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La comunicazione con i dipendenti
Che cos'è la comunicazione con i dipendenti e perché è importante?
Data di pubblicazione: 12 luglio 2024
Collaboratori: Molly Hayes, Amanda Downie
Cosa si intende per comunicazione con i dipendenti?
La comunicazione con i dipendenti si riferisce allo scambio di informazioni, idee, sensazioni e feedback tra dipendenti e dirigenti all'interno di un'organizzazione. Una comunicazione efficace con i dipendenti favorisce un ambiente di lavoro positivo, facilita il coinvolgimento dei dipendenti, aiuta a creare fiducia e stimola la produttività. Una strategia di comunicazione coesa con i dipendenti è fondamentale per il successo a lungo termine di un'azienda.
Laddove la comunicazione interna si riferisce a qualsiasi scambio tra dipendenti, la comunicazione con i dipendenti si riferisce in genere alle interazioni tra i membri del team e i loro manager o la leadership organizzativa. Eseguiti in modo efficace, entrambi i tipi di comunicazione migliorano l'esperienza dei dipendenti, aumentando la fidelizzazione e creando un ambiente di lavoro positivo.
La comunicazione con i dipendenti avviene in genere su più canali per fornire un'esperienza fluida e unificata ai dipendenti. Ecco alcuni esempi di comunicazione con i dipendenti:
- Un dipendente che accede a una rete intranet aziendale per visualizzare le comunicazioni e gli aggiornamenti sul posto di lavoro.
- Un manager che comunica gli obiettivi chiave attraverso una piattaforma di messaggistica, a cui un dipendente accede tramite un'app mobile.
- Un dipartimento delle risorse umane che sollecita il feedback dei dipendenti e misura la loro soddisfazione attraverso sondaggi digitali o incontri faccia a faccia.
- Una serie di promemoria settimanali a livello aziendale inviati da un manager o dirigente che comunicano notizie recenti sull'azienda.
Perché la comunicazione con i dipendenti è importante?
La comunicazione proattiva e multicanale tra i dipendenti, come altri aspetti dell'esperienza dei dipendenti, è diventata esponenzialmente più importante negli ultimi anni. A meno di un anno dall'inizio della pandemia di Covid-19, Gallup ha riferito che il 56% dei dipendenti negli Stati Uniti lavorava in un ambiente completamente remoto.1 Ciò ha portato le organizzazioni a doversi affidare in larga misura a strumenti di comunicazione digitale per i dipendenti, come e-mail e Slack.
Sebbene molti lavoratori siano tornati in ufficio, il paradigma globale è cambiato: il 39% dei knowledge worker in tutto il mondo opera in un ambiente ibrido, secondo la società di consulenza Gartner.2 Allo stesso tempo, molte aziende hanno iniziato a reperire i propri talenti a livello globale, sfruttando la natura senza confini del personale mobile.3
Nell'economia globale moderna, le organizzazioni comunicano con un gruppo più diversificato di dipendenti che potrebbero lavorare da più sedi, in tutti i fusi orari. In questo nuovo paradigma, canali di comunicazione efficaci per i dipendenti aumentano il coinvolgimento dei dipendenti e mantengono una cultura aziendale coesa su una pluralità di piattaforme.
I dipendenti remoti potrebbero ricevere comunicazioni da diversi servizi digitali e strumenti di collaborazione in tempo reale, dai portali dei dipendenti ai software di videoconferenza. Questi rapidi cambiamenti nella forza lavoro globale hanno creato un ambiente in cui i leader delle grandi organizzazioni gestiscono in genere molti più tipi di comunicazione rispetto al passato.
Oggi, una comunicazione efficace con i dipendenti è una pietra miliare del successo organizzativo: come rilevato da un recente report dell'IBM Institute for Business Value, le organizzazioni che offrono le migliori esperienze per i dipendenti superano le altre in termini di crescita dei ricavi del 31%. Promuovendo canali di comunicazione aperti, chiari e coerenti, le organizzazioni possono migliorare il coinvolgimento, la collaborazione e la produttività dei dipendenti, ridurre il fatturato e sviluppare i talenti chiave.
I vantaggi di una comunicazione efficace con i dipendenti
Una strategia di comunicazione interna olistica e multipiattaforma aumenta il coinvolgimento dei dipendenti e unifica un'azienda attorno a una cultura organizzativa coesa e a iniziative ad alta priorità. Alcuni potenziali benefici della comunicazione con i dipendenti includono:
Aumenta il coinvolgimento e migliora il morale dei dipendenti
Canali di comunicazione aperti e tempestivi fanno sentire i dipendenti apprezzati e rispettati, migliorando il morale e aumentando il coinvolgimento. Questo, a sua volta, mantiene i dipendenti impegnati e motivati, con conseguente maggiore soddisfazione sul lavoro, maggiore produttività e, si spera, maggiore fidelizzazione.
Migliora l'esperienza dei dipendenti
Secondo un recente sondaggio dell'IBM Institute for Business Value, oltre il 70% dei dipendenti apprezza la flessibilità e l'equilibrio tra lavoro e vita privata nella propria carriera. Una comunicazione efficace con i dipendenti favorisce un ambiente di lavoro incentrato sulle persone, consentendo alle organizzazioni di assumere e trattenere talenti preziosi.
Promuove l'inclusività per un posto di lavoro diversificato
Migliora la collaborazione e il lavoro di squadra
Una comunicazione dall'alto verso il basso chiara e coerente favorisce una migliore collaborazione tra i membri del team, riducendo al minimo i conflitti e promuovendo una visione unificata a livello aziendale. Inoltre, rafforza l'azienda nel suo complesso, facendo leva sulle idee dei dipendenti e promuovendo l'innovazione attraverso la collaborazione interaziendale.
Favorisce la gestione delle modifiche
Migliora il processo decisionale
Ciò include riunioni, discussioni individuali e conversazioni informali, che consentono un feedback immediato e interazioni personalizzate.
La comunicazione scritta con i dipendenti può includere e-mail, promemoria, newsletter, revisioni delle prestazioni e rapporti. Questi forniscono un registro delle comunicazioni tra i dipendenti e possono essere utili per comunicazioni dettagliate e formali. I dipendenti comunicano con la leadership anche attraverso sondaggi e altre forme di comunicazione scritta, fornendo feedback e raccomandazioni per migliorare l'esperienza dei dipendenti.
Questo tipo di comunicazione prevede l'utilizzo di strumenti digitali come intranet, piattaforme di collaborazione (ad esempio, Microsoft Teams o Slack) e occasionalmente social media. La comunicazione digitale incoraggia i dipendenti ad accedere alle informazioni di cui hanno bisogno in tempo reale, consentendo workflow più agili e immediati.
Per le organizzazioni globali che impiegano lavoratori in fusi orari diversi, la comunicazione digitale offre un modo flessibile per condividere le informazioni indipendentemente dalla posizione. La pletora di tecnologie digitali utilizzate per comunicare con i dipendenti garantisce inoltre alla dirigenza un maggiore accesso (ad esempio tramite app mobili sul campo), indipendentemente dal fatto che lo scambio di informazioni avvenga individualmente o all'interno di un team.
Tecnologie utilizzate nella comunicazione con i dipendenti
Le organizzazioni di oggi utilizzano molteplici piattaforme e metodi di comunicazione per raggiungere i dipendenti, dalle intranet interne alle app mobili. In genere, un'azienda utilizza più tecnologie contemporaneamente per fornire ai dipendenti informazioni dove e quando ne hanno bisogno. Le comuni tecnologie di comunicazione dei dipendenti includono:
La posta elettronica è uno strumento fondamentale per la comunicazione formale e informale tra i dipendenti, poiché consente comunicazioni quotidiane e messaggistica asincrona. Viene spesso utilizzata per condividere documenti e inviare annunci all'interno di un'azienda o di un reparto.
Piattaforme di messaggistica istantanea
Le piattaforme di messaggistica istantanea come Slack e Microsoft Teams facilitano la comunicazione rapida e informale tra i dipendenti. Possono essere utilizzate per la collaborazione a livello di team o di organizzazione, per fornire risposte rapide alle domande e per condividere aggiornamenti di stato.
Strumenti di videoconferenza
Gli strumenti di videoconferenza, come Zoom, Microsoft Teams o Google Meet, consentono riunioni virtuali, webinar o conferenze faccia a faccia. Possono essere utilizzati per sessioni di formazione, riunioni a distanza e assemblee aziendali.
Intranet
Alcune organizzazioni utilizzano siti web o portali interni che possono fungere da hub centrale per le informazioni e le risorse aziendali. Piattaforme come SharePoint e Confluence supportano più integrazioni, consentendo alle organizzazioni di personalizzare le proprie piattaforme per l'uso della intranet interna. Queste piattaforme in genere fungono da sportello unico per le comunicazioni organizzative, le politiche di hosting, le procedure, le notizie interne, gli elenchi dei dipendenti e gli strumenti di collaborazione.
Piattaforme di collaborazione
Nell'ultimo decennio, diverse piattaforme di comunicazione per i dipendenti hanno combinato vari strumenti di comunicazione, dalla condivisione dei documenti alla gestione dei progetti, per unificare l'esperienza dei dipendenti. Aziende come Microsoft Teams, Trello e Asana supportano la collaborazione nei progetti, la gestione delle attività, la gestione dei documenti multieditor e la comunicazione a livello di team.
Portali per i dipendenti
Piattaforme complete come SAP SuccessFactors e Oracle HCM Cloud offrono ai dipendenti l'accesso ai servizi HR. Questi portali consentono ai dipendenti di visualizzare le buste paga, accedere alle politiche aziendali e interagire con le risorse di onboarding in un hub centralizzato.
I recenti progressi nel campo dell'intelligenza artificiale (AI) hanno migliorato gli strumenti di comunicazione interna semplificando le attività di routine e rispondendo rapidamente alle esigenze dei dipendenti. Con l'impiego strategico dell'AI nella comunicazione con i dipendenti, i manager e i dipartimenti delle risorse umane possono risparmiare tempo e risorse per concentrarsi sulle relazioni umane al centro dell'azienda. Alcune di queste applicazioni includono:
I chatbot e gli assistenti virtuali basati sull'AI possono gestire query e attività di routine. Questi strumenti possono rispondere alle domande più frequenti durante il processo di onboarding, aiutando i nuovi assunti a navigare nell'organizzazione. Possono anche fornire informazioni sulle query di routine delle risorse umane, come i benefit e le politiche di congedo. Questi strumenti possono ridurre i lunghi tempi di attesa, che contribuiscono alla frustrazione dei dipendenti, e ridurre gli oneri amministrativi per i professionisti delle risorse umane.
L'AI può adattare la comunicazione di routine ai singoli dipendenti in base alle loro preferenze e al loro comportamento, fornendo materiali didattici e aggiornamenti personalizzati. Nella forza lavoro senza confini di oggi, l'AI può anche tradurre le comunicazioni in più lingue, fornendo feed di notizie aziendali o notifiche cruciali nella lingua madre di un dipendente.
Alcune organizzazioni utilizzano l'intelligenza artificiale per eseguire l'analisi del sentiment, implementando l'elaborazione del linguaggio naturale (NLP) per raccogliere informazioni da sondaggi e moduli di feedback su larga scala. Queste tecnologie possono anche analizzare le opportunità interne che meglio si adattano a un dipendente in base alla sua esperienza e alle sue competenze, fornendo raccomandazioni ai professionisti delle risorse umane e favorendo i migliori avanzamenti interni.
La comunicazione con i dipendenti richiede una documentazione significativa e una manutenzione generale. Utilizzando l'AI, le organizzazioni possono gestire automaticamente la pianificazione delle riunioni e dei colloqui, creare nuovi account per i dipendenti e inviare comunicazioni di routine per contribuire a garantire la coerenza nell'esperienza dei dipendenti.
Una comunicazione interna efficace implica una messaggistica coerente, tempestiva e incentrata sulle persone, che incoraggi i dipendenti a condividere le informazioni oltre che a riceverle. Una strategia di comunicazione coesa per i dipendenti garantisce una visione unica a livello di organizzazione e facilita il consenso sugli indicatori chiave di prestazione (KPI).
Idealmente, una strategia di comunicazione con i dipendenti utilizza anche il feedback per creare esperienze dinamiche e reattive su più canali. Per promuovere un ambiente di lavoro produttivo e impegnato, alcune misure che i leader possono adottare per migliorare la comunicazione all'interno di un'organizzazione includono:
La comunicazione con i dipendenti richiede una documentazione significativa e una manutenzione generale. Utilizzando l'AI, le organizzazioni possono gestire automaticamente la pianificazione delle riunioni e dei colloqui, creare nuovi account per i dipendenti e inviare comunicazioni di routine per contribuire a garantire la coerenza nell'esperienza dei dipendenti.
In un mondo ibrido e mobile-first, una comunicazione efficace con i dipendenti avviene su più canali: riunioni faccia a faccia, videoconferenze, piattaforme digitali e meeting a livello di organizzazione. Oltre a rendere i messaggi accessibili ai dipendenti in luoghi diversi e in momenti diversi, una pluralità di canali promuove la diversità degli stili di comunicazione.
I leader efficaci creano un ambiente in cui i dipendenti si sentono supportati quando condividono idee, feedback e preoccupazioni. Ciò potrebbe comportare la richiesta attiva di feedback o l'avvio di una conversazione di routine e informale sull'efficacia delle operazioni quotidiane. Alcune organizzazioni potrebbero scegliere di evidenziare i casi positivi di feedback dei dipendenti per incoraggiare ulteriori input e dimostrare l'importanza della comunicazione bidirezionale.
Una comunicazione efficace con i dipendenti fornisce esattamente le informazioni giuste alle persone giuste, al momento giusto. Per evitare il sovraccarico di informazioni, i leader efficaci si sforzano di fornire dati concisi e fruibili ai dipendenti e di ridurre il numero di messaggi errati che un dipendente potrebbe ricevere.
Sia che un'organizzazione utilizzi una intranet interna, una piattaforma ERP o una piattaforma di messaggistica, i leader di successo si impegnano per un'esperienza utente senza intoppi.
Utilizzando una combinazione di audit interni e feedback dei dipendenti, un'organizzazione potrebbe scegliere di rivedere periodicamente le pratiche di comunicazione per identificare ciò che funziona e dove potrebbero esserci margini di miglioramento.
Misurare l'efficacia della comunicazione con i dipendenti
Le strategie di comunicazione efficaci per i dipendenti sono direttamente correlate al successo di un'azienda: più i dipendenti si sentono supportati e coinvolti, maggiore è la loro soddisfazione (link esterno a ibm.com). Secondo l'IBM Institute for Business Value, il benessere dei dipendenti è una priorità per il 77% dei CEO aziendali più performanti. Varie metriche concrete possono aiutare i leader a valutare la forza della loro strategia di comunicazione con i dipendenti. Alcuni di questi punti dati includono:
- Sondaggi e feedback tra i dipendenti: le organizzazioni possono condurre sondaggi regolari per valutare la soddisfazione dei dipendenti rispetto ai canali e alle pratiche di comunicazione, sia che si tratti di sondaggi semestrali completi o di sondaggi anonimi.
- Audit di comunicazione: alcune aziende potrebbero rivedere regolarmente le pratiche, i canali e i contenuti di comunicazione per identificare lacune e aree di miglioramento. Un consulente di terze parti potrebbe fornire una valutazione imparziale dell'efficacia di una strategia di comunicazione.
- Indicatori chiave di prestazione: un'organizzazione può raccogliere informazioni preziose e immediate da KPI come i tassi di apertura delle email e gli accessi a Intranet. È possibile anche monitorare i tempi di risposta ai messaggi e i tassi di completamento dei sondaggi e di altre attività di comunicazione dei dipendenti su tutti i canali per valutarne l'efficacia.
- Revisioni delle prestazioni: le revisioni delle prestazioni possono fornire un feedback prezioso e comunicare aspettative chiare ai dipendenti, oltre a dare ai dipendenti l'opportunità di identificare i punti critici.
- Tassi di advocacy dei dipendenti: un tasso di advocacy dei dipendenti è una metrica utilizzata per misurare la misura in cui i dipendenti promuovono o sostengono la loro organizzazione. Un'azienda potrebbe scegliere di monitorare il coinvolgimento sui social media, le metriche di referral o altri punti dati per valutare la forza della propria strategia di comunicazione con i dipendenti.
- Tassi di turnover e di fidelizzazione dei dipendenti: un alto tasso di turnover può essere indicativo di una scarsa comunicazione. Per valutare la fonte di attrito, un'organizzazione potrebbe analizzare i colloqui di uscita per problemi legati alla comunicazione per aumentare i tassi di fidelizzazione.
- Punteggi NPS interni: un Net Promoter Score interno (iNPS) misura la soddisfazione e la lealtà dei dipendenti all'interno di un'organizzazione. Un adattamento della soddisfazione dei clienti esterni, può essere utilizzato per fornire insight sullo stato generale della strategia di comunicazione con i dipendenti di un'azienda.
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Note a piè di pagina
1 Majority of U.S. Workers Continue to Punch in Virtually (link esterno a ibm.com), Gallup, 12 febbraio 2021.
2 Gartner Forecasts 39% of Global Knowledge Workers Will Work Hybrid By the End of 2023 (link esterno a ibm.com), Gartner, 1 marzo 2023.
3 Move Over, Remote Jobs. CEOs Say Borderless Talent of the Future of Tech Work (link esterno a ibm.com), CNBC, luglio 2024.