¿Qué es el procesamiento automatizado de facturas?

Una factura se refiere a una solicitud de pago por cualquier gasto cobrado a una empresa, ya sea por hardware, software, utilidades, consultoría, transporte, inventario u otro servicio.

El procesamiento automatizado de facturas está estrechamente vinculado al sistema de cuentas por pagar (AP) de una organización. Pero mientras que la automatización de AP tradicionalmente maneja el ciclo de vida de los pagos de extremo a extremo, el procesamiento automatizado de facturas se ocupa solo de un subconjunto de funciones, incluida la captura de facturas, la extracción de datos y la aprobación de facturas.

El procesamiento de facturas tiene un costo inherente. Por ejemplo, las organizaciones deben pagar por el almacenamiento de datos para mantener un registro de sus transacciones. Deben asignar equipos de personas para validar las facturas, gestionar los errores, comunicarse con los proveedores y revisar las excepciones. Y deben pagar comisiones de transacción durante las transferencias bancarias.

Pero si bien los costos de procesamiento de facturas son inevitables, las tarifas pueden ser exponencialmente más altas para las empresas que dependen solo del procesamiento manual de facturas. La diferencia de costos puede ser insignificante por factura, pero los gastos pueden acumularse rápidamente en cientos o miles de transacciones.

Una de las razones es que los procesos manuales introducen errores humanos, lo que resulta en discrepancias en la entrada de datos que pueden dar lugar a costosos cargos por atraso y correcciones que requieren mucho tiempo. El procesamiento manual de facturas también puede ralentizar los flujo de trabajos, ya que las facturas sin procesar se acumulan y crean cuellos de botella.

Estos factores han llevado a un número cada vez mayor de empresas a adoptar soluciones de automatización de facturas escalables y basadas en la nube, que utilizan la automatización para ayudar a reducir las tareas de procesamiento de facturas propensas a errores. El software de automatización de facturas a menudo emplea modelos de inteligencia artificial (IA), que pueden interpretar y organizar facturas con supervisión humana limitada, acelerando los tiempos de procesamiento, mejorando la precisión y, en última instancia, dando como resultado flujos de trabajo de cuentas por pagar más eficientes.

En un estudio de 2024, las organizaciones con pipelines de AP maduros (altamente automatizados) tardaron aproximadamente tres días en completar una factura, en comparación con el promedio de 17 días. Estas empresas también procesaron cada factura a menos de una cuarta parte del costo de la empresa promedio, lo que resultó en importantes ahorros de costos.

Aun así, casi tres cuartas partes de las organizaciones dicen que aún no tienen un sistema de AP totalmente automatizado, mientras que el 27 % no tiene ninguna capacidad de automatización (dependen exclusivamente de la entrada manual de datos), según una encuesta del Institute of Financial Operations and Leadership (IFOL).

Es posible que las organizaciones se muestren reacias a adoptar el procesamiento automatizado de facturas debido a la complejidad de integrar el software de contabilidad impulsado por IA con los sistemas heredados; las preocupaciones sobre el cumplimiento, la confiabilidad y la seguridad; el costo de suscribirse a un servicio de contabilidad de terceros; o la reticencia a interrumpir las funciones y los flujos de trabajo críticos de AP durante la implementación.

El procesamiento automatizado de facturas y la automatización de cuentas por pagar tradicionalmente manejan diferentes capas de la estrategia de automatización de facturas de una organización. Por su parte, la automatización de AP cubre el ciclo de vida de las cuentas por pagar de extremo a extremo de una organización, incluidos los procesos de aprobación, el mantenimiento de registros, la integración del sistema ERP, la comunicación con los proveedores y todos los demás pasos relacionados con el manejo y el cumplimiento de las facturas. (La automatización de AP puede ser en sí misma parte de los esfuerzos de automatización de procure to pay (P2P) más amplios de una organización, cuyo objetivo es modernizar y digitalizar todo el proceso de adquisiciones).

Mientras tanto, el procesamiento automatizado de facturas se centra en un subconjunto de procesos dentro del marco más amplio de AP. Agiliza la captura de facturas (extracción de datos relevantes de las facturas), el enrutamiento y las aprobaciones, pero tradicionalmente no se extiende a la gestión de facturas de alto nivel, la optimización del flujo de trabajo o el pago final.

Sin embargo, hoy en día, dado que los clientes demandan cada vez más soluciones unificadas, muchos proveedores ya no distinguen entre el proceso de AP y el procesamiento automatizado de facturas. En cambio, los proveedores suelen agrupar capacidades de automatización de facturas de extremo a extremo en una sola plataforma, o proporcionar diferentes niveles de suscripción y niveles de precios, cada uno con su propio conjunto de características. Las organizaciones en industrias altamente especializadas también pueden usar plantillas o código personalizado para diseñar sus propios pipelines de procesamiento de facturas dentro de plataformas de AP alojadas por proveedores.

El software automatizado de procesamiento de facturas combina sistemas basados en reglas e impulsados por IA para optimizar la forma en que las organizaciones reciben, procesan y validan facturas. Los pasos pueden variar según la organización, pero un flujo de trabajo típico a menudo incorpora estas etapas clave:

Las empresas reciben facturas a través de varios canales, incluidos buzones físicos, bandejas de entrada de cuentas por pagar, portales de proveedores y sistemas de intercambio electrónico de datos (EDI). Las soluciones de automatización de facturas pueden estandarizar y normalizar estas facturas de forma autónoma para prepararlas para su procesamiento posterior, y consolidarlas para que se pueda acceder a ellas desde una ubicación centralizada.

Las plataformas de automatización también pueden transformar las facturas en papel en facturas digitales, lo que permite que los sistemas OCR las lean. Mientras tanto, las facturas electrónicas no necesitan transformarse porque se entregan como archivos estructurados (XML o EDIFACT, por ejemplo), que los sistemas de procesamiento de facturas pueden leer automáticamente.

La tecnología OCR convierte el texto incrustado en imágenes estáticas o PDF (por ejemplo, un recibo escaneado) en un formato editable y legible por máquina. Luego, los motores de machine learning (ML) interpretan inteligentemente las partidas y extraen datos relevantes, como descripciones de artículos, fechas de compra, precios unitarios, plazos de pago y otros detalles. Los campos de baja confianza (elementos de datos que los modelos no pueden descifrar por sí solos) se enrutan a los humanos para una revisión adicional.

La validación consiste en comparar los datos de una factura enviada con los registros internos de la empresa para garantizar que coincidan. Este proceso puede revelar facturas duplicadas (cuando una organización recibe dos facturas por el mismo producto o servicio), discrepancias (cuando las facturas enviadas no corresponden con los servicios que proporcionó un proveedor) y otros errores. Durante la etapa de validación, los sistemas de automatización también verifican la identidad del proveedor mediante la revisión de identificaciones fiscales, datos bancarios y otros identificadores, lo que refuerza la seguridad.

La conciliación de facturas es una parte importante del proceso de validación. En la conciliación bidireccional, una organización coteja las facturas con la orden de compra que recibió inicialmente. La coincidencia triple evalúa las notas de recepción de mercancías (GRN), documentos que confirman que se entregó un servicio o producto en particular, junto con las órdenes de compra, lo que proporciona una capa adicional de protección. La conciliación se puede completar de forma manual, autónoma o mediante un enfoque híbrido, dependiendo del nivel de madurez del sistema de procesamiento de facturas.

Si la plataforma de automatización de facturas identifica un problema con una factura en particular durante las etapas de extracción o validación de datos, o si no puede interpretar o clasificar una factura por sí misma, puede enrutar esta factura a un humano para su posterior revisión. Luego, las decisiones finales se retroalimentan al sistema para que sus componentes de machine learning puedan aprender de los errores pasados y ser más rápidos y precisos con el tiempo.

Antes de que se pueda pagar una factura, generalmente el pago debe ser aprobado, a menudo por un gerente del equipo que compró el producto o servicio. Las plataformas de automatización pueden acelerar los flujos de trabajo de aprobación al enrutar automáticamente las facturas a los gerentes en función de características predefinidas, como departamento, región geográfica, tipo de gasto o monto de la factura. Las plataformas también pueden enviar notificaciones y recordatorios a los administradores, o escalar las solicitudes de aprobación de facturas antes de los plazos de pago inminentes.

Debido a que los proveedores agrupan cada vez más las características de automatización de AP de extremo a extremo en una única plataforma integrada, vale la pena explorar algunos pasos adicionales que, aunque no se incluyen en todos los software de procesamiento automatizado de facturas, siguen siendo una parte integral de la mayoría de los flujos de trabajo de cuentas por pagar.

El procesamiento automatizado de facturas tiene como objetivo abordar las ineficiencias e imprecisiones que pueden surgir en los flujos de trabajo de procesamiento manual. Los beneficios notables incluyen:

Debido a que las facturas se mueven de manera eficiente desde el cobro hasta el pago, las organizaciones pueden aprovechar los descuentos por pago anticipado, que animan a las organizaciones a pagar las facturas en una fecha anterior a cambio de una tarifa reducida. Al mismo tiempo, el procesamiento automatizado de facturas puede reducir o eliminar los pagos atrasados, ya que es menos probable que las facturas se pierdan, se extravíen o se retrasen.

Las facturas enfrentan menos cuellos de botella a lo largo de su ciclo de vida, y los equipos pueden escalar recursos perfectamente para adaptarse a los volúmenes de facturas fluctuantes. Las organizaciones pueden resolver rápidamente discrepancias y errores porque cada factura es fácilmente identificable y rastreable, desde la captura de la factura hasta el pago final.

Con una visibilidad completa y actualizada de los flujos de trabajo automatizados y menos retrasos, las organizaciones pueden forjar relaciones más estrechas con los proveedores. Los mecanismos automatizados de generación de informes y documentación reducen el riesgo de disputas de pago, facilitan una comunicación más ágil y mejoran la transparencia.

Aunque los humanos continúan brindando supervisión y manejando excepciones, los equipos financieros ya no necesitan completar tareas tediosas y repetitivas por su cuenta. En cambio, pueden dedicar más tiempo a tareas de optimización y gestión financiera de nivel superior para satisfacer mejor las necesidades del negocio.

La automatización ayuda a reducir el riesgo de error humano a través del enrutamiento y las notificaciones basados en reglas. Los equipos también pueden obtener una visión completa de los flujos de trabajo de facturas a través de herramientas de analytics y monitoreo, lo que mejora la visibilidad. Las plataformas de AP también se integran con el libro mayor de la organización, lo que ayuda a los equipos a mantener una visión precisa y actualizada del flujo de caja.

Si bien los sistemas automatizados de procesamiento de facturas pueden ayudar a optimizar los flujos de trabajo de automatización, también pueden introducir nuevos desafíos operativos y revelar brechas de ejecución, especialmente durante la fase inicial de implementación. Los obstáculos comunes incluyen:

Dado que el procesamiento automatizado de facturas afecta a múltiples servicios y capas arquitectónicas, las organizaciones pueden tener dificultades para resolver los desajustes, especialmente a la hora de conectar los servicios modernos de facturación con los sistemas heredados. Los estados de factura no sincronizados pueden producir una representación inexacta de los flujos de efectivo, los presupuestos y el rendimiento del sistema. Muchas organizaciones recurren a las API, que facilitan el intercambio de datos entre distintos servicios, para ayudar a superar las complejidades de la integración.

A pesar de las innovaciones modernas, las soluciones de procesamiento automatizado de facturas siguen requiriendo cierto grado de supervisión humana para funcionar con precisión y eficiencia. Sin embargo, un número excesivo de excepciones puede saturar a los equipos y obligarlos a volver a utilizar temporalmente flujos de trabajo manuales.

Para abordar este problema, algunas plataformas pueden clasificar las excepciones por tipo y gravedad, mejorando la velocidad y la agilidad de respuesta a errores. Las organizaciones también pueden diseñar pipelines sólidos de manejo de excepciones para que los equipos puedan responder a los errores antes de que afecten el rendimiento de todo el sistema.

Las organizaciones deben llevar un registro detallado de las facturas con fines de cumplimiento, y deben ocultar los datos confidenciales de las facturas por motivos de seguridad. Algunos equipos pueden encontrar demasiado arriesgado transferir estas responsabilidades críticas a una plataforma de procesamiento autónoma y, en cambio, prefieren gestionar los flujos de facturas por su cuenta.

Si bien el procesamiento automatizado de facturas puede ayudar a las organizaciones a ahorrar dinero a largo plazo, los elevados costos iniciales de integración podrían llevar a algunas empresas a posponer la automatización de este proceso. Esto es especialmente cierto en el caso de las organizaciones más pequeñas, para las que los sistemas de automatización pueden resultar innecesariamente complejos para sus flujos de trabajo relativamente sencillos.