ما المقصود بتنسيق سير العمل؟

في حين تركز أتمتة سير العمل على أتمتة المهام الفردية، فإن تنظيم سير العمل يخلق النظام البنائي حيث تتفاعل هذه المهام الآلية بكفاءة، وتتبع تسلسلاً منطقيًا ثم تتكامل مع أنظمة أخرى لتحقيق عملية تجارية شاملة. من خلال تنسيق المهام مثل معالجة البيانات، والإشعارات، والموافقات، وتحديثات الأنظمة يسهم تنسيق سير العمل الناجح في تقليل الأخطاء وتحسين الكفاءة التشغيلية.

 تستخدم أدوات التنسيق الحديثة، مثل منصات تنسيق سير العمل والحلول البرمجية، تقنيات مثل الذكاء الاصطناعي (AI) والتعلم الآلي (ML) والأدوات ذات الرموز البرمجية المنخفضة. وتعمل هذه التقنيات على تبسيط عملية إنشاء سير العمل، وضمان الاتساق، وتحديد تسلسل المهام، والتكامل مع الأنظمة الخارجية مثل إدارة علاقات العملاء (CRM)، وتخطيط موارد المؤسسات (ERP)، والخدمات السحابية.

بالإضافة إلى إدارة التنفيذ، يتيح تنسيق سير العمل رؤية شاملة لأداء العمليات، ما يتيح للمؤسسة متابعة سير العمل في الوقت الفعلي، واكتشاف الاختناقات، وإجراء التعديلات المدعومة بالبيانات. كما أن تنسيق سير العمل يدعم قابلية التوسع، ما يمكّن الشركات من إدارة العمليات المتزايدة التعقيد التي تأتي مع النمو مع تقليل الجهد اليدوي والحفاظ على التميز التشغيلي.

يُعد تنسيق سير العمل أمرًا أساسيًا لتبسيط العمليات وتقليل التكاليف ودعم النمو القابل للتوسع في القطاعات مثل تكنولوجيا المعلومات، والتسويق، والمالية، والرعاية الصحية. وفقًا لدراسة أجراها معهد IBM Institute for Business Value في عام 2023، يعتقد 92% من التنفيذيين المشاركين أن سير العمل في مؤسساتهم ستكون قد تم رقمنتها واستخدام الأتمتة المدعومة بالذكاء الاصطناعي بحلول هذا العام (2025).¹

تعتمد المؤسسات على تطبيقات وتقنية مختلفة للتعامل مع العمليات المختلفة. كما يتيح تنظيم سير العمل التنسيق السلس لسير العمل المعقد عبر الأدوات والأنظمة والفرق. ومن خلال أتمتة تنفيذ المهام وإدارة التبعيات، يساعد ذلك على ضمان عمل التطبيقات المتباينة بكفاءة.

كما تم تحسين الرؤية والتحكم، ما يتيح مراقبة العمليات في الوقت الفعلي، إذ أن هذه الرقابة تساعد المؤسسات في تحديد المشكلات والحفاظ على معايير الأداء العالي ودعم الامتثال التنظيمي. ومن خلال دمج خطوط البيانات من مصادر متعددة وتعزيز التعاون بين الأقسام، يدعم تنظيم سير العمل أيضًا قابلية التوسع والقدرة على التكيف مع تطور احتياجات الأعمال.

يعد تنسيق سير العمل عنصرًا أساسيًا في التحول الرقمي، حيث يعمل على زيادة الإنتاجية من خلال أتمتة المهام الروتينية ويساعد على ضمان سير العمليات الاستراتيجية مثل تأهيل العملاء أو إدارة سلسلة التوريد أو عمليات تكنولوجيا المعلومات بسلاسة. ومن خلال تقليل التدخل اليدوي وتعزيز الموثوقية، فإنه يساعد الشركات على تحقيق نتائج أفضل.

يشارك تنسيق سير العمل روابط مع ممارسات مثل أتمتة سير العمل، وتنسيق العمليات، وتنسيق البيانات، وغالبًا ما يُخلط بينها. فيما يلي شرح موجز لكل منهما:

يركز تنسيق سير العمل على تنسيق وإدارة سلسلة من المهام والأنظمة والأدوات المترابطة لتحقيق نتيجة محددة، حيث يركز على تنفيذ وتكامل مهام سير العمل من البداية إلى النهاية عبر بيئات مختلفة، ما يضمن تنفيذ المهام بالترتيب الصحيح واستيفاء التبعيات.

أتمتة سير العمل تعني استخدام التقنية لتشغيل مهام أو عمليات محددة بأقل قدر من التدخل البشري، فهو أضيق نطاقا من سير العمل، مع التركيز على الأتمتة من المهام الفردية. وفي المقابل، يتعلق تنسيق سير العمل بإدارة تسلسل وتفاعل هذه المهام المؤتمتة لإنشاء عملية متماسكة.

يتعامل تنسيق البيانات على وجه التحديد مع إدارة حركة البيانات والتحول والتكامل عبر الأنظمة بما في ذلك عمليات الاستخراج والتحويل والتحميل (ETL) وبحيرة البيانات. وينصب تركيزها على ضمان تدفق البيانات بسلاسة ودقة بين المصادر و التخزين و التطبيقات، ما يدعم كلاً من عملية سير العمل وصناعة القرار.

يشير تنسيق العمليات إلى إدارة عمليات الأعمال المتعددة ودمجها، وغالباً ما يتضمن ذلك عمليات سير العمل والأشخاص والأنظمة. فهو يعتمد نظرة أوسع من تنسيق سير العمل من خلال التركيز على التنسيق الشامل لعمليات الأعمال بأكملها، ما يضمن التوافق مع الأهداف المؤسسية.

غالبًا ما يتضمن تنسيق سير العمل الناجح المراحل التالية:

-تحديد الأهداف
- تصميم هيكل سير العمل
-اختيار الأدوات والتقنيات
-تنفيذ ودمج
-تحديد المراقبة ومعالجة الأخطاء
- والاختبار والتحقق من الصحة من سير العمل
-النشر والتحسين

تحديد المهام الرئيسية والتبعيات والنتائج المرجوة. وفهم أوجه القصور في العمليات الحالية للمساعدة في تحديد المجال الذي يمكن أن تضيف فيه الأتمتة والتحسين قيمة.

تخطيط سير عمل منظم، مع تحديد تسلسل المهام والتبعيات ونقاط اتخاذ القرار. ويمكن أن تتضمن هذه الخطوة إنشاء تمثيلات مرئية، مثل مخططات العملية أو الرسوم البيانية غير الدائرية الموجهة (DAGs)، لضمان التدفق المنطقي والوضوح في التنفيذ.

يُعد اختيار أدوات التنسيق المناسبة أمرًا حساسًا لنجاح الأتمتة. تساعد السحابة ومصدر مفتوح في إدارة سير العمل بكفاءة، بينما تساعد   عمليات تكامل واجهة برمجة التطبيقات واتصالات قاعدة البيانات على ضمان التواصل السلس بين الأنظمة. في حين تعتمد عملية الاختيار على احتياجات قابلية التوسع والتوافق مع البنية التحتية وتعقيد سير العمل.

بمجرد وضع التصميم والأدوات في نصابها الصحيح، يتعين عليك أتمتة تنفيذ المهام باستخدام البرامج النصية وواجهات برمجة التطبيقات والمشغلات المستندة إلى الأحداث. كما يتعين عليك إنشاء اتصالات بين التطبيقات والأنظمة المختلفة لتدفق البيانات بسلاسة.

عليك تضمين المراقبة في الوقت الفعلي لتتبع التنفيذ واكتشاف حالات الفشل وتحديد اختناقات الأداء. وتنفيذ آليات التسجيل وأنظمة التنبيه لإخطار الفرق بالمشكلات. فضلاً عن أتمتة الاستراتيجية الاستردادية، مثل إعادة المحاولة أو الإجراءات البديلة، للمساعدة في الحفاظ على الاستقرار.

قبل إجراء عملية النشر الكامل، اختبر مهام سير العمل لتحديد الأخطاء أو أوجه القصور أو التكوينات الخاطئة. إلى جانب تشغيل حالات الاختبار للمساعدة في ضمان إدارة التبعيات بشكل صحيح وأن الأتمتة تعمل كما هو متوقع. كما يساعد تحليل الأداء خلال هذه المرحلة على تحسين تسلسل التنفيذ لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة.

بمجرد أن يبدأ سير العمل، يتعين عليك المراقبة والتحسين باستمرار للحفاظ على الكفاءة. تحليل بيانات التنفيذ لضبط تخصيص الموارد وتعديل قواعد الأتمتة وتحسين الأداء. وتساعد التحسينات المستمرة على ضمان تطور سير العمل مع احتياجات العمل المتغيرة والتقدم التكنولوجي.

يوفر تنسيق سير العمل العديد من الميزات الرئيسية التي تعزز العمليات:

زيادة الكفاءة: يعمل تنسيق سير العمل على أتمتة العمليات المعقدة وإدارتها، ما يتيح للفرق إنشاء المهام وسير العمل ونشرها ومراقبتها بسرعة. حيث يتعامل مع العمليات التي قد تكون معقدة للغاية أو تستغرق وقتا طويلا بحيث لا يتسنى للمهندس إدارتها يدويا أو حسب الحاجة.

تحسين الموثوقية: يساعد تنسيق سير العمل على ضمان تشغيل المهام بالترتيب الصحيح وإدارة التبعيات بين المهام، ما يقلل من احتمالية حدوث أخطاء ويزيد من موثوقية العمليات.

قابلية الملاحظة المحسّنة: بفضل قابلية الملاحظة العالية، يوفر سير العمل إمكانية رؤية جميع المهام داخل سير العمل - من البداية إلى النهاية - ويمكّن المستخدمين من التفاعل وإعادة المحاولة حسب الحاجة.

قابلية التوسع: يتيح تنسيق سير العمل قابلية التوسع حتى يتسنى لمؤسستك مواكبة الطلب دون المساس بالجودة أو الدقة.

القدرة على التكيف: يسمح تنسيق سير العمل بتعدد الاستخدامات في المشغلات والبنية التحتية، ما يتيح للمؤسسات التكيف مع حالات الاستخدام المختلفة والمتطلبات المتغيرة.

تلعب التقنية دوراً محورياً في سير العمل من خلال أتمتة المهام الروتينية وصناعة القرار وضمان التكامل بين الأنظمة ومن خلال استخدام هذه التطورات، يمكن للمؤسسات تحقيق كفاءة أعلى واستخدام أفضل للموارد وزيادة المرونة في العمليات.

أدوات ومنصات أتمتة سير العمل: تعتمد عملية التنسيق الحديثة على منصات إدارة سير العمل، بما في ذلك الأدوات منخفضة/بدون كود وبرمجيات التنسيق المخصصة، لتصميم وأتمتة سير العمل. تعمل المنصات القائمة على السحابة، مثل Amazon Web Services (AWS) و™IBM® watsonx Orchestrate وMicrosoft - أو المنصات مفتوحة المصدر مثل Apache Airflow وPrefect وKubernetes على تمكين المستخدمين من تخطيط العمليات وتحديد القواعد والتكامل مع الأنظمة الأخرى دون خبرة واسعة في البرمجة. تعمل الموصلات المدمجة على توحيد التطبيقات المتعددة وتمكين توفير موارد السحابة والموارد المحلية تلقائيًا ومن خلال توصيل التطبيقات مثل CRMs وERP وأنظمة البريد الإلكتروني، فإنها تعمل على تكوين عمليات سير العمل ودمجها بكفاءة وأتمتة تنفيذ المهام وتساعد على ضمان إنجاز الخطوات بالتسلسل. كما أنها تسهل عملية التكامل مع واجهات برمجة التطبيقات وقواعد البيانات والأنظمة الخارجية لتدفق البيانات بسلاسة.

الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي: يعمل الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي على تعزيز تنسيق سير العمل، وخاصةً بالنسبة لأحمال العمل المتعلقة بالبيانات الضخمة، ما يساعد في توقع بالأعطال وتحسين سير العمل بشكل ديناميكي. كما يعمل الذكاء الاصطناعي على تحسين سير العمل من خلال تمكين صناعة القرار وسير العمل التكيفي. وتحلل خوارزميات التعلم الآلي البيانات من سير العمل لتكشف الأنماط والتنبؤ بالنتائج والتوصية بالتحسينات. وبإمكان الذكاء الاصطناعي أيضًا توجيه المهام ديناميكيًا استنادًا إلى قواعد محددة مسبقًا أو إدخال في الوقت الفعلي، مثل تحديد أولويات طلبات العملاء العاجلة أو إعادة تخصيص الموارد لمعالجة الاختناقات، فعلى سبيل المثال، في سير عمل خدمة العملاء، يمكن للذكاء الاصطناعي تحليل التذاكر الواردة لتصنيفها حسب الأولوية، وتخصيصها إلى الوكيل الأكثر ملاءمة واقتراح الحلول بناءً على البيانات التاريخية.

معالجة اللغة الطبيعية (NLP) وروبوتات المحادثة: تمكّن أنظمة معالجة اللغة الطبيعية المستندة إلى الذكاء الاصطناعي أنظمة سير العمل من التفاعل مع المستخدمين باللغة الطبيعية، ما يحسّن من إمكانية الوصول ويقلل من التعقيد. كما يمكن لروبوتات المحادثة تشغيل سير العمل بناءً على إدخال المستخدم مثل اعتماد طلبات الإجازات أو إنشاء التقارير. وقد يبدأ روبوت المحادثة المدمج في نظام الموارد البشرية سير العمل عندما يعين المدير موظف جديد، فضلاً عن أتمتة خطوات مثل إعداد الحسابات وجدولة التوجيه.

أتمتة عمليات روبوتات المحادثة (RPA): غالبًا ما يتم دمج أتمتة عمليات روبوتات المحادثة في سير العمل للتعامل مع المهام المتكررة المستندة إلى القواعد مثل إدخال البيانات أو إنشاء التقارير أو تحديثات النظام. وتعمل أتمتة عمليات روبوتات المحادثة مع منصات التنسيق لأداء المهام في الأنظمة القديمة أو التطبيقات التي تفتقر إلى واجهات برمجة التطبيقات أو خصائص قدرات الأتمتة المدمجة. تعمل تقنية أتمتة عمليات روبوتات المحادثة على تحسين الدقة والسرعة في إنجاز المهام ذات الحجم الكبير، ما يتيح للعاملين البشريين بالتركيز على المزيد من الأنشطة الاستراتيجية.

تقنيات تكامل البيانات وتنظيمها: تستخدم منصات التنسيق تقنيات تكامل البيانات للمساعدة في ضمان قدرة سير العمل على إعداد بيانات دقيقة في الوقت الفعلي. ويعمل الذكاء الاصطناعي على تحسين تنسيق البيانات من خلال تحويل البيانات وتنقيتها وتحليلها، ما يضمن أن تكون عمليات سير العمل مدعومة برؤى موثوقة. كما قد يعمل تنسيق البيانات المستند إلى الذكاء الاصطناعي على تجميع بيانات المبيعات من منصات متعددة، ما يوفر معلومات محدثة لعمليات سير العمل الخاصة بالفواتير الآلية أو لوحات معلومات المبيعات في الوقت الفعلي.

المراقبة والتحليلات: تساعد التحليلات وأدوات تصحيح الأخطاء المدعومة بالذكاء الاصطناعي على تنفيذ سير العمل بسلاسة من خلال توفير رؤية في الوقت الفعلي. وتُنشيء أدوات تنسيق سير العمل هذه رؤى حول معدلات إنجاز المهام والاختناقات واستخدام الموارد، ما يتيح التحسين المستمر. يمكن للتحليلات التنبؤية التنبؤ بالتأخير أو الإخفاق المحتمل، ما يسمح بإجراء تعديلات استباقية. كما يعزز الذكاء الاصطناعي أيضًا من الكفاءة من خلال تحديد فرص التحسين، مثل إعادة تعيين المهام أو إعادة تشكيل تدفقات العمل لتجنب الأخطاء المتكررة.

تتضمن أفضل ممارسات تنسيق سير العمل الرئيسية ما يلي:

- تحليل وفهم سير العمل الحالي
- تحديد الأهداف والغايات بوضوح
-ودمج البيانات بسلاسة
-والتصميم لغرض قابلية التوسع والمرونة 
-تنفيذ المنطق الشرطي ومعالجة الأخطاء
-وإشراك المستخدمين وتدريبهم
-واختبار والتحقق من الصحة بشكل كامل
-والمراقبة والتحسين المستمر 

ابدأ بتخطيط وتقييم مهام سير العمل الحالية لتحديد أوجه القصور والتكرار ومجالات التحسين. وهذا يحدد نقطة انطلاق واضحة.

حدد النتائج المرجوة لسير العمل مثل خفض التكاليف أو تحسين الكفاءة أو تعزيز التعاون، حيث تضمن هذه الأهداف التوافق مع أولويات العمل.

يساعد تكامل البيانات القوي على ضمان وصول عمليات سير العمل إلى البيانات الدقيقة في الوقت الفعلي من جميع الأنظمة المتصلة. كما يوفر نسيج البيانات الموحد رؤى شاملة ويتيح تنفيذ عمليات سلسة.

أنشئ سير العمل مع مراعاة النمو المستقبلي والاحتياجات المتغيرة. تتيح التصميمات المعيارية والقواعد الديناميكية لسير العمل بالتكيف دون الحاجة إلى إصلاح شامل.

أدرج قواعد لسيناريوهات مختلفة مع إنشاء آليات قوية لمعالجة الأخطاء لمنع حالات التعطل وحافظ على استمرارية سير العمل.

ثقف أعضاء الفريق والطرف المعني على سير العمل. وساعدهم على فهم أدوارهم والغرض من سير العمل وكيفية التعامل مع المشكلات الشائعة بوضوح.

تحقق من صحة سير العمل من خلال اختبارات صارمة في بيئات منضبطة. حاكي الظروف الواقعية لتحسين الكفاءة وحل المشكلات قبل النشر.

استخدم أداة المراقبة لتتبع أداء سير العمل. وحلل المقاييس بانتظام لتحديد الاختناقات وأوجه القصور ومجالات التحسين.

يعمل تنسيق سير العمل على تبسيط العمليات المعقدة في مختلف القطاعات من خلال أتمتة المهام وتنسيقها بين أنظمة وفرق متعددة. وفيما يلي بعض حالات الاستخدام البارزة:

تصدر أنظمة تقنية المعلومات العديد من التنبيهات المرتبطة بالبنية التحتية والتطبيقات والخدمات المصغرة وأدوات الأمان. وقد تكون إدارتها يدويًا بطيئة وتؤدي إلى التعطل أو حدوث مخاطر الأمان. ويساعد تنسيق سير العمل من خلال تحديد أولويات التنبيهات وأتمتة الإصلاحات وتصعيد المشكلات التي لم يتم حلها إلى الفرق المناسبة.

تُعد خطوط التكامل المستمر والنشر المستمر (CI/CD) ضرورية لتطوير البرمجيات الحديثة، ما يساعد على ضمان التكرار السريع والإصدارات عالية الجودة. ويعمل تنسيق سير العمل على تعزيز كفاءة عمليات التطوير من خلال أتمتة عمليات البناء وتشغيل الاختبارات وإدارة التبعيات ونشر التحديثات بسلاسة عبر البيئات. ومن خلال تنسيق هذه المهام المعقدة، يقلل التنسيق من الأخطاء البشرية ويسرع تسليم البرامج.

تشمل سلسلة التوريد العديد من الأطراف المعنية، من شركات التصنيع والمستودعات إلى الموزعين وتجار التجزئة، فإدارة عمليات سلسلة التوريد المعقدة يدويًا أمر غير فعال. حيث يساعدك تنسيق سير العمل من خلال أتمتة تتبع المخزون وجدولة الشحنات مع التكامل مع بحيرات البيانات لتحسين التوقعات، فعلى سبيل المثال، يمكن لسير العمل المنسق ضبط الخدمات اللوجستية تلقائيًا بناءً على اضطرابات الطقس، وإعادة توجيه الشحنات لتجنب التأخير.

تأهيل العملاء هو عملية متعددة الخطوات تتطلب غالبا التحقق من المستندات والموافقات وإعداد الحساب وتكوين الخدمة المخصصة، فمن خلال تنسيق سير العمل، يمكن للشركات أتمتة عمليات سير عمل التأهيل من خلال دمج الروابط بين أنظمة إدارة علاقات العملاء ومنصات الامتثال، ما يضمن تجربة سلسة وآمنة للعملاء. فعلى سبيل المثال، في مجال الخدمات المالية، يمكن لسير العمل المنسق التحقق من هوية العميل الجديد وإجراء عمليات التحقق من الامتثال وتوفير إمكانية الوصول إلى الحساب تلقائيًا.

تضبط السحابة قوة الحوسبة حسب الحاجة للحفاظ على سير الأمور بسلاسة مع تجنب التكاليف غير الضرورية. تسهم منصات التنسيق على AWS وغيرها من البنى التحتية السحابية في توزيع الموارد الحاسوبية بشكل مرن لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي بكفاءة.