ما المقصود بتنسيق سير العمل؟

تركِّز أتمتة سير العمل على أتمتة المهام الفردية. بالمقابل، يعمل تنسيق سير العمل على إنشاء إطار متصل تتفاعل فيه هذه المهام المؤتمتة بكفاءة، وتتَّبع تسلسلًا منطقيًا، وتتفاعل مع أنظمة أخرى لتحقيق عملية أعمال متكاملة من البداية إلى النهاية.من خلال تنسيق المهام -مثل معالجة البيانات والإشعارات والموافقات وتحديثات الأنظمة- يساهم تنسيق سير العمل الناجح في تقليل الأخطاء وتحسين العمليات.

تستخدم أدوات التنسيق الحديثة، مثل منصات تنسيق سير العمل وحلول البرمجيات، تقنيات مثل الذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي (ML) وأدوات البرمجة منخفضة الكود. وتعمل هذه التقنيات على تبسيط إنشاء سير العمل، والحفاظ على الاتساق، وتحديد تسلسل المهام، والتكامل مع أنظمة خارجية مثل إدارة علاقات العملاء (CRM)، وتخطيط موارد المؤسسة (ERP)، والخدمات السحابية.

يتم تطبيق الذكاء الاصطناعي الوكيل بشكل متزايد على تنسيق سير العمل، ما يمكِّن الأنظمة من العمل باستقلالية أكبر. يشير مصطلح "الوكيل" إلى قدرة هذه النماذج على التصرّف بشكل مستقل، واتخاذ القرارات، وبدء سير العمل، وتكييف العمليات ديناميكيًا دون تدخل بشري مستمر.

بالإضافة إلى إدارة التنفيذ، يتيح تنسيق سير العمل رؤية شاملة لأداء العمليات، ما يتيح للمؤسسة متابعة سير العمل في الوقت الفعلي، واكتشاف الاختناقات، وإجراء التعديلات المدعومة بالبيانات. كما أن تنسيق سير العمل يدعم قابلية التوسع، ما يمكّن الشركات من إدارة العمليات المتزايدة التعقيد التي تأتي مع النمو مع تقليل الجهد اليدوي والحفاظ على التميز التشغيلي.

يُعَد تنسيق سير العمل أمرًا أساسيًا لتبسيط العمليات وتقليل التكاليف ودعم النمو القابل للتوسع في القطاعات مثل تكنولوجيا المعلومات، والتسويق، والمالية، والرعاية الصحية. اعتقد 92% من التنفيذيين المشاركين في دراسة أجراها معهد IBM Institute for Business Value في 2023 أن سير العمل في مؤسساتهم سيكون رقميًا بحلول عام 2025. وكان من المتوقع أيضًا أن تعتمد مهام سير العمل هذه على الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي.¹

تعتمد المؤسسات على تطبيقات وتقنيات متنوعة للتعامل مع العمليات المختلفة. يمكِّن تنظيم سير العمل من التنسيق السلس للعمليات المعقدة عبر الأدوات والأنظمة والفِرق. من خلال أتمتة تنفيذ المهام وإدارة التبعيات، يساعد ذلك على ضمان عمل التطبيقات المختلفة معًا بكفاءة. 

كما تم تحسين الرؤية والتحكم، ما يتيح مراقبة العمليات في الوقت الفعلي، إذ أن هذه الرقابة تساعد المؤسسات في تحديد المشكلات والحفاظ على معايير الأداء العالي ودعم الامتثال التنظيمي. ومن خلال دمج خطوط البيانات من مصادر متعددة وتعزيز التعاون بين الأقسام، يدعم تنظيم سير العمل أيضًا قابلية التوسع والقدرة على التكيف مع تطور احتياجات الأعمال.

يُعد تنسيق سير العمل عنصرًا أساسيًا في التحول الرقمي. فهو يعزز الإنتاجية من خلال أتمتة المهام الروتينية، ويساعد على ضمان سير العمليات الاستراتيجية -مثل استقبال العملاء أو إدارة سلسلة التوريد أو عمليات تكنولوجيا المعلومات- بشكل سلس. ومن خلال تقليل التدخل اليدوي وتعزيز الموثوقية، يساعد الشركات على تحقيق نتائج أفضل.

يرتبط تنسيق سير العمل بعدة ممارسات أخرى مثل أتمتة سير العمل وتنسيق العمليات وتنسيق البيانات، وغالبًا ما يتم الخلط بينهم. فيما يلي شرح موجز لكل منها:

يركِّز تنسيق سير العمل على تنسيق وإدارة سلسلة من المهام والأنظمة والأدوات المترابطة لتحقيق نتيجة محددة. كما يركِّز على تنفيذ وتكامل مهام سير العمل بشكل شامل عبر بيئات مختلفة، ما يضمن حدوث المهام بالترتيب الصحيح مع الوفاء بالاعتمادات.

أتمتة سير العمل تعني استخدام التقنية لتشغيل مهام أو عمليات محددة بأقل قدر من التدخل البشري، فهو أضيق نطاقا من سير العمل، مع التركيز على الأتمتة من المهام الفردية. وفي المقابل، يتعلق تنسيق سير العمل بإدارة تسلسل وتفاعل هذه المهام المؤتمتة لإنشاء عملية متماسكة.

يهتم تنسيق البيانات بشكل خاص بإدارة حركة البيانات وتحويلها وتكاملها عبر الأنظمة، بما في ذلك عمليات الاستخراج والتحويل والتحميل (ETL) وبحيرات البيانات. يركِّز على ضمان تدفق البيانات بسلاسة ودقة بين المصادر والتخزين والتطبيقات، مع دعم كلٍّ من سير العمل وعمليات اتخاذ القرار.

يشير تنسيق العمليات إلى إدارة ودمج عدة عمليات أعمال، وغالبًا ما يشمل مهام سير العمل والأشخاص والأنظمة. ويتبنّى منظورًا أوسع من تنسيق سير العمل من خلال التركيز على التنسيق الشامل لعمليات الأعمال بأكملها، مع تعزيز التوافق مع أهداف المؤسسة.

غالبًا ما يتضمن تنسيق سير العمل الناجح المراحل التالية:

-تحديد الأهداف
- تصميم هيكل سير العمل
-اختيار الأدوات والتقنيات
-تنفيذ ودمج
-تحديد المراقبة ومعالجة الأخطاء
- والاختبار والتحقق من الصحة من سير العمل
-النشر والتحسين

تحديد المهام الرئيسية والتبعيات والنتائج المتوقعة. فهم نقاط القصور في العمليات الحالية للمساعدة على تحديد الأماكن التي يمكن أن تضيف فيها الأتمتة والتحسين قيمة.

رسم مخطط سير عمل منظم يوضِّح تسلسل المهام والاعتمادات ونقاط اتخاذ القرار. ويمكن أن تتضمن هذه الخطوة إنشاء تمثيلات مرئية، مثل مخططات العملية أو الرسوم البيانية غير الدورية الموجَّهة (DAGs)، لدعم التدفق المنطقي والوضوح في التنفيذ.

يُعَد اختيار أدوات التنسيق المناسبة أمرًا بالغ الأهمية لتحقيق الأتمتة بنجاح. تساعد المنصات السحابية والمنصات مفتوحة المصدر على إدارة سير العمل بكفاءة، بينما تُسهم تكاملات واجهات برمجة التطبيقات (API) واتصالات قواعد البيانات في ضمان التواصل السلس بين الأنظمة. تعتمد عملية الاختيار على احتياجات قابلية التوسع وتوافق البنية التحتية وتعقيد سير العمل. على سبيل المثال، يعتمد العديد من الفِرق على برامج Python النصية لإنشاء موصِّلات مخصصة وأتمتة منطق المهام ضمن أطر عمل التنسيق.

بعد الانتهاء من التصميم وتحديد الأدوات، تتم أتمتة تنفيذ المهام من خلال البرامج النصية وواجهات برمجة التطبيقات (APIs) والمحفزات القائمة على الأحداث. ثم إنشاء روابط بين التطبيقات والأنظمة المختلفة لضمان تدفق البيانات بسلاسة.

دمج المراقبة في الوقت الفعلي لتتبُّع التنفيذ، واكتشاف الأعطال، وتحديد عوائق الأداء. تنفيذ آليات التسجيل وأنظمة التنبيه لإخطار الفِرق بالمشكلات. أتمتة استراتيجيات التعافي، مثل إعادة المحاولة أو الإجراءات البديلة، لدعم استقرار النظام.

قبل إجراء عملية النشر الكامل، اختبر مهام سير العمل لتحديد الأخطاء أو أوجه القصور أو التكوينات الخاطئة. إلى جانب تشغيل حالات الاختبار للمساعدة في ضمان إدارة التبعيات بشكل صحيح وأن الأتمتة تعمل كما هو متوقع. كما يساعد تحليل الأداء خلال هذه المرحلة على تحسين تسلسل التنفيذ لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة.

عند تشغيل سير العمل، يجب إجراء المراقبة المستمرة والتحسين للحفاظ على الكفاءة. تحليل بيانات التنفيذ لضبط تخصيص الموارد، وتعديل قواعد الأتمتة، وتحسين الأداء. تساعد التحسينات المستمرة على ضمان تطور سير العمل بما يتوافق مع احتياجات الأعمال المتغيرة والتطورات التكنولوجية. يدعم التنسيق الفعَّال دورة حياة سير العمل بأكملها، بدءًا من النشر الأوَّلي ومرورًا بالمراقبة والتوسع ووصولًا إلى إيقاف التشغيل النهائي.

يوفر تنسيق سير العمل العديد من الميزات الرئيسية التي تعزز العمليات:

زيادة الكفاءة: يعمل تنسيق سير العمل على أتمتة العمليات المعقدة وإدارتها، ما يمكِّن الفِرق من إنشاء المهام ونشرها ومراقبتها بسرعة. ويعزز الكفاءة التشغيلية من خلال إدارة العمليات التي قد تكون معقدة جدًا أو تستغرق وقتًا طويلًا إذا حاول المهندسون التعامل معها يدويًا أو عند الحاجة فقط.

تحسين الموثوقية: يساعد تنسيق سير العمل على ضمان تشغيل المهام بالترتيب الصحيح وإدارة التبعيات بين المهام، ما يقلل من احتمالية حدوث الأخطاء ويزيد من موثوقية العمليات.

تعزيز قابلية الملاحظة: مع قابلية الملاحظة العالية، يوفر تنسيق سير العمل رؤية لجميع المهام في سير العمل -من البداية إلى النهاية- ويمكِّن المستخدمين من الاستجابة وإعادة المحاولة حسب الحاجة.

قابلية التوسع: يتيح تنسيق سير العمل قابلية التوسع حتى يتسنى لمؤسستك مواكبة الطلب دون المساس بالجودة أو الدقة.

القدرة على التكيف: يسمح تنسيق سير العمل بتعدد الاستخدامات في المشغلات والبنية التحتية، ما يتيح للمؤسسات التكيف مع حالات الاستخدام المختلفة والمتطلبات المتغيرة.

تؤدي التكنولوجيا دورًا محوريًا في تنسيق سير العمل من خلال أتمتة المهام الروتينية، وتمكين اتخاذ القرارات الذكية، وتوفير التكامل السلس بين الأنظمة. ومن خلال الاستفادة من هذه التطورات، يمكن للمؤسسات تحقيق كفاءة أعلى واستخدام أفضل للموارد ومرونة أكبر في عملياتها.

أدوات ومنصات أتمتة سير العمل: يعتمد التنسيق الحديث على منصات إدارة سير العمل، بما في ذلك أدوات البرمجة منخفضة الكود أو دون كود، وبرمجيات التنسيق المخصصة لتصميم وأتمتة سير العمل. تُتيح المنصات السحابية، مثل Amazon Web Services (AWS) وIBM® watsonx Orchestrate وMicrosoft، للمستخدمين تخطيط العمليات وتحديد القواعد والتكامل مع أنظمة أخرى دون الحاجة إلى خبرة واسعة في البرمجة.

توفِّر المنصات مفتوحة المصدر، مثل Apache Airflow وPrefect وKubernetes، قدرات مماثلة لتصميم وأتمتة سير العمل.وتعمل الموصِّلات المدمجة على توحيد التطبيقات المتعددة وتمكين توفير الموارد السحابية والموارد المحلية تلقائيًا.

من خلال ربط التطبيقات مثل أنظمة إدارة علاقات العملاء (CRM) وأنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) وأنظمة البريد الإلكتروني، تعمل هذه المنصات على تكوين العمليات بكفاءة وضمان الالتزام بالتسلسل الصحيح للمهام. كما تسهِّل التكامل مع واجهات برمجة التطبيقات (APIs) وقواعد البيانات والأنظمة الخارجية لضمان تدفق البيانات بسلاسة.

الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي: يعمل الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي على تعزيز تنسيق سير العمل، وخاصةً بالنسبة لأحمال العمل المتعلقة بالبيانات الضخمة، ما يساعد في توقع بالأعطال وتحسين سير العمل بشكل ديناميكي. كما يعمل الذكاء الاصطناعي على تحسين سير العمل من خلال تمكين صناعة القرار وسير العمل التكيفي. وتحلل خوارزميات التعلم الآلي البيانات من سير العمل لتكشف الأنماط والتنبؤ بالنتائج والتوصية بالتحسينات.

يمكن للذكاء الاصطناعي أيضًا توجيه المهام بشكل ديناميكي استنادًا إلى قواعد محددة مسبقًا أو مدخلات في الوقت الفعلي، مثل إعطاء الأولوية للطلبات العاجلة للعملاء أو إعادة تخصيص الموارد لمعالجة العوائق. على سبيل المثال، في سير العمل الخاص بخدمة العملاء، يمكن للذكاء الاصطناعي تحليل التذاكر الواردة لتصنيفها حسب الأولوية، وتعيينها للوكيل الأنسب، واقتراح حلول استنادًا إلى البيانات التاريخية.

الذكاء الاصطناعي الوكيل: يوسِّع الذكاء الاصطناعي الوكيل قدرات الذكاء الاصطناعي التقليدي من خلال منح منصات التنسيق درجة أعلى من الاستقلالية. على عكس الأتمتة التقليدية أو النماذج التنبؤية، يمكن لوكلاء الذكاء الاصطناعي الوكيل بدء سير العمل بشكل استباقي، وتعديل الأولويات، وإعادة تكوين العمليات بناءً على الظروف المتغيرة أو أهداف المؤسسة. في النظام متعدد الوكلاء، يعمل كل وكيل على أداء مهمة فرعية محددة للوصول إلى الهدف، ويتم تنسيق جهوده من خلال تنسيق الذكاء الاصطناعي.

على سبيل المثال، قد يبدأ نظام الذكاء الاصطناعي الوكيل تلقائيًا سير عمل جديدًا لخدمة العملاء في أثناء فترات الازدحام، أو يعيد ترتيب أولويات مهام سلسلة التوريد استجابةً للاضطرابات، دون الحاجة إلى انتظار تعليمات بشرية صريحة.

في استطلاع شمل 750 من المديرين التنفيذيين في العمليات عبر عدة صناعات في ست دول، أشار أكثر من 80% إلى أن أتمتة خدمات الأعمال العالمية تمثِّل أولوية استراتيجية كبرى. أشار 86% إلى أن أتمتة العمليات وإعادة ابتكار سير العمل أصبحت أكثر فاعلية بفضل وكلاء الذكاء الاصطناعي.²

معالجة اللغة الطبيعية (NLP) وروبوتات المحادثة: تُتيح تقنيات NLP القائمة على الذكاء الاصطناعي لأنظمة تنسيق سير العمل التفاعل مع المستخدمين باللغة الطبيعية، ما يعزز سهولة الوصول ويقلل التعقيد. كما يمكن لروبوتات المحادثة تشغيل سير العمل بناءً على إدخال المستخدم مثل اعتماد طلبات الإجازات أو إنشاء التقارير. وقد يبدأ روبوت المحادثة المدمج في نظام الموارد البشرية سير العمل عندما يعيِّن المدير موظفًا جديدًا، وذلك من خلال أتمتة خطوات مثل إعداد الحسابات وجدولة التوجيه.

أتمتة عمليات روبوتات المحادثة (RPA): غالبًا ما يتم دمج أتمتة عمليات روبوتات المحادثة في سير العمل للتعامل مع المهام المتكررة المستندة إلى القواعد مثل إدخال البيانات أو إنشاء التقارير أو تحديثات النظام. وتعمل أتمتة عمليات روبوتات المحادثة مع منصات التنسيق لأداء المهام في الأنظمة القديمة أو التطبيقات التي تفتقر إلى واجهات برمجة التطبيقات أو خصائص قدرات الأتمتة المدمجة. تعمل تقنية أتمتة عمليات روبوتات المحادثة على تحسين الدقة والسرعة في إنجاز المهام ذات الحجم الكبير، ما يتيح للعاملين البشريين بالتركيز على المزيد من الأنشطة الاستراتيجية.

تقنيات تكامل البيانات وتنظيمها: تستخدم منصات التنسيق تقنيات تكامل البيانات للمساعدة على ضمان قدرة سير العمل على إعداد بيانات دقيقة في الوقت الفعلي. ويعمل الذكاء الاصطناعي على تحسين تنسيق البيانات من خلال تحويل البيانات وتنقيتها وتحليلها، ما يضمن أن تكون عمليات سير العمل مدعومة برؤًى موثوق بها. كما قد يعمل تنسيق البيانات القائم على الذكاء الاصطناعي على تجميع بيانات المبيعات من منصات متعددة، ما يوفر معلومات محدَّثة لعمليات سير العمل الخاصة بالفواتير الآلية أو لوحات معلومات المبيعات في الوقت الفعلي.

المراقبة والتحليلات: تساعد التحليلات وأدوات تصحيح الأخطاء المدعومة بالذكاء الاصطناعي على تنفيذ سير العمل بسلاسة من خلال توفير رؤية في الوقت الفعلي. وتُنشئ أدوات تنسيق سير العمل هذه رؤًى حول معدلات إنجاز المهام والعوائق واستخدام الموارد، ما يُتيح التحسين المستمر. يمكن للتحليلات التنبؤية التنبؤ بالتأخير أو الإخفاق المحتمل، ما يسمح بإجراء تعديلات استباقية. الذكاء الاصطناعي يعزز أيضًا الكفاءة من خلال تحديد فرص التحسين، مثل إعادة تعيين المهام أو إعادة تكوين مهام سير العمل لتجنُّب الأخطاء المتكررة.

تتضمن أفضل ممارسات تنسيق سير العمل الرئيسية ما يلي:

• تحليل وفهم مهام سير العمل الحالية
• تحديد الأهداف والغايات بوضوح
• تكامل البيانات بسلاسة
• تصميم من أجل قابلية التوسع والمرونة 
• تنفيذ المنطق الشرطي ومعالجة الأخطاء
• إشراك المستخدمين وتدريبهم
• الاختبار والتحقق من الصحة بدقة
• المراقبة والتحسين المستمر 

ابدأ بتخطيط مهام سير العمل الحالية وتقييمها لتحديد أوجه القصور والتكرار ومجالات التحسين. يضع هذا الأساس نقطة انطلاق واضحة.

حدِّد النتائج المرجوة لمهام سير العمل لديك مثل خفض التكاليف أو تحسين الكفاءة أو تعزيز التعاون. تدعم هذه الأهداف التوافق مع أولويات العمل.

يساعد تكامل البيانات الفعَّال في الحفاظ على مهام سير العمل للوصول إلى بيانات دقيقة وفورية من جميع الأنظمة المتصلة. كما يوفر نسيج البيانات الموحَّد رؤًى شاملة ويُتيح تنفيذ عمليات سلسة.

أنشئ سير العمل مع مراعاة النمو المستقبلي والاحتياجات المتغيرة. تتيح التصميمات المعيارية والقواعد الديناميكية لسير العمل بالتكيف دون الحاجة إلى إصلاح شامل.

أدرج قواعد لسيناريوهات مختلفة مع إنشاء آليات قوية لمعالجة الأخطاء لمنع حالات التعطل وحافظ على استمرارية سير العمل.

ثقف أعضاء الفريق والطرف المعني على سير العمل. وساعدهم على فهم أدوارهم والغرض من سير العمل وكيفية التعامل مع المشكلات الشائعة بوضوح.

تحقق من صحة سير العمل من خلال اختبارات صارمة في بيئات منضبطة. حاكي الظروف الواقعية لتحسين الكفاءة وحل المشكلات قبل النشر.

استخدم أداة المراقبة لتتبع أداء سير العمل. وحلل المقاييس بانتظام لتحديد الاختناقات وأوجه القصور ومجالات التحسين.

يساعد تنسيق سير العمل على تبسيط العمليات المعقدة عبر الصناعات من خلال أتمتة المهام والتنسيق بين الأنظمة والفِرق.وفيما يلي العديد من دراسات الحالة وحالات الاستخدام البارزة:

تصدر أنظمة تقنية المعلومات العديد من التنبيهات المرتبطة بالبنية التحتية والتطبيقات والخدمات المصغرة وأدوات الأمان. وقد تكون إدارتها يدويًا بطيئة وتؤدي إلى التعطل أو حدوث مخاطر الأمان. ويساعد تنسيق سير العمل من خلال تحديد أولويات التنبيهات وأتمتة الإصلاحات وتصعيد المشكلات التي لم يتم حلها إلى الفرق المناسبة.

تُعد خطوط التكامل المستمر والنشر المستمر (CI/CD) ضرورية لتطوير البرمجيات الحديثة، ما يساعد على ضمان التكرار السريع والإصدارات عالية الجودة. ويعمل تنسيق سير العمل على تعزيز كفاءة عمليات التطوير من خلال أتمتة عمليات البناء وتشغيل الاختبارات وإدارة التبعيات ونشر التحديثات بسلاسة عبر البيئات. ومن خلال تنسيق هذه المهام المعقدة، يقلل التنسيق من الأخطاء البشرية ويسرع تسليم البرامج.

تشمل سلسلة التوريد العديد من الأطراف المعنية، من شركات التصنيع والمستودعات إلى الموزعين وتجار التجزئة، فإدارة عمليات سلسلة التوريد المعقدة يدويًا أمر غير فعال. حيث يساعدك تنسيق سير العمل من خلال أتمتة تتبع المخزون وجدولة الشحنات مع التكامل مع بحيرات البيانات لتحسين التوقعات، فعلى سبيل المثال، يمكن لسير العمل المنسق ضبط الخدمات اللوجستية تلقائيًا بناءً على اضطرابات الطقس، وإعادة توجيه الشحنات لتجنب التأخير.

تُعَد عملية تهيئة العملاء عملية متعددة الخطوات، وغالبًا ما تتطلب التحقق من المستندات والموافقات وإعداد الحسابات وتكوين الخدمات المخصصة. من خلال تنسيق سير العمل، يمكن للشركات أتمتة عمليات سير عمل التهيئة من خلال دمج الروابط بين أنظمة إدارة علاقات العملاء ومنصات الامتثال، ما يُتيح تقديم تجربة سلسة وآمنة للعملاء. فعلى سبيل المثال، في مجال الخدمات المالية، يمكن لسير العمل المنسَّق التحقق من هوية العميل الجديد وإجراء عمليات التحقق من الامتثال وتوفير إمكانية الوصول إلى الحساب تلقائيًا.

تضبط السحابة قوة الحوسبة حسب الحاجة للحفاظ على سير الأمور بسلاسة مع تجنب التكاليف غير الضرورية. تسهم منصات التنسيق على AWS وغيرها من البنى التحتية السحابية في توزيع الموارد الحاسوبية بشكل مرن لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي بكفاءة.