O que é gestão de ativos de TI (ITAM)?

A ITAM envolve o uso de dados financeiros, contratuais e de inventário para rastrear e tomar decisões estratégicas sobre ativos de TI. O principal objetivo é garantir que os recursos de TI sejam utilizados de forma eficiente e eficaz. O ITAM também ajuda a otimizar custos, reduzindo o número total de ativos em uso e estendendo a vida útil desses ativos, evitando atualizações dispendiosas. Uma parte importante da ITAM é entender o custo total de propriedade e encontrar maneiras de otimizar o uso do ativo.

Um ativo de tecnologia da informação (TI) é qualquer peça de informação ou dado, software ou hardware que uma organização utiliza no decorrer de suas operações comerciais. Ativos de hardware incluem equipamentos de computação física como servidores físicos em data centers, computadores desktop, dispositivos móveis, notebooks, teclados e impressoras. Por outro lado, os ativos de software incluem aplicações para as quais licenças são tipicamente emitidas por usuário ou máquina, bem como sistemas de software e bancos de dados construídos com recursos de código aberto. Os ativos de software também incluem ativos baseados em nuvem, como aplicações de software como serviço (SaaS).

O processo de gestão de ativos de TI (ITAM) geralmente envolve as seguintes etapas:

1. Identificação de ativos: O primeiro passo na gestão de ativos de TI é criar um inventário detalhado de todos os ativos de TI. Isso permite a fácil identificação e garante que ativos redundantes sejam otimizados para maior eficiência.
   
   
2. Isso envolve o uso de uma ferramenta ou sistema ITAM para monitorar continuamente os ativos de TI. As informações coletadas para rastrear cada ativo incluem dados financeiros (custos de ativo), contratuais (garantias, licenças e contratos de nível de serviço (SLAs)) e de inventário (localização e condição dos ativos físicos).
   
   
3. Manutenção: os ativos de TI são mantidos de acordo com o estágio do seu ciclo de vida. A manutenção envolve reparo de ativo, atualização e substituição. Todas as atividades de manutenção realizadas em um ativo de TI são registradas como parte do processo de ITAM, para que os dados possam ser utilizados para avaliar o desempenho do ativo.

Cada ativo de TI tem um ciclo de vida finito. A gestão de ativos de TI (ITAM) trata do gerenciamento do ciclo de vida de um ativo para garantir a máxima produtividade. Embora cada organização possa definir estágios de ciclo de vida exclusivos, o ciclo de vida de um ativo de TI geralmente inclui os seguintes estágios:

1.  Isso envolve tomar decisões sobre os ativos necessários por uma organização, seu uso pretendido e como adquiri-los. As organizações também consideram alternativas competitivas e realizam análises de custo-benefício e TCO (custo total de propriedade) de todas as opções possíveis enquanto planejam a aquisição de ativos.
   
   
2. Aquisição/obtenção: ativos podem ser adquiridos por compra (incluindo software como serviço), construção, licenciamento ou arrendamento.
   
   
3. Implementação: a implementação de ativos pode envolver a instalação, a integração com outras ferramentas, a concessão de acesso ao usuário e o fornecimento de suporte técnico. 
   
   
4. Manutenção: depois que os ativos forem implementados, as disposições devem ser feitas para manutenção regular, atualizações e reparos para otimizar seu uso e maximizar o valor. Isso prolongará sua vida útil, minimizará os custos e mitigará os riscos.
   
   
5. Descontinuação: um ativo é descontinuado quando a depreciação se instala e a manutenção não é mais viável. Ou seja, um ativo de TI chega ao fim de seu ciclo de vida quando a manutenção se torna mais frequente e a organização gasta mais recursos com ele do que antes. Uma organização também pode decidir aposentar um ativo se houver alternativas melhores no mercado. A desativação de ativos envolve o descarte de ativos antigos, a atualização de informações sobre ativos, o encerramento de contratos de suporte e licença e a elaboração de planos de transição para novos ativos.

A gestão de ativos de TI (ITAM) eficiente pode ajudar uma organização a tomar melhores decisões comerciais. Alguns dos principais benefícios incluem o seguinte:

• Banco de dados/inventário centralizado de ativos: os ativos são difíceis de gerenciar quando são rastreados em locais diferentes. A imprecisão e a desordem podem se instalar, levando à ineficiência e a decisões comerciais inadequadas. Ter uma fonte única da verdade torna o rastreamento de ativos mais fácil e eficiente. A organização pode ver em um só lugar quais ativos precisam ser descartados, atualizados ou otimizados para máxima produtividade.
  
  
• Uso otimizado de ativos: a a gestão de ativos de TI leva ao uso eficiente de recursos, mitiga riscos, minimiza desperdícios e reduz custos. Ao estabelecer um processo de ITAM, uma organização obtém dados em tempo real sobre o estado de todos os seus ativos e pode tomar decisões informadas sobre o uso de ativos.
  
  
• Conformidade com a licença de software: as organizações que licenciam software de terceiros geralmente devem passar por auditorias de software por provedores de software que desejam garantir que essas organizações cumpram os termos e condições da licença. O descumprimento desses contratos pode levar a multas severas. Portanto, as organizações usam o software ITAM para monitorar automaticamente todo o software instalado em todos os computadores em suas redes e garantir que estejam em conformidade com os contratos de licença relevantes.
  
  
• Tomada de decisão informada: os dados da ITAM ajudam na avaliação de compras e implementações anteriores, o que informa as ações subsequentes. A ITAM pode melhorar a compra de ativos de TI e os processos de negócios.

À medida que os ativos de TI de uma organização crescem, gerenciá-los por meio de sistemas manuais, baseados em papel ou planilhas se torna complicado. O software de gerenciamento de ativos de TI (ITAM) é uma aplicação centralizada usada para gerenciamento e acompanhamento do ciclo de vida de ativos.

• Propósito: uma organização deve ter uma ideia clara por que precisa do software de ITAM e os objetivos que espera alcançar ao se tornar digital em sua gestão de ativos. Se possível, a gerência deve marcar reuniões com todos os departamentos de TI relevantes para obter opiniões.
  
  
• Custo: quando uma organização identifica pacotes de software que atendem aos seus objetivos e expectativas, o próximo passo é comparar os preços com o seu orçamento. Saber o que cada pacote oferece e o que não oferece pelo preço pode ser útil. Considere aproveitar um período de avaliação sem custo antes de decidir pela compra.
  
  
• Suporte técnico: as organizações devem escolher um provedor de software que ofereça suporte técnico sempre que necessário. Esse suporte pode vir na forma de uma plataforma de autoatendimento, uma comunidade online de usuários, bate-papo no aplicativo ou na web com um bot, suporte telefônico ou bate-papo com um assistente de atendimento ao cliente nas redes sociais.
  
  
• Avaliações e classificações: ler avaliações de usuários atuais e anteriores de um pacote de software em sites de terceiros (por exemplo, armazenar aplicativos e agências de classificação de software) pode ajudar uma organização a fazer uma boa escolha.

Enquanto a gestão de ativos de TI tem a ver com gerenciar ativos de TI durante todo o seu ciclo de vida, a gestão de serviços de TI (ITSM) envolve a gestão e o fornecimento de serviços de TI.

O gerenciamento de serviços de TI é o processo de gerenciamento de serviços de TI em uma organização. Ele inclui muitos componentes, desde o planejamento e implementação de serviços de TI até o monitoramento e auditoria deles para garantir que eles estejam funcionando sem problemas e de forma eficiente. Os serviços de TI incluem suporte de help desk e service desk (como orientar um usuário sobre como alterar sua senha ou recursos de autoatendimento) e procedimentos de gerenciamento de mudanças, que envolvem o manejo eficiente de alterações na infraestrutura de TI.

O objetivo do gerenciamento de serviços de TI é fornecer serviços de TI confiáveis e de alta qualidade que atendam às necessidades da empresa e de seus usuários finais, incluindo clientes, funcionários e parceiros de negócios. O ITSM visa melhorar a experiência do usuário e a qualidade do serviço.

A IT Infrastructure Library (ITIL) é considerada a melhor abordagem para fornecer ITSM. É uma biblioteca que fornece as melhores práticas e framework para ITSM eficiente. A versão mais recente do ITIL, ITIL 4, compreende cinco volumes—especificamente, Estratégia de Serviço, Projeto de Serviço, Transição de Serviço, Operação de Serviço e Melhoria Contínua de Serviço—que detalham 34 práticas de ITSM.

De certa forma, a ITSM engloba a ITAM. Gerenciamento de ativos e configurações estão entre os muitos processos de ITSM, e um CMDB—que é a ferramenta dedicada a esse processo—é um repositório centralizado dos ativos de TI de uma organização e dos relacionamentos entre eles.