ما المقصود بإدارة الأصول المادية (HAM)؟

تدعم الإستراتيجية الواضحة والمباشرة لإدارة الأصول المادية نتائج الأعمال الحساسة مثل الفعالية من حيث التكلفة والامتثال والأمان. ولا تقتصر فوائد الأصول المُدارة بعناية على فريق تكنولوجيا المعلومات فقط. بل يمكنها تحسين تجربة المستخدم بشكل عام وتحسين تلبية احتياجات العمل.

في الواقع، بلغت قيمة سوق إدارة الأصول المادية 33.50 مليار دولار أمريكي في عام 2025، وفقًا لتقرير Future Market Insights. ومن المتوقع أن ينمو السوق بشكل كبير—حوالي 64 مليار دولار أمريكي خلال السنوات العشر القادمة—ما يدل على تزايد الاهتمام بممارسات إدارة الأصول المادية عبر مختلف المؤسسات.

تُعد إدارة الأصول المادية فرعًا من إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات (ITAM). تركز إدارة الأصول المادية بالكامل على العناصر المادية، بدءًا من لحظة الحصول على الأجهزة وتستمر طوال دورة حياتها. وتنتهي دورة حياة الأصل بعملية خروج الأصل المادي من الخدمة.  

تقدم حلول إدارة تكنولوجيا المعلومات اليوم تقنيات تعتمد على الذكاء الاصطناعي (AI) تعيد تشكيل إدارة دورة حياة الأصول في المؤسسات من خلال التتبع الآلي، والتنبؤ بحجم الطلب، والتحسين الذكي.

الأصول المادية مكلفة، لذا فإن إدارتها بشكل سليم تقلل من مخاطر الأمان، وتمنع الإفراط في الشراء، وتساعد على ضمان عدم تفويت الضمانات. التكلفة المالية لسوء إدارة الأصول المادية (HAM) قد تكون ضارة بالأعمال والعمليات بشكل عام.

تنطبق مقولة "لا يمكنك حماية ما لا تراه" على إدارة الأصول المادية. توفر عملية إدارة الأصول رؤية شاملة لأصول تكنولوجيا المعلومات وتقلل من خطر اختراق أمن البيانات على الأجهزة المفقودة أو غير المتتبعة.

ومن ناحية أخرى، تُعد إدارة الأصول المادية مهمة للحفاظ على الامتثال التنظيمي. تتطلب عمليات التدقيق ومعايير المجال وجود سجل ورقي واضح، بدءًا من عملية الشراء وحتى الخروج من الخدمة. يمكن لعمليات إدارة الأصول المادية ضمان حصر جميع الأصول والتخلص من أي أجهزة بعد انتهاء عمرها الافتراضي بشكل صحيح، ما يحمي البيانات الحساسة للشركة والعملاء.

تدمج أدوات إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات الحديثة بيانات دورة الحياة التاريخية في عمليات وأدوات إدارة الأصول، ما يتيح صناعة قرار أكثر إستراتيجية استنادًا إلى البيانات في الوقت الفعلي. يمكن لقادة تكنولوجيا المعلومات اتخاذ قرارات قائمة على البيانات بشأن عمر الأجهزة الافتراضي ودورات التحديث.

يمكن لمزايا الأتمتة تقليل الخطأ البشري وتبسيط المهام الروتينية، مثل تتبع الأصول وتركيب المعدات وإخراجها من الخدمة. ويمكن أن تساعد إدارة الأصول المادية على تحسين عمليات وسير عمل تكنولوجيا المعلومات، ما يمنح فرق تكنولوجيا المعلومات وقتًا أطول للتركيز على أهداف الأعمال ذات الأولوية القصوى.

تندرج كل من إدارة الأصول المادية (HAM) وإدارة أصول تكنولوجيا المعلومات (ITAM) تحت مظلة واحدة وهي إدارة الأصول. ومع ذلك، يُعد مصطلح إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات هو المصطلح الأوسع الذي يضم إدارة الأصول المادية، وإدارة أصول البرمجيات (SAM)، وإدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات (ITSM)، والتراخيص، والخدمات السحابية.

إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات هي التتبع والإدارة الشاملة لأصول تكنولوجيا المعلومات، والتي يمكن أن تكون أي جزء من المعلومات أو البرمجيات أو الأجهزة التي تستخدمها المؤسسة كجزء من أنشطة أعمالها.

تركز إدارة الأصول المادية بالكامل على معدات الحوسبة المادية وتساعد فرق تكنولوجيا المعلومات على إدارة بيئة تكنولوجيا المعلومات المادية. تعمل إدارة أصول البرمجيات بالتوازي مع إدارة الأصول المادية وتُعد نظيرتها. فبدلاً من الأصول المادية، تركز إدارة أصول البرمجيات على جميع التطبيقات البرمجية المثبتة والمرخصة التي تستخدمها المؤسسة، بما في ذلك التطبيقات المحلية، والسحابية، وتطبيقات البرمجيات كخدمة (SaaS).

تعمل أنظمة الإدارة الثلاثة معًا للحفاظ على العمليات الأساسية المتعلقة بالميزانية والتخطيط والتدقيق. ويؤدي كل منها دورًا مميزًا في العمل ولا ينبغي الخلط بينها. فتكلفة الموارد البرمجية المخصصة تختلف عن تكلفة مخزون الأجهزة المادية. ولهذا السبب، من الضروري تعيين قادة تكنولوجيا معلومات لكل نهج لإدارة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات بالكامل بشكل صحيح.

وبشكل منفصل، تُعد إدارة الأصول المؤسسية (EAM) إطار عمل آخر لإدارة دورة الحياة يركز على المعدات الصناعية والمعدات التشغيلية الثقيلة. وتخدم ممارسة إدارة دورة الحياة هذه جزءًا مختلفًا من أعمال الشركة، ولكن يمكن أن تتقاطع على منصات موحدة.

يمكن أن تشمل الأصول المادية أي أصل مادي في الشركة في أي مرحلة من مراحل دورة استخدامه. وعادةً ما تنقسم الأصول المادية إلى أربع فئات:

• أجهزة المستخدمين: تشمل هذه الفئة أي أجهزة مملوكة للشركة يستخدمها الموظفون، مثل أجهزة الكمبيوتر المحمول، وأجهزة الكمبيوتر المكتبية، والأجهزة المحمولة، والأجهزة اللوحية، وغيرها. كما تتضمن فئة أجهزة المستخدمين الأجهزة الشخصية المستخدمة لإنجاز مهام العمل.

• معدات الشبكات والاتصالات: تشير هذه الأصول إلى المعدات المستخدمة لتسهيل التواصل داخل المؤسسة. ويمكن أن تشمل الأصول المادية للشبكات والاتصالات أجهزة التوجيه والمحولات وموازنات الأحمال وأنظمة الهاتف أو مكالمات الفيديو.

• معدات مراكز البيانات: تشمل معدات مراكز البيانات جميع الأجهزة المادية والأنظمة الداعمة المستخدمة لربط تطبيقات تكنولوجيا المعلومات. وتتضمن هذه الأصول الخوادم وأجهزة الأمان ومرافق الخدمات.

• الأجهزة المساعدة: تشمل هذه الفئة الأصول المستخدمة في بيئة المكتب لدعم المهام اليومية. ويمكن أن تتضمن الأجهزة المساعدة عناصر مثل الشاشات والطابعات والماسحات الضوئية ولوحات المفاتيح والكابلات. كما تشمل الأصول المادية الأجهزة الموجودة لدى العاملين خارج مقر المؤسسة بنظام العمل الهجين أو عن بُعد.

توجد عدة عناصر أساسية تعمل معًا لتوفير صيانة للأصول المادية ورؤية واضحة بشأنها. وتُعد هذه العناصر ضرورية لبناء أساس تتبع الأصول المادية والاستخدام الأمثل لها:

• إنشاء قائمة المخزون: تطوير وجمع جميع سجلات الأصول الموجودة، بما في ذلك أجهزة الكمبيوتر المحمولة وأجهزة الكمبيوتر المكتبية والطابعات والماسحات الضوئية والأجهزة المحمولة.

• تقنيات وسم الأصول: تجربة تقنيات وسم مختلفة، مثل علامات تحديد الترددات اللاسلكية (RFID) ورموز الاستجابة السريعة وعلامات التتبع عبر GPS.

• برمجيات إدارة الأصول: اختيار منصة تستخدم ميزة التتبع وإعداد التقارير في الوقت الفعلي، إلى جانب أداة مبسطة لإنشاء سير العمل.

• جدولة الصيانة: تنفيذ جدول صيانة يطيل العمر الافتراضي للأصول ويحسن أداءها.

• إعداد تقارير لوحات المعلومات: باستخدام لوحة المعلومات مع التحليلات المتقدمة للتعرف على الأنماط، تكشف عن المخاطر الأمنية وتدير السلامة المادية بشكل عام.

تتضمن دورة حياة إدارة الأصول المادية (HAM) عدة خطوات أساسية في شراء الأصول المادية ومراقبتها وصيانتها وإخراجها من الخدمة. ويجب على فرق تكنولوجيا المعلومات معرفة المرحلة التي يمر بها كل أصل في دورة حياته لاتخاذ قرارات أكثر إستراتيجية بشأن إعداد الميزانية والتخطيط.

1. التخطيط والطلب: تبدأ دورة الحياة قبل شراء أي أصل. يجب على فرق تكنولوجيا المعلومات جمع معلومات حول احتياجات المؤسسة والأموال المتاحة. وتتضمن العوامل المختلفة التي تؤثر في تحديد الاحتياجات المادية للمؤسسة أولويات الميزانية وبيانات العملاء وبيانات الأعمال والحوادث والامتثال. وبعد تحديد الطلبات والاحتياجات، يجب على المؤسسات تحديد الحلول المادية والحصول على معلومات الأصول.
2. الشراء: الخطوة التالية في دورة الحياة هي شراء المعدات. تتطلب هذه الخطوة من الفرق البحث عن الموردين الذين يلبون احتياجاتهم على أفضل وجه، وغالبًا ما يتضمن ذلك إدارة دقيقة للعقود. وسيحتاجون إلى الحصول على عروض الأسعار والتفاوض على العقود نيابةً عن المؤسسة والعمل مع الفريق المالي لضمان توافق الاحتياجات المادية مع الميزانية المخصصة. وينبغي مراعاة الأصول الحالية والمستقبلية، بالإضافة إلى ضمان المورد والدعم الفني.
3. النشر: تتضمن عملية نشر الأصول المادية إعداد المعدات، وتثبيت البرمجيات، وإدارة التكوين، ودمج الأصول مع البنية التحتية القائمة لتكنولوجيا المعلومات. ويجب على فرق تكنولوجيا المعلومات اختبار الأصول للتأكد من التوافق والمساعدة على التأكد من أن كل شيء يعمل بشكل صحيح. احرص على توثيق أي حالات شاذة أو تكوينات غير قياسية حتى تحصل فرق الخدمة على المعلومات التي تحتاجها لدعم الأصول.
4. المراقبة: بعد نشر الأصول، يجب على فرق تكنولوجيا المعلومات مراقبة الأجهزة من حيث الأداء والأمان. توفر أدوات إدارة الأصول المادية الحديثة ميزة إعداد تقارير لوحات المعلومات وإحصائيات تحليلية حول الاستخدام، ومخاطر الأمان، وسلامة الأصول بشكل عام. ويمكن لفرق تكنولوجيا المعلومات استخدام هذه المعلومات لتقييم المشكلات وحلها قبل حدوث أي أعطال.
5. الخدمة والصيانة: تُعد جداول الصيانة المستمرة ضرورية للحفاظ على الأصول المادية ويمكن أن تضمن عمل جميع الأجهزة المادية بشكل صحيح. احتفظ بتقويم لمتابعة التقارير والمقاييس وتوصيات الشركة المصنعة. تُعد بيانات الأصول هذه ضرورية لنجاح إدارة الأصول المادية الفعالة ولضمان استمرارية استثمارات الأصول.
6. الخروج من الخدمة والتخلص من الأجهزة: تتمثل المرحلة الأخيرة من دورة الحياة في خروج الأجهزة من الخدمة والتخلص منها. من المهم أن ندرك الوقت الذي تتوقف فيه الأداة عن خدمة احتياجات الشركة ويجب التخلص منها من خلال عملية استعادة أصول تكنولوجيا المعلومات. يمكن أن يمنع إخراج الأصل من الخدمة في نهاية عمره الافتراضي حدوث مشكلات أمنية أو سرقة أو ثغرات أمنية. ضع قائمة مرجعية مباشرة للأصول الخارجة من الخدمة، بما في ذلك تحديث جداول بيانات جرد الأصول، وحذف البيانات الحساسة، وإدارة عملية التخلص المادي.

تقدم إدارة الأصول المادية (HAM) للمؤسسات مجموعة واضحة من الممارسات والإجراءات لإدارة حجم أجهزة العمل الذي غالبًا ما يكون كبيرًا ومربكًا.

فيما يلي بعض المزايا الرئيسية:

• التحكم في التكاليف ومنع الخسائر: تساعد أدوات إدارة الأصول المادية الفعالة المؤسسات على تحديد الأصول غير المستغلة، وتتبع إجمالي تكلفة الملكية، والحفاظ على سجل جرد دقيق للأجهزة. يمكن أن يساعد هذا المستوى من المراقبة على منع المشكلات غير المتوقعة وفرض ضوابط التكلفة في الوقت الفعلي.

• تعزيز الوضع الأمني: الرقابة الصارمة على الأصول من خلال إدارة الأصول المادية تضع فريق تكنولوجيا المعلومات في المؤسسة في موقع القيادة. ويمكنهم التصدي للأنشطة غير المصرح بها وسد فجوات البيانات من خلال بروتوكولات المراقبة والصيانة المستمرة.

• تلبية متطلبات التدقيق والامتثال: تعمل المتطلبات التنظيمية والقانونية المحددة في دورة حياة إدارة الأصول المادية على تبسيط عملية إعداد الأجهزة الجديدة. كما تساعد هذه العملية على الحفاظ على امتثال الأجهزة الحالية واستمرارها في هذا الامتثال.

• تقليل فترات التعطل والاضطراب: تساعد إدارة الأصول المناسبة على ضمان حصول الموظفين على المعدات الحديثة والموثوقة. فمن خلال اتباع خطوات دورة الحياة، يمكن للمؤسسات تقليل المخاطر الأمنية، وأعطال الأجهزة، ومشكلات عدم توافق النماذج.

• تعزيز قيمة الموردين والضمانات: يمكن أن تضمن جداول الصيانة المنهجية والمراقبة المنظمة للاستخدام استفادة الموظفين القصوى من المعدات. ومن خلال تعزيز قيمة الأصول، يمكن لفرق تكنولوجيا المعلومات المساعدة على تقليل النفقات الإجمالية.

اعتمادًا على حجم المؤسسة، قد تكون مراقبة المئات أو حتى الآلاف من الأصول المادية أمرًا صعبًا.

فيما يلي بعض التحديات الرئيسية في إدارة الأصول المادية (HAM) التي قد تواجهها المؤسسات، مع اقتراحات حول كيفية التعامل معها:

غالبًا ما تفتقر المؤسسات إلى الأدوات اللازمة للحفاظ على سجلات جرد الأصول أو الممارسات اللازمة لتتبع الأصول. ويمكن أن يؤدي غياب الرقابة هذا إلى مخاوف تتعلق بأمن البيانات وتكنولوجيا المعلومات الظلية، والتي تحدث عند استخدام موارد تكنولوجيا المعلومات على شبكة المؤسسة من دون علم قسم تكنولوجيا المعلومات. وعندما يحدث هذا الوضع، تكون المؤسسة عرضة للثغرات الأمنية وأوجه القصور.

ما يجب فعله: تتمثل إحدى طرق التغلب على هذه المشكلة في إدخال أداة إدارة أصول مادية تدير عملية الجرد طوال دورة حياة الأصول، ما يتيح اتخاذ قرارات أكثر استنارة وتوفير التكاليف.

عند اختيار أصول الأعمال، من المهم مراعاة مكان شرائها. فقد تصبح عملية الشراء معقدة عند استيراد الأصول من عدة دول، ما يتطلب التعامل مع عدة موردين إقليميين ولوائح جمركية مختلفة. بالإضافة إلى ذلك، قد يكون هناك تأثير لأسعار العملات المتعددة، ما قد يتسبب في تأخير عملية النشر والارتباك بشأن سياسات التسعير.

ما يجب فعله: تتمثل إحدى الطرق الجيدة لتجنب هذا السيناريو في حصر الأصول المادية في منطقة أو دولة واحدة لتبسيط عملية الشراء والشحن والاسترجاع.

تتطلب إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات المادية موارد كبيرة طوال دورة حياة الإدارة بأكملها. وسيحتاج فريق تكنولوجيا المعلومات إلى الموارد والدعم للتخطيط للأصول، وشرائها، وتركيبها، واستكشاف المشكلات وإصلاحها، وصيانتها، والتخلص منها. قد تؤدي محدودية القوى العاملة أو تضارب الأولويات إلى تعطيل خدمات تكنولوجيا المعلومات وإرهاق فرق تكنولوجيا المعلومات.

ما يجب فعله: لتجنب نقص الموارد هذا، أبلغ عن احتياجاتك مبكرًا وحدد التوقعات منذ البداية.

يمكن أن تختلف متطلبات الامتثال حسب عدد الأصول المادية وحجم المؤسسة. إذا كانت المؤسسة تفتقر إلى مسار تدقيق واضح، فقد يكون من الصعب تلبية متطلبات الامتثال المحددة.

ما يجب فعله: لتجاوز هذه المشكلة، يجب على المؤسسات تتبع الامتثال واستخدام أنظمة إدارة الأصول المادية التي تُمكِّن الموظفين من تنبيه مكتب الخدمة عند الحاجة إلى إجراء صيانة.

تتطور إدارة الأصول المادية (HAM) مع تقدم التكنولوجيا وظهور أدوات وحالات استخدام جديدة. بدأت المؤسسات المبتكرة وذات الرؤية الاستشرافية بالفعل في تبني الأدوات المدعومة بالذكاء الاصطناعي، ما يوفر الموثوقية والرؤية الواضحة.

يكمن مستقبل إدارة الأصول المادية في التحليلات التنبئية. يمكن لأدوات إدارة الأصول المزودة بخوارزميات التعلم الآلي (ML) تحليل بيانات الأصول للتنبؤ بأعطال الأجهزة، وتحديد العمر الافتراضي الأمثل لها، والجداول الزمنية للاستبدال.

ومن جانب آخر، تُمكِّن سير العمل الآلية لدورة الحياة المؤسسات من تنفيذ إدارة الأصول بسلاسة. اجعل الأصول تنتقل من مرحلة إلى أخرى في دورة حياتها من دون الحاجة إلى تدخل يدوي أو رقابة بشرية.

يتماشى هذا التوجه نحو الأتمتة الذكية مع البنية التحتية الأوسع لتكنولوجيا المعلومات. لقد أثبت الذكاء الاصطناعي أنه أداة تحويلية فيما يتعلق بوظائف تكنولوجيا المعلومات عبر المؤسسات الحديثة.

توصل تقرير صادر عن IBM Institute for Business Value إلى أن المؤسسات التي تعتمد على الأتمتة بشكل كبير تعزو تحقيق زيادة بنسبة 10% في الإيرادات إلى جهود التحول الرقمي التي تبذلها، وانخفاض بنسبة 30% تقريبًا في تكاليف تكنولوجيا المعلومات.