Was ist die Orchestrierung von Workflows?

Während die Workflow-Automatisierung auf die Automatisierung einzelner Aufgaben abzielt, schafft die Workflow-Orchestrierung ein vernetztes Ökosystem, in dem diese automatisierten Aufgaben effizient interagieren, einer logischen Abfolge folgen und sich in andere Systeme integrieren lassen, um einen durchgängigen Geschäftsprozess zu erreichen. Durch die Koordination von Aufgaben – z. B. Datenverarbeitung, Benachrichtigungen, Genehmigungen und Systemaktualisierungen – werden durch eine erfolgreiche Orchestrierung des Workflows Fehler reduziert und Abläufe optimiert.

Moderne Orchestrierungswerkzeuge (beispielsweise Workflow-Orchestrierungsplattformen und Softwarelösungen), nutzen Technologien wie künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen (ML) und Low-Code-Tools. Diese Technologien vereinfachen die Erstellung von Workflows, sorgen für Einheitlichkeit, definieren Aufgabensequenzen und integrieren sich mit externen Systemen wie Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Resource Planning (ERP) und Cloud-Diensten.

Über die Ausführungssteuerung hinaus bietet die Workflow-Orchestrierung Einblick in die Prozessleistung, sodass Unternehmen Workflows in Echtzeit überwachen, Engpässe erkennen und datengestützte Anpassungen vornehmen können. Außerdem unterstützt die Workflow-Orchestrierung die Skalierbarkeit, damit Unternehmen die mit dem Wachstum einhergehenden und immer komplizierter werdenden Prozesse verwalten können, während sie gleichzeitig den manuellen Aufwand reduzieren und die betriebliche Qualität aufrechterhalten.

Die Orchestrierung von Workflows ist für die Rationalisierung von Abläufen, die Kostensenkung und die Unterstützung eines skalierbaren Wachstums in Branchen wie IT, Marketing, Finanzen und Gesundheitswesen von entscheidender Bedeutung. 92 % der Führungskräfte, die in einer Studie des IBM Institute for Business Value aus dem Jahr 2023 befragt wurden, waren der Meinung, dass die Workflows ihres Unternehmens bis zum Jahr 2025 digitalisiert sein und KI-gestützte Automatisierung nutzen werden.¹

Unternehmen verlassen sich bei der Abwicklung verschiedener Vorgänge auf unterschiedliche Anwendungen und Technologien. Die Organisation von Workflows ermöglicht die nahtlose Koordination komplexer Workflows über Tools, Systeme und Teams hinweg. Durch die Automatisierung der Aufgabenausführung und die Verwaltung von Abhängigkeiten wird sichergestellt, dass verteilte Anwendungen effizient zusammenarbeiten.  

Sichtbarkeit und Kontrolle werden ebenfalls verbessert und ermöglichen die Echtzeitüberwachung von Prozessen. Dank dieser Überwachung können Unternehmen Probleme erkennen, hohe Leistungsstandards aufrechterhalten und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützen. Durch die Integration von Datenpipelines aus verschiedenen Quellen und die Förderung der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit unterstützt die Workflow-Orchestrierung auch die Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit bei sich ändernden Geschäftsanforderungen.

Die Workflow-Orchestrierung ist ein grundlegendes Element der digitalen Transformation. Sie steigert die Produktivität durch die Automatisierung von Routineaufgaben und trägt dazu bei, dass strategische Prozesse (wie z. B. das Onboarding von Kunden, das Lieferkettenmanagement oder der IT-Betrieb) reibungslos ablaufen. Indem sie manuelle Eingriffe reduziert und die Zuverlässigkeit erhöht, verhilft sie Unternehmen zu besseren Resultaten.

Die Orchestrierung von Workflows ist mit mehreren anderen Verfahren wie der Workflow-Automatisierung, der Prozessorchestrierung und der Datenorchestrierung verwandt und wird oft mit diesen verwechselt. Hier finden Sie eine kurze Erklärung zu jedem einzelnen:

Die Orchestrierung von Workflows konzentriert sich auf die Koordination und Verwaltung einer Reihe miteinander verbundener Aufgaben, Systeme und Tools, um ein bestimmtes Ergebnis zu erzielen. Es betont die durchgängige Ausführung und Integration von Workflows in verschiedenen Umgebungen und stellt sicher, dass Aufgaben in der richtigen Reihenfolge ausgeführt werden und dass Abhängigkeiten erfüllt werden.

Workflow-Automatisierung bezeichnet den Einsatz von Technologie zur Ausführung bestimmter Aufgaben oder Prozesse mit minimalem menschlichen Eingriff. Sie ist enger gefasst als die Workflow-Orchestrierung und konzentriert sich auf die Automatisierung einzelner Aufgaben. Im Gegensatz dazu geht es bei der Workflow-Orchestrierung um die Verwaltung der Abfolge und Interaktion dieser automatisierten Aufgaben zur Schaffung eines zusammenhängenden Prozesses.

Datenorchestrierung befasst sich speziell mit der Verwaltung der systemübergreifenden Bewegung, Transformation und Integration von Daten, einschließlich Extraktions-, Transformations- und Ladeprozessen (ETL) und Data Lakes. Der Schwerpunkt liegt auf der Sicherstellung eines reibungslosen und präzisen Datenflusses zwischen Quellen, Speichern und Anwendungen, der sowohl Workflows als auch Entscheidungsprozesse unterstützt.

Prozessorchestrierung bezieht sich auf die Verwaltung und Integration mehrerer Geschäftsprozesse, die oft Workflows, Menschen und Systeme umfassen. Sie ist breiter angelegt als die Workflow-Orchestrierung und konzentriert sich auf die durchgängige Koordination ganzer Geschäftsprozesse, um die Ausrichtung an den Unternehmenszielen zu gewährleisten.

Eine erfolgreiche Workflow-Orchestrierung umfasst häufig die folgenden Schritte:

–Definition von Zielen
–Entwerfen der Workflow-Struktur
–Auswahl von Tools und Technologien
–Implementieren und Integrieren
–Definition von Überwachung und Fehlerbehandlung
–Testen und Validieren von Workflows
–Bereitstellen und Optimieren

Identifizieren Sie wichtige Aufgaben, Abhängigkeiten und gewünschte Ergebnisse. Verstehen Sie Ineffizienzen in bestehenden Prozessen, um zu ermitteln, wo Automatisierung und Optimierung einen Mehrwert schaffen können.

Erstellen Sie einen strukturierten Workflow, in dem Sie die Abfolge der Aufgaben, Abhängigkeiten und Entscheidungspunkte darlegen. Dieser Schritt kann die Erstellung visueller Darstellungen umfassen, wie z. B. Prozessdiagramme oder gerichtete azyklische Graphen (DAGs), um einen logischen Ablauf und Klarheit bei der Ausführung zu gewährleisten.

Die Auswahl der richtigen Orchestrierungstools ist kritisch für eine erfolgreiche Automatisierung. Cloud- und Open-Source-Plattformen helfen bei der effizienten Verwaltung von Workflows, während API-Integrationen (Application Program Interface)  und Datenbankverbindungen eine nahtlose Kommunikation zwischen Systemen gewährleisten. Der Auswahlprozess hängt von den Anforderungen an die Skalierbarkeit, der Kompatibilität der Infrastruktur und der Komplexität des Workflows ab.

Sobald das Design und die Tools vorhanden sind, automatisieren Sie die Ausführung von Aufgaben mithilfe von Skripten, APIs und ereignisgesteuerten Auslösern. Schaffen Sie Verbindungen zwischen verschiedenen Anwendungen und Systemen für einen nahtlosen Datenfluss.

Integrieren Sie eine Echtzeitüberwachung hinzu, um die Ausführung zu verfolgen, Fehler zu erkennen und Leistungsengpässe zu identifizieren. Implementieren Sie Protokollierungsmechanismen und Warnsysteme, um Teams über Probleme zu informieren. Automatisieren Sie Wiederherstellungsstrategien, wie z. B. Wiederholungsversuche oder Fallback-Aktionen, um die Stabilität zu erhalten.

Testen Sie vor der vollständigen Bereitstellung die Workflows, um Fehler, Ineffizienzen oder Fehlkonfigurationen zu identifizieren. Führen Sie Testfälle durch, um sicherzustellen, dass Abhängigkeiten korrekt verwaltet werden und die Automatisierung wie erwartet funktioniert. Die Leistungsanalyse in dieser Phase hilft dabei, die Ausführungsreihenfolge für maximale Effizienz zu optimieren.

Sobald der Workflow in Betrieb ist, sollten Sie ihn kontinuierlich überwachen und optimieren, um die Effizienz zu erhalten. Analysieren Sie die Ausführungsdaten, um die Ressourcenzuweisung zu optimieren, die Automatisierungsregeln anzupassen und die Leistung zu verbessern. Kontinuierliche Verbesserungen tragen dazu bei, dass der Workflow mit den sich ändernden Geschäftsanforderungen und technologischen Fortschritten Schritt hält.

Die Workflow-Orchestrierung bietet mehrere Hauptvorteile, die Geschäftsabläufe verbessern:

Höhere Effizienz: Die Workflow-Orchestrierung automatisiert und verwaltet komplexe Prozesse und ermöglicht es Teams, Aufgaben schnell zu erstellen, zu verteilen und zu überwachen. Sie übernimmt Vorgänge, die für Ingenieure zu komplex oder zeitaufwändig wären, um sie manuell oder nach Bedarf zu verwalten.

Verbesserte Zuverlässigkeit: Die Workflow-Orchestrierung stellt sicher, dass die Aufgaben in der richtigen Reihenfolge ausgeführt werden und verwaltet die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringert und die Zuverlässigkeit der Prozesse erhöht wird.

Verbesserte Observability: Dank der hohen Observability bietet die Workflow-Orchestrierung einen umfassenden Einblick in alle Aufgaben innerhalb eines Workflows und ermöglicht es den Benutzern, zu reagieren und den Vorgang bei Bedarf zu wiederholen.

Skalierbarkeit: Die Workflow-Orchestrierung ermöglicht Skalierbarkeit, damit Ihr Unternehmen mit der Nachfrage Schritt halten kann, ohne Kompromisse bei der Qualität oder Genauigkeit einzugehen.

Anpassungsfähigkeit: Die Workflow-Orchestrierung ermöglicht flexible Auslöser und eine vielseitige Infrastruktur, sodass Unternehmen sich an verschiedene Anwendungsfälle und wechselnde Anforderungen anpassen können.

Technologie spielt bei der Workflow-Orchestrierung eine zentrale Rolle, indem sie Routineaufgaben automatisiert, intelligente Entscheidungen ermöglicht und eine nahtlose Integration über Systeme hinweg sicherstellt. Mit diesen Fortschritten können Unternehmen eine höhere Effizienz, eine bessere Ressourcennutzung und eine größere Agilität in ihren Abläufen erreichen.

Tools und Plattformen zur Workflow-Automatisierung: Moderne Orchestrierung stützt sich auf Workflow-Management-Plattformen, einschließlich Low-Code-/No-Code-Tools und spezieller Orchestrierungssoftware, um Workflows zu konzipieren und zu automatisieren. Cloudbasierte Plattformen wie Amazon Web Services (AWS), IBM® watsonx Orchestrate und Microsoft oder Open-Source-Plattformen wie Apache Airflow, Prefect und Kubernetes ermöglichen Anwendern die Abbildung von Prozessen, die Definition von Regeln und die Integration mit anderen Systemen ohne umfangreiche Programmierkenntnisse. Integrierte Konnektoren vereinheitlichen mehrere Anwendungen und ermöglichen die automatische Bereitstellung von Cloud- und On-Premise-Ressourcen. Durch die Verbindung von Anwendungen wie CRM-, ERP- und E-Mail-Systemen konfigurieren und integrieren sie Workflows effizient, automatisieren die Ausführung von Aufgaben und tragen dazu bei, dass die Schritte in der richtigen Reihenfolge ausgeführt werden. Außerdem erleichtern sie die Integration mit APIs, Datenbanken und externen Systemen für einen reibungslosen Datenfluss.

KI und maschinelles Lernen: KI und ML verbessern die Workflow-Orchestrierung, insbesondere für Big Data-Workloads, und helfen dabei, Ausfälle vorherzusagen und Workflows dynamisch zu optimieren. KI verbessert die Workflow-Orchestrierung, indem sie intelligente Entscheidungen und adaptive Workflows ermöglicht. ML-Algorithmen analysieren die Daten von Workflows, um Muster zu erkennen, Ergebnisse vorherzusagen und Verbesserungen zu empfehlen. KI kann auch dynamisch Aufgaben auf der Grundlage vordefinierter Regeln oder Echtzeit-Eingaben weiterleiten, z. B. die Priorisierung dringender Kundenanfragen oder die Neuzuweisung von Ressourcen zur Behebung von Engpässen. In Kundenservice-Workflows kann KI beispielsweise eingehende Tickets analysieren, um sie nach Priorität zu kategorisieren, sie dem am besten geeigneten Agenten zuzuweisen und auf der Grundlage historischer Daten entsprechende Lösungen vorzuschlagen.

Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) und Chatbots: KI-gestützte NLP ermöglicht es Systemen zur Orchestrierung von Workflows, mit Benutzern in natürlicher Sprache zu interagieren, wodurch die Zugänglichkeit verbessert und die Komplexität verringert wird. Chatbots können Workflows basierend auf Benutzereingaben auslösen, z. B. die Bearbeitung von Urlaubsanträgen oder die Erstellung von Berichten. Ein in ein HR-System integrierter Chatbot könnte einen Workflow für die Einarbeitung initiieren, wenn ein Manager einen neuen Mitarbeiter einstellt, und dabei Schritte wie die Einrichtung von Konten und die Planung der Einarbeitung automatisieren.

Robotic Process Automation (RPA): RPA wird häufig in die Workflow-Orchestrierung integriert, um sich wiederholende, regelbasierte Aufgaben wie Dateneingabe, Berichterstellung oder Systemaktualisierungen auszuführen. RPA-Bots werden zusammen mit Orchestrierungsplattformen eingesetzt, um Aufgaben in Altsystemen oder Anwendungen auszuführen, die nicht über APIs oder integrierte Automatisierungsfunktionen verfügen. RPA verbessert die Genauigkeit und Geschwindigkeit bei der Erledigung umfangreicher Aufgaben, sodass sich menschliche Mitarbeiter auf strategischere Aktivitäten konzentrieren können.

Datenintegrations- und Orchestrierungstechnologien: Orchestrierungsplattformen nutzen Datenintegrationstechnologien, um sicherzustellen, dass Workflows Zugriff auf genaue Echtzeitdaten haben. KI optimiert die Datenorchestrierung weiter, indem sie Daten transformiert, bereinigt und analysiert und so sicherstellt, dass Workflows auf zuverlässigen Erkenntnissen basieren. KI-basierte Datenorchestrierung könnte Verkaufsdaten von mehreren Plattformen zusammenführen und so aktuelle Informationen für automatisierte Workflows zur Rechnungsstellung oder Echtzeit-Verkaufs-Dashboards bereitstellen.

Monitoring and Analytics: KI-gestützte Analyse- und Debugging-Tools sorgen für reibungslose Workflows, indem sie Echtzeit-Transparenz bieten. Diese Tools zur Orchestrierung von Workflows generieren Erkenntnisse über die Erledigungsrate von Aufgaben, Engpässe und die Ressourcennutzung und ermöglichen so eine kontinuierliche Optimierung. Vorausschauende Analysen können potenzielle Verzögerungen oder Ausfälle vorhersagen und ermöglichen so proaktive Anpassungen. KI steigert zudem die Effizienz, indem sie Möglichkeiten zur Optimierung aufzeigt, wie z. B. die Neuzuweisung von Aufgaben oder die Neukonfiguration von Workflows, um wiederholte Fehler zu vermeiden.

Zu den wichtigsten Best Practices für die Workflow-Orchestrierung gehören:

–Analyse und Verständnis der aktuellen Arbeitsabläufe
–Klare Definition von Zielen und Vorgaben
–Nahtlose Integration von Daten-Konzeption für Skalierbarkeit und Flexibilität
–Implementierung von bedingter Logik und Fehlerbehandlung
–Einbindung und Schulung der Benutzer
–Gründliches Testen und Validieren
–Überwachung und kontinuierliche Optimierung 

Beginnen Sie damit, bestehende Workflows zu erfassen und zu bewerten, um Ineffizienzen, Redundanzen und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren. Damit ist ein klarer Ausgangspunkt festgelegt.

Ermitteln Sie die gewünschten Ergebnisse für Ihre Workflows, wie z. B. Kostensenkung, Effizienzsteigerung oder Verbesserung der Zusammenarbeit. Diese Ziele gewährleisten die Übereinstimmung mit den geschäftlichen Prioritäten.

Eine robuste Datenintegration stellt sicher, dass Workflows in Echtzeit auf genaue Daten aus allen verbundenen Systemen zugreifen können. Ein einheitliche Data Fabric liefert umfassende Erkenntnisse und ermöglicht reibungslose Abläufe.

Erstellen Sie Workflows mit Blick auf zukünftiges Wachstum und sich ändernde Anforderungen. Modulare Entwürfe und dynamische Regeln ermöglichen die Anpassung von Arbeitsabläufen, ohne dass diese komplett überarbeitet werden müssen.

Integrieren Sie Regeln für verschiedene Szenarien und bauen Sie robuste Mechanismen zur Fehlerbehandlung auf, um Unterbrechungen zu vermeiden und die Kontinuität des Workflows zu gewährleisten.

Klären Sie Teammitglieder und Stakeholder über die Workflows auf. Helfen Sie ihnen, ihre Rollen, den Zweck des Workflows und den Umgang mit häufigen Problemen klar zu verstehen.

Validieren Sie Workflows durch rigorose Tests in kontrollierten Umgebungen. Simulieren Sie reale Bedingungen, um die Effizienz zu verbessern und Probleme vor der Bereitstellung zu beheben.

Verwenden Sie Überwachungstools, um die Workflow-Leistung zu verfolgen. Analysieren Sie regelmäßig Metriken, um Engpässe, Ineffizienzen und verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren.

Die Workflow-Orchestrierung rationalisiert komplexe Prozesse in verschiedenen Branchen durch die Automatisierung und Koordinierung von Aufgaben zwischen mehreren Systemen und Teams. Im Folgenden werden verschiedene typische Anwendungsfälle beschrieben:

IT-Systeme erzeugen viele Warnmeldungen von Infrastruktur, Anwendungen, Microservices und Sicherheitstools. Die manuelle Verwaltung kann langsam sein und zu Ausfallzeiten oder Sicherheitsrisiken führen. Die Orchestrierung von Workflows hilft dabei, indem sie Warnmeldungen priorisiert, Korrekturen automatisiert und ungelöste Probleme an die richtigen Teams eskaliert.

Pipelines für die kontinuierliche Integration und Bereitstellung (CI/CD) sind für die moderne Softwareentwicklung unverzichtbar, um schnelle Iterationen und qualitativ hochwertige Veröffentlichungen zu gewährleisten. Die Workflow-Orchestrierung verbessert die DevOps-Effizienz durch die Automatisierung von Build-Prozessen, die Durchführung von Tests, die Verwaltung von Abhängigkeiten und die nahtlose Bereitstellung von Updates in verschiedenen Umgebungen. Durch die Koordinierung dieser komplexen Aufgaben reduziert die Orchestrierung menschliche Fehler und beschleunigt die Softwarebereitstellung.

In Lieferketten sind zahlreiche Stakeholder involviert, von Herstellern und Lagern bis hin zu Groß- und Einzelhändlern. Die manuelle Verwaltung komplexer Lieferkettenprozesse ist ineffizient. Die Orchestrierung von Workflows hilft bei der Automatisierung der Bestandsverfolgung und Versandplanung, während sie sich für bessere Prognosen in Data Lakes integrieren lässt. So kann beispielsweise ein koordinierter Workflow die Logistik automatisch an Wetterstörungen anpassen und Sendungen umleiten, um Verzögerungen zu vermeiden.

Das Onboarding von Kunden ist ein mehrstufiger Prozess, der oft die Überprüfung von Dokumenten, Genehmigungen, die Einrichtung von Konten und die individuelle Konfiguration von Serviceleistungen erfordert. Mit der Workflow-Orchestrierung können Unternehmen Onboarding-Workflows automatisieren, indem sie Konnektoren zwischen CRM-Systemen und Compliance-Plattformen integrieren und so eine reibungslose und sichere Customer Experience gewährleisten. Bei Finanzdienstleistungen kann ein orchestrierter Workflow beispielsweise die Identität eines neuen Kunden verifizieren, Compliance-Prüfungen durchführen und automatisch einen Kontozugang einrichten.

Cloud-Systeme passen die Rechenleistung je nach Bedarf an, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten und gleichzeitig unnötige Kosten zu vermeiden. Orchestrierungsplattformen auf AWS und anderen cloudbasierten Infrastrukturen helfen bei der dynamischen Zuweisung von Rechenressourcen für das Training von KI-Modellen.