O que é intercâmbio eletrônico de dados (EDI)?

Historicamente, a troca de documentos comerciais entre parceiros comerciais exigia a entrega manual de documentos em papel. O EDI agiliza e simplifica o processo ao transformar documentos em formatos digitais padronizados e eliminar o intermediário. Não são necessárias pessoas para enviar ou aceitar documentos; eles fluem entre os sistemas automaticamente.

Nas transações de EDI, as informações são movidas diretamente de uma aplicação de computador em uma organização para uma aplicação de computador em outra. Os padrões de EDI definem o local e a ordem das informações de cada documento. As organizações utilizam o EDI para enviar diversos documentos e tipos de dados, como solicitações de cotações, solicitações de empréstimo, avisos antecipados de embarque e outros.

Recentemente, a inclusão de ferramentas de inteligência artificial (IA) nos sistemas EDI proporcionou novos benefícios e recursos, incluindo escalabilidade, maior velocidade de processamento e tratamento proativo de erros.

O processo de EDI envolve a criação, conversão, envio, recuperação e integração de documentos comerciais. Por exemplo, digamos que o documento em questão seja uma fatura de peças automotivas. Primeiro, essa fatura deve ser criada.

A criação da fatura pode envolver a extração de dados de várias fontes: planilhas, e-mails, PDFs e outros. No EDI, não se trata de um processo manual de entrada de dados. Um tradutor de EDI, normalmente um software de aplicação de terceiros, pode extrair automaticamente esses dados de sistemas e bancos de dados internos. Para nosso exemplo de fatura, o tradutor de EDI pode examinar planilhas internas para obter dados dessas peças automotivas: números de produtos, preços, quantidades e outras informações.

Em muitas empresas, um sistema de planejamento de recursos corporativos (ERP) gerencia esses dados. O sistema ERP integra-se a um tradutor de EDI, que converte e estrutura esses dados em um padrão escolhido. Provedores de serviços EDI terceirizados que lidam com a tradução, como Cleo, TrueCommerce e MuleSoft, ajudam nesse processo. (A conversão manual é tecnicamente possível, mas seria difícil e introduziria erros). No nosso exemplo de fatura, esses dados de autopeças seriam convertidos em um padrão legível pelo destinatário da fatura.

O documento é então enviado por meio de um dos dois tipos comuns de troca de documentos EDI:

O EDI direto é uma conexão de computador para computador pela internet, geralmente com protocolos de comunicação seguros. O Secure File Transfer Protocol (SFTP), por exemplo, é compatível com vários métodos de autenticação, bem como criptografia.

Em uma rede de valor agregado, uma rede de terceiros gerencia a transmissão de dados. Muitas vezes, os métodos VAN utilizam o que chamamos de caixa de correio, uma espécie de área de armazenamento de arquivos que armazena temporariamente os documentos antes que o destinatário os recupere. Atualmente, essa caixa de correio geralmente está na nuvem como parte do pacote de serviços de um provedor VAN. Os provedores de VAN muitas vezes também lidam com conversão e validação de documentos.

O EDI possibilita a transmissão de documentos por meio de vários protocolos diferentes. Esses protocolos são:

• AS2 (Declaração de aplicabilidade 2): protocolo HTTP comum compatível com criptografia e também com funcionalidades incluindo assinaturas digitais e notificações de entrega. Está em conformidade com a HIPAA.  
  
  
• SFTP (Secure File Transfer Protocol): utiliza criptografia Secure Shell (SSH) e é simples de usar, mas não oferece o mesmo rastreamento do ciclo de vida e comprovante de recebimento que o AS2.
  
  
• FTP (File Transfer Protocol): simples, básico e não seguro. Não é amplamente utilizado para EDI devido às suas limitações de segurança.
  
  
• MFT (Managed File Transfer): um tipo de evolução do FTP, o MFT oferece segurança de ponta a ponta, trilhas de auditoria e agendamento. Pode também estar em conformidade com normas como a HIPAA.
  
  
• SOAP (Simple Object Access Protocol): plataforma de mensagens baseada em XML, o SOAP é independente de plataforma, mas é mais antigo e mais comum em sistemas legados.

Todos os protocolos têm pontos fortes e fracos que o tornam ideal para diversas aplicações e setores. O AS2, por exemplo, está em conformidade com a HIPAA. O SFTP tem funcionalidades significativas de segurança e autenticação, mas pode ser complicado entender esses recursos para quem não é especialista.

O EDI tem suas raízes na década de 1960 em grandes projetos de infraestrutura, automotivos e militares. Organizações e instituições procuraram não somente automatizar o processo de envio e recebimento de documentos, mas, talvez o mais importante, padronizá-los.

Desde então, os formatos padrão têm sido a espinha dorsal das práticas de EDI. Os sistemas informáticos do remetente e do destinatário devem ser capazes de ler e compreender documentos ou todo o sistema desmorona-se.

Várias organizações criaram padrões de EDI amplamente utilizados. Alguns são específicos do setor, outros são gerais. Os padrões mais comuns são:

Um padrão de uso geral criado pelo American National Standards Institute e mais comum na América do Norte. ASC significa Accredited Standards Committee (Comitê de Normas Credenciadas).

Estabelecido como parte da Lei de portabilidade e responsabilidade de planos de saúde em 1996, esse padrão americano é um subconjunto do ANSI ASC X12 focado especificamente na troca de dados de saúde.

Odette é uma "plataforma europeia de padronização, serviços e rede para toda a cadeia de suprimentos automotiva ". O nome é o acrônimo de “Organisation for Data Exchange through Tele-Transmission in Europe.”

Desenvolvido pelas Nações Unidas, o EDIFACT (Electronic Data Interchange For Administration, Commerce, and Transport) é um conjunto de normas internacionais destinadas a facilitar a troca de documentos comerciais, independentemente do setor ou do local. É comumente utilizado no comércio internacional.

RosettaNet é um conjunto de padrões baseado em XML usado principalmente em setores de alta tecnologia, principalmente na indústria global de semicondutores.

As transações de EDI são o meio preferido para a troca de documentos comerciais entre empresas pequenas e grandes, desde grandes plataformas de comércio eletrônico até lojas familiares. A tecnologia EDI oferece os principais benefícios comerciais por meio da automação e da integração business-to-business (B2B):

O EDI poupa tempo por meio da automação de um fluxo de trabalho que antes dependia de processos manuais. O EDI elimina o trabalho repetitivo e tedioso de vasculhar planilhas para encontrar dados, assim como a necessidade de enviar e receber e-mails.

Imagine que uma empresa de componentes precise entregar a um fabricante informações sobre as peças em sua cadeia de suprimentos. Em vez de localizar, agrupar e enviar essas informações manualmente e, em seguida, confiar no fabricante para receber o e-mail e integrar esses dados em seus próprios bancos de dados, a empresa de componentes pode usar o EDI para automatizar todo esse processo de troca de dados.

Os dados da cadeia de suprimentos podem ser extraídos dos registros da empresa de componentes, enviados de forma segura e automática ao fabricante e, em seguida, adicionados às tabelas do próprio fabricante, tudo sem a necessidade de intervenção humana.

O EDI pode reduzir os custos de mão de obra por meio da automação, reduzir a frequência de erros humanos dispendiosos e reduzir ou até mesmo eliminar a necessidade de papel e despesas baseadas em papel. 

A transferência de dados do EDI reduz erros por meio da padronização rígida, o que ajuda a garantir que as informações sejam formatadas corretamente antes de entrarem nos processos ou nas aplicações de negócios. A implementação do EDI pode eliminar problemas humanos, como erros tipográficos, escrita difícil de analisar, campos de dados esquecidos ou categories mal interpretadas.

A integração de EDI melhora a rastreabilidade, a observabilidade e os relatórios, possibilitando a incorporação de documentos eletrônicos a vários sistemas de TI. Essa integração facilita a coleta, a visibilidade e a análise de dados.

Para grandes organizações, o EDI promove um padrão coerente em várias divisões e vários parceiros de negócios, onde quer que operem. Para organizações menores, a adesão ao EDI oferece maior integração de dados com empresas maiores. Para empresas de todos os tamanhos e formatos, o EDI oferece um meio constante de troca, que possibilita às organizações rastrear uma transação durante todo o seu ciclo de vida, avaliar quanto tempo cada etapa leva, criar trilhas de auditoria sem erros e até mesmo notificar as partes relevantes sobre quaisquer alterações ou problemas.

A implementação do EDI pode ser complexa. As regulamentações do governo e os padrões do setor podem variar entre os locais e mudar com o tempo, e cada parceiro comercial em uma rede de EDI pode ter seus próprios requisitos individuais.

Sejam internas ou terceirizadas, as soluções de EDI exigem algumas condições, recursos e capacidades básicas para serem eficazes. As considerações sobre a implementação do EDI são:

Os stakeholders devem colaborar para decidir sobre os objetivos de uma implementação de EDI. Essa colaboração envolve a discussão de necessidades comerciais, seja escalabilidade, custo ou funcionalidades de segurança, e aprender sobre as estruturas de EDI de parceiros comerciais para ajudar a garantir a facilidade de comunicação.

Esse tipo de software de transformação pega campos como nomes, endereços, valores monetários, números de peças e quantidades e os mapeia de formatos de aplicações de negócios para documentos padronizados e vice-versa. No nosso exemplo de peças de automóveis, esse software monitoraria todas as vendas, incorporando nomes de peças e números de modelos específicos, bem como preço, data de compra e outros detalhes.

Esses recursos oferecem suporte a grandes lotes de mensagens de EDI, permitindo que os remetentes e receptores incluam várias transações de EDI em um único "envelope" para uma transmissão mais eficiente, como se estivessem colocando várias cartas em um único envelope. O desenvelopamento refere-se à extração de transações individuais desses lotes maiores na extremidade receptora.

O envelopamento em lote possibilita a transmissão mais eficiente de grandes quantidades de dados e pode simplificar o processo de EDI. Reduz as despesas gerais e os custos, uma vantagem essencial para organizações com um alto volume de transações, como empresas de varejo.  

Depois que uma mensagem é des-envelopada, são necessários mecanismos de roteamento para classificar as mensagens para diferentes grupos e entregá-las aos destinos apropriados. A transformação da mensagem também pode ser necessária para colocar a mensagem no formato EDI correto para seu destino.

Por exemplo, um envelope em lote para nossa fatura de peças automotivas pode incluir recibos de muitos departamentos diferentes: componentes de motor, software de navegação ou atualizações de interior, tudo com diversos tipos de documentos. O software de EDI do destinatário pode então separar esses documentos com base no tipo e no destino e encaminhá-los para o destino apropriado.

Os TPAs são contratos que esclarecem os termos e condições (como termos de conformidade e responsabilidade, duração do contrato e informações de contato), estabelecem padrões para documentos comerciais e definem protocolos de comunicação e negócios entre parceiros comerciais. Os fornecedores podem ter necessidades específicas de segurança, especificações técnicas ou outras particularidades na transmissão de dados e é nos TPAs que essas informações são detalhadas.

A IA está proporcionando novas possibilidades no espaço do software de EDI. A IA pode, por exemplo, aprimorar a detecção de fraudes e a prevenção de erros, aprender e se ajustar em tempo real com base em transações comerciais passadas, além de prever tendências e possíveis problemas com base em precedentes históricos.

Em nosso exemplo de fatura de peças de automóveis, a fatura pode normalmente indicar vendas de velas de ignição no intervalo de cem a duzentas por mês. Se esse número subir repentinamente para 10 mil, a IA pode detectar essa anomalia e acionar um alerta automático para o cliente e o vendedor de que algo incomum está acontecendo. E se esse número aumentar constantemente para três centenas, uma ferramenta de IA poderá determinar que, embora o alerta de segurança provavelmente não seja necessário, deverá ser enviada uma notificação ao vendedor para o caso de ser necessário um aumento na oferta.

Em geral, a crescente sofisticação dos grandes modelos de linguagem e do processamento de linguagem natural tem muito potencial para analisar a comunicação humana e extrair dados relevantes de, por exemplo, textos e e-mails comerciais.

A IA agêntica, uma forma de inteligência artificial projetada para funcionar e tomar decisões sem a necessidade de intervenção humana, é também uma transformação promissora para o EDI. Os sistemas agênticos de EDI podem monitorar e agir sobre anomalias na cadeia de suprimentos que podem indicar fraudes ou erros, verificar faturas e resolver esses problemas de forma independente. Os agentes de IA podem até automatizar determinadas funções, como autorizações de retorno.

Asinterfaces de programação de aplicativos (APIs) apresentam outro método para trocar dados em tempo real entre aplicações de software. Mas existem diferenças fundamentais entre EDI e APIs e quando eles são geralmente usados: