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Che cos'è l'esternalizzazione delle risorse umane?
Data di pubblicazione: 10 Luglio 2024
Collaboratori: Keith O'Brien, Amanda Downie
Che cos'è l'esternalizzazione delle risorse umane?
L'outsourcing delle risorse umane (HRO) è il processo di trasferimento di servizi, funzioni e attività HR selezionate a fornitori terzi.
Le organizzazioni hanno riscontrato una maggiore complessità nella gestione delle risorse umane a causa degli ambienti di lavoro ibridi, della maggiore protezione dei dipendenti e delle maggiori difficoltà nel trattenere dipendenti ad alte prestazioni. È un servizio particolarmente prezioso per le piccole e medie imprese che potrebbero non disporre di risorse umane interne sufficienti per ottenere tutto ciò di cui hanno bisogno per soddisfare le esigenze dei dipendenti e delle aziende.
Sollevare il personale HR dalle attività più ripetitive per concentrarsi sulle componenti più importanti dell'esperienza dei dipendenti aiuta sia i professionisti che i dipendenti. La direzione HR dovrebbe abbracciare questa soluzione per adattarsi alle evoluzioni del mondo e identificare le aree in cui è possibile esternalizzare il lavoro.
I dirigenti del reparto HR si trovano infatti ad affrontare un ambiente in rapida evoluzione in cui devono decidere a quali attività i professionisti devono dare la priorità, quali automatizzare attraverso la tecnologia e quali esternalizzare.
Esternalizzando diverse responsabilità quotidiane e a lungo termine a risorse esterne, i professionisti delle risorse umane possono concentrarsi su componenti chiave dell'esperienza complessiva dei dipendenti. Le organizzazioni devono considerare la migliore divisione del lavoro in modo che ci siano abbastanza attività gestite internamente per mantenere la cultura aziendale desiderata. Si tratta di qualcosa che gli imprenditori possono sostenere poiché è in linea con molti benefici aziendali.
IBM è stata riconosciuta come leader del 2023 nei servizi MPHRO (Multi-Process Human Resource Outsourcing) da Everest Group.
- Altamente amministrativo: le stime variano, ma molti professionisti delle risorse umane possono dedicare fino al 40% del loro orario di lavoro (link esterno a ibm.com) in attività amministrative.1 Questo lavoro dispendioso in termini di tempo li impedisce di svolgere attività più importanti e di livello superiore che producono più valore per l'organizzazione. L'esternalizzazione delle funzioni delle risorse umane, che sono per lo più amministrative, crea spazio per i professionisti delle risorse umane per concentrarsi sul lavoro diretto con i dipendenti in modi più diretti.
- Conveniente: un'organizzazione dovrebbe prendere in considerazione l'esternalizzazione di qualsiasi compito che sia più economico da svolgere per un fornitore terzo senza sacrificare la qualità del servizio. Le organizzazioni devono conoscere il costo relativo in termini di tempo e risorse di una persona interna per svolgere un compito e confrontarlo con il costo dell'outsourcing o dell'automazione.
- Automatizzato: alcuni processi HR sono facilmente automatizzabili, come l'amministrazione dei benefit; altri, come lo sviluppo dei talenti, richiedono un tocco umano. Individuare le attività che forniscono la stessa qualità di assistenza se automatizzate o meno è una buona ricetta per decidere quali esternalizzare.
Tipi di soluzioni di outsourcing delle risorse umane
Una volta che un'organizzazione decide di esternalizzare alcune delle sue soluzioni HR, deve trovare il giusto partner per l'outsourcing. Sapere quali opzioni sono disponibili e quale è la più adatta alle proprie esigenze è una componente fondamentale di questo processo.
Provider di servizi applicativi (ASP)
Gli ASP forniscono l'accesso al software delle risorse umane in grado di gestire l'elaborazione delle buste paga, l'amministrazione dei benefit e le nuove assunzioni. Gli ASP sono una preziosa tecnologia per le risorse umane che può aiutare le organizzazioni a soddisfare le proprie esigenze in materia di risorse umane.
Outsourcing dei processi aziendali (BPO)
I BPO possono gestire le attività delle risorse umane che le organizzazioni preferiscono affidare a un'altra azienda. Generalmente, le aziende esternalizzano le funzioni di gestione delle risorse umane che, sebbene vitali per l'azienda, non fanno parte della sua proposta di valore fondamentale. Oggi, i servizi BPO sono utilizzati in numerosi settori, dalla sanità e dai prodotti farmaceutici all'energia e all'e-commerce, poiché le aziende esplorano più modi per migliorare l'esperienza utente e ottenere vantaggi competitivi.
Organizzazioni professionali dei datori di lavoro (PEO)
Queste organizzazioni ibride sono un tipo di outsourcing delle risorse umane a servizio completo noto come co-impiego. La PEO assume i professionisti delle risorse umane, ma questi ultimi vengono utilizzati da altre organizzazioni. La PEO si occupa di mantenere la supervisione manageriale e amministrativa dei dipendenti HR.
Attività HR che le organizzazioni possono esternalizzare
Le organizzazioni devono identificare quali sono le attività che il team interno delle risorse umane deve gestire e quali, invece, può esternalizzare. In generale, ci sono diversi compiti amministrativi legati alla funzione HR che le organizzazioni spesso preferiscono affidare a soggetti esterni.
- Amministrazione dei benefit: si tratta di un processo altamente amministrativo che spesso implica il rispetto di regole semplici. I dipendenti devono fornire determinati documenti e identificativi per l'iscrizione ai benefit per i dipendenti. In quanto tale, questa è un'attività che può essere facilmente esternalizzata.
- Reclutamento: le organizzazioni possono combinare sia l'esternalizzazione che l'AI nelle attività di reclutamento per ridurre al minimo il tempo di assunzione e aumentare i tassi di successo. Tuttavia, le organizzazioni devono dare priorità all'espansione del pool di potenziali candidati in tutte le loro attività di assunzione. Dovrebbero comunicare i loro obiettivi ai fornitori esterni in modo che quei partner possano creare descrizioni accurate delle offerte di lavoro e trovare i candidati giusti. Ciò consente ai dipendenti interni di dare priorità ai colloqui con i candidati chiave.
- Tracciamento dei candidati: le organizzazioni, soprattutto quelle più grandi, possono avere centinaia o migliaia di posizioni aperte e candidati in varie fasi del processo di recruiting. I team interni delle risorse umane non sono necessariamente la risorsa giusta per monitorare l'intero processo. È meglio utilizzare un software automatizzato o parti esterne e includere i dipendenti interni delle risorse umane quando c'è da svolgere un colloquio, fare un'offerta o risolvere un problema.
- Esecuzione del manuale dei dipendenti: l'esternalizzazione della creazione e della manutenzione di un manuale dei dipendenti rimuove un'attività ad alta intensità di manodopera dalle responsabilità dei rappresentanti delle risorse umane. I team interni possono definire lo schema e la strategia del libro, quindi i rappresentanti esterni possono inserire i dettagli, rimandandolo al team interno per la modifica finale.
- Elaborazione delle retribuzioni e delle buste paga: si tratta di un'attività laboriosa che garantisce che i dipendenti vengano pagati in tempo e correttamente. Esternalizzare l'amministrazione delle buste paga può garantire una maggiore conformità e convenienza dei componenti principali, come la dichiarazione delle imposte sui salari e le richieste di risarcimento dei lavoratori.
- Onboarding dei dipendenti: le organizzazioni possono esternalizzare molti aspetti del processo di onboarding dei dipendenti, come la raccolta di informazioni, l'impostazione delle risorse aziendali e la raccolta di feedback.
- Gestione delle prestazioni: si riferisce al lavoro di comunicazione delle responsabilità e delle aspettative lavorative e di assistenza ai dipendenti per il raggiungimento dei loro obiettivi. Mentre il team HR interno definisce la strategia, le risorse in outsourcing possono gestire le responsabilità quotidiane.
- Sicurezza sul lavoro e gestione dei rischi: si tratta di attività laboriose, ma necessarie, che un partner in outsourcing con un'ampia esperienza può gestire con facilità. Un partner di fiducia può gestire questioni di rischio come le istruzioni di sicurezza, la conformità e le responsabilità legali, in modo che i rappresentanti delle risorse umane possano concentrarsi su altre questioni.
Benefici dei servizi di esternalizzazione delle risorse umane
L'esternalizzazione di alcune attività e funzioni delle risorse umano può creare diversi benefici importanti per le organizzazioni di tutte le dimensioni.
Liberare i professionisti delle risorse umane per questioni di livello superiore
Consentire ai professionisti delle risorse umane di concentrarsi sulle questioni più importanti migliora l'intera organizzazione. L'esternalizzazione delle risorse umane aiuta a semplificare le operazioni delle risorse umane liberando i dipendenti dal dover svolgere attività amministrative non necessarie.
Migliora la soddisfazione dei dipendenti
Il "passaggio" dei compiti non solo migliora la soddisfazione dei membri del team HR, ma anche le relazioni con i dipendenti. Questo perché i professionisti delle risorse umane sono spesso oberati di responsabilità e non dispongono di tutto il tempo che vorrebbero per lavorare direttamente con i dipendenti sui loro problemi e obiettivi.
L'esternalizzazione di questi compiti non fondamentali (come, ad esempio, occuparsi delle questioni relative ai benefit) offre ai dipendenti risposte più tempestive, aumentando così la soddisfazione. Inoltre, l'outsourcing consente ai team delle risorse umane di lavorare direttamente con le persone su questioni o progetti di livello superiore, fornendo visibilità sul modo in cui il loro lavoro porta a risultati positivi.
Aumenta i risparmi sui costi
In definitiva, gli esperti HR sanno che l'outsourcing può risolvere molte esigenze in materia di risorse umane, oltre a rappresentare un'iniziativa per risparmiare sui costi. Trovare i giusti fornitori di servizi di outsourcing delle risorse umane consente di risparmiare grazie alle economie di scala: basti pensare alla riduzione dei costi di assunzione di personale HR aggiuntivo e ai minori costi di formazione e inserimento.
Avendo esternalizzato con successo diverse attività non fondamentali, i team delle risorse umane possono dedicare la loro attenzione ad altre questioni importanti.
- Strategia di acquisizione dei talenti: in generale, i responsabili delle risorse umane dovrebbero dedicare la maggior parte del loro tempo a definire la strategia per l'acquisizione dei talenti. Ciò include determinare come posizionare l'azienda, quale dovrebbe essere il processo di recruting e di assunzione e come utilizzare i dipendenti per "relutare" dalla loro rete. Come per altri processi, l'organizzazione può quindi esternalizzare alcune delle attività più amministrative.
- Raggiungere gli obiettivi di diversità, equità e inclusione (DE&I): l'obiettivo dell'esternalizzazione delle risorse umane è consentire ai dirigenti delle risorse umane di concentrarsi su decisioni difficili. Quasi tutte le organizzazioni stanno cercando di raggiungere gli obiettivi DE&I stabiliti, che richiedono approcci innovativi alla messaggistica aziendale, al processo di reclutamento, alla fidelizzazione dei dipendenti e ad altre aree.
- Migliorare lo sviluppo della formazione: le organizzazioni devono migliorare costantemente il loro approccio alla formazione per stare al passo con le tendenze e i nuovi sviluppi, in particolare con l'avvento dell'intelligenza artificiale (AI). Concentrandosi sulla creazione di programmi di formazione e sviluppo, le organizzazioni possono insegnare ai dipendenti nuove skill o migliorare le loro competenze per servire meglio l'azienda. Inoltre, questo contribuisce a far progredire le carriere dei dipendenti, migliorando così la loro soddisfazione.
- Migliorare lo sviluppo dei talenti: trascorrere del tempo con i dipendenti e aiutarli a gestire meglio le loro competenze e i loro carichi di lavoro è un'altra attività interna fondamentale. I professionisti delle risorse umane dovrebbero concentrarsi sulla creazione di una struttura ideale per lo sviluppo dei talenti, ad esempio insegnando competenze trasversali e aiutando i dipendenti a comprendere le migliori pratiche per il loro lavoro, esternalizzando potenzialmente attività specifiche.
- Analisi dei dati dei dipendenti: le organizzazioni vogliono gestire i dati dei dipendenti internamente per motivi di sicurezza e per il valore che possono fornire all'intera azienda. Comprendere le statistiche di efficienza e produttività e i punti in cui i dipendenti non sono all'altezza è un ottimo modo per evidenziare come l'organizzazione può migliorare.
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Note a piè di pagina
1 3 Ways to Save Time on Administrative HR Tasks (link esterno ibm.com), Hireology, 5 ottobre 2023.
