Publicado: 20 de febrero de 2024
Colaborador: Cole Stryker
La productividad de los empleados mide la eficiencia y eficacia con la que un trabajador o un grupo de trabajadores contribuyen a lograr los objetivos de la organización. Es un indicador clave de rendimiento (KPI) que mide el resultado del trabajo en relación con las entradas de tiempo, esfuerzo y recursos.
Mejorar la productividad de los empleados es un componente crítico del éxito organizacional. La mejora de la productividad permite a los empleados alcanzar los objetivos más rápido y de forma más eficiente, lo que supone un ahorro de costos y una mayor rentabilidad. También contribuye a la satisfacción de los empleados.
Un componente importante de la productividad es la eliminación o automatización de tareas rutinarias o tediosas que no requieren una gran cantidad de aportes cognitivos humanos. En los últimos años, las organizaciones implementaron todo tipo de flujos de trabajo impulsados por IA para automatizar tareas repetitivas, lo que ahorra tiempo y dinero a la compañía y, a menudo, libera tiempo de los empleados para que se centren en trabajos más interesantes y de "nivel superior" que requieren la capacidad cognitiva única. habilidades que los humanos son más adecuados para proporcionar.
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Evaluar la productividad de los empleados puede implicar varias métricas, según el trabajo y los objetivos de la organización. Las métricas pueden incluir el volumen de producción, los ingresos por ventas, las tasas de finalización de proyectos, la calidad del producto y la satisfacción del cliente. Para lograr los objetivos que cuantifican estas métricas, los gerentes y analistas de productividad en el lugar de trabajo analizan muchos factores que se pueden mejorar mediante la adopción de diversas mejores prácticas y metodologías.
El proceso de planear y asignar el tiempo de manera efectiva para realizar tareas. Los flujos de trabajo engorrosos o ineficientes, los procedimientos poco claros y los procesos redundantes pueden ralentizar la productividad. Las herramientas o métodos de seguimiento del tiempo pueden monitorear cómo los empleados asignan su tiempo, lo que ayuda a identificar áreas de ineficiencia y proporciona información sobre la distribución de la carga de trabajo.
El nivel de experiencia y competencia que poseen los empleados en sus funciones. Los empleados pueden tener dificultades para realizar sus tareas si carecen de las habilidades o la capacitación necesarias, o si no tienen una comprensión clara de sus funciones, responsabilidades y objetivos organizacionales.
El comportamiento de los líderes empresariales puede tener un gran impacto en la productividad. La calidad de las prácticas de liderazgo y gestión puede afectar significativamente la productividad de los empleados. Un buen liderazgo tiende a inspirar el trabajo duro a lo largo de la jornada laboral. Las prácticas de gestión ineficaces o una cultura empresarial tóxica pueden conducir a la comunicación o la desmotivación, lo que afecta negativamente a la productividad. Las herramientas y enfoques eficaces de gestión de productos pueden reducir las ineficiencias en los flujos de trabajo.
Factores como la distribución espacial del espacio de trabajo físico para la comodidad y la eficiencia, la cultura organizacional y la disponibilidad de herramientas y recursos que los empleados necesitan para completar las tareas. Los altos niveles de estrés, el exceso de horas de trabajo, la microgestión y la falta de equilibrio entre el trabajo y la vida personal pueden contribuir al agotamiento y a la disminución de la productividad. Un entorno de trabajo positivo, por el contrario, puede generar una alta satisfacción laboral y una mayor calidad del trabajo, lo que en última instancia contribuye a los resultados finales.
El grado en que los empleados están motivados y comprometidos con su trabajo, que puede ver afectado por la remuneración y otros incentivos materiales, el reconocimiento y el sentido del propósito. Por lo demás, los empleados productivos pueden experimentar una falta de motivación si su trabajo no les resulta estimulante, atractivo o gratificante. Unas funciones, responsabilidades y expectativas de rendimiento claramente definidas, con unos indicadores clave de rendimiento definidos, motivan y capacitan a los trabajadores para realizar su trabajo cumpliendo esas expectativas.
El uso de tecnologías y herramientas adecuadas que mejoran la eficiencia y agilizan los procesos. Las metodologías obsoletas o las herramientas que funcionan mal pueden generar frustración y retrasos.
La accesibilidad, disponibilidad y claridad de los canales de comunicación que respaldan el trabajo en equipo y la capacidad de los trabajadores para recibir instrucciones y retroalimentación. La comunicación poco clara o la falta de comunicación pueden generar malentendidos y reducir la productividad de la fuerza laboral.
Para evaluar la productividad de los empleados, las organizaciones deben poder medir los niveles de productividad. Esto implica evaluar el rendimiento y la eficiencia de los empleados a medida que completan tareas y cumplen sus funciones. Hay dos categorías generales que describen las formas comunes de medir la productividad de un individuo o equipo: cuantitativa y cualitativa.
Los gestores y analistas pueden medir el volumen de trabajo realizado en un plazo determinado o la cantidad de tiempo que se tarda en realizar un volumen de trabajo específico: dos formas de ver los mismos datos. Otros parámetros cuantitativos de la productividad pueden ser el número de unidades producidas, las tareas realizadas o los proyectos terminados. En el caso de las funciones relacionadas con las ventas, pueden hacer un seguimiento de los ingresos por ventas, el número de acuerdos cerrados o los índices de captación de clientes. Los KPI de ventas pueden incluir las tasas de conversión o los ingresos medios por cliente. Métricas financieras como los ingresos por empleado y el costo por producción ayudan a contextualizar el éxito financiero de un determinado flujo de trabajo, proyecto o grupo.
Por supuesto, el éxito no solo se ve afectado por la cantidad de producción, sino también por la calidad. Se pueden medir las tasas de defectos o errores, y hay innumerables formas de medir la satisfacción del cliente, que normalmente se correlaciona con la calidad de los resultados. Encuestas en línea, sentimiento en las redes sociales, tasa de abandono, volumen de atención al cliente: hay muchas formas de medir si los usuarios finales están satisfechos con los productos que entregaron los empleados. Las revisiones de gerentes y pares, junto con las autoevaluaciones, pueden ayudar a capturar aspectos abstractos o difíciles de medir de la productividad general. Las pruebas y las evaluaciones de rendimiento pueden ayudar a medir qué tan bien los empleados saben cómo usar sus herramientas de manera efectiva y cumplir con las expectativas de los gerentes.
Una combinación de métricas cuantitativas y cualitativas puede ayudar a las organizaciones a obtener una comprensión integral de cómo aumentar la productividad de los empleados.
La inteligencia artificial (IA) está desempeñando un papel importante en la mejora de la productividad de los empleados de varias maneras. Estos son algunos de los casos de uso más comunes y efectivos.
La IA puede manejar tareas rutinarias y mundanas, liberando a los empleados para que se centren en aspectos más complejos y creativos de sus trabajos. La IA ahora puede realizar rápidamente tareas, como la entrada de datos, la gestión de archivos y la generación de reportes, con un alto nivel de precisión, que en algunos casos supera el rendimiento humano promedio.
Los chatbots impulsados por IA y los agentes virtuales pueden manejar las consultas básicas de los clientes, lo que reduce la carga de los equipos humanos de atención al cliente. Esto permite a los empleados centrar en problemas más complejos de los clientes que requieren un toque humano.
La IA puede analizar grandes cantidades de datos de forma rápida y precisa, proporcionando insights que pueden ayudar en los procesos de toma de decisiones. El análisis predictivo puede ayudar a pronosticar tendencias, lo que permite a las organizaciones tomar decisiones informadas y planear de manera más eficaz.
Los chatbots y asistentes virtuales impulsados por IA pueden manejar consultas rutinarias, lo que permite a los empleados acceder a la información y al soporte de manera más eficiente. Esto puede agilizar la comunicación y reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas básicas.
La IA puede adaptar los programas de capacitación y desarrollo en función de las necesidades individuales de los empleados y los estilos de aprendizaje, optimizando el proceso de aprendizaje. Las plataformas de aprendizaje adaptativo pueden ajustar el contenido y el ritmo para adaptar al progreso de cada empleado.
La IA puede ayudar a monitorear el rendimiento de los empleados, proporcionando comentarios en tiempo real y sugerencias de mejora. El análisis predictivo puede identificar problemas potenciales, lo que permite una intervención proactiva antes de que la productividad se vea afectada. Los sensores de Internet de las cosas pueden ayudar a cuantificar el rendimiento de los flujos de trabajo manuales.
La IA puede analizar patrones de flujo de trabajo y sugerir optimizaciones, ayudando a los equipos a optimizar los procesos y eliminar los cuellos de botella. Las herramientas de programación inteligente pueden optimizar los horarios de las reuniones, las asignaciones de tareas y los plazos de los proyectos.
La IA generativa permite a los empleados crear contenido rápidamente o a un mayor nivel de complejidad. Los vendedores pueden generar un discurso personalizado para el cliente en segundos, los ingenieros pueden traducir rápidamente el código de un idioma a otro y los diseñadores pueden generar y manipular activos de imagen, video y audio en lugar de crearlos desde cero.
Es crucial implementar las tecnologías de IA de manera reflexiva, teniendo en cuenta las implicaciones éticas, la privacidad de los datos y el impacto potencial en la fuerza laboral. Además, brindar capacitación y apoyo adecuados a los empleados para que se adapten a los cambios impulsados por la IA es esencial para una implementación exitosa y una mejora general de la productividad.
Con la introducción de sistemas de IA y sensores IoT, los directivos pueden medir más aspectos de la experiencia de los empleados que nunca. El campo de la productividad de los empleados se está moviendo muy rápido. Estas son algunas tendencias generales a tener en cuenta.
Como se describe en la última sección, la integración de la IA en el lugar de trabajo continúa expandir a través de casos de uso que afectan aparentemente todos los aspectos de la experiencia del empleado.
Los modelos de trabajo remoto e híbrido ahora están sólidamente en la corriente principal para los trabajadores del conocimiento. La pandemia aceleró la adopción de nuevas metodologías de gestión de proyectos y herramientas de colaboración digital como Slack y Zoom para dar cabida a colaboraciones remotas a menudo asincrónicas y mantener una alta productividad. Horarios de trabajo flexibles, semanas laborales comprimidas y otras alternativas se adaptan a las diversas necesidades de los miembros del equipo remoto.
Hasta hace poco, las organizaciones no pensaban mucho en la salud mental y el bienestar de los empleados. Hoy en día, la programación de apoyo a la salud mental y el bienestar es popular. Los empleados felices y satisfechos tienden a ser más productivos. Dicha programación podría incluir la introducción de salas de meditación, clases de yoga en el lugar, grupos de recursos para empleados e iniciativas que promuevan el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.
Un enfoque holístico de la experiencia general del empleado en el trabajo, con un enfoque en los beneficios intangibles que los empleados reciben de su trabajo, fue una tendencia importante. Para atraer y retener a los mejores talentos, las organizaciones se dan cuenta de que deben pensar en su misión, la cultura de la compañía, las oportunidades de desarrollo profesional y de habilidades, la flexibilidad en el lugar de trabajo y más. Una buena experiencia del empleado es mucho más que un simple cheque de pago.
Las organizaciones aprovechan el análisis de datos para obtener información sobre los patrones de productividad de los empleados. Los enfoques basados en datos ayudan a identificar áreas de mejora, optimizando los flujos de trabajo y tomando decisiones informadas.
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¿Qué pasaría si los empleados tuvieran la capacidad de delegar sin esfuerzo tareas que consumen mucho tiempo, acceder a la información sin problemas a través de consultas simples y abordar proyectos complejos dentro de una única aplicación optimizada?
La experiencia del empleado es un enfoque holístico de la gestión del talento que las organizaciones adoptan para ayudar a garantizar que sus empleados tengan el apoyo que necesitan para tener éxito y prosperar en el trabajo.
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La automatización de RR. HH. es la práctica de usar herramientas digitales para optimizar las tareas de RR. HH. que consumen mucho tiempo en la gestión del capital humano.
Para que el proceso de automatización tenga un rendimiento óptimo, se requiere un intercambio incesante de datos de toda la organización y el ecosistema de asociados.
Las organizaciones pueden priorizar la experiencia general de los empleados al pensar en cómo atender a sus trabajadores durante todas las etapas de su trayectoria, desde el proceso de contratación hasta el proceso de incorporación, el trabajo de los empleados en la empresa y la entrevista de salida.