ما المقصود بالتخطيط والتحليل الموسع (xP&A)؟

يربط xP&A التخطيط المالي بجميع وظائف الأعمال الأخرى داخل المؤسسة، بهدف تبسيط عمل الفرق والتخلص من صوامع البيانات. ويربط نهج xP&A البيانات المالية وغير المالية في عرض واحد، في الوقت الفعلي، ما يُتيح اتخاذ قرارات أكثر دقة واستراتيجية لكلٍّ من التخطيط الاستراتيجي والتخطيط التشغيلي. ومن الأمثلة على مجالات التخطيط المؤسسي الأخرى التي يمكن لنهج xP&A التوسع إليها الموارد البشرية والمبيعات وسلسلة التوريد والتسويق.

باستخدام حلول التخطيط والتحليل المالي المتقدمة التي تتضمن الذكاء الاصطناعي والأتمتة، يمكن لفِرق التمويل تكوين رؤية شاملة للمؤسسة وجمع جميع الوظائف في مكان واحد.

يُعَد التخطيط والتحليل المالي (FP&A) الوظيفة المالية الأساسية، والتخطيط والتحليل الموسع (xP&A) هو تطوُّر لتلك الوظائف الأساسية في التخطيط والتحليل المالي.

من الناحية المفاهيمية، كان مفهوم التخطيط والتحليل المالي موجودًا منذ أواخر الثمانينيات، في حين أن التخطيط والتحليل الموسع قد تم تقديمه مؤخرًا فقط باعتباره أحدث نسخة من العملية. يستخدم التخطيط والتحليل الموسع الذكاء الاصطناعي لإجراء التنبؤ المتقدم، وإعداد الميزانيات، وتصوُّر البيانات.

وقد شاع استخدام هذا المصطلح من قِبل شركة Gartner في تقرير 2020 Strategic Roadmap for Cloud Financial Planning and Analysis Solutions ومنذ ذلك الحين انتشر على نطاق واسع.

يُعَد مفهوم التخطيط المتكامل أحد أهم ثلاث أولويات للمؤسسات، وذلك وفقًا لتقرير IDC الأخير AI-Powered Integrated Planning: Increase Speed, Productivity and Confidence with Scalable and Flexible Planning.

ومع ذلك، وجدت IDC أيضًا أن 40% فقط من المؤسسات شعرت أنها قد تطبِّق التحليلات المتقدمة على التنبؤ. كانت معظم المؤسسات قد أنجزت نحو 30% فقط من إدخال الذكاء الاصطناعي في عمليات الأعمال، ما يؤكِّد أن هذا المجال لا يزال في طور البحث عن المسار الأنسب لكل مؤسسة.

يخلص تقرير مؤسسة IDC حول التخطيط المتكامل المدعوم بالذكاء الاصطناعي إلى أن البيئة الحالية تمثِّل "توازنًا دقيقًا" بين المرونة والتحسين. هناك ضغط متزايد على المؤسسات والمديرين الماليين (CFOs)؛ لترشيد الموارد مع زيادة الكفاءة في جميع العمليات.

على الرغم من أن العمليات والميزات الدقيقة لنهج التخطيط والتحليل الموسع في أي مؤسسة ستختلف باختلاف احتياجاتها، فإن هناك العديد من الميزات التي يجب على المؤسسة مراعاتها عند البحث عن حل.

لا ينبغي أن تضطر الفِرق المالية إلى إجراء عمليات جمع البيانات اليدوية باستخدام برنامج Excel أو تحليل جداول البيانات الذي يستغرق وقتًا طويلًا. يجب أن يعمل حل التخطيط والتحليل الموسع على أتمتة استيراد البيانات وتوحيدها ومطابقتها، ما يجعل البيانات متاحة مع تقليل الخطأ البشري.

يجب أن تحتوي حلول التخطيط والتحليل الموسع على لوحة المعلومات ذات الخدمة الذاتية وتصورات مدمجة حتى تتمكن الفِرق من مراجعة البيانات بنفسها وتجنُّب الاعتماد على دعم تكنولوجيا المعلومات. كما يجب أن تكون واجهة حل التخطيط والتحليل الموسع بسيطة وبديهية وحديثة حتى يتمكن جميع الموظفين من استخدام الأدوات الجديدة بأقل قدر من التدريب اللازم.

يمكن لظروف السوق أن تتغير بشكل غير متوقع، ويجب أن يكون لدى المؤسسات خطط لسيناريوهات متعددة.

يجب أن يحتوي حل التخطيط والتحليل الموسع على نمذجة سيناريوهات ديناميكية، تقارن بين حالات "ماذا لو" التجارية المختلفة ويمكنها إجراء التنبؤ بشكل متدرج. ينبغي أن يؤدي الحل إلى تحسين دقة التنبؤ وتخطيط سلسلة التوريد.

علاوةً على ذلك، يجب على حل التخطيط والتحليل الموسع إنشاء تحليل تفصيلي لما سيحدث لتقييم التغييرات المحتملة في التكاليف والإيرادات والاستثمارات حتى تتمكن المؤسسة من التصرف بشكل استباقي وتخفيف الاضطرابات.

تُعَد فاعلية فريق الشؤون المالية في تحقيق أهداف الأعمال عنصرًا مهمًا يجب تتبعه. تمكِّن حلول التخطيط والتحليل الموسع الموظفين والمديرين من إجراء تقييمات شاملة من خلال استخلاص البيانات من مختلف وحدات الأعمال. تُظهر هذه الرؤية متعددة الوظائف كيف تؤثِّر المجالات المختلفة على المؤسسة ككل، وإذا ما كانت المؤسسة تحقق التوافق.

من خلال جمع جميع البيانات والمقاييس والرؤى في مكان واحد، تصبح المؤسسات قادرة على اتخاذ قرارات استراتيجية ومرنة تعزز أداء الأعمال.

سيحتوي حل التخطيط والتحليل الموسع الحديث على قدرات الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي (ML) التي يمكن أن تُحدِث تغييرًا جذريًا في تكامل البيانات وتخطيط الأعمال. يجب أن تتضمن الحلول المدعومة بالذكاء الاصطناعي استعلامات باللغة الطبيعية لتسهيل الطلبات. كما يجب أن يكون لديها أيضًا نظام مؤتمت لاكتشاف الحالات الشاذة للكشف الاستباقي عن ارتفاعات النفقات أو اختلافات الميزانية.

وبشكل منفصل، يجب أن تتضمن الحلول تنبؤات مدعومة بالذكاء الاصطناعي يتم تحسينها باستمرار بناءً على المدخلات في الوقت الفعلي والتوجهات التاريخية.

يجب أن يُتيح حل التخطيط والتحليل الموسع القوي دمج جميع البيانات المالية والتشغيلية من أنظمة متعددة في منصة واحدة. من الأمثلة على الأنظمة المختلفة التي يمكن دمجها تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، وإدارة علاقات العملاء (CRM) وإدارة رأس المال البشري (HCM).

ويساعد هذا على ضمان اطِّلاع الجميع على البيانات نفسها وتجنُّب العمل وفق أرقام متعارضة. يجب أن يُتيح حل التخطيط والتحليل الموسع أيضًا أتمتة مزامنة البيانات، ما يُلغي الحاجة إلى المطابقة اليدوية.

مع تطوُّر المؤسسات، يجب أن تتطوَّر حلول التخطيط والتحليل الموسع لديها بالتوازي معها، وتُعَد قابلية التوسع عنصرًا أساسيًا. يجب أن تُتيح حلول التخطيط والتحليل الموسع الحديثة إجراء تحليل متعدد الأبعاد؛ لتوفير رؤى متعمقة عبر جميع وحدات الأعمال.

ينبغي أن يكون الحل قادرًا أيضًا على النمو بسلاسة مع دخول المؤسسة أسواقًا جديدة أو مواجهتها لعمليات إعادة هيكلة في العمليات.

يجب على المؤسسات مراعاة الكثير عند الانتقال إلى التخطيط والتحليل الموسع (xP&A)، ومن المهم تخصيص وقت للتخطيط الاستراتيجي والتنفيذ. وهذه سبع خطوات أساسية يمكن للمؤسسات اتخاذها عند التفكير في هذا التحول.

1. تقييم جاهزية المؤسسة: تتمثل الخطوة الأولى قبل تنفيذ حل التخطيط والتحليل الموسع في تقييم الوضع الحالي للأمور في جميع أنحاء المؤسسة. ينبغي أن يكون جميع الأطراف المعنيين على دراية تامة بكيفية تدفق البيانات حاليًا من وحدة أعمال إلى أخرى، والأنظمة المستخدمة والتي تتأثر بالحل.
2. إنشاء فريق متعدد الوظائف: يتطلب التحول بهذا الحجم أمرين؛ موافقة من المستوى التنفيذي وفريق من الأشخاص من مختلف التخصصات. يُعَد الدعم رفيع المستوى أمرًا حيويًا لنجاح حلول التخطيط والتحليل الموسع، حيث يقرر هؤلاء الأفراد تخصيص الموارد ويتولون قيادة التغيير في جميع أنحاء العمل. يجب أن تشمل عملية التخطيط أعضاء الفريق من الموارد البشرية، وفريق المبيعات، وقسم تكنولوجيا المعلومات، والإدارات الرئيسية الأخرى.
3. توفير نطاق ورؤية: سيؤدي تطبيق حل التخطيط والتحليل الموسع إلى تغيير طريقة عمل المؤسسة بشكل عام. من المهم توضيح ما يعنيه حل التخطيط والتحليل الموسع للمؤسسة وكيف سيعزز ذلك قدرات التخطيط والتحليل المالي التقليدية الموجودة بالفعل. تحديد أهداف للأقسام المختلفة لفهم كيفية عمل عملية التخطيط المتكامل.
4. تقييم الحل التقني: يتطلب نهج التخطيط والتحليل الموسع تقنية تدعم التخطيط المترابط عبر المؤسسة. يجب على المؤسسة تقييم الحلول ليس بناءً على الأسعار، ولكن بناءً على مدى مرونتها وقابليتها للتوسع. بعد اختيار التقنية، تتمثل الخطوة التالية في تحديد نقطة البداية داخل المؤسسة وتوفير علامات واضحة ومؤشرات الأداء الرئيسية لقياس التقدم.
5. دمج البيانات وتنفيذ نماذج التخطيط: إذا كان قسم المالية في المؤسسة يعمل بشكل منفصل عن الفِرق الأخرى، فسيكون بحاجة إلى دمج بياناته مع وحدات الأعمال الأخرى. في هذه الخطوة من تنفيذ حل التخطيط والتحليل الموسع، قد تحتاج الفِرق المالية إلى القيام ببعض عمليات تنظيف البيانات ومراجعة مدى توافر البيانات. قد يكون من الضروري أيضًا وضع سياسات ومبادرات جديدة لإدارة البيانات. بعد دمج البيانات، يمكن للمؤسسات البدء بوضع نماذج تخطيط تعكس نهج التخطيط المترابط الجديد. قد تبدأ هذه العملية بتجربة الحل في قسم واحد فقط ثم التوسع تدريجيًا.
6. تحديد أولويات إدارة التغيير:يمكن أن يعني حل التخطيط والتحليل الموسع الجديد عمليات ومهام سير عمل جديدة. من المهم تدريب جميع الأطراف المعنية على التقنيات وأن يكونوا منفتحين بشأن التغييرات التي يتم إجراؤها. ستكون استراتيجية إدارة التغيير ضرورية لنجاح حل التخطيط والتحليل الموسع واعتماده الشامل.
7. قياس النجاح والتحسين المستمر: يجب على المؤسسات إعادة النظر في مؤشرات الأداء الرئيسية المحددة خلال مرحلة تخطيط خارطة الطريق بشكل متكرر باعتبارها خط الأساس للنجاح. تتطلب عملية تحوُّل التخطيط والتحليل الموسع مراقبة مستمرة كجزء من العملية المستمرة. يجب على الفرق الترحيب بالتعليقات وإجراء التعديلات -الصغيرة والكبيرة على حد سواء- اعتمادًا على المشكلات التي يحددونها. عندما تحقق المؤسسات نتائج إيجابية، يمكنها البدء بتوسيع نطاق التخطيط والتحليل الموسع على مستوى المؤسسة بأكملها.

يقدِّم التخطيط والتحليل الموسع (xP&A) مجموعة واسعة من الفوائد للمؤسسة تتجاوز مجرد الفريق المالي. تعمل عمليات التخطيط على سد الفجوة بين التخطيط المالي والتشغيلي، وربط قادة الأعمال ودعم القرارات القائمة على البيانات.

سعت Landmark Retail، وهي واحدة من أكبر شركات البيع بالتجزئة متعددة القنوات في منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا (MENA) والهند وجنوب شرق آسيا (SEA)، إلى إيجاد حلول للتخطيط والتحليل المالي بعد نمو هائل. استعانت الشركة بمنصة IBM® Planning Analytics، التي تمكَّنت من إجراء إثبات المفهوم في غضون 8 إلى 10 أسابيع فقط.

يقول Gopal Chandak، قائد التخطيط والتحليل المالي في Landmark [الشركة الأم لشركة Landmark Retail]: "شهدت عمليتا الميزانية والتجميع تحولًا ملحوظًا، ما أدى إلى تقليل الوقت الذي يقضيه الموظفون بنسبة 75%. لقد تمكَّنوا من تحسين الحوكمة والشفافية عبر العلامات التجارية والدول المختلفة، ما أتاح تركيزًا أكبر على التحليل الاستراتيجي للأعمال لدفع النمو والابتكار".

وبشكل منفصل، وللمساعدة على ضمان قبول الشركة لمنصة IBM Planning Analytics، استخدمت الشركة مبادرات إدارة التغيير وحافظت على التواصل المفتوح طوال العملية بأكملها. منذ تطبيق الحل في 2013، شهدت Landmark Retail توسعًا كبيرًا ليشمل مجالات مثل الميزانية الأساسية وميزانية المخازن.

تواجه المؤسسة ظروفًا سوقية لا يمكن التنبؤ بها، مثل التكاليف والتضخم، ولكن يمكنها الاستعداد للأحداث الخارجة عن سيطرتها من خلال تبنّي استراتيجيات التخطيط والتحليل المتقاطع.

تقدِّم حلول التخطيط والتحليل المالي الحديثة بشكل متزايد تقنيات متقدمة مدمجة في برامجها. أصبحت عمليات التكامل هذه هي القاعدة، وتعمل على تحسين دقة التنبؤ واستخلاص رؤى قيّمة.

من المرجح أن تكون استراتيجية التخطيط والتحليل الموسع القائمة على السحابة هي الشيء المهم التالي؛ لأنها قابلة للتوسع بشكل كبير وتعزز بيئة تعاونية داخل المؤسسة. فمع وجود مصدر موحَّد للحقيقة للعمل بأكمله، يمكن للقادة اتخاذ القرارات بسرعة وبوعي كامل.

ومن التطورات التكنولوجية الأخرى التي أصبحت أكثر شيوعًا في مجال التخطيط والتحليل الموسع التحليلات التنبؤية. تساعد هذه الأداة المؤسسات على تجاوز تحليل البيانات التاريخية، وتساعدها بدلًا من ذلك على توقُّع توجهات السوق وما قد يحدث في سيناريو معين.

هناك تركيز متزايد على الاستدامة والمهنيين الذين يستخدمون مقاييس الممارسات البيئية والاجتماعية وحوكمة الشكات (ESG).تواجه المؤسسات ضغوطًا متزايدة لتبنِّي ممارسات مالية مسؤولة اجتماعيًا، ويُعَد دمج مقاييس ESG إحدى طرق تتبُّع إذا ما كانت تحقق أهدافها البيئية أم لا.

يؤدي تزايد استخدام البيانات إلى زيادة المخاوف المتعلقة بالبيانات بالنسبة إلى المؤسسات. سيكون هناك تركيز أكبر على سياسات خصوصية البيانات والمتطلبات التنظيمية لحماية المعلومات الحساسة. من المرجح أيضًا أن تمنح منصات التخطيط والتحليل الموسَّع الأولوية لميزات السلامة وقدرات الامتثال.