O que é terceirização de RH?

• Altamente administrativo: as estimativas variam, mas muitos profissionais de RH podem gastar até 40% de suas horas de trabalho (link externo ao site ibm.com) em tarefas administrativas^. 1 Esse trabalho demorado os impede de realizar tarefas mais importantes e de nível superior que agregam mais valor para a organização. A terceirização de funções de RH que são principalmente administrativas cria margem para que os profissionais de RH se concentrem em trabalhar diretamente com os funcionários de maneiras mais diretas.
• Custo-benefício: uma organização deve considerar terceirizar quaisquer tarefas que sejam mais baratas para um prestador de serviços terceirizado sem sacrificar a qualidade do serviço. As organizações devem saber qual é o custo relativo em tempo e recursos para uma pessoa interna realizar uma tarefa e compará-lo com o custo da terceirização ou automação.
• Automatizado: alguns processos de RH são automatizados com facilidade, como a administração de benefícios; outros, como o desenvolvimento de talentos, exigem um toque humano. Identificar as atividades que oferecem a mesma qualidade de atendimento, quando automatizadas ou não, é uma boa receita para decidir quais devem ser terceirizadas.

As organizações devem identificar quais tarefas a equipe interna de RH deve gerenciar e quais ela devem terceirizar. Em geral, há diversas tarefas administrativas relacionadas à função de RH que as organizações costumam preferir que sejam realizadas por terceiros.

• Administração de benefícios: este é um processo altamente administrativo que geralmente envolve seguir regras diretas. Os funcionários precisam fornecer determinados documentos e identificação para a inscrição nos benefícios. Assim, essa atividade é altamente desejável para terceirização.
• Recrutamento: as organizações podem combinar terceirização e IA nas atividades de recrutamento para minimizar o tempo de contratação e aumentar as taxas de sucesso. No entanto, devem priorizar a expansão do grupo de possíveis candidatos em todas as suas atividades de contratação. Elas devem comunicar seus objetivos aos fornecedores terceirizados para que esses parceiros criem descrições de vagas precisas e encontrem os candidatos certos. Isso permite que os funcionários internos priorizem entrevistas com os principais candidatos.
• Rastreamento de candidatos: as organizações, sobretudo as maiores, podem ter centenas ou milhares de vagas abertas e candidatos em várias etapas do processo de recrutamento. As equipes internas de RH não são necessariamente o recurso certo para monitorar essas questões. É melhor usar um software automatizado ou terceiros para gerenciar esse processo e incluir funcionários internos de RH quando eles precisarem entrevistar, fazer uma oferta ou resolver problemas.
• Execução do manual do funcionário: a terceirização da criação e manutenção de um manual do funcionário retira uma atividade trabalhosa das responsabilidades dos representantes de RH. As equipes internas podem definir o esboço e a estratégia do manual e, em seguida, os representantes terceirizados inserem os detalhes, enviando-os de volta para a equipe interna para a edição final.
• Processamento de compensação e folha de pagamento: esta é uma atividade trabalhosa que garante que os funcionários sejam pagos corretamente e no prazo. A terceirização da administração da folha de pagamento pode garantir maior conformidade e rapidez em componentes essenciais, como o preenchimento de impostos sobre a folha de pagamento e pedidos de compensação dos trabalhadores.
• Integração de funcionários: as organizações podem terceirizar muitos componentes do processo de integração de funcionários, como coleta de informações sobre os funcionários, configuração de recursos da empresa e coleta de feedback.
• Gerenciamento do desempenho: refere-se ao trabalho de comunicar as responsabilidades e expectativas do cargo e ajudar os funcionários a atingir suas metas. Enquanto a equipe interna de RH define a estratégia, os recursos terceirizados gerenciam as responsabilidades diárias.
• Segurança no local de trabalho e gerenciamento de riscos: essas são tarefas trabalhosas mas necessárias que um parceiro terceirizado com ampla experiência pode realizar facilmente. Um parceiro de confiança pode gerenciar questões de risco, como instruções de segurança, conformidade e responsabilidades jurídicas, para que os representantes de RH se concentrem em outras questões.

Depois de terceirizar com sucesso várias atividades não essenciais, as equipes de RH podem dar atenção a outras questões importantes.

• Estratégia de aquisição de talentos: em geral, os executivos de RH devem passar a maior parte do seu tempo definindo a estratégia de aquisição de talentos. Isso inclui determinar como a empresa deve ser posicionada, qual deve ser o processo de recrutamento e contratação e como utilizar os funcionários para recrutar a partir de suas redes. Como em outros processos, a organização pode terceirizar algumas das tarefas mais administrativas.
• Atingir as metas de diversidade, equidade e inclusão (DE&I): o objetivo da terceirização de RH é liberar os executivos de RH para se concentrarem em decisões difíceis. Quase todas as organizações estão tentando cumprir as metas estabelecidas de DE&I, o que exige abordagens inovadoras em relação a mensagens corporativas, processo de recrutamento, retenção de funcionários e outras áreas.
• Melhorando o desenvolvimento do treinamento: as organizações precisam melhorar constantemente sua abordagem de treinamento para acompanhar as tendências e os novos desenvolvimentos, especialmente com o surgimento da inteligência artificial (IA). Ao focar na criação de programas de treinamento e desenvolvimento, as organizações podem ensinar novas skills aos funcionários ou aprimorar suas competências para melhor atender aos negócios. Além disso, isso ajuda no avanço das carreiras dos funcionários, o que, por sua vez, melhora a satisfação no trabalho.
• Aprimorar o desenvolvimento de talentos: passar um tempo com os funcionários e ajudá-los a gerenciar melhor seus conhecimentos e cargas de trabalho é outra atividade interna importante. Os profissionais de RH devem se concentrar na criação de uma estrutura ideal para o desenvolvimento de talentos, como ensinar habilidades fundamentais e ajudar os funcionários a entender as melhores práticas para seus trabalhos, ao mesmo tempo em que podem terceirizar tarefas específicas.
• Analisar os dados de funcionários: as organizações desejam gerenciar os dados de funcionários internamente por motivos de segurança e pelo valor que eles podem fornecer a toda a empresa. Compreender as estatísticas de eficiência e produtividade (e onde os funcionários estão deixando a desejar) é uma ótima maneira de destacar como a organização pode melhorar.