenguaje natural (PLN) y automatización para mejorar la eficiencia, la transparencia y el control. 

Los CEO están invirtiendo rápidamente en IA generativa para automatizar y optimizar sus cadenas de suministro. En un estudio, el 89 % de los ejecutivos informa que las inversiones clave en automatización incluirán capacidades de IA generativa, y el 19 % afirma que la IA generativa será de vital importancia para el futuro de la automatización de su cadena de suministro. Cuando se les preguntó dónde esperaban que la IA generativa impactara en los procesos de la cadena de suministro, más de la mitad de los encuestados optaron por proporcionar autoservicio a los clientes. Otras áreas de impacto esperadas incluyen el análisis y procesamiento de pedidos, la previsión de la demanda, el análisis y la optimización del inventario¹.

Algunos ejemplos de cómo se utilizan la IA y la tecnología en pasos específicos del proceso S2P incluyen:

Análisis de gastos: las plataformas S2P modernas utilizan análisis con IA para proporcionar conocimiento profundo sobre el gasto de la organización. Estas herramientas agregan y categorizan los datos de gastos en todos los departamentos, identifican patrones y destacan áreas para oportunidades de ahorro de costes. Los algoritmos de IA pueden predecir las tendencias futuras de gasto, lo que ayuda a los equipos de compras a tomar mejores decisiones sobre las asignaciones presupuestarias y las negociaciones con los proveedores.

Abastecimiento de proveedores: de todas las actividades de aprovisionamiento, la mayoría de las organizaciones utilizan la IA para el abastecimiento. En un estudio, el 59 % de los encuestados ha implementado la IA para "proporcionar gobierno de abastecimiento y realizar gestión de categorías" o "desarrollar estrategias de abastecimiento y gestión de categorías" o como parte de su implementación integral en los procesos de aprovisionamiento². La IA y el PLN mejoran el proceso de abastecimiento analizando los datos de los proveedores, automatizando la puntuación de los proveedores y recomendando proveedores óptimos en función de criterios predefinidos como el precio, la calidad y las prácticas de riesgo y sostenibilidad. Las capacidades de PLN reducen el esfuerzo manual al permitir que la plataforma escanee e interprete la documentación del proveedor, como certificaciones o registros de cumplimiento.

Gestión de contratos: las herramientas de gestión de contratos impulsadas por IA dentro de las plataformas S2P simplifican la creación, negociación y monitorización de contratos. El PLN se utiliza para analizar el lenguaje contractual, señalar incoherencias y ayudar a garantizar el cumplimiento de las políticas legales y organizativas. La automatización permite a las empresas realizar un seguimiento de los hitos de los contratos, gestionar las renovaciones y reducir los riesgos asociados al incumplimiento o al incumplimiento de los plazos.

Ejecución de adquisiciones: un estudio reciente descubrió que el uso de la IA durante esta fase dio como resultado un coste anual total 28 % más bajo de ejecución de los procesos de adquisición como porcentaje del gasto². Las plataformas S2P con IA automatizan las solicitudes de compra, los pedidos y los flujos de trabajo de aprobación. La IA también está detrás de la automatización de procesos robóticos (RPA), que elimina las tareas repetitivas y que consumen mucho tiempo, acelerando el procesamiento de pedidos y reduciendo los errores. Los algoritmos inteligentes también ayudan a garantizar que las compras se ajustan a los contratos negociados y a los acuerdos con los proveedores.

Procesamiento de facturas y pagos: las plataformas S2P utilizan la IA para hacer coincidir automáticamente las facturas con las órdenes de compra y los recibos de entrega y marcar las discrepancias. Esta automatización reduce los tiempos de procesamiento y permite pagos precisos y puntuales. Estas plataformas también ayudan a las organizaciones a mantener el cumplimiento de los requisitos fiscales y normativos, lo que agiliza aún más las operaciones financieras.

Gestión de riesgos y cumplimiento: la IA permite la monitorización continua del rendimiento de los proveedores y los riesgos potenciales. De hecho, el 80 % de los ejecutivos espera que la IA generativa permita una mejor gestión mediante el análisis de todas las métricas relevantes de rendimiento de los proveedores¹. Al analizar la fiabilidad, la estabilidad financiera y las condiciones del mercado, la plataforma puede señalar de forma proactiva riesgos como las interrupciones de la cadena de suministro o el incumplimiento. El PLN ayuda a escanear documentos normativos para garantizar que las prácticas de los proveedores se alinean con los estándares del sector.

El proceso S2P ofrece un enfoque estructurado para gestionar las adquisiciones. A continuación se detallan los beneficios clave de implementar S2P como proceso:

S2P integra todas las actividades de adquisición en un proceso cohesivo, desde la identificación del proveedor hasta el pago, y las alinea con los procesos empresariales más amplios. Esta racionalización elimina la redundancia y garantiza transferencias fluidas entre las funciones de abastecimiento, compras y pagos, lo que mejora la eficiencia operativa.

El abastecimiento estratégico al principio del proceso identifica a los proveedores rentables y de alta calidad. Este enfoque, junto con una rigurosa negociación de contratos, ayuda a garantizar mejores precios y condiciones.

El proceso S2P permite una mejor visibilidad de los datos de gasto y alinea las decisiones de adquisición con los objetivos presupuestarios. La gestión integral del proceso ayuda a garantizar el control de costes, el cumplimiento de los contratos y la eliminación de compras innecesarias o no autorizadas.

S2P fomenta un proceso de adquisición claro y coherente en el que cada paso está documentado y alineado. Esta transparencia respalda las auditorías, los requisitos de cumplimiento y la responsabilidad dentro de la organización.

Al formalizar la evaluación, la selección y la gestión de proveedores, S2P crea un enfoque estructurado y mejora la experiencia del usuario a través de flujos de trabajo optimizados y herramientas de colaboración mejoradas. La comunicación coherente y el seguimiento del rendimiento fomentan la confianza y la colaboración, lo que puede conducir a mejores precios, servicios e innovación por parte de los proveedores.

S2P proporciona un enfoque sistemático para evaluar a los proveedores y gestionar los contratos, lo que ayuda a reducir el riesgo de trabajar con proveedores poco fiables o enfrentarse a disputas legales. La monitorización del rendimiento de los proveedores también minimiza las interrupciones en la cadena de suministro.