オンボーディング自動化

人事業務自動化の一部であるオンボーディング自動化は、ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）やAIなどの組織プロセスとテクノロジーの組み合わせであり、自動化されたオンボーディング・プログラムを強化します。組織は、従業員のオンボーディングを自動化することで、効率性を高め、誤りを減らし、より優れた候補者を見つけて採用することを選択しています。オンボーディング自動化は、人事部門や新入社員を含む複数の利害関係者にメリットをもたらします。

あらゆる組織、特に数千人の従業員を抱える組織は、従業員のオンボーディング・プロセスを簡素化し、時間のかかる管理業務に費やす時間を最小限に抑えることでメリットを得られます。こうした繰り返し作業の中には、従業員の初日の前に行われるものもあれば、会社で働き始めるときに行われるものもあります。近年、人事・人材プロセスに人工知能（AI）が導入されたことにより、自動化はさらに強力になりました。

手動のオンボーディングを排除すると、採用やオフボーディング、つまり従業員が新しい仕事に就いたり、解雇されたり、一時解雇されたり、定年退職した後に会社を離れる際の管理プロセスにも役立ちます。

たとえば、候補者のカバーレターや履歴書から情報を取得し、それを求人基準と照合して、候補者が適格であるかどうかを確認できます。候補者が面接に進むと、自動システムは面接官向けのブリーフィング・フォームに情報を入力します。従業員が退職すると、自動システムは、署名が必要な書類を退職する従業員に送信し、退職後即座にすべての機密資料からログアウトさせることができます。また、リモートで作業する場合、返却の必要な設備の文書や郵送先ラベルを送信することもできます。

自動オンボーディング・テクノロジーは、ますますAIテクノロジーを使用して、さらに多くのメリットをもたらしています。

• 生成AI
• インテリジェントな自動化
• 機械学習
• 自然言語処理

生成AIは、従業員の質問に対するリアルタイムの回答から、組織のエクスペリエンスの強化まで、従業員オンボーディング体験の複数のセルフサービスの側面を強化できます。生成AIは、組織のセルフサービス・チャットボットやナレッジ・センターに不可欠です。また、従業員は、仕事を始める際に上司に適切な質問をするためにそれらのセルフサービス機能を利用することもできます。

インテリジェントな自動化は、AIやロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）などの自動化テクノロジーを使用して、組織内のワークフローを簡素化します。これは、あらゆる自動化戦略の基礎となります。インテリジェントな自動化は人工知能を使用して、これまでに提供された情報に基づいてオンボーディング文書を開始し、従業員がオンボーディング文書で見逃す可能性のあるギャップを埋め、権限を適切なマネージャーまたは管理者に割り当てることで、オンボーディングの自動化を強化できます。これは、あらゆるオンボーディング自動化戦略の中心に位置します。

機械学習 (ML) は、自動化ツールが実行しているタスクと支援している人員について詳細に学ぶことで、自動化ツールの改善を支援します。企業はMLを利用して、オンボーディング・プロセスに関するデータを分析し、ボトルネックやその他の改善可能な領域を特定することができます。

自然言語処理（NLP）は、統計モデリング、機械学習、ディープラーニングを使用した数理言語学を通じて、テキストと音声を認識、理解、生成する機能を強化します。企業は採用プロセスでNLPを使用して履歴書を分析し、候補者が特定の仕事に適任であるかどうかを判断します。オンボーディング・プロセスでは、企業はNLPを使用してオンボーディング・フォームから情報を取得し、それを連絡先システムや福利厚生制度の各フィールドに入力することができます。

効率性を高め、全体的なプロセスを改善する従業員自動化戦略のユースケースは数多くあります。

• 行動の承認
• オリエンテーションと書類作成の実施
• 社内連絡先管理システムの完成と更新
• 役割別トレーニング
• 従業員の質問への回答
• 継続的なサポートとフィードバック

組織は、承認を行うことができるカスタマイズされたワークフローを設定できます。そのような承認には、採用候補者を面接プロセスの次の段階に移すこと、給与マッチングの実施、採用情報の作成、会社の記念品や新しい同僚への招待の送信などがあります。

組織は、時間のかかる複数の人事オンボーディング・ワークフローを自動化することができます。従業員にさまざまなシステムのユーザー・アカウントを作成するよう依頼できます。その後、新入社員が従業員情報を入力するためのテンプレートを作成できます。

これらのワークフローは、歓迎Eメールや福利厚生に関する情報など、新入社員の業務に慣れるためのものから多岐にわたります。従業員は、資料を読み、必要な情報を提供したことを示します。従業員がEメールを開いたり、ボックスをクリックしたり、関連情報を提供したりしない場合、システムはこれらのタスクが完了するまでフォローアップを継続します。

この自動化されたオンボーディング・プロセスは、新入社員、銀行口座情報、主要な緊急連絡先など従業員データを新入社員から取得するための鍵となります。

自動化ソフトウェアにより、従業員が情報の要求を送信する必要がなくなり、不足している情報のフォローアップも自動化できます。

オンボーディングでは、従業員を人事情報システム（HRIS）などの適切なシステムに移行させるために、大規模なデータ入力作業が必要になることがよくあります。組織は多くの場合、人事情報システムを使用して従業員の連絡先、銀行、税務情報を記録します。関連するフォームを従業員に送信してこの情報を取得する自動化されたソフトウェア・プラットフォームを使用すると、従業員が不必要なタスクから解放されます。

組織は、従業員と対話するための人事向けチャットボットとAIエージェントを設定できます。従業員のごく簡単な質問の一部を解決でき、従業員は未回答の質問について人事担当者にフォローアップできます。AI搭載のwatsonx Assistant ™により、人事担当者が一般的な人事業務に費やす時間が75%削減されました。

従業員のオンボーディングの最初の数日間は、従業員と組織の両方を成功に向けて準備する上で重要です。AIや人材管理の専門職がフィードバックを収集し、回答を送信するシンプルなシステムを構築した組織は、最初の数日間で、そのような従業員を迅速に軌道に乗せることができます。

新入社員は、主要な分野で自動的なスキルアップまたは再教育を必要とするかもしれません。組織は、パーソナライズされたトレーニング計画を提供するトレーニング・アプリを従業員に提供することがあります。このトレーニング・システムは、従業員が必要なトレーニングをすべて完了するまで、従業員をフォローアップし続けます。また、MLなどのAIオートメーションでは、従業員が特定のトピックにどのように対応しているかに基づいて、パーソナライズされたトレーニングを作成することもできます。たとえば、従業員がマーケティング分析に関する質問に苦労している場合、マーケティング分析に関する補足トレーニングを提案できます。

現在手動プロセスに大きく依存している組織は、将来の自動化に備えるために、次のステップを講じる必要があります。

1. オンボーディング・チェックリストを作成する
2. これらの手動の業務のうち、自動化できる業務を特定する
3. 適切なテクノロジーとパートナーを選択する
4. 自動化テクノロジーをカスタマイズする
5. 人事スタッフのトレーニングを行う
6. ABテストを実行する
7. 大規模に導入する
8. 結果を測定する

新入社員が良好な状態にあり、組織で働く準備ができていると認められるために完了する必要がある、関連するすべてのオンボーディング・タスクを特定します。これらのタスクの中でどれが最も重要か、またこれらのタスクを完了しなければならない特定の順序があるかどうかを特定します。たとえば、従業員は給与をどのような方法で受け取りたいかを組織に伝える前に、銀行情報を提出する必要があります。

どの組織も、テクノロジーと人が行う作業を従業員のために適切に組み合わせる必要があります。給与やメリットに関する誤解についての質問に答えるなど、一部の業務には、常に人間の介入が必要になる場合があります。一方、重要でも定型的な情報のフォームの送受信は、自動化の最適な選択肢となります。

オンボーディング自動化を実装するには、複数のテクノロジーのライセンスを取得し、パートナーと協力してそれらを実装する必要があります。 パートナー側は、従業員のワークフローから削除したい特定の作業を自動化するAI駆動型オンボーディング・テクノロジーを選択したいかもしれません。

IBM watsonx Orchestrateは、アカウントを設定し、新入社員のエクスペリエンスを標準化することで、時間のかかる繰り返しの業務プロセスを自動化するのに役立ちます。

すべてのテクノロジーが、組織が望むとおりにすぐに動作するわけではありません。IBM watsonx Orchestrateなどの適切なプロバイダーと連携することで、これらのテクノロジーを組織固有のニーズに適したものにすることができます。

オンボーディング自動化により、人事担当者のワークロードからいくつかの手動業務がなくなりますが、人事担当者は自分の責任がどのように変化するか、そしてテクノロジーを使用してそれをどのように達成するかを学ぶ必要があります。そのため、新しいシステムの機能、システムとの対話方法、必要なデータの取得方法を理解するためのトレーニングが必要です。たとえば、報酬や従業員の所属部署の主要業績評価指標（KPI）について話し合っている場合、従業員のメッセージ履歴を呼び出す方法を知る必要があるかもしれません。

最もテクノロジーに精通した組織でさえ、全社的に導入する前に、新しいワークフローを少人数の従業員グループで試す必要があるかもしれません。ワークフローを試すために数人の新しいユーザーを選択し、何が機能し、何が機能しないか、そしてどこで人的要素が欠けている部分についてフィードバックを提供する必要があります。そうすれば、新入社員全員に対してワークフローを固定的に使用する場合、人間とのやり取りとテクノロジーのデプロイメントを適切に組み合わせることができます。

テスト期間が終了したら、組織はオンボーディング自動化プロセスを組織全体に展開する必要があります。理想的には、人事部長または上級管理職が、自動化プロセスが行われている理由と、自動化プロセスが既存の従業員にどのような影響を及ぼすかを説明する必要があります。

オンボーディング自動化によってプロセスが改善されるKPIがいくつかあります。重要な要素は完了までの時間であり、これは従業員がオンボーディングを完了するために全関連情報を提供するのにかかる時間です。また、新しい自動システムのエラー数を追跡し、過去の手動システムで発生したエラーの数と比較する必要もあります。また、オンボーディングについて定期的に従業員に質問し、プロセスの改善に伴って満足度が向上するかどうかを特定する必要があります。

従業員オンボーディング自動化の利用には、複数のメリットがあります。

• 人事チーム・メンバーの仕事の満足度が向上

• 人為的エラーを最小化

• 人材獲得のコストと期間を削減

• 従業員と顧客体験を変革

オンボーディング自動化により、人事担当者のワークロードから手動プロセスが排除され、より重要でやりがいのあるエクスペリエンスを実行できるようになります。人事担当者はモチベーションについて新入社員と時間を取って話をし、会社でのキャリアを最大限に活用する方法について導くことができます。

従業員オンボーディング・ソフトウェアは、給与情報の間違った入力や間違った人へのオンボーディング・パッケージの送信など、不必要な人為的ミスから組織を守ることができます。従業員データに関する人為的ミスは、その情報が不適切に保管または配布されると、評判と財務リスクを生み出します。自動化はデータに関する人為的エラーを最小限に抑えるのに役立ちますが、サイバー攻撃の影響を受けやすくなることもあるため、組織はこの機密データを取り巻くサイバーセキュリティーを強化する必要があります。

従業員の採用や入社時に行う必要のある採用担当者の手動業務を最小限に抑えることで、人事プロセス全体を効率化することができます。そうすることで、採用担当者は候補者とより質の高い時間を過して、より高次の問題を解決できるようになります。また、従業員が情報を提供してから従業員が情報を人事情報システムに追加するまでの時間が最小限に抑えられるため、全体的なオンボーディング・プロセスが迅速化そます。

IBMの顧客であるFloCareerは、月に20,000件のテクニカル・インタビューを完了する必要がありました 。同社は、連絡を取ることができる候補者の範囲を拡大し、面接のスケジュールを立てるために、インテリジェントな自動化ツールを必要としていました。FloCareer の従業員はwatsonx Orchestrateを使用して、パートナーの ThisWay Global が作成したプール内の適格な候補者へのアウトリーチを自動化することで、 watsonx ™使って数秒以内に高度な資格を持つ専門家のリストを特定できます。

組織は、従業員が入社初日に情報を提供する方法を簡素化することで、従業員経験を向上させることができます。従業員が自宅やオフィスで記入できる自動化されたオンライン・フォームを送信すると、会社の第一印象が強くなるため、従業員体験の最初の数日間がはるかに生産的なものになり、自動化が可能な場合には不要な手動作業をさせないという組織の姿勢を示すことで、従業員の定着率向上につながるかもしれません。

実際、Paychexが調査した人事担当者の65%が（IBM.com外部のリンク）¹、従業員の定着率を向上させるために、オンボーディングでのAIの利用に期待しています。従業員満足度にはトリクルダウン効果があります。熱心で幸せな従業員は、組織の顧客に優れたカスタマー・サービスを提供する可能性が高くなります。