Cos'è la pianificazione del personale?

L'asset più prezioso di un'azienda sono le sue persone. Per questo motivo, la pianificazione del personale è una funzione cruciale per costruire un'impresa di successo.

Il processo di pianificazione del personale aiuta i team finanziari ad analizzare i livelli attuali della forza lavoro, prevedere le esigenze future di personale e sviluppare strategie per reclutare e trattenere i dipendenti in linea con gli obiettivi aziendali e le strategie aziendali generali. In genere comporta l'analisi delle esigenze aziendali, la definizione di obiettivi di assunzione e la riqualificazione o l'aggiornamento dei dipendenti attuali.

A livello fondamentale, le organizzazioni stanno ripensando a ciò di cui hanno bisogno le loro persone per avere successo, soprattutto perché la disruption tecnologica sta modificando e rimodellando i requisiti dei talenti. I moderni software di pianificazione della forza lavoro aiutano i team di financial planning and analysis (FP&A) con una pianificazione efficace del personale tramite dati e analytics in tempo reale, permettendo ai team di rispondere rapidamente alle esigenze di personale e prendere decisioni basate sui dati.

Un report dell'IBM Institute for Business Value ha rilevato che la funzione risorse umane (HR) è destinata a subire una massiccia evoluzione verso l'automazione intelligente, e le organizzazioni devono prepararsi. Entro il 2027, la maggior parte dei professionisti delle risorse umane integrerà i propri dipendenti con strumenti di AI avanzati. Mentre i responsabili HR prevedono le esigenze di aggiornamento delle competenze, il cambiamento non significa necessariamente un team più piccolo. Al contrario, il report prevede un leggero aumento del personale man mano che i ruoli cambiano.

La pianificazione del personale è un componente cruciale di qualsiasi azienda perché i dipendenti rappresentano uno dei costi più elevati nella maggior parte delle organizzazioni, in particolare nei settori basati sulla conoscenza come la tecnologia e la finanza. I leader finanziari e aziendali si affidano alla pianificazione del personale per collegare direttamente le decisioni di assunzione ai budget, alle aspettative di ricavi e alle esigenze future.

Sebbene la pianificazione della forza lavoro e la pianificazione del personale vengano talvolta utilizzate come sinonimi, presentano differenze fondamentali. La pianificazione della forza lavoro è il termine generico che copre tutti gli aspetti della strategia di gestione dei talenti, tra cui assunzione, formazione, gestione delle prestazioni, pianificazione della successione e pianificazione del personale. Entrambe svolgono un ruolo cruciale negli obiettivi aziendali più ampi, nella pianificazione finanziaria e nella crescita aziendale.

• Migliore gestione dei costi: quando le aziende prevedono la crescita, stimano di quanti venditori, ingegneri o personale di supporto avranno bisogno per realizzarla. Allineando i piani di assunzione con le proiezioni finanziarie, i leader finanziari possono gestire le spese per le retribuzioni, contribuendo a garantire che i team abbiano una capacità sufficiente per soddisfare la domanda.
• Gestione dei talenti: la pianificazione del personale aiuta le aziende a gestire la strategia. Se un'azienda pianifica di lanciare un nuovo prodotto o di espandersi in un nuovo mercato, la leadership può programmare le assunzioni in anticipo, così che le persone giuste siano al loro posto all'inizio dell'iniziativa. Questo approccio riduce i ritardi e evita che i team si sovraccarichino.
• Processo decisionale basato sui dati: investitori e dirigenti spesso considerano una solida pianificazione del personale come un segno di disciplina operativa. Questa funzione dimostra che la leadership comprende come i costi del lavoro si adattano ai ricavi e come le assunzioni influiscono sui margini e sul flusso di cassa. La pianificazione del personale trasforma le assunzioni in decisioni strategiche e proattive.

Di seguito sono elencati diversi approcci alla pianificazione del personale, a seconda della dimensione dell'azienda, dello stadio di crescita e della prevedibilità del suo business.

I dirigenti partono da obiettivi finanziari come ricavi, margini o spese operative per determinare quanti dipendenti l'azienda può permettersi. Successivamente, la dirigenza assegna dei limiti di personale ai vari reparti e i manager pianificano le assunzioni entro tali limiti.

Questo approccio enfatizza il controllo dei costi e l'allineamento con gli obiettivi finanziari generali. In genere è uno degli approcci più rapidi, si basa su dati storici ed è più facile da implementare.

I responsabili di dipartimento stimano i ruoli e le competenze necessarie per raggiungere gli obiettivi operativi. Questi aspetti possono includere l'avvio di nuove linee di prodotti, il servizio ai clienti o l'espansione in nuovi mercati. Il reparto finanziario raccoglie quindi tali richieste e le confronta con il budget aziendale.

Questo metodo rispecchia le reali esigenze operative, ma può richiedere una negoziazione qualora le richieste superino i limiti di budget.

In questo approccio, le aziende collegano le assunzioni a specifiche metriche aziendali. Ad esempio, un'azienda potrebbe assumere un rappresentante di vendita per ogni 2 milioni di dollari di nuovi obiettivi di fatturato o un agente di assistenza ogni 1.000 clienti.

Questo approccio lega la crescita della forza lavoro direttamente ai driver di business misurabili.

In questo approccio, i leader finanziari modellano diversi future. I possibili futuri includono una crescita rapida, una crescita costante o una recessione. Un team finanziario costruirà un piano di assunzioni per ogni scenario e misurerà le allocazioni delle risorse, i dati sul personale e gli indicatori chiave di prestazioni (KPI).

Questo approccio aiuta le aziende ad adattarsi rapidamente se le condizioni di mercato cambiano.

Il processo di pianificazione del personale analizza le metriche chiave per fornire ai team finanziari insight sulla strategia della forza lavoro, l'engagement e l'efficienza operativa. Sebbene esistano diverse metriche da monitorare, le organizzazioni devono scegliere quelle che meglio si adattano alla loro strategia aziendale e che guidano le decisioni strategiche in materia di pianificazione della forza lavoro.

• Tasso di turnover: la percentuale di dipendenti che lasciano un'organizzazione entro un determinato periodo di tempo. Un alto tasso di turnover può segnalare il disallineamento dei dipendenti, una cattiva gestione o un mercato competitivo. Le aziende devono mirare a mantenere basso il tasso di turnover per mantenere la stabilità e ridurre i costi di acquisizione di talenti.
• Tasso di abbandono: questa metrica monitora la percentuale di dipendenti che lasciano un'azienda nel tempo senza essere sostituiti. L'abbandono è una metrica cruciale che aiuta le aziende a comprendere le tendenze a lungo termine della forza lavoro e come i ruoli non coperti influenzino le prestazioni.
• Tasso di retention: la percentuale di dipendenti che rimangono in un'organizzazione per un determinato periodo di tempo. La metrica prevede la stabilità del personale e aiuta i professionisti delle risorse umane (HR) a calcolare il volume necessario di nuovi assunti. Un basso tasso di retention potrebbe portare a costi di assunzione più elevati per i team HR e a interruzioni della produttività.
• Tempo di avvio: il tempo necessario a un nuovo assunto per diventare pienamente funzionale e produttivo nel suo nuovo ruolo. Una metrica di tempo di rampa aiuta i professionisti HR a semplificare l'onboarding e ottimizzare l'allocazione delle risorse. Se un ruolo prevede un periodo di inserimento di sei mesi, la persona deve essere assunta sei mesi prima che sia necessaria la sua piena produttività. Inoltre, un'azienda deve capire che si tratta di un investimento iniziale significativo per un nuovo dipendente.
• Tempo di assunzione: la metrica del tempo di assunzione misura il tempo tra la pubblicazione di un'offerta di lavoro e l'accettazione. Questa metrica può aiutare i team di gestione della forza lavoro a valutare se il processo di selezione sta funzionando in modo efficiente e se i team HR stanno trovando le persone giuste per i ruoli giusti. Un tempo di assunzione più breve indica una strategia di reclutamento più snella e aiuta a garantire che le posizioni siano occupate da persone con le competenze giuste.
• Equivalente a tempo pieno: un equivalente a tempo pieno (FTE) si riferisce al numero totale di ore di lavoro a tempo pieno apportate da un membro del team. Le metriche aiutano gli stakeholder a valutare la capacità della forza lavoro e ad allocare le risorse in modo appropriato.
• Employee net promoter score (eNPS): eNPS misura la soddisfazione dei dipendenti e quanto è probabile che raccomandino l'azienda come un luogo positivo in cui lavorare. eNPS riflette il morale dei dipendenti, poiché impatta direttamente sulla fidelizzazione e sulla produttività.

La tecnologia moderna sta spostando il rapporto tra le funzioni HR e finanziarie da fogli di calcolo isolati a un dashboard unificato, creando una singola fonte affidabile. Gli strumenti di pianificazione finanziaria e il software di pianificazione del personale attuali sono guidati dall'intelligenza artificiale (AI) e dall'automazione.

Queste sono alcune caratteristiche principali della pianificazione del personale basata sull'AI:

• Integrazione dei dati in tempo reale: il software di pianificazione del personale e della forza lavoro estrae i dati dai sistemi informativi delle risorse umane (HRIS) e dai sistemi di gestione delle retribuzioni in tempo reale, fornendo insight aggiornati ai team finanziari. Con tutti i dati sulla forza lavoro in un unico posto, i team possono analizzare i dati sulla forza lavoro, compreso il conteggio dei dipendenti, la retention e l'attrito.
• Modellazione degli scenari: i team possono creare scenari "what if" basati su fattori come tendenze di mercato, sovrapposizione o livelli di carenza di personale, cambiamenti retributivi e l'impatto finanziario delle decisioni di assunzione. La modellazione di scenari aiuta i team a prevedere il fabbisogno di personale e a determinare il momento giusto per assumere.
• Collaborazione: gli strumenti unificati aiutano i responsabili di reparto a collaborare e permettono ai vari reparti di lavorare su un'unica piattaforma. Lavorando sotto lo stesso tetto, tutti gli stakeholder possono allinearsi alle decisioni dell'organizzazione e condividere gli obiettivi strategici.
• Previsioni: alcuni strumenti moderni di pianificazione della forza lavoro utilizzano modelli di previsione come base per fattori come la stagionalità o la riorganizzazione della forza lavoro. Attraverso strumenti di previsione, i capi dipartimento e gli stakeholder possono vedere istantaneamente l'impatto del personale sui costi del lavoro e sugli obiettivi aziendali.

Una pianificazione del personale ben organizzata può aiutare le organizzazioni ad adottare un approccio proattivo alle esigenze della forza lavoro e a prepararsi a sfide imprevedibili. Una pianificazione del personale efficace può essere implementata seguendo diverse best practice.

Il primo passo nella pianificazione del personale è comprendere lo stato attuale della forza lavoro dell'organizzazione e le sfide che essa deve affrontare. Identifica le lacune nelle competenze attraverso un audit delle competenze e un'analisi delle lacune per determinare dove è necessario un maggiore sviluppo o miglioramento delle competenze. Un'organizzazione potrebbe anche valutare le carenze di ruolo e i problemi di capacità.

Per esempio, se l'organizzazione si sta espandendo in nuovi mercati, sarà importante analizzare l'organico attuale e determinare dove c'è bisogno di più dipendenti. O forse l'organizzazione decide di investire nella formazione del personale esistente. Queste decisioni sono fondamentali per la pianificazione del personale, poiché gli obiettivi organizzativi pongono le basi di tutti i piani strategici.

La chiave per un processo di pianificazione del personale di successo è disporre di report organizzati sull'organico su ciascuno dei dipendenti dell'organizzazione. Il report sul numero di dipendenti proviene tipicamente dal sistema informativo delle risorse umane (HRIS) dell'azienda e include dati su ogni dipendente, come stato lavorativo, durata di assunzione, stipendio, età, genere, livello di istruzione e località.

Il report sul personale è fondamentale per le attività di pianificazione. I team devono creare un dashboard dell'organico che mostri lo stato attuale del personale e le metriche chiave, in modo che gli stakeholder possano farvi riferimento in tempo reale.

Una strategia efficace di personale richiede collaborazione e comunicazione all'interno dell'organizzazione. Gli stakeholder di più reparti, come le risorse umane, la finanza e i vertici aziendali, dovrebbero contribuire a garantire che gli obiettivi organizzativi siano chiaramente definiti. Inoltre, è necessario individuare e discutere le priorità, come ad esempio quali ruoli ricoprire per primi e le considerazioni di mercato.

La comunicazione deve essere aperta per garantire che non ci siano malintesi. L'allineamento degli stakeholder è fondamentale per colmare il divario tra le esigenze dell'operazione e la visione complessiva dell'organizzazione.

Le aziende hanno bisogno di una grande quantità di dati per la pianificazione del personale, motivo per cui è importante raccoglierli e rivederli. I dati proverranno probabilmente dai HRIS, ATS (Applicant Tracking System) e dai report sul personale.

I dati da raccogliere includono gli obiettivi di fatturato, le spese previste, i requisiti di ruolo, le competenze dei dipendenti, la gerarchia organizzativa e le recensioni o valutazioni delle prestazioni.

Far crescere un'azienda richiede un investimento finanziario in strumenti e software. Valuta la disponibilità dell'azienda a investire in software dedicato all'organico con capacità di pianificazione del personale. Il software moderno può automatizzare compiti amministrativi ripetitivi e gestire gli impegni di più membri del team.

Gli strumenti avanzati utilizzeranno l'analytics predittiva per ottimizzare gli annunci di lavoro e personalizzare scenari che aiutino a garantire che i costi della forza lavoro siano allineati agli obiettivi aziendali.

Il futuro è imprevedibile e, se gli ultimi due anni sono un indicatore, le aziende devono essere pronte a tutto. Un'azienda dovrebbe predisporre diverse pianificazioni del personale per sviluppare contingenze a breve e lungo termine.

I team delle risorse umane e della finanza devono collaborare per stimare il numero di assunzioni necessarie in un determinato periodo e utilizzare gli insight per sviluppare molteplici scenari. Questo allineamento tra i due dipartimenti è importante per una pianificazione strategica del personale che rimanga entro i limiti di budget e rispetti gli standard del mercato del lavoro.

La pianificazione del personale viene in genere effettuata annualmente. Tuttavia, possono verificarsi eventi imprevisti che richiedono alle organizzazioni di essere pronte con piani alternativi. Un investimento inaspettato o un'impresa non riuscita possono cambiare completamente il modo in cui un'organizzazione affronta il proprio organico. Questi momenti rappresentano una buona opportunità per rivedere la pianificazione del personale e apportare le modifiche necessarie.

Le esigenze di personale sono destinate a cambiare nel tempo, motivo per cui le organizzazioni in crescita e in evoluzione devono avere un sistema di pianificazione del personale in atto. Una pianificazione del personale prevede diversi scenari che i team potrebbero anche non prendere in considerazione, aiutando l'organizzazione a essere preparata e pronta per il futuro.