Leitfaden zur Vertriebsproduktivität

Vertriebsproduktivität bezieht sich auf die Bemühungen eines Vertriebsteams, den Geschäftsoutput zu maximieren und gleichzeitig den Input zu minimieren. Die Steigerung der Vertriebsproduktivität ist oft ein entscheidender Faktor für wachsende Konversionsraten und einen höheren Umsatz.

Um die Produktivität zu steigern, optimieren Vertriebsleiter Zeit, Ressourcen und Prozesse, um den Verkaufszyklus zu verkürzen und hochwertige Kunden zu gewinnen. Technologien wie Automatisierung und künstliche Intelligenz (KI) spielen eine entscheidende Rolle bei der Steigerung der Vertriebsproduktivität, indem sie manuelle Aufgaben reduzieren, Workflows neu erfinden und datengesteuerte Erkenntnisse liefern.

In den letzten Jahren wurden immer mehr KI-gestützte Tools zur Steigerung der Vertriebsproduktivität eingesetzt, um verschiedene Vertriebsaktivitäten zu unterstützen und den Verwaltungsaufwand zu verringern. Indem wir zum Beispiel hochwertige Leads identifizieren, Aktivitäten zur Lead-Generierung durchführen, Verkaufsgespräche transkribieren, die Teamleistung messen, die erste Kontaktaufnahme automatisieren und hyperpersonalisierte Kommunikation an potenzielle Kunden bereitstellen.

Doch trotz der Allgegenwart dieser Technologien, insbesondere seit der explosionsartigen Verbreitung der generativen KI, verbringen zwei Drittel der Vertriebsmitarbeiter ihre Zeit mit nicht verkaufsbezogenen Aktivitäten.¹  Diese Dynamik hat Forscher und Unternehmen dazu veranlasst, zu überdenken, wie Technologie die Produktivität von Verkäufern am effektivsten steigern kann – und Organisationsmodelle im Allgemeinen –, um wirklich einen Mehrwert zu schaffen.

Immer öfter erwägen führende Forscher und Wirtschaftsführer, die Produktivität wirklich zu steigern, um sich auf eine strategische Kombination aus zielgerichteter Technologie und zukunftsorientierten Managementpraktiken zu verlassen.²

Viele der heutigen Unternehmen verfolgen einen schrittweisen Ansatz, um Ineffizienzen in ihrem Verkaufsprozess zu reduzieren, indem sie beispielsweise KI verwenden, um eine einzelne Aufgabe auszuführen, die früher von einem Verkäufer übernommen wurde. Laut einer Studie des IBM Institute for Business Value planen 92 % der Führungskräfte der C-Suite, im nächsten Jahr Workflows zu digitalisieren und KI-gestützte Automatisierung einzusetzen. Wie derselbe Bericht zeigt, können Technologien zur Ergänzung einzelner Aufgaben zwar Abläufe verbessern und Verschwendungen eindämmen, dafür aber keine derartigen Produktivitätssteigerungen erzielen wie eine strategischere Technologietransformation.

Obwohl die Begriffe Vertriebseffizienz und Vertriebsproduktivität oft synonym verwendet werden, handelt es sich um leicht unterschiedliche Wertmaßstäbe. Während die Vertriebseffizienz den Umsatz pro Stunde Vertriebsaktivität und Vertriebsdollar misst, maximiert eine Steigerung der Vertriebsproduktivität den Nutzen und Wert der Vertriebsergebnisse. Im Zusammenhang mit der digitalen Integration kann dies den Unterschied zwischen der Verbesserung einer einzelnen Aufgabe mit automatisierten Tools und der Neugestaltung des gesamten Verkaufsprozesses ausmachen, wodurch neue Arbeitsweisen geschaffen und die Verkaufsleistung ganzheitlich verbessert werden. 

Ein hochproduktives, eng zusammenarbeitendes Vertriebsteam kann den Prozess optimieren, den Umsatz steigern und vertrauensvolle Omnichannel-Beziehungen zu potenziellen Kunden aufbauen. Mit einer prozessorientierten Vertriebsstrategie und der Integration wichtiger Technologien verbringen Vertriebsmitarbeiter weniger Zeit mit sich wiederholenden Aufgaben und können ihre Kreativität auf hochwertige Aufträge konzentrieren. Zu den Vorteilen einer Steigerung der Vertriebsproduktivität gehören:

• Bessere Work-Life-Balance
• Schnelleres Onboarding und Sales Enablement
• Verbesserte Umsatzprognosen 
• Erhöhte Agilität und schnellere Skalierung
• Erhöhter Umsatz und gesenkte Betriebskosten
• Mehr kreative und strategische Problemlösungen
• Optimiertes Zeitmanagement

Eine höhere Teamproduktivität reduziert unkreative Aufgaben, sodass sich Vertriebsmitarbeiter und Führungskräfte auf die sinnvolle Wirkung innerhalb des Unternehmens konzentrieren können. Dank optimierter Prozesse und der Fähigkeit, komplexe Probleme zu lösen, fühlen sich die Mitarbeiter im Allgemeinen engagierter, motivierter und zufriedener in ihren Aufgaben, was zu weniger Burnout-Fällen und einer höheren Mitarbeiterbindung führt. Eine bessere Mitarbeitererfahrung trägt auch dazu bei, die bestmöglichen Talente zu gewinnen und zu binden.

Mit klaren, gut dokumentierten Vertriebsprozessen und effektiven Schulungsinstrumenten können sich neue Mitarbeiter schneller einarbeiten und zum Gewinn eines Unternehmens beitragen. Die gesteigerte Produktivität trägt dazu bei, dass Onboarding, Vertriebsschulungen und Sales Enablements strukturiert und datengestützt ablaufen und die Lernkurve gesenkt wird. 

Wenn Vertriebsteams Automatisierungen und KI-Tools einsetzen, um Routineaufgaben zu erledigen oder Recherchen durchzuführen, können sie sich stärker auf den Aufbau engerer, auf den Menschen ausgerichteter Kundenbeziehungen konzentrieren. Durch die geschickte Bereitstellung von Tools und Analysen können Vertriebsmitarbeiter wichtige Informationen über ihre Leads und potenziellen Kunden sammeln und so eine persönlichere und unmittelbarere Customer Experience ermöglichen.

Die Technologie ermöglicht eine genauere Umsatzprognose und hilft Unternehmen, ihre Ressourcen effektiver zu planen und zuzuordnen. Durch die Nutzung der von Vertriebsteams generierten Daten können Unternehmen mithilfe von Analysen auch Produkte oder Dienstleistungen antizipieren, die sich Kunden in Zukunft wünschen könnten, was innovative neue Vertriebsstrategien oder -methoden ermöglicht. 

Ein produktives Vertriebsteam kann sich schnell an Marktveränderungen anpassen, neue Chancen nutzen und eine wachsende Kundenzahl betreuen. Durch die Optimierung von Workflows und die Nutzung von Tools zur Datenverarbeitung können Unternehmen ihre Betriebsabläufe häufig ohne proportionale Auswirkungen auf die Ressourcen vergrößern oder verkleinern. Eine hohe Produktivität fördert auch eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung, in der Teams regelmäßig Leistungsmetriken analysieren und ihre Verkaufsstrategien verfeinern. Automatisierung, KI-gestützte Erkenntnisse und Prozessoptimierung helfen dabei, Ineffizienzen zu beseitigen, Workflows im Laufe der Zeit effektiver zu gestalten und die Erfolgsquote zu erhöhen.

Automatisierung und andere Technologien minimieren den Bedarf an manueller Dateneingabe und Verwaltungsaufgaben und senken so die fixen Kosten. Produktive, kreative und einheitliche Vertriebsprozesse haben außerdem höhere Konversionsraten und Einnahmen zur Folge. Durch die Einschränkung grundlegender Aufgaben, die von hochqualifizierten Vertriebsexperten ausgeführt werden, können Unternehmen ihre Ressourcen effektiver verwalten und sich auf umsatzsteigernde Aktivitäten mit hoher Priorität konzentrieren. 

Wenn Vertriebsteams weniger Zeit mit manuellen Prozessen verbringen, haben sie mehr Spielraum, um strategisch zu denken. So können sie mit neuen Verkaufstaktiken experimentieren, innovative Strategien zur Kundenbindung entwickeln und komplexe geschäftliche Herausforderungen proaktiv lösen. 

Mithilfe von Analyse-Tools können Vertriebsleiter Leads und Verkaufschancen priorisieren, die mit größerer Wahrscheinlichkeit zu Conversions führen. Dies ebnet den Weg für präzisere Zeitmanagementpraktiken, reduziert unnötige Arbeit und stellt sicher, dass Vertriebsabteilungen zuerst die Kunden mit dem höchsten Wert im Targeting berücksichtigen. 

Die Effektivität und Produktivität des Vertriebs wird in der Regel anhand einer Reihe gängiger Metriken gemessen. Je nach Ziel eines einzelnen Unternehmens sind manche KPI nützlicher als andere. Durch die kontinuierliche Verfolgung und Reaktion auf eine Reihe entscheidender, vordefinierter Messungen stellen Unternehmen jedoch sicher, dass sie ihr volles Produktivitätspotenzial ausschöpfen und gleichzeitig ihre allgemeinen Geschäftsziele erreichen. 

Umsatz pro Vertriebsmitarbeiter: Diese grundlegende Metrik misst den Gesamtumsatz, der von jedem einzelnen Vertriebsmitarbeiter generiert wird.

Durchschnittliche Geschäftsgröße: Ähnlich wie der Umsatz pro Vertriebsmitarbeiter ist auch die durchschnittliche Geschäftsgröße ein Maßstab für die Leistung eines einzelnen Verkäufers.

Konversionsrate: Die Konversionsrate verfolgt den Prozentsatz der Leads, die in zahlende Kunden umgewandelt werden.

Länge des Verkaufszyklus: Hier wird die durchschnittliche Zeit bewertet, die für den Abschluss eines Geschäfts benötigt wird, vom ersten Kontakt bis zum endgültigen Verkauf.

Kundenbindungsrate: Mit dieser Metrik wird die Fähigkeit des Vertriebsteams bewertet,langfristige Kundenbeziehungen zu pflegen.

Stimmungsanalyse: Einige KI-Tools analysieren die Stimmung während der Kundenkommunikation und liefern wertvolle Erkenntnisse darüber, wie Verkaufsanrufe oder andere Mitteilungen aufgenommen werden. 

Software für das Customer Relationship Management (CRM): CRM-Tools helfen Vertriebsteams, Kundeninteraktionen zu verwalten, Geschäfte zu verfolgen und die Leistung zu messen. Sie umfassen in der Regel Funktionen, die Erkenntnisse zu Konversionsraten, Geschäftsgeschwindigkeit und Kundenbindung liefern.

Software für Sales Performance Management (SPM): SPM-Tools helfen Vertriebsleitern, die Leistung von Einzelpersonen und Teams anhand der gesetzten Ziele zu messen. Sie umfassen häufig Dashboards, KPI-Tracking und Incentive-Compensation-Management.

Tools zur Verkaufsanalyse und Berichterstellung: Tools in dieser Kategorie analysieren Verkaufsdaten, um Trends, Chancen und Engpässe zu identifizieren. Sie bieten Visualisierungen und prädiktive Analysen, um die Entscheidungsfindung zu verbessern.

Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit: Diese Plattformen helfen dabei, die interne Kommunikation sowie Kundeninteraktionen zu optimieren und die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern.

Software für Automatisierung und Vertriebsinteraktion: Diese Tools automatisieren sich wiederholende Aufgaben wie E-Mail-Follow-ups, Lead-Scoring und Terminplanung. Sie verbessern die Effizienz, indem sie manuelle Arbeit reduzieren.

Tools für Lead-Management und Kundenakquise: Diese Tools helfen bei der Suche, Qualifizierung und Nachverfolgung von Leads, um eine effiziente Kundenakquise zu gewährleisten. 

• Stimmen Sie die Vertriebs- und Marketingziele aufeinander ab 
• Automatisieren sich wiederholender Aufgaben
• Erstellen zusammenhängender Verkaufsbotschaften 
• Verbessern Sie die datengesteuerte Entscheidungsfindung 
• Verbessern Sie die systemübergreifende Integration 
• Verbesserte Work-Life-Balance 
• Nutzung von Technologien für einen intelligenteren Verkaufsprozess
• Priorisieren Sie die lukrativsten Gelegenheiten 
• Weiterbildung der Belegschaft

Ohne einen gut strukturierten und standardisierten Verkaufsprozess, der sich an sich ändernde Bedingungen anpasst, können Teams mit Ineffizienzen zu kämpfen haben. Eine mangelnde Abstimmung zwischen den verschiedenen Phasen des Vertriebszyklus – und zwischen Vertriebs- und Marketingteams – kann dazu führen, dass Follow-ups und Chancen verpasst werden. Gut definierte Workflows, die speziell auf die Geschäftsziele abgestimmt sind, und technologische Integrationen, die eine Single-Source-of-Truth (SSOT) im Unternehmen fördern, können dazu beitragen, Vertriebs- und Marketingteams zu vereinheitlichen.  

In der Vergangenheit verbrachten Vertriebsmitarbeiter einen Großteil ihrer Zeit mit Aufgaben, die nichts mit dem Verkauf zu tun hatten, wie Dateneingabe, Datenberichte und Terminplanung. Diese bürokratischen Hürden kosten wertvolle Zeit, die besser in die Kontaktaufnahme mit Interessenten und den Abschluss von Geschäften investiert werden sollte, was letztlich die Gesamtproduktivität verringert.

Die Identifizierung von Engpässen und die gezielte Auswahl der richtigen Technologie zur Lösung geschäftsspezifischer Probleme können dazu beitragen, diese Workload zu verringern. Insbesondere die Vertriebsautomatisierung reduziert sich wiederholende Workloads drastisch. Dies könnte die Generierung von E-Mail-Follow-ups anhand von Vorlagen, die Automatisierung der Dateneingabe und Berichterstattung oder die Verwendung von Workflow-Automatisierung beinhalten, um eine reibungslose Übergabe zwischen Marketing-, Vertriebs- und Kundenserviceteams sicherzustellen. 

Sowohl intern als auch extern ist Transparenz rund um das Messaging der Schlüssel zur Steigerung der Produktivität im Vertrieb. Wenn Vertriebsteams keinen Zugang zu einheitlichen Inhalts- und Kommunikationsrichtlinien haben, können Interessenten uneinheitliche Nachrichten über Produkte und Wertangebote erhalten. Um diese Probleme zu bekämpfen, sollten Führungskräfte proaktiv Messaging-Standards kommunizieren und die Verkaufsziele des Unternehmens regelmäßig wiederholen. Darüber hinaus können einige KI-Tools dabei helfen, kundenorientierte Materialien bei vorgegebenen Parametern zu generieren, um schnell Inhalte über Kanäle und Umgebungen hinweg zu erstellen.

Viele Unternehmen nutzen vorausschauende Analysen, um Kundenbedürfnisse zu erkennen und Verkaufstaktiken zu personalisieren. Dashboards ermöglichen die Verfolgung des Umsatzes und der Leistung in Echtzeit, während KI-generierte Erkenntnisse die Preisgestaltung und die Strategien zur Kundenbindung optimieren können. Schnelle, datengesteuerte Prognosen ermöglichen eine präzisere Ressourcenzuweisung und helfen Führungskräften, realistische Ziele zu setzen und einen Wachstumsplan zu erstellen. 

Technologien, die in der Vertriebsabteilung bereitgestellt werden, sollten sich nahtlos in andere Geschäftsbereiche integrieren lassen, um eine funktionsübergreifende Zusammenarbeit zu ermöglichen. Das könnte bedeuten, dass Sie den Vertrieb mit den Finanz- und Produktteams verknüpfen oder sicherstellen, dass CRM-, Marketing-Automatisierungs- und Kundensupport-Tools für einen einheitlichen Workflow integriert sind. Dies macht die Echtzeit-Visualisierung von Verkaufsprozessen robuster und bietet einen ganzheitlichen Überblick über den gesamten Zyklus. Außerdem können Führungskräfte Erkenntnisse aus Datenpunkten im gesamten Unternehmen gewinnen, anstatt nur aus einer einzelnen Abteilung.

Die Implementierung neuer Tools oder Prozesse für den Vertrieb stößt manchmal auf Widerstand bei Mitarbeitern, die mit den bestehenden Workflows vertraut sind. Ein positives Arbeitsumfeld, optimierte Workflows und weniger Verwaltungsaufwand tragen oft zu einem motivierteren und engagierteren Vertriebsteam bei. Da jedoch neue Workflows zur Steigerung der Produktivität eingeführt werden, kann es entscheidend sein, die Mitarbeiter konsequent einzubinden und für die Annahme zu belohnen. Die Förderung einer Kultur, die Veränderungen begrüßt und transparente Führung unterstützt, kann die Produktivität selbst in Zeiten des Wandels steigern und zu höherer Produktivität und besseren Verkaufsergebnissen führen. 

Unternehmen können KI-gestützte Customer-Relationship-Management (CRM) Tools verwenden, um Kundeninteraktionen zu analysieren und Verkaufschancen vorherzusagen. Es wäre auch möglich, virtuelle Assistenten zu implementieren, um erste Kundenanfragen zu bearbeiten, oder KI-gestützte Lead-Scoring-Tools zu verwenden, um die vielversprechendsten Leads zu priorisieren. In solchen Fällen kann es entscheidend sein, Technologien auszuwählen, die konkrete, zuvor definierte Probleme lösen und mit längerfristigen Geschäftszielen übereinstimmen. 

Produktive Vertriebsteams, die von Datentools unterstützt werden, konzentrieren sich auf Leads und Konten für Umsatz und langfristiges Wachstum. Mithilfe von datengestützten Erkenntnissen, Lead-Scoring und Kundensegmentierung können Vertriebsmitarbeiter ihre Zeit am effektivsten einteilen und sich auf leistungsstarke Kunden konzentrieren, ohne Mühe mit geringwertigen Interessenten zu verschwenden. 

Selbst die erfahrensten Vertriebsprofis benötigen fortlaufende Schulungen, und viele Initiativen zur Steigerung der Vertriebsproduktivität verändern die Workflows eines Teams erheblich. Wenn eine Vertriebsabteilung neue Technologien und Arbeitsweisen einführt, ist es unvermeidlich, dass sich die Rollen im gesamten Unternehmen ändern. Durch Investitionen in kontinuierliche, vielfältige Schulungs- und Entwicklungsprogramme kann sichergestellt werden, dass Vertriebsmitarbeiter neue Technologien beherrschen und verstehen, wie sie diese nutzen können. Regelmäßiges Coaching und Mentoring sowie der Zugang zu Ressourcen, die auf unterschiedliche Lernstile zugeschnitten sind, helfen den Teammitgliedern, ihre Fähigkeiten zu verbessern. Effektive Schulungsprogramme vermitteln Mitarbeitern oft nicht nur, wie sie ein bestimmtes Tool verwenden, sondern auch, wann sie es am besten einsetzen.