La creazione di un processo efficiente ed efficace per l'assunzione del personale è particolarmente importante nei mercati del lavoro più complessi o competitivi. Secondo la Camera di Commercio degli Stati Uniti (ink esterno a ibm.com), nella primavera del 2023 c'erano più di 10 milioni di posti di lavoro disponibili, ma solo 5,7 milioni di lavoratori disoccupati negli Stati Uniti. Ciò pone i lavoratori in una posizione di vantaggio, consentendo loro di negoziare salari più elevati, benefici migliori e condizioni che creino un equilibrio più favorevole tra lavoro e vita privata.

Per raggiungere gli obiettivi di assunzione, le aziende stanno rivalutando i propri processi di assunzione, identificando le inefficienze e le opportunità in cui l'intelligenza artificiale (AI) e l'automazione possono rendere i processi più interessanti per candidati e dipendenti.

Il recruiting è il processo di attrazione e assunzione di candidati qualificati per ricoprire ruoli all'interno di un'organizzazione. Si tratta di un flusso di lavoro, passo dopo passo, completo: dall'identificazione delle competenze necessarie all'inserimento di un nuovo dipendente. Il processo di recruiting è, in definitiva, progettato per rendere le assunzioni più efficienti, convenienti, scalabili e allineate con gli obiettivi aziendali e i requisiti legali.

Oltre a coprire i ruoli e a soddisfare le esigenze del personale, le strategie di recruiting di oggi mirano a fornire un'esperienza positiva ai candidati. I team delle risorse umane (HR) mettono in evidenza il meglio della cultura aziendale e utilizzano la tecnologia per rendere più efficiente il processo di candidatura. In un ambiente che favorisce chi cerca lavoro, i dati e l'intelligenza artificiale possono offrire alle aziende un vantaggio competitivo fornendo una migliore comprensione del tipo di lavoratori di cui hanno bisogno e di come attrarli meglio.

La creazione di un processo di recruiting migliore inizia con la definizione di una strategia di assunzione. Ecco alcune delle fasi chiave che le aziende includono frequentemente:

• Valutare le esigenze di recruting: il primo passo per un processo di assunzione efficace è capire di cosa ha bisogno l'organizzazione. Le aziende identificheranno le lacune nelle competenze, i principali posti vacanti e le aree in cui la carenza di personale influisce sul servizio e sulle prestazioni. Ciò include la revisione di tutte le posizioni aperte, il modo in cui i dipendenti esistenti soddisfano le esigenze e il modo in cui un nuovo assunto può completare al meglio il team.
• Scegliere quale approccio di recruiting adottare: assumerai internamente, ricorrerai a un selezionatore o coinvolgerai un team di consulenza per gestire le assunzioni presso la tua organizzazione? Quando creano un piano di recruiting, le organizzazioni spesso mettono insieme un team di assunzione composto da soggetti interessati che conducono le interazioni con le persone in cerca di lavoro.
• Creare una descrizione del lavoro: un titolo e una descrizione dettagliati aiutano a identificare il candidato giusto per il ruolo e devono essere formulati con cura. La scelta delle parole può introdurre inavvertitamente dei bias, come l'uso di termini quali "perfettamente rasato" invece di "aspetto e abbigliamento professionali". I dettagli della descrizione del lavoro possono includere:
  • Titolo
  • Ruolo
  • Responsabilità
  • Qualifiche minime
  • Sede
  • Se si tratta di un posto di lavoro in sede/ibrido/remoto
  • Vantaggi
• Pubblicare l'offerta di lavoro: in questa fase, è importante far conoscere l'offerta a tutti, soprattutto a quelli del tuo settore. Ciò potrebbe includere la pubblicazione della posizione internamente, su una bacheca di lavoro, tramite social media, ecc. L'obiettivo qui è indirizzare le persone che hanno maggiori probabilità di essere i migliori candidati per aumentare la qualità del pool di talenti e identificare più rapidamente i migliori candidati.
• Esaminare le candidature e i curriculum: manualmente o utilizzando un sistema di tracciamento dei candidati (ATS), la tua azienda dovrà esaminare i candidati e ridurre la rosa dei candidati migliori. Le organizzazioni spesso prendono in considerazione non solo le competenze, ma anche il modo in cui i vari candidati si allineano con gli obiettivi aziendali e le metriche di diversità, equità e inclusione (DEI). Gli strumenti di AI predittiva possono essere utilizzati per creare un profilo di candidato ideale da confrontare con i migliori candidati, per individuare quelli più adatti.
• Eseguire uno screening telefonico: una volta identificati i candidati di alto livello, è necessario programmare delle conversazioni telefoniche per avere un'idea migliore della loro esperienza e delle loro qualifiche. Questa attività può essere svolta dal personale delle risorse umane o dai componenti del team di ricerca del personale.
• Realizzare i colloqui: dopo aver selezionato i due o tre candidati migliori, le organizzazioni possono programmare colloqui di persona o video per valutare i talenti giusti. I membri del team di recruiting o coloro che gestiranno direttamente l'assunzione dovrebbero essere presenti al colloquio di lavoro.
• Selezionare un candidato: le varie parti interessate coinvolte nel processo di colloquio devono prendere parte anche alla selezione finale del candidato. Questa fase può includere il controllo del candidato, verificando le referenze ed effettuando un controllo dei precedenti.
• Presentare l'offerta di lavoro: inviare una lettera di offerta che includa i dettagli essenziali sul ruolo, la data di inizio, le condizioni di impiego, l'orario di lavoro e il compenso.
• Avviare l'onboarding: questa fase prevede la formazione, la fornitura degli strumenti e delle tecnologie necessari per svolgere il lavoro e l'incontro con i nuovi colleghi. Poiché l'onboarding individuale può richiedere molto tempo, molte aziende si stanno rivolgendo agli strumenti di automazione e intelligenza artificiale per fornire più efficientemente gli strumenti ai dipendenti e supportarne la formazione.
• Riesaminare, rivedere o ripubblicare: utilizzando una piattaforma ATS e l'analytics, esamina il tempo necessario per ricoprire le posizioni, il numero di candidati e altri dati per adattare il processo e renderlo più efficiente. Se in qualsiasi momento il candidato migliore rifiuta l'offerta, è possibile capire cosa è andato storto, fare offerte ad altri candidati o modificare l'annuncio di lavoro per un'altra serie di colloqui.

Ripensiamo il processo di recruiting. Se dovessi progettare il processo di recruiting per una nuova azienda, dove applicheresti l'AI e l'automazione per trovare e ottenere i migliori talenti?

Sia che l'obiettivo sia ridurre i costi e i tempi necessari per assumere nuovi dipendenti o semplicemente creare un posto di lavoro più diversificato, un processo di assunzione ben progettato presenta molti vantaggi, tra cui:

• Ridurre i costi di assunzione: una strategia di acquisizione dei talenti di successo semplifica il processo di recruiting, rendendolo più rapido e conveniente. Rivolgendosi ai migliori talenti in modo proattivo, aumenta la probabilità che si candidino e che l'azienda ottenga le competenze necessarie per operare in modo efficace.
• Attrarre i talenti migliori: nel 2021 un sondaggio condotto da Robert Half (link esterno a ibm.com) ha rivelato che il 62% dei professionisti perde interesse in un lavoro se non riceve una risposta dal potenziale datore di lavoro entro due settimane. Un processo efficiente di ricerca e assunzione del personale migliora l'esperienza dei candidati ed evita di perdere i talenti migliori.
• Aumento della produttività delle Risorse Umane: il minor tempo dedicato al processo di selezione offre al team delle Risorse Umane più tempo da investire nella formazione, nello sviluppo dei dipendenti e nelle iniziative di cultura aziendale.
• Assicurarsi che le competenze corrispondano agli obiettivi aziendali: le aziende possono migliorare la qualità della descrizione del lavoro, aumentare la probabilità di selezionare il candidato giusto e contribuire a garantire la retention quando si impegnano a comprendere appieno le competenze necessarie e gli obiettivi aziendali che la posizione deve raggiungere. L'analytics e l'AI sono strumenti preziosi in questo senso, in quanto mostrano alle aziende le lacune di competenze che potrebbero essere sfuggite.
• Soddisfare la conformità e i requisiti interni: una strategia di assunzione garantisce il rispetto delle best practice e dei requisiti normativi, dalla protezione dei dati dei candidati alle iniziative per le pari opportunità e l'inclusività.
• Affrontare più velocemente i problemi nel processo: quando nella ricerca e assunzione del personale si adotta un approccio completo, basato sulla raccolta e l'analisi dei dati, è più facile individuare successi e insuccessi e, di conseguenza, prendere decisioni migliori.

Lo sviluppo e il perfezionamento di un processo di ricerca e assunzione del personale è un'attività continuativa, soprattutto in un mercato del lavoro in continua evoluzione. Questi sono alcuni modi in cui le organizzazioni possono migliorare la propria capacità di attrarre talenti in modo efficiente:

• Sfruttare la reputazione del marchio: i migliori talenti sono generalmente attratti dalle aziende che investono nell'esperienza dei dipendenti e mantengono un marchio positivo in qualità di datori di lavoro. Quando parli con i potenziali candidati, fornisci dettagli sulla fidelizzazione dei lavoratori, sulla soddisfazione dei dipendenti e sulle iniziative di servizio alla comunità, se opportuno, per evidenziare i vantaggi del luogo di lavoro.
• Creare incentivi: considera quali vantaggi possono essere offerti al di sopra degli stipendi base, come i bonus di firma. Inoltre, è un'ottima idea istituire programmi di referral per i dipendenti. Decidi come e quando utilizzare questi incentivi e se la decisione in merito spetta alle risorse umane o ai responsabili delle assunzioni.
• Outsourcing o utilizzo di consulenti: decidi se le assunzioni effettuate internamente sono più efficaci di quelle effettuate tramite reclutatori e consulenti di terze parti. Può trattarsi di una scelta a livello di organizzazione o situazionale, basata su posizioni specifiche.
• Dare priorità ai candidati interni o esterni: stabilisci se dare priorità alle assunzioni all'interno dell'organizzazione o guardare all'esterno per apportare nuove prospettive.
• Offerte di lavoro mirate: effettua ricerche sui migliori metodi e piattaforme da utilizzare per raggiungere i migliori candidati. Ciò può includere canali online come LinkedIn o punti vendita specifici del settore.
• Utilizzo di strumenti avanzati: determina il ruolo che tecnologie come l'automazione e l'AI avranno nelle assunzioni, nella selezione dei candidati e nell'onboarding. Considera come questi strumenti possono aiutare a ridurre i pregiudizi, aumentare l'efficienza e migliorare l'esperienza dei dipendenti.

La tecnologia e i dati possono contribuire a ottimizzare il processo di recruiting, rendendo facilmente disponibili le informazioni chiave sui candidati durante il processo di assunzione e snellendo i flussi di lavoro. Gli strumenti comunemente utilizzati sono i seguenti:

• Un sistema di tracciamento dei candidati (ATS): un ATS offre un'ampia gamma di funzionalità per tracciare i dati dei candidati e automatizzare le attività pratiche, dalla pubblicazione di annunci di lavoro al filtraggio dei curriculum fino alla ricerca dei candidati più qualificati.
• Analisi completa dei dati: un sistema di analisi dei dati può mostrare ai team HR quante persone hanno fatto domanda per un determinato posto di lavoro, quante persone sono state intervistate e da dove provengono i candidati migliori. L'utilizzo di questi dati e l'analisi del processo per ogni assunzione contribuiranno a migliorare l'intero processo di recruiting.

Vi sono, inoltre, altri strumenti emergenti alimentati dall'intelligenza artificiale in grado di fornire nuove funzionalità e approfondimenti. Di seguito sono riportati alcuni strumenti chiave:

• Apprendimento automatico (ML): il modo migliore per ottimizzare il processo di assunzione di un'azienda è valutare cosa funziona e cosa no. Tuttavia, molti dipartimenti delle risorse umane non hanno il tempo e le risorse per eseguire analisi e valutare i dati storici sulle assunzioni. In questi casi, l'apprendimento automatico può essere inestimabile, fornendo insight sui dati di assunzione tra le varie applicazioni per migliorare il processo decisionale.
• Automazione basata sull'intelligenza artificiale: l'automazione del processo di onboarding ha consentito ai reparti delle risorse umane di risparmiare innumerevoli ore di lavoro manuale negli ultimi anni, rendendo il processo più efficiente. L'intelligenza artificiale può contribuire a rendere il processo di onboarding più personalizzato. I membri del team in arrivo vengono guidati nell'onboarding con strumenti basati sull'elaborazione del linguaggio naturale e sull'AI adattiva.
• AI predittiva: l'intelligenza artificiale viene utilizzata oggi non solo per creare profili di candidati ideali e valutare le future esigenze di talenti, ma anche per fornire informazioni più approfondite sulle prestazioni dei dipendenti e supportare meglio decisioni sul livello di retribuzione che siano eque e in linea con il settore.

Il recruiting dei candidati comporta un infinito avanti e indietro con i responsabili delle assunzioni, il monitoraggio manuale e i fogli di calcolo e l'utilizzo di più strumenti attraverso diversi sistemi durante il processo di assunzione. È possibile semplificare il processo riducendo il numero di passaggi e strumenti, utilizzando IBM watsonx Orchestrate per automatizzare in modo intelligente le attività, come la creazione e la pubblicazione più rapida dei requisiti di lavoro. Orchestrate si integra con i migliori strumenti che usi ogni giorno, tra cui il software per il reperimento dei candidati e il monitoraggio delle candidature.