O que é EDI?

EDI, que quer dizer intercâmbio eletrônico de dados, é a comunicação entre empresas de documentos de negócios em um formato padrão. A definição simples de EDI é um formato eletrônico padrão que substitui os documentos com base em papel, como ordens de compra ou faturas. Ao automatizar transações com base em papel, as organizações podem economizar tempo e eliminar erros dispendiosos causados pelo processamento manual.

Nas transações EDI, as informações se movem diretamente de um aplicativo de computador em uma organização para um aplicativo de computador em outra. Os padrões EDI definem a localização e a ordem de informações em um formato de documento. Com essa capacidade automatizada, os dados podem ser compartilhados rapidamente em vez de ao longo de horas, dias ou semanas que são necessários quando documentos de papel ou outros métodos são usados.

Hoje, os mercados utilizam a integração de EDI para compartilhar uma variedade de tipos de documentos, como ordens de compra, faturas, solicitações de cotações, requisições de empréstimo e muito mais. Na maioria dos casos, essas empresas são parceiras comerciais que trocam mercadorias e serviços frequentemente como parte de suas redes de cadeias de fornecimento e business-to-business (B2B).


Como o EDI funciona

Todas as transações EDI são definidas por padrões de mensagem EDI. É vital que os processos de governança sejam adequados a fim de obter qualidade de dados. Quando as informações estão ausentes ou no local errado, talvez não seja possível processar corretamente o documento EDI.

Os padrões são a base das conversas de EDI.¹ Várias organizações definem os padrões de mensagem EDI, que incluem ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol e o ASC X12 (Accredited Standards Committee X12).

Em geral, transmissões EDI dividem-se em dois tipos básicos:

  • Conexões ponto a ponto ou diretas: Dois computadores ou sistemas são conectados sem intermediários na Internet, geralmente usando protocolos seguros.
  • VAN (rede de valor agregado): Uma rede de terceiros gerencia a transmissão de dados, geralmente com um paradigma de caixa de correio.

Os protocolos de transmissão de Internet de EDI incluem o Secure File Transfer Protoco (SFTP), Applicability Statement 2 ou AS2, um protocolo com base em HTTPS, Simple Object Access Protocol (SOAP) e outros.

Os elementos de dados de EDI incluem itens como os IDs do remetente e do destinatário. Segmentos de dados combinam dois ou mais elementos relacionado para os conferir maior significado. Por exemplo, PNOME e SNOME podem se combinar para formar NOMEDOCLIENTE. Os envelopes estruturam diferentes tipos de dados e transportam as informações de endereço do remetente e do destinatário. O fluxo de documentos ou fluxo de mensagens EDI descreve o movimento de mensagens EDI para vários endereços e departamentos de entrada e de saída para executar um processo ou transação de negócios.²

Metalinguagens, como XML (Extensible Markup Language) ou JSON (JavaScript Object Notation), complementam em vez de substituir o EDI. As empresas devem estar prontas para lidar com um número cada vez maior de formatos de documentos e opções de transmissão. Um fabricante global rotineiramente troca cerca de 55 tipos de documentos diferentes com quase 2.000 parceiros.

"Praticamente 20% de nossas transações de B2B estavam produzindo erros antes de começarmos a usar o IBM Supply Chain Business Network. Temos menos erros agora. Por exemplo, tínhamos problemas com ordens de transferência causados pelo envio de um código errado pelo cliente e isso era difícil para nossa equipe de atendimento ao cliente. Isso acontece com uma frequência 80% menor agora, pois tudo era feito manualmente." Veja o que outros gerentes de EDI disseram à IDC sobre como eles impulsionam o valor estratégico com o IBM Sterling Supply Chain Business Network.

 


Benefícios ao EDI

As transações EDI são essenciais aos processos B2B e continuam a ser o meio preferencial de troca de documentos e transações entre empresas pequenas e grandes.

A tecnologia EDI oferece cinco principais vantagens para os negócios por meio da automação e da integração de B2B:

Para as grandes empresas, o EDI permite que padrões sejam instituídos entre parceiros comerciais a fim de auxiliar na obtenção consistente de vantagens. Para empresas menores, a adesão ao EDI oferece maior integração com grandes empresas que têm orçamentos maiores e forte influência.


Implementação de EDI

Para algumas empresas, o EDI pode ser difícil de implementar. Um motivo é a necessidade de manter-se em dia com as mudanças em regulamentos governamentais, padrões e atualizações. Ele também é inerentemente complexo, uma vez que precisa acomodar as complexidades das necessidades de negócios globais. Por exemplo, cada parceiro comercial em uma rede B2B pode apresentar requisitos individuais. Mesmo que dois parceiros possam concordar sobre qual documento EDI usar, cada um pode ter requisitos de formatação exclusivos que precisam ser suportados. Esses fatores, além de outros, levaram muitas empresas a terceirizar suas soluções de EDI.

Seja em um ambiente local ou terceirizado, há algumas condições básicas e recursos necessários para a implementação eficaz do EDI. Além de fatores como o entendimento sobre os tipos de documento, os métodos de transmissão seguros e o hardware e software necessários, uma implementação eficaz de EDI deve considerar:

Software de conversão ou de mapeamento
Esse tipo de software de transformação mapeia campos, como nomes, endereços, valores monetários, números e quantidades de peças, a partir de formatos de aplicativos de negócios leva em documentos padronizados e vice-versa.

Recursos de empacotamento ou desempacotamento em lotes
Esses recursos suportam grandes lotes de mensagens EDI ao permitir que remetentes e destinatários agrupem e desagrupem transações. As transações podem então ser agrupadas ou divididas em várias divisões ou áreas do negócio de um parceiro comercial.

Mecanismos de roteamento de mensagens
Após uma mensagem ser desempacotada, mecanismos de roteamento são necessários para classificar mensagens de grupos diferentes e entregá-las aos destinos adequados. A transformação de mensagem também pode ser necessária para manter a mensagem no formato correto para seu destino.

Contratos de parceiros comerciais (TPA)
Os contratos de parceiros comerciais (TPA) esclarecem os termos e as condições, estabelecem padrões para documentos de negócios e definem os protocolos de comunicação e de negócios entre parceiros comerciais.

 


O futuro do EDI

Considere este cenário: um estorno relacionado a uma remessa danificada é acionado usando um documento EDI 214, uma mensagem de status da remessa da transportadora. O material na remessa é inutilizável ou não pode ser comercializado. Os conflitos provavelmente surgirão com base no estorno.

Em cadeias de fornecimento futuras, o EDI será o principal recurso de troca de documentos para oferecer suporte às inovações, como a Internet das Coisas (IoT), o blockchain e a inteligência artificial (IA)³.O EDI futuro usará:

  • Sensores de IoT incorporados à embalagem de uma remessa e vinculados a mensagens periódicas EDI 214 para melhorar a visibilidade da condição do pacote quase em tempo real.
  • Tecnologia Blockchain sustentando os fluxos de informações de EDI para remessas para oferecer uma versão compartilhada dos fatos que pode resolver rapidamente e até mesmo evitar conflitos de estorno.
  • Um agente de IA que monitora todos os eventos e as informações relevantes relacionados a uma remessa e pode identificar um evento não conforme. Os agentes de IA também podem determinar se um reenvio é necessário, analisar a origem de substituição mais eficiente, iniciar um novo envio ou aceitar um retorno autorizado.

 


Estudos de caso do EDI

Coastal Pacific

A Coastal Pacific migrou perfeitamente 3,5 milhões de transações de EDI para o IBM B2B Integrator, reduzindo os requisitos de administração manual e evitando uma quadruplicação do número de funcionários envolvidos com o EDI.

Greenworks Tools

A Greenworks obteve uma redução de 40% em custos com TI ao colocar o EDI nas mãos do atendimento ao cliente, proporcionando aos usuários de negócios e à equipe insights rápidos sobre o status de pedidos.

MISUMI USA

A MISUMI acelerou as entradas de pedidos de clientes que não usam EDI ao converterem faxes, ligações telefônicas e arquivos com base em e-mail em arquivos formatados em EDI.

Saint-Gobain

A Saint-Gobain economizou 92% com pedidos on-line e agora pode receber documentos 24 horas por dia, todos os dias da semana usando o EDI sobre processos manuais.

Recursos de EDI

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Notas de rodapé