Una guía para la automatización del aprovisionamiento

La automatización del aprovisionamiento implica el uso de tecnología para agilizar y mejorar el proceso de dicha tarea con el objetivo de mitigar las ineficiencias y reducir los costes. Las empresas actuales utilizan plataformas y herramientas de automatización en todo el proceso desde la compra hasta el pago, con distintos grados de complejidad. Algunos pueden implementar la automatización de procesos para dedicar menos tiempo a procesos manuales que consumen mucho tiempo, como el ingreso de datos. Otros utilizan la automatización junto con tecnologías como inteligencia artificial (IA) y análisis de big data para la gestión de gastos y la previsión de riesgos de proveedores, lo que aumenta la resiliencia en todos los procesos comerciales.

La automatización de los procesos en las adquisiciones, especialmente cuando se implementa junto con herramientas y plataformas de colaboración, puede mejorar significativamente la relación entre la empresa y el proveedor. Según la consultora de gestión McKinsey, las empresas con una capacidad sofisticada de gestión de las relaciones con los proveedores superan a sus pares en dos a uno.¹

Y a medida que las cadenas de suministro se han vuelto cada vez más complicadas y potencialmente volátiles, las plataformas de automatización han proporcionado a las empresas herramientas para adaptarse rápidamente a eventos imprevistos. Las plataformas de automatización y los paneles de control específicos actuales pueden facilitar la visibilidad y los conocimientos en tiempo real, lo que permite una respuesta rápida a los desafíos de la cadena de suministro. Estas herramientas también son cada vez más populares como una forma de cumplir los objetivos de sostenibilidad durante el proceso de abastecimiento y compra. 

Históricamente, los equipos de compras gestionan grandes cantidades de datos procedentes de dentro y fuera de sus organizaciones: patrones de gasto, perspectivas de mercado, datos de proveedores, normativas externas y especificaciones internas, por nombrar sólo algunos. Esto ha hecho que los flujos de trabajo de aprovisionamiento sean especialmente propensos al error humano y que las tareas de aprovisionamiento estén maduras para la transformación digital.

Las primeras prácticas de automatización aumentaron o sustituyeron la entrada manual de datos, como la entrada de información en hojas de cálculo. Los departamentos de aprovisionamiento también pueden utilizar la automatización de procesos robóticos (RPA) para automatizar una serie de tareas de aprovisionamiento que antes eran manuales, como la generación y aprobación de facturas. En este nivel de automatización, procesos como la gestión de contratos o la negociación de precios podrían aumentarse con software y herramientas independientes.

En los últimos años, a medida que el machine learning (ML) y la IA se hicieron más potentes, las principales organizaciones empezaron a utilizar tecnologías de adquisición avanzadas combinadas con la automatización y la IA para crear flujos de trabajo centralizados y verdaderamente inteligentes. La creciente popularidad de los procesos de automatización de adquisiciones siguió a importantes desafíos en la cadena de suministro durante y después de la pandemia de COVID-19, junto con factores de estrés como la inflación.

En una encuesta de 2022 a 1500 directores de la cadena de suministro y directores de operaciones, el IBM Institute for Business Value (IBV) descubrió un fuerte aumento en el número de empresas que introdujeron nuevas tecnologías de automatización en los dos años anteriores, así como el número de organizaciones que utilizaban la IA para ayudar a monitorizar y rastrear el rendimiento.

Los departamentos de aprovisionamiento que anteriormente podían haber aislado sus tareas pueden gestionar cada vez más todo el proceso de aprovisionamiento, de principio a fin, en un repositorio central, lo que permite un análisis avanzado de los datos y una visibilidad en tiempo real de los patrones de gasto y la dinámica de los proveedores. Estos flujos de trabajo de aprovisionamiento unificados, aumentados por tecnologías clave, reducen la fricción y proporcionan mejores experiencias tanto a los profesionales del aprovisionamiento como a sus partners. 

Ya sea implementada como una serie de automatizaciones clave o como un sistema holístico de aprovisionamiento automatizado, la automatización en el proceso de aprovisionamiento puede eliminar cuellos de botella, aumentar la velocidad del proceso de aprobación y reducir la duración del ciclo de pedido. Algunos beneficios clave de las iniciativas de automatización del aprovisionamiento incluyen:

• Mejora de la eficiencia

• Ahorro de costes

• Mejora del cumplimiento

• Visibilidad mejorada

• Relaciones más sólidas con los proveedores

• Toma de decisiones basada en datos

• Escalado rápido

La automatización de tareas repetitivas, como el procesamiento de pedidos y la gestión de facturas, acelera significativamente el ciclo de aprovisionamiento, reduce los residuos y permite a las organizaciones adaptarse rápidamente a las nuevas condiciones. Las tecnologías de automatización también facilitan una incorporación y un análisis más rápidos: gracias a las automatizaciones clave, los profesionales de aprovisionamiento de IBM incorporan actualmente a los proveedores diez veces más rápido y realizan análisis de precios en diez minutos en lugar de en dos días. 

Al minimizar los errores manuales y optimizar las negociaciones con los proveedores, las organizaciones pueden lograr ahorros sustanciales. La automatización permite la comparación rápida y precisa de los precios de los proveedores junto con una mayor capacidad para las tareas de aprovisionamiento a medida que crece una organización. 

Los sistemas automatizados pueden exigir el cumplimiento de las políticas de la empresa y los requisitos normativos, lo que reduce el riesgo de fraude y promueve la elaboración de informes precisos. Las herramientas de automatización actuales pueden filtrar de manera fluida y precisa a los proveedores según las métricas de sostenibilidad, la normativa local u otros factores para facilitar los objetivos más amplios de la organización. 

El seguimiento de datos en tiempo real permite obtener un mejor conocimiento sobre los patrones de gasto, el rendimiento de los proveedores y los niveles de inventario. Con estas soluciones de aprovisionamiento, las organizaciones pueden adaptarse rápido a los nuevos puntos de datos y auditar de forma más eficaz todo el proceso de aprovisionamiento para lograr mejores resultados. 

La mejora de la comunicación y la transparencia conducen a una mejor colaboración con los proveedores, lo que fomenta las alianzas a largo plazo. Las herramientas colaborativas de relación con los proveedores, aumentadas por la automatización, simplifican el proceso tanto para los proveedores como para las empresas, lo que mejora la experiencia general para ambas partes. 

El acceso a análisis exhaustivos permite tomar decisiones informadas y basadas en los datos en función de información precisa. Esto es particularmente cierto en el proceso de adquisición, que implica grandes cantidades de datos obtenidos de varias fuentes internas y externas. Los sistemas de adquisición automatizados, aumentados con IA, pueden ayudar a identificar los puntos débiles y a prever posibles problemas futuros. 

Con sistemas de aprovisionamiento automatizados, las organizaciones se encuentran con menos barreras cuando llega el momento de escalar el negocio. El software supervisado por empleados requiere menos gastos generales para asumir más trabajo y facilita la incorporación de nuevos proveedores. 

Se sabe que las requisiciones de compra, también conocidas como solicitudes de compra, se mueven lentamente a través del proceso de aprobación. La automatización de este proceso puede acelerar las aprobaciones y mejorar la visibilidad de los patrones de gasto, así como permitir que los expertos en compras trabajen de manera más eficiente. La automatización de este proceso puede implicar proporcionar a los empleados plantillas fáciles de navegar y proporcionar a los aprobadores y a las partes interesadas de todos los departamentos notificaciones inmediatas sobre una solicitud. Una vez que se aprueba dicha solicitud, un sistema automatizado puede generar una orden de compra digital relacionada con la transacción, lo que protege la transparencia en el gasto y reduce los casos de error humano. 

Los flujos de trabajo automatizados de cotejo y aprobación de facturas mejoran la precisión y la eficiencia de los pagos. Un sistema automatizado normalmente digitaliza y centraliza los datos relacionados con las facturas, cruza automáticamente esas facturas con bases de datos clave y las archiva para facilitar el acceso entre departamentos. El software de automatización del aprovisionamiento también procesa con rapidez y precisión los pagos de las cuentas por pagar y proporciona un registro de la transacción. Estos sistemas pueden reducir los pagos no efectuados y los duplicados, así como permitir la visibilidad en toda la organización, desde el departamento de aprovisionamiento hasta el equipo financiero. 

Las bases de datos centralizadas y los sistemas automatizados facilitan un mejor seguimiento de las cualificaciones de los proveedores, las métricas de rendimiento y el cumplimiento. Los sistemas automatizados de gestión de proveedores proporcionan a los especialistas en adquisiciones acceso inmediato a datos históricos, así como a información clave sobre la ubicación de un proveedor, las prácticas ESG, el coste y otras métricas.

Con estas herramientas, los departamentos de compras pueden filtrar de manera más efectiva a los proveedores potenciales, comparar ofertas y solicitar cotizaciones u otra información rápidamente. Algunos sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP), como SAP, proporcionan herramientas de colaboración para que proveedores y compradores se conecten y negocien dentro de una única plataforma compartida. 

La automatización agiliza la creación, el seguimiento y el cumplimiento de pedidos, lo que reduce los tiempos de entrega y los errores. Estos sistemas pueden proporcionar notificaciones automáticas a los departamentos clave sobre la creación y el cumplimiento de pedidos, realizar un seguimiento del movimiento de mercancías mediante la tecnología del internet de las cosas (IoT) o actualizar automáticamente los tiempos de entrega en función de las condiciones meteorológicas y otras dinámicas. 

Los sistemas automatizados gestionan los eventos del ciclo de vida de los contratos, estableciendo las renovaciones oportunas y el cumplimiento de los términos. Estas herramientas crean un repositorio centralizado y con capacidad de búsqueda de contratos, lo que fomenta la transparencia interna en el proceso de contratación. Normalmente, estos sistemas automatizados también notifican y actualizan automáticamente a las partes interesadas sobre los próximos plazos relacionados con los términos contractuales, impulsando el cumplimiento y dando tiempo para renovar o renegociar los acuerdos que están a punto de expirar.  

Las herramientas de automatización analizan los datos de gastos, destacando las oportunidades de ahorro de costes y los conocimientos sobre el rendimiento de los proveedores. Dada la cantidad de datos que manejan los departamentos de aprovisionamiento, el análisis y la previsión de gastos pueden ser una herramienta crítica para el éxito de una empresa. Algunos sistemas automatizados de aprovisionamiento y sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) pueden avisar con antelación de proveedores con un rendimiento deficiente o acuerdos de contratación subóptimos. 

Independientemente de la estrategia de aprovisionamiento concreta de una organización y de las soluciones de automatización que decida implementar, algunas buenas prácticas comunes incluyen:

• Establecer objetivos claros

• Seleccionar la tecnología adecuada

• Involucrar a las principales partes interesadas

• Procesos de estandarización

• Formación y capacitación de los empleados

• Monitorización y optimización

• Garantizar el gobierno y la seguridad de datos

Defina objetivos específicos para la automatización, como reducir el tiempo de procesamiento o mejorar la participación de los proveedores. 

Elija un software de aprovisionamiento que se ajuste a las necesidades de su organización y se integre de manera fluida en los sistemas existentes. Piense de forma crítica en la experiencia del usuario para asegurarse de que la tecnología sea o más fluida posible para los usuarios que más interactuarán con ella. 

Involucre a los departamentos y usuarios relevantes en el proceso de planificación e implementación para asegurarse de que la solución cumple con sus requisitos. 

Desarrolle procesos de aprovisionamiento estandarizados para impulsar la coherencia y mejorar la adopción por parte de los usuarios. 

Proporcione una formación integral a los usuarios para maximizar los beneficios del nuevo sistema automatizado y mejorar las habilidades de los empleados de aprovisionamiento para prepararlos para sus funciones aumentadas.

Evalúe continuamente el rendimiento de los procesos automatizados y realice ajustes en función de los comentarios y las necesidades cambiantes.

Asegúrese de que los datos utilizados en un sistema de automatización del aprovisionamiento estén limpios, sean precisos y se almacenen en formatos accesibles. Implemente medidas de seguridad sólidas para proteger los datos confidenciales de contratación y cumplir con la normativa. 

Al combinar las tecnologías de automatización e IA con la infraestructura en la nube, las organizaciones tienen el potencial de aumentar radicalmente la eficiencia. Por ejemplo: una agencia de gobierno en los Estados Unidos que utiliza estas herramientas redujo su tiempo promedio de procesamiento de reclamos de más de 15 días a cinco minutos. La automatización en el aprovisionamiento suele crear el mayor valor cuando se infunde en varios sistemas o flujos de trabajo. Como ha descubierto el IBM Institute for Business Value (IBV), cinco áreas en las que estas tecnologías tienen el mayor impacto incluyen:

• Procesos en tiempo real, automatizados y sin fricciones

• Abastecimiento ético y sostenible de gestión de riesgos

• Asociarse para obtener valor exponencial de terceros

• Modelos operativos ágiles

• Empoderar al personal 

Eliminar la fricción de los procesos de un departamento de aprovisionamiento puede tener resultados rápidos y tangibles: acelerar la velocidad a la que los compradores adquieren servicios o bienes y ofrecer una variedad de canales a través de los cuales pueden interactuar con una empresa es uno de los principales beneficios de la automatización del aprovisionamiento. Una institución financiera de Asia Pacífico, con la esperanza de mejorar sus prácticas de cumplimiento y su rendimiento, automatizó su proceso de servicios source-to-pay. Al digitalizar y estandarizar estos flujos de trabajo, la organización ahorró 20 millones de dólares en costes operativos y evitó la pérdida de más de 70 millones de dólares en pagos duplicados o erróneos. 

A medida que los consumidores exigen más transparencia en la forma en que las marcas se abastecen de productos y las organizaciones líderes se esfuerzan por lograr la neutralidad de carbono, las prácticas de adquisición sostenible se han vuelto críticas para el éxito de una empresa. La automatización y los flujos de trabajo inteligentes aportan más transparencia al proceso de aprovisionamiento y pueden permitir a los responsables de este departamento controlar de manera fluida las métricas ESG, como la reducción de las emisiones. El RCS Global Group, una plataforma para el abastecimiento responsable de datos, utilizó recientemente una plataforma blockchain para garantizar a los compradores que los materiales utilizados para crear baterías de vehículos eléctricos se produjeron de forma ética. Innovaciones como estas aumentan la confianza de los compradores y simplifican el trabajo cada vez más crítico del abastecimiento responsable. 

Un tercio de los directores de cadena de suministro encuestados recientemente afirmaron haber trabajado con proveedores de nuevas regiones en los últimos tres años. En un entorno empresarial cada vez más global, la colaboración y la resolución de problemas son fundamentales. Los ecosistemas interconectados de proveedores de servicios que implementan análisis, IA y automatización tienen la oportunidad de asociarse con mayor rapidez y eficacia, adaptándose al panorama emergente. 

Las operaciones modernas de aprovisionamiento están compuestas por equipos multidisciplinarios que se centran en los resultados clave en lugar de en proyectos únicos y aislados. Mediante la automatización, el análisis de datos y las organizaciones de IA tienen la oportunidad de tomar decisiones clave en materia de aprovisionamiento basadas en datos en tiempo real, accesibles en toda la empresa. Dotar a los empleados de aprovisionamiento de estos datos da como resultado modelos operativos más ágiles y optimizados y permite a las organizaciones escalar de manera más eficiente. Según la investigación del IBV, un 54 % más de organizaciones con un equipo integrado de aprovisionamiento y cuentas por pagar superan significativamente a sus competidores en crecimiento de ingresos y eficacia. Y una empresa química global, gracias a la automatización y el análisis, mejoró las operaciones en seis áreas, obteniendo como resultado 50 millones de dólares en flujo de caja.

Al igual que con otras áreas de negocio, la automatización y la IA se implementan mejor para aumentar el trabajo humano y liberar a los empleados para que se centren en tareas creativas y que requieran más relaciones. En el ámbito del aprovisionamiento, la automatización podría inspirar a una organización a replantearse por completo las funciones de los empleados, desbloqueando drásticamente su potencial. En lugar de reaccionar ante problemas menores, la automatización en el aprovisionamiento permite al personal actuar de forma proactiva, lo que allana el camino para la innovación a nivel empresarial y aumenta el valor empresarial en todos los ámbitos.