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Produttività dei dipendenti
Data di pubblicazione: 20 febbraio 2024
Collaboratore: Cole Stryker
La produttività dei dipendenti misura l'efficienza e l'efficacia con cui un lavoratore o un gruppo di lavoratori contribuisce al raggiungimento degli obiettivi organizzativi. Si tratta di un indicatore chiave di prestazione (KPI) che misura l'output del lavoro in relazione agli input di tempo, impegno e risorse.
Migliorare la produttività dei dipendenti e una componente critica del successo organizzativo. Una maggiore produttività consente ai dipendenti di raggiungere gli obiettivi più velocemente e in modo più efficiente, con conseguente risparmio sui costi e maggiore redditività. Contribuisce anche alla soddisfazione dei dipendenti.
Una componente importante della produttività è l'eliminazione o l'automazione di compiti routinari o noiosi che non richiedono un apporto cognitivo umano di rilievo. Negli ultimi anni, le organizzazioni hanno implementato tutti i tipi di workflow basati sull'AI per automatizzare i compiti ripetitivi, facendo risparmiare tempo e denaro all'azienda e spesso liberando il tempo dei dipendenti per concentrarsi su lavori più interessanti, di "livello superiore", che richiedono le capacità cognitive proprie degli esseri umani.
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La valutazione della produttività dei dipendenti può coinvolgere varie metriche, a seconda del lavoro e degli obiettivi dell'organizzazione. Le metriche possono includere il volume di output, i ricavi delle vendite, i tassi di completamento del progetto, la qualità del prodotto e la soddisfazione del cliente. Per raggiungere gli obiettivi quantificati da queste metriche, i manager e gli analisti della produttività sul posto di lavoro esaminano molti fattori che possono essere migliorati grazie all'adozione di diverse best practice e metodologie.
Il processo di pianificazione e allocazione del tempo in modo efficace per svolgere le attività. Workflow ingombranti o inefficienti, procedure poco chiare e processi ridondanti possono rallentare la produttività. Gli strumenti o i metodi di monitoraggio del tempo possono monitorare il modo in cui i dipendenti allocano il loro tempo, aiutando a identificare le aree di inefficienza e fornire insight sulla distribuzione del workload.
Il livello di competenza e professionalità dei dipendenti nei rispettivi ruoli. I dipendenti possono avere difficoltà a svolgere i propri compiti se non dispongono delle competenze o della formazione necessarie o se non hanno una chiara comprensione dei ruoli, delle responsabilità e degli obiettivi organizzativi.
Il comportamento dei leader aziendali può avere un impatto significativo sulla produttività. La qualità delle pratiche di leadership e gestione può avere un notevole impatto sulla produttività dei dipendenti. Una buona leadership tende a ispirare durante la giornata lavorativa. Pratiche di gestione inefficaci o una cultura aziendale tossica possono portare a difficoltà di comunicazione o demotivazione, con un impatto negativo sulla produttività. Strumenti e approcci efficaci alla gestione dei prodotti possono ridurre le inefficienze nei workflow.
Fattori come la disposizione spaziale dello spazio di lavoro fisico per il comfort e l'efficienza, la cultura organizzativa e la disponibilità degli strumenti e delle risorse di cui i dipendenti hanno bisogno per completare le attività. Alti livelli di stress, orari di lavoro eccessivi, micromanagement e mancanza di equilibrio tra lavoro e vita privata possono contribuire al burnout e alla diminuzione della produttività. Un ambiente di lavoro positivo, al contrario, può portare a un'elevata soddisfazione sul lavoro e a una migliore qualità del lavoro, contribuendo in ultima analisi ai profitti.
La misura in cui i dipendenti sono motivati e impegnati nel loro lavoro, che può essere influenzata dalla retribuzione e da altri incentivi materiali, dal riconoscimento e dal senso dello scopo. Altrimenti i dipendenti produttivi potrebbero provare una mancanza di motivazione se non trovano il loro lavoro impegnativo, coinvolgente o gratificante. Ruoli lavorativi, responsabilità e aspettative prestazionali chiaramente definiti con KPI definiti motivano e consentono ai lavoratori di svolgere il proprio lavoro per soddisfare tali aspettative.
L'uso di tecnologie e strumenti appropriati che migliorano l'efficienza e semplificano i processi. Metodologie obsolete o strumenti malfunzionanti possono causare frustrazione e ritardi.
L'accessibilità, la disponibilità e la chiarezza dei canali di comunicazione che supportano il lavoro di squadra e la capacità dei lavoratori di ricevere indicazioni e feedback. Una comunicazione poco chiara o una mancanza di comunicazione possono portare a malintesi e ridurre la produttività della forza lavoro.
Al fine di valutare la produttività dei dipendenti, le organizzazioni devono essere in grado di misurare i livelli di produttività. Ciò implica la valutazione degli output e dell'efficienza dei dipendenti man mano che completano le attività e svolgono i loro ruoli. Esistono due categorie che descrivono i modi più comuni per misurare la produttività di un individuo o di un team: quantitativa e qualitativa.
I manager e gli analisti possono misurare il volume di lavoro completato entro un determinato intervallo di tempo o la quantità di tempo necessaria per completare un volume di lavoro specifico, due modi di esaminare gli stessi dati. Altre metriche quantitative di produttività potrebbero comprendere il numero di unità prodotte, le attività o i progetti completati. Per i ruoli che coinvolgono le vendite, possono tenere traccia dei ricavi, del numero di contratti chiusi o dei tassi di acquisizione dei clienti. I KPI di vendita possono comprendere i tassi di conversione o i ricavi medi per cliente. Le metriche finanziarie come i ricavi per dipendente e il costo per output contribuiscono a contestualizzare il successo finanziario di un determinato workflow, progetto o gruppo.
Il successo, naturalmente, non è influenzato solo dalla quantità di output, ma anche dalla qualità. È possibile misurare i tassi di difetti o di errori, così come esiste una miriade di modi per misurare la soddisfazione del cliente, in genere correlata alla qualità dell'output. Sondaggi online, sentiment sui social media, tasso di abbandono, volume del servizio clienti: sono disponibili molti modi per misurare se gli utenti finali sono soddisfatti o meno dei prodotti forniti dai dipendenti. Le valutazioni dei manager e dei colleghi, insieme alle autovalutazioni, possono contribuire a cogliere aspetti astratti o difficili da misurare della produttività complessiva. I test e le valutazioni delle prestazioni possono contribuire a valutare la misura in cui i dipendenti sanno utilizzare efficacemente gli strumenti di cui dispongono e soddisfare le aspettative dei manager.
Una combinazione di metriche quantitative e qualitative può aiutare le organizzazioni ad acquisire una comprensione completa di come aumentare la produttività dei dipendenti.
L'intelligenza artificiale (AI) sta svolgendo un ruolo significativo nel migliorare la produttività dei dipendenti in diversi modi. Ecco alcuni dei casi d'uso più comuni ed efficaci.
L'AI può gestire attività di routine e noiose, liberando i dipendenti per concentrarsi su aspetti più complessi e creativi dei loro lavori. Attività come l'inserimento dei dati, la gestione dei file e la generazione di report possono ora essere eseguite rapidamente dall'AI con un elevato livello di precisione, in alcuni casi superando le prestazioni umane medie.
I chatbot e gli agenti virtuali basati sull'AI possono gestire le domande di base dei clienti, riducendo l'onere dei team umani del supporto clienti. In questo modo i dipendenti possono concentrarsi sui problemi dei clienti più complessi, che richiedono l'intervento umano.
L'AI può analizzare grandi quantità di dati in modo rapido e preciso, fornendo insight che possono aiutare i processi decisionali. L'analytics predittiva può aiutare a prevedere le tendenze, consentendo alle organizzazioni di prendere decisioni informate e pianificare in modo più efficace.
I chatbot e gli assistenti virtuali basati sull'AI possono gestire le domande di routine, consentendo ai dipendenti di accedere alle informazioni e al supporto in modo più efficiente, semplificando la comunicazione e riducendo il tempo dedicato alle attività amministrative di base.
L'AI può personalizzare i programmi di formazione e sviluppo in base alle esigenze e agli stili di apprendimento dei singoli dipendenti, ottimizzando il processo di apprendimento. Le piattaforme di apprendimento adattive possono adattare i contenuti e il ritmo in base ai progressi di ciascun dipendente.
L'AI può aiutare a monitorare le prestazioni dei dipendenti, fornendo feedback in tempo reale e suggerimenti per il miglioramento. L'analytics predittiva può identificare potenziali problemi, consentendo un intervento proattivo prima che la produttività ne risenta. I sensori dell'Internet of Things possono aiutare a quantificare le prestazioni dei workflow manuali.
L'AI può analizzare i modelli di workflow e suggerire ottimizzazioni, aiutando i team a snellire i processi e a eliminare i colli di bottiglia. Gli strumenti di pianificazione intelligenti possono ottimizzare i tempi delle riunioni, le assegnazioni delle attività e le tempistiche dei progetti.
L'AI generativa consente ai dipendenti di creare contenuti in modo rapido o con un livello di complessità più elevato. Gli addetti alle vendite possono generare un pitch personalizzato per il cliente in pochi secondi, gli ingegneri possono tradurre rapidamente il codice da un linguaggio all'altro e i designer possono generare e manipolare asset di immagini, video e audio anziché crearle da zero.
È fondamentale implementare le tecnologie AI in modo ponderato, considerando le implicazioni etiche, la privacy dei dati e il potenziale impatto sulla forza lavoro. Inoltre, fornire una formazione e un supporto adeguati ai dipendenti per adattarsi ai cambiamenti basati sull'AI è essenziale per un'implementazione di successo e un miglioramento generale della produttività.
Data l'introduzione dei sistemi AI e dei sensori IoT, i manager possono misurare più aspetti dell'esperienza dei dipendenti che mai. Il campo della produttività dei dipendenti si sta evolvendo molto rapidamente. Ecco alcune tendenze generali da tenere a mente.
Come descritto nell'ultima sezione, l'integrazione dell'AI sul posto di lavoro continua a espandersi in tutti i casi d'uso che riguardano apparentemente ogni aspetto dell'esperienza dei dipendenti.
I modelli di lavoro a distanza e ibridi sono ormai solidamente presenti tra i lavoratori della conoscenza. La pandemia ha accelerato l'adozione di nuove metodologie di gestione dei progetti e di strumenti di collaborazione digitale come Slack e Zoom per supportare collaborazioni da remoto spesso asincrone e mantenere un'elevata produttività. Orari di lavoro flessibili, settimane lavorative compresse e altre alternative soddisfano le diverse esigenze dei membri dei team che lavorano da remoto.
Fino a poco tempo fa, le organizzazioni non pensavano molto alla salute mentale e al benessere dei dipendenti. Oggigiorno, i programmi di supporto alla salute mentale e al benessere sono molto popolari. I dipendenti felici e soddisfatti tendono ad essere più produttivi. Tale programmazione potrebbe includere l'introduzione di sale di meditazione, lezioni di yoga in loco, gruppi di risorse per i dipendenti e iniziative che promuovono l'equilibrio tra lavoro e vita privata.
Un approccio olistico all'esperienza complessiva del dipendente sul lavoro, con particolare attenzione ai benefici intangibili che i dipendenti ricevono dal loro lavoro, è stata una tendenza importante. Per attrarre e trattenere i migliori talenti, le organizzazioni si rendono conto che devono pensare alla loro missione, alla cultura aziendale, alle opportunità di carriera e di sviluppo delle competenze, alla flessibilità del posto di lavoro e altro ancora. Una buona esperienza per i dipendenti è molto più di una semplice busta paga.
Le organizzazioni utilizzano gli analytics dei dati per ottenere insight sui modelli di produttività dei dipendenti. Gli approcci basati sui dati aiutano a identificare le aree di miglioramento, ottimizzando i workflow e prendendo decisioni informate.
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E se i dipendenti avessero la capacità di delegare facilmente attività che richiedono tempo, accedere facilmente alle informazioni tramite semplici richieste e affrontare progetti complessi con un'unica applicazione semplificata?
L'esperienza dei dipendenti è un approccio olistico alla gestione dei talenti che le organizzazioni adottano per aiutare a garantire ai propri dipendenti il supporto necessario per avere successo e prosperare sul lavoro.
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L'automazione delle risorse umane è la pratica di utilizzare strumenti digitali per semplificare le lunghe attività di HR nella gestione del capitale umano.
Per funzionare al meglio, l'automazione richiede un flusso ininterrotto di dati dall'intera organizzazione e dall'ecosistema dei partner.
Le organizzazioni possono dare priorità all'esperienza complessiva dei dipendenti riflettendo su come servire i propri lavoratori durante tutte le fasi del loro percorso, dal processo di assunzione a quello di onboarding, dal lavoro in azienda al colloquio di uscita.