ما المقصود بالتبادل الإلكتروني للبيانات (EDI)؟

في معاملات التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI)، تنتقل المعلومات مباشرةً من تطبيق كمبيوتر في مؤسسة إلى تطبيق كمبيوتر في مؤسسة أخرى. تحدِّد معايير التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) موقع وترتيب المعلومات في تنسيق المستند. أصبحت مشاركة البيانات الآن أسرع وأسهل بفضل هذه القدرة الآلية، مقارنةً باستخدام المستندات الورقية أو الطرق التقليدية الأخرى التي قد تستغرق ساعات أو أيامًا أو حتى أسابيع.

تستخدم الصناعات اليوم تكامل التبادل الإلكتروني للبيانات لمشاركة مجموعة من أنواع المستندات، بدءًا من طلبات الشراء إلى الفواتير، ووصولًا إلى طلبات عروض الأسعار إلى طلبات القروض والمزيد. في معظم الحالات، تكون هذه المؤسسات شركاء تجاريين يتبادلون السلع والخدمات بشكل متكرر كجزء من سلاسل التوريد وشبكات الأعمال بين الشركات (B2B).

تحدِّد معايير رسائل التبادل الإلكتروني للبيانات جميع المعاملات فيه.من الضروري وجود عمليات حوكمة مناسبة لضمان جودة البيانات.فعندما تكون المعلومات مفقودة أو في المكان الخطأ، قد لا تتم معالجة مستند التبادل الإلكتروني للبيانات بشكل صحيح.

تُعَد المعايير أساس محادثات التبادل الإلكتروني للبيانات.¹ تحدِّد عدة مؤسسات معايير رسائل تبادل البيانات الإلكترونية (EDI)، بما في ذلك ODETTE و TRADACOMS و GS1 و Peppol ولجنة المعايير المعتمدة X12 (ASC X12).

بشكل عام، يحتوي نقل التبادل الإلكتروني للبيانات على نوعين أساسيين:

• اتصالات نقطة إلى نقطة أو مباشرة: يتصل جهاز كمبيوتر أو نظامان دون وسيط عبر الإنترنت، وعادةً باستخدام بروتوكولات آمنة.
  
  
• شبكة القيمة المضافة (VAN): شبكة تابعة لجهة خارجية تُدير نقل البيانات، عادةً باستخدام نموذج الصندوق البريدي.

تتضمن بروتوكولات نقل بيانات التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) عبر الإنترنت بروتوكول نقل الملفات الآمن (SFTP)، وبروتوكول AS2 (بيان القابلية 2)، وهو بروتوكول يعتمد على HTTPS، وبروتوكول الوصول إلى الكائنات البسيط (SOAP) وغيرها. تتضمن عناصر بيانات التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) عناصر مثل مُعرّف المرسل ومُعرّف المستلم. تجمع مقاطع البيانات بين عنصرين أو أكثر من العناصر ذات الصلة لمنحها معنى أوسع. على سبيل المثال، يمكن دمج FNAME و LNAME لتكوين CUSTOMERNAME. تنظم المغلفات أنواعًا مختلفة من البيانات وتحمل معلومات عنوان المرسل والمستلم. يصف تدفق مستندات التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) أو تدفق الرسائل حركة رسائل التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) إلى مختلف العناوين والأقسام الواردة والصادرة لتنفيذ عملية تجارية أو معاملة.²

اللغات الوصفية مثل لغة التوصيف القابلة للامتداد (XML) أو ترميز كائنات JavaScript (JSON) تُكمل التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) بدلًا من استبداله. يجب أن تكون الشركات مستعدة للتعامل مع العدد المتزايد باستمرار من تنسيقات المستندات وخيارات النقل. تُجري إحدى الشركات المصنِّعة العالمية تبادلًا لنحو 55 نوعًا مختلفًا من المستندات بشكل منتظم مع ما يقرب من 2000 شريك.

"قبل أن نبدأ في استخدام شبكة IBM® Supply Chain Business Network، كان ما يصل إلى 20% من معاملاتنا بين الشركات ينتج عنها أخطاء. لدينا الآن أخطاء أقل، على سبيل المثال، كانت لدينا مشكلات في أوامر التحويل لأن العميل كان يقدم رمزًا خاطئًا، الأمر الذي كان يسبب مشاكل لفريق خدمة العملاء لدينا. يحدث هذا الآن بنسبة أقل ربما تصل إلى 80% لأن كل ذلك كان يتم يدويًا." اقرأ ما يخبر به مديرو التبادل الإلكتروني للبيانات الآخرون مؤسسة IDC حول كيفية تحقيقهم قيمة استراتيجية باستخدام شبكة IBM Sterling Supply Chain Business Network.

تُعد معاملات التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) ضرورية للعمليات بين الشركات (B2B) ولا تزال الوسيلة المفضلة لتبادل المستندات والمعاملات بين الشركات الصغيرة والكبيرة على حد سواء.

توفِّر تقنية التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) خمس فوائد رئيسية للأعمال من خلال الأتمتة والتكامل بين الشركات (B2B):

• تقنية التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) توفِّر الوقت والتكاليف من خلال أتمتة عملية كانت تُنفَّذ يدويًا سابقًا باستخدام المستندات الورقية.
  
  
• تحسِّن حلول التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) الكفاءة والإنتاجية، إذ يتم تبادل ومعالجة المزيد من مستندات الأعمال في وقت أقل وبدقة أعلى.
  
  
• يقلِّل نقل البيانات عبر التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) من الأخطاء من خلال التوحيد الصارم للمعايير، ما يضمن تنسيق المعلومات والبيانات بشكل صحيح قبل دخولها إلى عمليات أو تطبيقات الأعمال.
  
  
• يساهم تكامل التبادل الإلكتروني للبيانات في تحسين التتبُّع وإعداد التقارير من خلال تمكين دمج المستندات الإلكترونية مع أنظمة تكنولوجيا المعلومات المختلفة، ما يسهِّل جمع البيانات وتحليلها وتعزيز وضوحها.
  
  
• تُتيح أتمتة التبادل الإلكتروني للبيانات بكفاءة تقديم المنتجات والخدمات بشكل موثوق به، ما يعزِّز تجربة العملاء بشكل إيجابي.

بالنسبة للمؤسسات الكبيرة، يمكّن تبادل البيانات إلكترونيًا (EDI) من وضع معايير يتم تطبيقها على نطاق واسع بين الشركاء التجاريين لتحقيق فوائد باستمرار. أما بالنسبة للمؤسسات الصغيرة، فإن الالتزام بتبادل البيانات إلكترونيًا يوفر تكاملًا أكبر مع الشركات الأكبر حجمًا التي لديها ميزانيات ضخمة ونفوذ قوي.

بالنسبة لبعض المؤسسات، قد يكون تطبيق التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) صعبًا. أحد الأسباب هو الحاجة إلى مواكبة التغيرات في اللوائح الحكومية والمعايير والتحديثات. كما أنه معقد بطبيعته، حيث يحتاج إلى استيعاب تعقيدات احتياجات الأعمال التجارية العالمية. على سبيل المثال، يمكن لكل شريك تجاري في شبكة B2B أن يقدم متطلبات فردية. وتلجأ العديد من المؤسسات إلى الاستعانة بمصادر خارجية لحلول التبادل الإلكتروني للبيانات بسبب معايير التنسيق الفريدة.

سواء أكان ذلك داخل الشركة أو بالاستعانة بمصادر خارجية، هناك بعض الشروط الأساسية والقدرات والموارد اللازمة لتنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات بكفاءة. بالإضافة إلى عوامل مثل الاتفاق على أنواع المستندات، وطرق النقل الآمنة، والأجهزة والبرمجيات اللازمة، يجب أن يأخذ تنفيذ التبادل الإلكتروني للبيانات الفعَّال في الاعتبار ما يلي:

يقوم هذا النوع من برمجيات التحويل بتحويل حقول مثل الأسماء، والعناوين، والمبالغ المالية، وأرقام الأجزاء، والكميات، وتحويلها من تنسيقات تطبيقات الأعمال إلى مستندات موحَّدة والعكس.

تدعم هذه القدرات معالجة دفعات كبيرة من رسائل التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) من خلال تمكين المرسلين والمستلمين من تغليف المعاملات وإزالة تغليفها.يمكن بعد ذلك تجميع المعاملات أو تقسيمها إلى عدة أقسام أو مجالات من أعمال الشريك التجاري.

بعد إزالة غلاف الرسالة، يلزم وجود آليات توجيه لفرز الرسائل إلى مجموعات مختلفة وتسليمها إلى الأهداف المناسبة. قد يكون التحول مطلوبًا أيضًا للحصول على الرسالة بالتنسيق الصحيح لوجهتها.

تعمل اتفاقيات الشركاء التجاريين على توضيح الشروط والأحكام، ووضع معايير لمستندات الأعمال، وتحديد بروتوكولات الاتصال والمعاملات بين الشركاء التجاريين.

ضَع في اعتبارك هذا السيناريو: يتم تفعيل استرداد التكاليف المرتبط بشحنة تالفة باستخدام مستند EDI 214، وهو رسالة حالة شحنة شركة النقل. المواد الموجودة في الشحنة غير صالحة للاستخدام أو غير قابلة للبيع. من المرجح أن تنشأ نزاعات بناءً على استرداد التكاليف.

في سلاسل التوريد المستقبلية، ستكون القدرة على تبادل مستندات التبادل الإلكتروني للبيانات (EDI) جوهرية لدعم الابتكارات مثل إنترنت الأشياء (IoT) وسلسلة الكتل والذكاء الاصطناعي (AI)³. سيستخدم التبادل الإلكتروني للبيانات المستقبلي ما يلي:

• أجهزة استشعار إنترنت الأشياء (IoT) المدمجة في تغليف الشحنة والمربوطة برسائل EDI 214 الدورية، ما يعزز رؤية حالة الطرد في الوقت شبه الفعلي.
  
  
• تقنية سلسلة الكتل تدعم تدفقات معلومات التبادل الإلكتروني للبيانات الخاصة بالشحنات، ما يوفِّر نسخة مشتركة من الحقيقة تساهم في تسوية نزاعات استرداد التكاليف بسرعة، بل وتجنبها تمامًا. 
  
  
• وكيل ذكاء اصطناعي يراقب جميع الأحداث والمعلومات ذات الصلة بالشحنة ويمكنه تحديد أي حدث غير متوافق. يمكن لوكلاء الذكاء الاصطناعي أيضًا تحديد ما إذا كانت إعادة الشحن ضرورية، وتحليل المصدر الأكثر كفاءة للاستبدال، وبدء شحنة جديدة، وقبول مرتجع مصرح به.