Fundamentos dos business rules management systems

Todo processo de negócios, desde o atendimento dos pedidos dos clientes até o desenvolvimento de um novo software, compreende uma série de decisões. As business rules são as diretrizes lógicas que garantem que essas decisões de negócios levem aos resultados certos. As business rules ditam qual atividade de negócios deve ocorrer e em quais circunstâncias.

Uma business rule formal é composta por dois elementos fundamentais:

1. Uma condição, que descreve a situação em que a ação deve ocorrer.
2. Uma ação, que define o que deve acontecer em resposta a uma determinada condição.

Considere o exemplo de um cliente pedindo para devolver um produto. As business rules que determinam como o retorno será processado podem ter esta aparência:

Cenário 1:

• Condição: transcorreram 0 dias ou menos desde que o cliente encomendou o produto.
• Ação: Ofereça um reembolso total ao cliente.

Cenário 2:

• Condição: transcorreram mais de 30 dias desde que o cliente encomendou o produto.
• Ação: Ofereça crédito na loja para o cliente.

A definição de business rules formais permite que as empresas automatizem decisões de negócios, criando um sistema coerente de lógica de decisão que pode ser aplicado a todos os processos de negócios. Business rules formalmente definidas dizem aos fluxos de trabalho automatizados o que fazer em qualquer situação (por exemplo, quando iniciar um processo, quando interromper um processo e quando realizar determinadas ações dentro do processo).

Formalizar business rules nem sempre é fácil. Mesmo situações simples, como o retorno de um cliente, exigem várias business rules para levar em conta os vários fatores que podem influenciar o resultado final. A complexidade da lógica de decisão só aumenta em setores altamente regulamentados, como saúde e finanças. As decisões que entram no processamento da aplicação de um cliente, por exemplo, estão sujeitas não apenas aos critérios da empresa, mas também a uma série de requisitos regulatórios para evitar discriminação, fraude e outros resultados ilegais.

Um business rules management system (BRMS) fornece aos usuários corporativos as ferramentas tecnológicas necessárias para codificar as business rules de maneira repetível, confiável e automatizável.

O business rules management — não deve ser confundido com gerenciamento de processo empresarial (BPM) — refere-se ao processo e à prática de definir formalmente business rules, implementá-las, gerenciá-las e automatizar sua implementação. Um business rules management system (BRMS) é a tecnologia por meio da qual esse processo é realizado. Um BRMS oferece ferramentas para facilitar todo o ciclo de vida das business rules, desde a definição e armazenar regras como lógica comercial formal até a auditoria das regras existentes e o gerenciamento da lógica de decisão abrangente que orienta a automação em todo o ecossistema de tecnologia empresarial.

A principal vantagem de um BRMS para esforços de automação é que as regras não precisam ser codificadas separadamente em cada aplicação de negócios. Em vez disso, um BRMS permite que a empresa mantenha uma única fonte de business rules, seja no local ou na nuvem. Outras aplicações no ecossistema de tecnologia podem simplesmente extrair suas regras do BRMS. Isso torna as business rules verdadeiramente escaláveis — elas só precisam ser criadas uma vez e qualquer departamento ou fluxo de trabalho pode usá-las.

Um BRMS normalmente consiste em três componentes distintos, mas interconectados:

1. Um ambiente de desenvolvimento para definir e criar business rules

Para que as business rules sejam legíveis por aplicações automatizadas, elas devem ser expressas em termos de linguagem de programação condicional. Pense nos qualificadores lógicos formais usados em projetos de programação: "IF-THEN", "IF-ELSE", "ONLY IF", "WHEN" etc.

Um BRMS contém um ambiente de desenvolvimento de pouco código ou no-code para que pessoas de negócios não técnicas possam criar business rules nessa linguagem condicional. Considere novamente a solicitação de reembolso do cliente descrita acima. A expressão condicional da regra que rege esse processo pode ter a seguinte aparência:

IF transcorreram menos de 30 dias desde que o cliente encomendou um produto, THEN reembolse o produto. ELSE, ofereça crédito na loja.

As business rules também podem ser expressas como tabelas de decisão, que são úteis na elaboração de regras em que mais de uma condição influencia a ação adequada. Por exemplo, se o preço de um item também influenciar o procedimento de devolução, um usuário corporativo poderá preparar uma tabela de decisão assim:

Muitos BRMSs também incluem a capacidade de simular regras para que os membros da equipe possam testar as regras para ver como elas podem afetar os resultados da decisão. Por exemplo, se adicionar uma nova regra a um processo de aprovação de empréstimo que exija uma pontuação de crédito de 700 ou superior, um membro da equipe poderá ver como essa regra alteraria a taxa de aprovação antes de implementá-la de fato.

2. Um repositório onde as regras são armazenadas

Depois que as regras são definidas, elas são colocadas no repositório central do BRMS. Aqui, as regras podem ser avaliadas, editadas, compartilhadas em toda a empresa e acessadas por diferentes aplicações.

3. Um mecanismo de business rules

O mecanismo de regras é o componente de software que permite que outras aplicações em todo o ecossistema empresarial acessem o repositório de regras e executem essas regras em um ambiente de tempo de execução. A aplicação envia uma solicitação — incluindo todos os dados relevantes de que o mecanismo de regras precisa para tomar uma decisão — para o BRMS. O mecanismo de regras então verifica a solicitação em relação às regras relevantes e retorna uma decisão. Finalmente, essa decisão aciona a aplicação para adotar alguma ação específica.

Considere o exemplo de uma empresa de SaaS que oferece três níveis diferentes de assinaturas para sua plataforma: um para pequenas empresas, outro para empresas de médio porte e outro para grandes empresas. Quando novos leads chegam pelo site da empresa, a empresa deseja canalizar automaticamente essas oportunidades para a equipe de vendas apropriada, com base no tamanho da organização do lead. A empresa poderia criar um serviço de decisão para controlar esse processo em um BRMS da seguinte forma:

1. A empresa de SaaS começaria criando regras no ambiente de desenvolvimento do BRMS para descrever como os leads devem ser distribuídos:
   • IF um lead tiver menos de 100 funcionários, THEN direcione a oportunidade para a equipe de vendas de pequenas empresas.
   • IF um lead tiver entre 100 e 1000 funcionários, THEN direcione o lead para a equipe de vendas de empresas de médio porte.
   • IF um lead tiver mais de 1.000 funcionários, THEN direcione o lead para a equipe de vendas corporativa.
2. Depois que as regras forem elaboradas, elas ficarão contidas no repositório. Todas as aplicações envolvidas no processo de alocação de leads, como sistemas de processamento de documentos, sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) e bots de automação robótica de processos (RPA), podem acessar as regras desse repositório.
3. Quando um lead chega, os bots de RPA responsáveis por copiar as informações do lead para o CRM podem verificar com o mecanismo de regras para determinar como atribuir o lead. Os bots de RPA enviariam ao mecanismo de regras informações sobre o tamanho da empresa a partir do formulário de captura de leads, e o mecanismo de regras usaria essas informações para retornar uma decisão em tempo real. Com base na decisão fornecida pelo mecanismo de regras, os bots de RPA atribuem os leads às equipes de vendas pequenas, médias ou corporativas dentro do CRM.

Com um BRMS, as regras são armazenadas em um repositório central separado dos códigos de aplicação. O repositório cria uma fonte única da verdade para as business rules que podem ser acessadas por todas as aplicações em toda a empresa. Como resultados, as business rules são escaláveis, e as decisões de negócios são mantidas atualizadas, consistentes e confiáveis em todos os momentos.

• Automação eficiente: os BRMSs são essenciais para a automação eficiente dos fluxos de trabalho empresariais. Vários fluxos de trabalho podem ser automatizados usando um único repositório de lógica de decisão de toda a empresa. Dessa forma, a TI não precisa escrever uma programação de lógica de decisão diferente para cada aplicação.
• Resultados mais consistentes: quando as decisões de negócios são automatizadas de acordo com um sistema definido de business rules em toda a empresa, todas as decisões são tomadas de acordo com a mesma lógica. Isso leva a resultados mais consistentes, pois as decisões de negócios não serão mais influenciadas pelo critério humano, exceto quando necessário.
• Complexidade reduzida: quando confrontados com decisões de negócios, os trabalhadores humanos não precisam avaliar vários fatores ou garantir que estão seguindo todas as regras. Em vez disso, as aplicações podem verificar com o BRMS, que usa o banco de dados de business rules para determinar o resultado adequado. As decisões são tomadas com mais rapidez, e os funcionários ficam liberados para fazer um trabalho de maior valor.
• Redução da dependência da TI: ferramentas no-code no BRMS permitem que os analistas de negócios e outros trabalhadores não técnicos criem business rules usando seu próprio vocabulário de negócios. Isso significa que as equipes podem criar e ajustar regras conforme necessário e não precisam envolver a equipe de TI em cada atualização.
• Decisões mais responsivas: as regras podem ser facilmente atualizadas no repositório BRMS, pois o gerenciamento de regras não exige a alteração do código das aplicações existentes. Portanto, as regras podem ser facilmente alteradas em resposta a novas regulamentações, desenvolvimentos de mercado, demanda dos clientes e outros fatores.
• Conformidade automatizada: políticas e regulamentos relevantes podem ser incorporados às business rules, garantindo que tomadores de decisão automatizados sigam todas as leis e diretrizes relevantes. Isso também cria uma trilha de auditoria, pois as regras que levam a uma determinada decisão comercial sempre podem ser avaliadas.
• Melhores business rules em geral: graças à capacidade de executar simulações preditivas de business rules antes de implementá-las, as equipes podem garantir que as business rules que elas criam tenham os resultados desejados antes que a implementação ocorra.

Os BRMS podem ser usados para automatizar a maioria, se não todas, as decisões de negócios em uma variedade de setores e departamentos. Alguns exemplos comuns de casos de uso de BRMS incluem os seguintes:

• Alocação de recursos críticos: o UK National Health Service Blood and Transplant usou um BRMS para automatizar decisões sobre a alocação de transplantes de órgãos. Quando um órgão fica disponível, o BRMS aciona determinados fluxos de trabalho para encontrar o próximo receptor na lista de transplante e fazer a correspondência entre o órgão e o paciente.
• Avaliações de solicitações: o PNC Financial Services Group usou um BRMS para automatizar o processo de solicitações de empréstimos, criando um conjunto de regras para controlar se as aplicações são aceitas ou rejeitadas. Os funcionários costumavam fazer avaliações de todos os empréstimos, mas agora eles só precisam fazer avaliações de 10-20%, resultando em decisões de empréstimos mais rápidas, confiáveis e compatíveis.
• Manutenção da conformidade: como uma organização de comércio eletrônico em um setor altamente regulamentado, a Brownells Inc. usa um BRMS para automatizar a conformidade. A empresa garante que os clientes só possam comprar produtos disponíveis em sua região geográfica, utilizando um sistema de regras baseado na localização do cliente.
• Comunicação com clientes: a Panalpina World Transport usou um BRMS para ajudar a automatizar as atualizações de envios para os clientes. As informações do cliente são carregadas automaticamente para o banco de dados da Panalpina, e as business rules ajudam a determinar quando enviar mensagens para os clientes.

Automatizar de forma inteligente processos de negócios de qualquer tipo requer primeiro definir um conjunto de business rules claras para governar a tomada de decisão automatizada. Um BRMS poderoso como o IBM Operational Decision Manager (ODM) oferece às empresas as ferramentas necessárias para desenvolver, armazenar, gerenciar e implementar business rules em todo o ecossistema de tecnologia.

O IBM ODM é uma solução abrangente de gerenciamento de decisões que permite às empresas descobrir, capturar, analisar, automatizar e controlar business rules com precisão nos ambientes de computação complexos da atualidade. A solução pode autorizar um empréstimo, decidir sobre ofertas promocionais ou detectar uma oportunidade de venda cruzada com alta precisão e customização. Com o IBM ODM, as equipes podem adicionar ou atualizar novas regras a qualquer momento usando ferramentas no-code e podem simular regras antes da implementação para garantir a máxima eficiência.

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