Los departamentos de compras tienden a ser menos visibles para muchas partes interesadas que los departamentos de ventas, operaciones o incluso finanzas, pero no debe pasarse por alto el impacto que tienen en todos los aspectos, desde la cuenta de resultados hasta la calidad de los productos y la prestación de servicios, razón por la cual la "excelencia en las compras" es un objetivo que merece la pena.
Optimizar la función de compras puede ayudar a obtener resultados empresariales exitosos, como:
Si su organización no registra este tipo de cifras, puede que sea un buen candidato para la transformación. El primer paso en el viaje es comprender dónde se encuentra y, a continuación, utilizar esa información para determinar dónde quiere estar. A veces es difícil dedicar el tiempo y el proceso de reflexión necesarios para establecer el camino hacia la excelencia, sobre todo cuando uno está centrado en atender las demandas que se esperan de los demás en materia de compras en una organización compleja, es decir, todos los días.
Es entonces cuando la asociación con los servicios de asesoramiento de compras puede ayudar a guiar a su equipo hacia la excelencia en compras y ayudarle a contribuir a los objetivos de su empresa: aumentar la rentabilidad, mejorar los resultados del servicio que pueden permitir el crecimiento de los ingresos, aumentar la satisfacción del cliente y garantizar que los proveedores suministren bienes y servicios de alta calidad.
Uno de los pasos más importantes es revisar la misión del departamento de compras y el papel actual dentro de la organización. Una evaluación sólida profundiza en el ciclo de vida general de las compras.
¿Cómo vincula el departamento de compras las necesidades de los stakeholders con los proveedores que pueden ofrecer las capacidades adecuadas? ¿Cómo se organizan los equipos para alinearse con los objetivos clave?
¿Qué resultados están obteniendo en estos ámbitos?
Las organizaciones de alto rendimiento mantienen informados a la alta dirección de forma regular para demostrar el valor de las compras para la empresa. ¿Proporciona alguno de estos informes?
Los objetivos alcanzables que se basen en el resultado de una evaluación funcional de las compras pueden proporcionar una hoja de ruta para el futuro. Un asesor de compras ayuda a detectar las carencias, lo que suele dar lugar a un plan para avanzar en la gestión por categorías, desarrollar un modelo operativo objetivo y sacar a la luz otras oportunidades clave en las que es necesario movilizar la acción.
En IBM, con operaciones en más de 170 países en las que participan más de 13 000 proveedores, no fue una tarea fácil. Utilizando Design Thinking, entre otras metodologías, el equipo de compras pudo definir la visión de su estado futuro y escalar una solución que funcionara. La transformación de las compras con flujos de trabajo inteligentes ha permitido a sus profesionales de compras incorporar proveedores diez veces más rápido y realizar análisis de precios en diez minutos, frente a dos días. La IA, la automatización, el blockchain y otros factores han hecho posible la transformación.
De hecho, cada vez más organizaciones de compras están pensando en incorporar la IA generativa como parte de sus planes futuros para impulsar una toma de decisiones más rápida y precisa, reducir los costes operativos y mejorar la resiliencia.
Los proveedores son uno de los elementos más valiosos de la empresa, por lo que es importante asociarse bien en este ámbito. Los programas de proveedores preferentes con contratos y precios bien negociados, en sintonía con las estrategias empresariales clave, pueden mejorar la entrega de bienes y servicios y, lo que es más importante, la satisfacción del cliente.
Una revisión exhaustiva de todo su ecosistema de proveedores, desde la selección de proveedores y el origen hasta el pago hasta la evaluación comparativa de precios, puede proporcionar conocimientos críticos sobre la madurez de su ecosistema. Medir el cumplimiento es un KPI crítico para la contabilidad. ¿Los stakeholders internos siguen las políticas o se salen del sistema? ¿Cumplen los proveedores los requisitos contractuales, los niveles de servicio y los objetivos de sostenibilidad?
Muchas empresas siguen de cerca sus puntuaciones netas de promotores (NPS) para detectar tendencias tanto positivas como negativas. Incluso en el espacio B2B, los clientes exigen que las transacciones sean intuitivas, fáciles de realizar y dentro de la política corporativa. En muchos sentidos, una función de compras optimizada prepara el escenario para la entrega puntual y de alta calidad de bienes y servicios que superan las expectativas y pueden generar una mejora del 30-50 % en NPS.
Además de las partes interesadas externas, es importante que el equipo de compras construya y mantenga relaciones internas. Esto no solo ayuda a recopilar requisitos, sino que también cultiva la confianza en toda la organización. Un modelo que fomente una estrecha interacción con los "expertos en la categoría" (que a menudo quieren gestionar sus propias compras) puede ayudar a gestionar el abastecimiento, la contratación y la medición del éxito, al tiempo que mantiene la visibilidad, la responsabilidad y la disciplina de gasto.
En un informe reciente de Expert Insights, "Smart procurement made smarter", el IBM Institute for Business Value descubrió que un modelo operativo integrado fomenta las decisiones de compras basadas en datos en tiempo real a través de análisis y algoritmos predictivos. Las organizaciones de mayor rendimiento han logrado un 52 % menos de costes para pedir materiales y servicios, así como un 60 % menos de costes para procesar cuentas por pagar, y más de la mitad superó significativamente a los competidores en crecimiento de ingresos y efectividad durante tres años.
Involucre a sus proveedores y racionalice sus cálculos de emisiones de alcance 3 y categoría 1 para cumplir con los requisitos de elaboración de informes y optimizar el rendimiento.
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