Was ist Vertriebsautomatisierung?

Verkaufsautomatisierung oder Automatisierung von Verkaufsprozessen ist die Strategie, Technologien einzusetzen, um sich wiederholende Aufgaben zu eliminieren, die Effizienz zu verbessern und die Produktivität des Verkaufsteams zu steigern.

Tools zur Vertriebsautomatisierung helfen Vertriebsprofis dabei, der sich verändernden Dynamik des Vertriebsprozesses besser gerecht zu werden und ihren potenziellen Kunden einen Mehrwert zu bieten.

Durch die Einbindung der Automatisierung in die Vertriebsaktivitäten verbessern die Vertriebsteams das Kundenerlebnis. Unternehmen können effizienter werden und potenzielle Kunden besser durch den Verkaufstrichter leiten. Die Vertriebsautomatisierung verbessert verschiedene Prozesse im gesamten Vertriebszyklus, von der Lead-Generierung über die Kundenakquise und das Onboarding bis hin zur Kundenbindung.

Bisher konzentrierte sich die Vertriebsautomatisierung auf die Datenerfassung und -analyse sowie die Workflow-Automatisierung, die die automatische Durchführung von Aktionen mit diesen Daten beinhaltet. Das Aufkommen fortschrittlicher Technologien wie künstlicher Intelligenz (KI) hat der Vertriebsautomatisierung mehr Möglichkeiten gegeben. Die besten Strategien für die Verkaufsautomatisierung kombinieren konventionelle Vorgehensweisen mit neuen Technologien wie generativer KI, maschinellem Lernen und Roboterprozessautomatisierung (RPA).

Die Vertriebsautomatisierung steigert die Vertriebsleistung und verbessert das Endergebnis, insbesondere für kleine Unternehmen, die möglicherweise nicht über viele Vertriebsmitarbeiter verfügen, um alle Anforderungen an ihre Vertriebsprozesse zu erfüllen.

Marketing-Automatisierung ist der Einsatz von Software und Technologie zur Verwaltung routinemäßiger Marketingprozesse und -aufgaben auf vielen Kanälen. Marketing- und Vertriebsprozesse arbeiten zusammen, indem sie automatisch Informationen über Personen und Unternehmen austauschen, die vom Marketingteam kontaktiert wurden. Darüber hinaus sollten die Plattformen der Vertriebsteams automatisch ihre Erfolge an die Marketingteams weitergeben, damit diese erfahren, welche Arten von Unternehmen überzeugen.

Laut einer Salesforce Studie verbringen Vertriebsmitarbeiter nur 28 % ihrer Zeit mit dem Verkauf und den Rest mit manuellen Aufgaben. Die Vertriebsautomatisierung steigert die Produktivität des Vertriebs in mehrfacher Hinsicht. Mitarbeiter erledigen derzeit mehrere manuelle oder sich wiederholende Aufgaben, die zeitaufwändig und fehleranfällig sind. Die Automatisierung dieser Vertriebsanwendungsfälle bringt viele Vorteile mit sich.

• Automatisieren des Lead-Scorings
• Erfassung von Kundendaten
• Erstellung von Verkaufsberichten
• Formulieren von Nachrichten
• Verbesserung der Lead-Generierung
• Optimierung von Workflows
• Umsatzprognosen verbessern

Jedes Unternehmen mit einem gut funktionierenden Pipeline-Management-Prozess möchte jeden potenziellen Kunden danach bewerten, wie wahrscheinlich es ist, dass er zu einem tatsächlichen Kunden wird. Die Verkaufsautomatisierung kann die neuen Lead-Informationen, die für das Lead-Management benötigt werden, wie demografische, psychografische und finanzielle Informationen, übernehmen. Sie kann dann diese Informationen analysieren und die richtige Lead-Bewertung für jeden Interessenten erstellen, wodurch qualifizierte Leads besser identifiziert werden können, mit denen die Vertriebsmitarbeiter Kontakt aufnehmen sollten.

Automatisierungswerkzeuge können Unternehmen dabei helfen, die riesigen Mengen an Vertriebsdaten, die in ihrem Unternehmen anfallen, besser zu sammeln und zu analysieren. Sie können ihnen auch helfen, externe Daten zu sammeln und zu analysieren, die sie zu ihren Erstanbieterdaten hinzufügen können, um bessere Umsatzprognosen zu erstellen. Die Automatisierung vereinfacht die Dateneingabe, sodass sich die Vertriebsmitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können.

Allein die Erstellung von Verkaufsberichten kann Vertriebsmitarbeiter stundenlang aufhalten, obwohl sie mit der richtigen Technologie leicht automatisiert werden kann. Die Automatisierung kann relevante Informationen extrahieren und Vorlagen verwenden, um neue Berichte zusammenzustellen. Dadurch kann der einzelne Vertriebsmitarbeiter die Ergebnisse analysieren oder mehr Zeit für die Interaktion mit potenziellen Kunden aufwenden. Das löst ihre größten Probleme und sorgt dafür, dass sie wissen, wie sie die Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens nutzen können.

Vertriebsteams sollten Hyperpersonalisierung und benutzerdefinierte Nachrichten verwenden, wenn sie potenzielle Kunden ansprechen. Dafür bieten sich KI-Tools wie Chat GPT oder Google Gemini an, um viele verschiedene Arten von Nachrichten zu verfassen, die Vertriebsprofis bearbeiten können, um sie wie gewünscht zu personalisieren.

Technologien zur Vertriebsautomatisierung helfen Unternehmen, eingehende Anfragen besser zu bearbeiten und potenzielle Kunden zu finden. Vertriebsmitarbeiter, die bisher Tabellenkalkulationen oder andere Desktop-Tools für zeitaufwändige Aufgaben wie die Verfolgung von Interessenten verwendet haben, können nun eine gemeinsame Plattform mit anderen Vertriebsmitarbeitern nutzen.

Die Automatisierung im Vertrieb kann Hindernisse in vielen für Vertriebsmitarbeiter wichtigen Arbeitsabläufen aus dem Weg räumen. Sie kann automatisch neue Kontakte zur CRM-Plattform eines Unternehmens hinzufügen und sie entsprechend kennzeichnen.

Mit automatisierten Workflows, die häufig von KI unterstützt werden, können Abschriften von Verkaufsgesprächen transkribiert und wichtige Erkenntnisse und Aufgaben in Echtzeit extrahiert werden. Auf diese Weise entfällt die Notwendigkeit, administrative Aufgaben wie Kundenanwerbung, Projektmanagement und Kostenabrechnung manuell zu erledigen.

Avid Solutions verwendete zur Automatisierung dieser Aufgaben die IBM® watsonx® Orchestrate-Technologie, wodurch sich die Onboarding-Zeit für Kunden um 25 % verkürzte.

Es gibt eine Reihe von Vertriebssoftwaretypen, die besonders von der Vertriebsautomatisierung profitieren. Sie alle haben durch die Einführung von KI verbesserte Funktionen. Diese Plattformen zur Vertriebsautomatisierung helfen Vertriebsmitarbeitern bei der Verwaltung ihrer Arbeitsabläufe.

Unternehmen benötigen CRM-Software für das Kontaktmanagement, d. h. für die Beziehungen zu Kunden und Interessenten. CRM-Software bietet einen Kontext für die Beziehungen des Unternehmens zu Einzelpersonen und Unternehmen. Die Software kann Kontaktinformationen erfassen und in die richtigen Felder einfügen, damit Unternehmen ihre Kundeninteraktionen besser verfolgen können. KI-gestützte CRM-Plattformen können jetzt auch andere Datenquellen scannen, um fehlende Informationen zu ergänzen. Durch die Automatisierung können mehr Kundendaten effizienter in das CRM eingepflegt werden, sodass die Vertriebsmitarbeiter sich darauf verlassen können, dass sie aktuelle Informationen zur Hand haben. So wissen sie, mit wem sie Kontakt aufnehmen müssen, um mehr Umsatz zu erzielen.

Vertriebsleiter sind auf eine Vielzahl von Metriken angewiesen, um den Gesamtzustand ihrer Vertriebsstrategie zu verstehen. Mit modernen Daten- und Analyseplattformen kann die Datenerfassung automatisiert, eine Analyse durchgeführt und eine Benachrichtigung erstellt werden, wenn relevante Daten zur Überprüfung bereitstehen. Die Datenautomatisierung hilft dem Unternehmen dabei, diese Informationen unternehmensweit verfügbar zu machen und so eine schnellere Entscheidungsfindung zu ermöglichen.

Mithilfe von Technologien zur E-Mail-Automatisierung können Vertriebsteams stärkere E-Mail-Kampagnen für den Vertrieb erstellen, z. B. Lead-Nurturing- und Verlängerungskampagnen. Plattformen zur Inhaltsautomatisierung unterstützen Vertriebsteams bei der Erstellung von E-Mail-Vorlagen, E-Mail-Sequenzen und Follow-up-E-Mails. Mit ihnen können erste grundlegende E-Mail-Vorlagen und verschiedene Versionen, die unterschiedliche Zielgruppen ansprechen, leichter erstellt werden. Unternehmen, die die E-Mail-Automatisierung nutzen, können Auslöser einrichten, um potenzielle Kunden zu erreichen, wenn sie Anzeichen für ihr Kaufinteresse zeigen, was die Konversionsrate und den Umsatz steigern kann.

Vertriebsmitarbeiter nutzen zunehmend soziale Medien wie LinkedIn und andere Plattformen, um ihre Kunden zu erreichen. Die Kunden können Inhalte so planen, dass sie zu unterschiedlichen Zeiten an verschiedene Segmente gesendet werden. Diese Plattformen bieten zunehmend KI-gesteuerte Tools, die bei der Erstellung hyperpersonalisierter Inhalte und der Ermittlung neuer Zielgruppen helfen können. Die Automatisierung der sozialen Medien reduziert die manuelle Arbeit beim Posten auf mehreren Kanälen. Sie kann auch genutzt werden, um automatisch auf Kundendienstanfragen zu antworten und mitzuteilen, dass sich ein Mitarbeiter in Kürze melden wird.

Die Vertriebsteams verschiedener Branchen sind oft unterwegs, um Kunden dort zu treffen, wo sie leben oder arbeiten. Dabei sind sie darauf angewiesen, stets auf aktuelle Informationen zuzugreifen, wenn sie unterwegs sind. Sie brauchen Zugang zu Daten, wo immer sie ihre Verkaufsgespräche führen. Vertriebsprofis können Vertriebs-Apps verwenden, während sie sich mit Kunden treffen, um Informationen zu erhalten und zu aktualisieren, die in jedem Unternehmen verbreitet werden können. So entsteht eine Single-Source-of-Truth (SSOT) für alle Informationen, die es den Vertretern unterwegs und im Büro ermöglicht, Entscheidungen auf der Grundlage der gleichen Daten zu treffen.

Unternehmen können ihren Kunden helfen, grundlegende Informationen über ihr Unternehmen und die Produkte oder Dienstleistungen durch öffentlich zugängliche Chatbots zu erhalten. Mögliche Kunden können zu jedem Zeitpunkt ihrer Customer Journey Fragen stellen und sich informieren. IBM-Kunde Comparus nutzte den natürlichen Sprachprozess (NLP) des IBM watsonx Assistant™ und die generativen KI-Fähigkeiten von IBM watsonx.ai™, um seinen eigenen Chatbot, TiONA, zu betreiben. Der Chatbot reduzierte die Anzahl der Anfragen an die Bank um 30 %. Chatbots helfen dabei, den Personalaufwand zu reduzieren, der für die Einholung allgemeiner Informationen von potenziellen Kunden benötigt wird, damit diese sich auf wichtigere Gespräche konzentrieren können.

Für Unternehmen, die Technologien zur Vertriebsautomatisierung einsetzen, gibt es mehrere entscheidende Vorteile:

• Geschäfte schneller abschließen
• Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern
• Neue Marktsegmente identifizieren
• Kundenabwanderung minimieren

Unternehmen, die verstärkt Lösungen zur Vertriebsautomatisierung einsetzen, können schneller auf die Bedürfnisse der Kunden eingehen und den richtigen Preis anbieten als Unternehmen, die sich auf manuelle Mittel verlassen. Sie können starke Interessenten in der Vertriebspipeline identifizieren und die Zusammenarbeit mit ihnen priorisieren.

Die Mitarbeiterzufriedenheit wird wahrscheinlich steigen, wenn Unternehmen ihre Vertriebsteams von zeitraubenden Aufgaben befreien. Die Salesforce-Studie ergab, dass 89 % der Arbeitnehmer mit ihrer Arbeit zufriedener waren, wenn sie die Automatisierung einsetzten.

Vertriebsleiter bekommen einen besseren Echtzeit-Zugang zu wichtigen Vertriebsdaten, ohne dass sie Mitarbeiter bitten müssen, ihnen Dokumente zu schicken. Vertriebsmitarbeiter können sich auf das konzentrieren, was sie tun müssen, um Leads zu konvertieren, was zu höheren Boni und Beförderungen führen kann, anstatt Daten einzugeben.

Plattformen zur Vertriebsautomatisierung können Daten analysieren und Muster erkennen, die Mitarbeiter möglicherweise nicht sehen. So könnte beispielsweise ein prognostiziertes Wachstum in einem internationalen Markt das Unternehmen dazu veranlassen, mehr Ressourcen in diesen Bereich zu investieren oder ein Produkt oder eine Dienstleistung zu entwickeln, die auf diese Zielgruppe ausgerichtet ist.

Automatisierungstools können die KI einsetzen, um Daten zu analysieren und zu sehen, ob bei bestimmten Kunden oder Kundengruppen das Risiko besteht, sich abzuwenden. In diesem Fall können sie Vertriebsteams warnen. Beispiele hierfür sind Kunden, die sich länger nicht angemeldet haben oder die den Service seltener genutzt haben.

Es gibt auch einige potenzielle Herausforderungen, die Unternehmen bewältigen müssen, wenn sie Technologien zur Vertriebsautomatisierung einsetzen:

• Aufklärung der Kunden
• Die richtige Technologie identifizieren
• Datenschutz einhalten
• Vertriebsteams weiterbilden

Unternehmen in Branchen, in denen bisher persönliche Meetings und auf Papier verfasste Verträge stattgefunden haben, müssen ihre Kunden möglicherweise über den Wert von Automatisierung aufklären. Vielleicht müssen sie ihre Kunden davon überzeugen, dass Automatisierungstools ihnen helfen können, schneller mehr Informationen zu erhalten und bessere Entscheidungen zu treffen.

Es gibt viele Arten von Automatisierungsplattformen, zwischen denen Unternehmen wählen können. Deshalb ist es von Vorteil, einen vertrauenswürdigen Partner zu haben, der Technologielösungen anbietet und gleichzeitig eine Beratung für den gesamten Technologie-Stack bietet.

Automatisierungsplattformen enthalten oft sensible Daten und sind mit verschiedenen Technologien und Software verbunden. Unternehmen sollten in die richtigen Cybersicherheitsmaßnahmen investieren, um diese sensiblen Daten vor Hackern oder anderen Parteien zu schützen.

Vertriebsmitarbeiter, vor allem diejenigen, die jahrzehntelang dieselben Prozesse gewohnt sind, haben anfangs möglicherweise Schwierigkeiten, neue Tools und Technologien in ihre persönlichen Workflows zu integrieren. Sie benötigen möglicherweise eine Schulung für die neuen Plattformen und müssen sich auch auf eine neue Denkweise einstellen. Unternehmen sollten ihre Vertriebsmitarbeiter über die Vorteile der Automatisierungstechnik aufklären.