ما المقصود بإدارة أصول تكنولوجيا المعلومات (ITAM)؟

تشمل إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات استخدام البيانات المالية والعقدية وبيانات المخزون لتتبع الأصول واتخاذ قرارات إستراتيجية بشأنها. إذ يتمثل الهدف الرئيسي في ضمان استخدام موارد تكنولوجيا المعلومات بكفاءة وفعالية. كما تساعد إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات أيضًا في تحسين التكاليف من خلال تقليل العدد الإجمالي للأصول المستخدمة وإطالة عمر هذه الأصول، ما يجنب الحاجة إلى ترقيات مكلفة. يُعد فهم إجمالي تكلفة الملكية وإيجاد طرق لتحسين استخدام الأصول جزءًا مهمًا من إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات.

أصل تكنولوجيا المعلومات هو أي قطعة من المعلومات أو البرمجيات أو الأجهزة التي تستخدمها المؤسسة في سياق أنشطتها التجارية. تشمل أصول الأجهزة معدات الحوسبة المادية مثل الخوادم المادية في مراكز البيانات، وأجهزة الحاسوب المكتبية والأجهزة المحمولة وأجهزة الحاسوب المحمولة ولوحات المفاتيح والطابعات. ومن ناحية أخرى، تشمل أصول البرمجيات التطبيقات التي تُصدر التراخيص لها عادةً لكل مستخدم أو جهاز، بالإضافة إلى أنظمة البرمجيات وقواعد البيانات المبنية باستخدام الموارد مفتوحة المصدر. كما تشمل أصول البرمجيات أيضًا الأصول السحابية، مثل تطبيقات البرمجيات كخدمة (SaaS).

عادةً ما تتضمن عملية إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات (ITAM) الخطوات التالية:

1. تحديد الأصل: الخطوة الأولى في إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات هي إنشاء مخزون مفصل لجميع أصول تكنولوجيا المعلومات. يتيح ذلك سهولة التعرف على الأصول ويضمن تحسين الأصول الزائدة لتحقيق كفاءة أكبر.
   
   
2. التتبع: يتضمن ذلك استخدام أداة أو نظام إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات لمراقبة أصول تكنولوجيا المعلومات بشكل مستمر. إذ تشمل المعلومات التي يتم جمعها لتتبع كل أصل البيانات المالية (تكاليف الأصول) والبيانات التعاقدية (الضمانات والتراخيص واتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs)) وبيانات المخزون (موقع الأصول المادية وحالتها).
   
   
3. الصيانة: يتم الحفاظ على أصول تكنولوجيا المعلومات وفقًا لمرحلة دورة حياتها. تشمل الصيانة إصلاح الأصول وترقيتها واستبدالها. ويتم تسجيل جميع أنشطة الصيانة التي تُجرى على أصل تكنولوجيا المعلومات كجزء من عملية إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات، بحيث يمكن استخدام البيانات لتقييم أداء الأصل.

لكل أصل من أصول تكنولوجيا المعلومات دورة حياة محدودة. تتعلق إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات بإدارة دورة حياة الأصل لضمان أقصى إنتاجية. فبينما قد تحدد كل مؤسسة مراحل دورة حياة مميزة، فإن دورة حياة أصل تكنولوجيا المعلومات عادةً ما تشمل المراحل التالية:

1. التخطيط: يتضمن ذلك اتخاذ قرارات بشأن الأصول التي تحتاجها المؤسسة والاستخدام المقصود لها وكيفية الحصول عليها. كما تأخذ المؤسسات أيضًا في الحُسبان البدائل التنافسية وتجري تحليلات الجدوى والتكلفة الإجمالية للملكية (TCO) لجميع الخيارات الممكنة عند التخطيط للحصول على الأصول.
   
   
2. المشتريات/الاستحواذ: يمكن الحصول على الأصول من خلال الشراء (بما في ذلك البرمجيات كخدمة) أو البناء أو الترخيص أو التأجير.
   
   
3. النشر: قد تتضمن عملية نشر الأصول التثبيت والتكامل مع أدوات أخرى وتوفير الوصول للمستخدم وتقديم الدعم الفني.
   
   
4. الصيانة: بمجرد نشر الأصول، يجب وضع ترتيبات للصيانة الدورية والترقيات والإصلاحات لتحسين استخدامها وتحقيق أقصى قيمة منها. حيث سيؤدي ذلك إلى إطالة عمرها الافتراضي وخفض التكاليف والحد من المخاطر.
   
   
5. إيقاف العمل: يتم إيقاف الأصل عن العمل عندما يبدأ الاستهلاك وتصبح الصيانة غير ممكنة. أي أن أصل تكنولوجيا المعلومات يصل إلى نهاية دورة حياته عندما تصبح الصيانة أكثر تكرارًا وتبدأ المؤسسة في إنفاق موارد أكثر مما كانت عليه في السابق. كما يمكن للمؤسسة أيضًا أن تقرر إيقاف عمل الأصل إذا كانت هناك بدائل أفضل في السوق. تشمل عملية إيقاف عمل الأصول التخلص من الأصول القديمة وتحديث معلومات الأصول وإنهاء اتفاقيات الدعم والترخيص ووضع خطط للانتقال إلى الأصول الجديدة.

يمكن أن تساعد إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات الفعالة (ITAM) المؤسسات على اتخاذ قرارات عمل أفضل. تتضمن بعض الميزات الرئيسية ما يلي:

• قاعدة بيانات الأصول المركزية/المخزون: تكون الأصول صعبة الإدارة عندما يتم تتبعها في أماكن مختلفة. وقد ينشأ عدم الدقة والفوضى، ما يؤدي إلى عدم الكفاءة واتخاذ قرارات أعمال سيئة. يؤدي وجود مصدر واحد للحقيقة إلى جعل تتبع الأصول أسهل وأكثر كفاءة. إذ يمكن للمؤسسة رؤية كل الأصول في مكان واحد ومعرفة أي الأصول بحاجة إلى التخلص منها أو ترقيتها أو تحسينها لتحقيق أقصى إنتاجية.
  
  
• الاستخدام الأمثل للأصول: تؤدي إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات إلى الاستخدام الفعال للموارد وتخفيف المخاطر وتقليل الهدر وخفض التكاليف. فمن خلال إنشاء عملية إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات، تحصل المؤسسة على بيانات لحظية حول حالة جميع أصولها، ويمكنها اتخاذ قرارات مستنيرة بشأن استخدام الأصول.
  
  
• الامتثال لترخيص البرمجيات: غالبًا ما تضطر المؤسسات التي ترخص برمجيات الجهات الخارجية إلى الخضوع لتدقيقات برمجية من قِبل مزودي البرمجيات الذين يرغبون في التأكد من التزام هذه المؤسسات بشروط الترخيص وأحكامه. قد يؤدي التقصير في الالتزام بالاتفاقيات إلى فرض غرامات مالية جسيمة. لذا، تستخدم المؤسسات برمجيات إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات لمراقبة جميع البرمجيات المثبتة على جميع أجهزة الحاسوب في شبكاتها تلقائيًا وضمان امتثالها لاتفاقيات الترخيص ذات الصلة.
  
  
• اتخاذ القرارات المستنيرة: تساعد بيانات إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات على تقييم عمليات الشراء والنشر السابقة، ما يوجه بعد ذلك الإجراءات اللاحقة. يمكن أن تحسن إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات عمليات شراء أصول تكنولوجيا المعلومات وعمليات الأعمال.

مع نمو أصول تكنولوجيا المعلومات في المؤسسة، تصبح إدارتها عبر أنظمة يدوية أو قائمة على الورق أو جداول البيانات أمرًا مرهقًا. برنامج إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات هو تطبيق مركزي يُستخدم لإدارة دورة حياة الأصول وتتبعها.

• الغرض: يجب أن تمتلك المؤسسة فكرة واضحة عن سبب حاجتها إلى برمجيات إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات والأهداف التي تأمل في تحقيقها من خلال الرقمنة في إدارة الأصول. وإذا أمكن، فيجب على الإدارة عقد اجتماعات مع جميع أقسام تكنولوجيا المعلومات المعنية للحصول على آرائهم.
  
  
• التكلفة: عندما تحدد المؤسسة حزم البرمجيات التي تلبي أهدافها وتوقعاتها، تكون الخطوة التالية هي مقارنة الأسعار مع ميزانيتها. فقد يكون من المفيد فهم ما يقدمه كل برنامج وما لا يقدمه بالسعر المحدد. انظر في الاستفادة من فترة تجربة مجانية قبل اتخاذ قرار الشراء.
  
  
• الدعم الفني: يجب على المؤسسات اختيار مزود برمجيات يقدم الدعم الفني عند الحاجة. ويمكن أن يأتي هذا الدعم في شكل منصة خدمة ذاتية، أو مجتمع إلكتروني من المستخدمين، أو دردشة داخل التطبيق أو عبر الويب مع روبوت، أو دعم هاتفي، أو دردشة مع مساعد خدمة العملاء على وسائل التواصل الاجتماعي.
  
  
• التقييمات والمراجعات: يمكن أن تساعد قراءة تقييمات المستخدمين الحاليين والسابقين لحزمة البرمجيات على مواقع الجهات الخارجية (مثل متاجر التطبيقات ووكالات تقييم البرمجيات) المؤسسة على اتخاذ قرار مناسب.

بينما تتعلق إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات بمهام إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات طوال دورة حياتها، تتعلق إدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات (ITSM) بإدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات وتقديمها.

إدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات هي عملية إدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات في المؤسسة. وتشمل العديد من المكونات، بدءًا من تخطيط خدمات تكنولوجيا المعلومات وتنفيذها وحتى مراقبتها وتدقيقها للتأكد من أنها تعمل بسلاسة وكفاءة كما تشمل خدمات تكنولوجيا المعلومات دعم مكتب المساعدة ومكتب الخدمة (مثل إرشاد المستخدم حول كيفية تغيير كلمة المرور) وإجراءات إدارة التغيير، والتي تتعلق بالتعامل الفعال مع التغييرات في البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات.

يتمثل الهدف من إدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات في تقديم خدمات تكنولوجيا معلومات موثوقة وعالية الجودة تلبي احتياجات العمل والمستخدمين النهائيين، بما في ذلك العملاء والموظفون والشركاء التجاريون. وتهدف إدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات إلى تحسين تجربة المستخدم وجودة الخدمة.

تُعد مكتبة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات (ITIL) أفضل نهج لتقديم إدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات. فهي مكتبة توفر أفضل الممارسات والأطر اللازمة لإدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات (ITSM) بكفاءة. ويتألف أحدث إصدار من مكتبة البنية التحتية لتكنولوجيا المعلومات، وهو ITIL 4، من خمسة مجلدات وهي: إستراتيجية الخدمة وتصميمها وانتقالها وتشغيلها وإجراء التحسين المستمر لها، والتي تُفصَل 34 ممارسة لإدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات (ITSM).

بطريقة ما، تشمل إدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات إدارة أصول تكنولوجيا المعلومات. تُعد إدارة الأصول والتكوين من بين العديد من عمليات إدارة خدمات تكنولوجيا المعلومات، وتُعد قاعدة بيانات إدارة التكوين (CMDB)، وهي الأداة المخصصة لهذه العملية، مستودعًا مركزيًا لأصول تكنولوجيا المعلومات في المؤسسة والعلاقات بينها.