CMMS e EAM a confronto: due strumenti di gestione degli asset che insieme funzionano alla grande

La maggior parte delle organizzazioni non può funzionare senza asset fisici. Macchinari, attrezzature, strutture e veicoli forniscono valore economico o avvantaggiano le operazioni. Nella maggior parte dei casi, sono fondamentali per le prestazioni dell'organizzazione, sia che si tratti di portfolio di laptop su piccola scala o di vaste reti di trasporto. Le aziende energetiche fanno affidamento su alimentatori ininterrotti, le compagnie aeree mirano a garantire la sicurezza dei passeggeri, gli ospedali devono fornire un'assistenza di qualità ai pazienti, le società di trasporto hanno bisogno di dati aggiornati sui pezzi di ricambio per mantenere i livelli di servizio.

Le organizzazioni non possono lavorare in modo efficace se non investono per mantenere i propri asset funzionanti in modo conveniente per tutto il loro ciclo di vita. Per farlo, tecnici, gestori di strutture, team di manutenzione, reliability engineer e project manager hanno bisogno di informazioni accurate e in tempo reale a portata di mano.

• La crescente complessità e scala delle operazioni in tutti i settori e la necessità di tracciare, monitorare e gestire gli asset, hanno guidato l'evoluzione del software avanzato di gestione degli asset. Le organizzazioni stanno modernizzando le loro app aziendali, implementando sistemi più modulari e intelligenti e workflow potenziati dall'AI come parte di una più ampia trasformazione digitale.

La gestione degli asset non fa eccezione, poiché le organizzazioni cercano di affrontare strategicamente la trasformazione digitale nelle soluzioni di gestione degli asset aziendali (EAM) in un'ottica di gestione del cambiamento a lungo termine.

Due soluzioni di gestione e manutenzione degli asset comunemente utilizzate sono i computerized maintenance management system (CMMS) e la gestione delle risorse aziendali (EAM):

• Un computerized maintenance management system (CMMS), noto anche come software, piattaforma o soluzione CMMS, si concentra principalmente sulla manutenzione, aiutando a gestire gli asset, pianificare la manutenzione e monitorare gli ordini di lavoro.
• L'Enterprise Asset Management (EAM) è una soluzione di gestione degli asset focalizzata sull'ottimizzazione delle prestazioni complessive degli asset dall'acquisizione alla fine del ciclo di vita.

A seconda di variabili come il tipo di asset, le dimensioni dell'azienda e la scala delle operazioni, ogni soluzione offre funzionalità e vantaggi diversi per soddisfare i requisiti di manutenzione di un'organizzazione. Esploriamoli più nel dettaglio.

Un computerized maintenance management system (CMMS) è un tipo di software di gestione della manutenzione che centralizza le informazioni sulla manutenzione e facilita e documenta le operazioni di manutenzione. Automatizza i workflow per la gestione degli asset critici e li rende accessibili e verificabili.

Core to CMMS è un database centrale che organizza e comunica le informazioni sugli asset e sulle attività di manutenzione ai reparti e ai team di manutenzione per aiutarli a svolgere il loro lavoro in modo più efficace. In genere includono moduli per il monitoraggio delle certificazioni dei dipendenti e delle attrezzature (gestione delle risorse e della manodopera), data storage su singoli asset, come numeri di serie e garanzie (registro delle risorse), e attività relative a compiti come i numeri degli ordini di lavoro e i programmi di manutenzione (gestione degli ordini di lavoro). Il software CMMS include anche altre caratteristiche, come la gestione dei fornitori e dell'inventario, la reportistica, l'analisi (ad esempio, dashboard KPI o ottimizzazione dell'inventario) e gli audit trail.

Il CMMS si è evoluto negli anni '60 quando la crescente complessità delle operazioni nelle grandi aziende ha iniziato a mettere in luce i limiti e le inadeguatezze della gestione manuale e cartacea. I dati erano isolati, nascosti in una moltitudine di fogli e schedari e l'esecuzione manuale delle attività richiedeva molto tempo.

Negli anni '80, '90 e 2000, man mano che la tecnologia diventava più accessibile e connessa, la funzionalità CMMS si è ampliata fino a includere la gestione degli ordini di lavoro, in cui le aziende assegnano, monitorano e completano gli ordini di lavoro e le liste di controllo di ispezione in un unico posto. Altre caratteristiche, come la gestione dei progetti e l'acquisto di pezzi di ricambio, sono state poi aggiunte come soluzioni avanzate. Molti settori dipendono dal CMMS per migliorare la visibilità degli asset e dei workflow, semplificare le operazioni e la manutenzione, gestire la forza lavoro mobile sul campo e garantire la conformità, ad esempio, negli audit e nella rendicontazione su stato di salute, sicurezza e ambiente.

Un software di gestione degli asset aziendali (EAM) fornisce una panoramica olistica e completa degli asset fisici di un'azienda e viene utilizzato per mantenere e controllare gli asset operativi e l'attrezzatura durante l'intero ciclo di vita, indipendentemente dalla loro posizione.

In genere, le soluzioni EAM coprono gli ordini di lavoro, la gestione dei contratti e della manodopera, la manutenzione degli asset, la pianificazione e la programmazione, il condition monitoring, l'analisi dell'affidabilità, l'ottimizzazione delle prestazioni degli asset, la supply chain e le applicazioni di ambiente, salute e sicurezza (EHS). Memorizzano grandi quantità di dati che possono essere analizzati e tracciati, e le organizzazioni personalizzano i KPI e le metriche in base alle loro esigenze specifiche. Le soluzioni EAM possono anche collegarsi ad altri sistemi e workflow di gestione aziendale come la pianificazione delle risorse aziendali (ERP), fornendo un'unica fonte di intelligence sugli asset.

L'EAM è emerso dal CMMS all'inizio degli anni '90, unendo la pianificazione e l'esecuzione della manutenzione con competenze, materiali e altre informazioni che vanno dalla progettazione degli asset allo smantellamento. Questo ampliamento dell'ambito di applicazione è andato a vantaggio in particolare dei settori che dipendono fortemente dagli asset o con infrastrutture di asset complesse, dove l'efficacia della gestione degli asset e il ROI sono i fattori cardine per raggiungere il profitto.

Nel settore petrolifero e del gas o in quello minerario, ad esempio, c'è una forte necessità di inserire informazioni sulla sicurezza, l'affidabilità e la conformità nei workflow. Nella difesa esistono normative rigide sul tracciamento degli asset potenzialmente pericolosi, e la sicurezza delle operazioni militari dipende dalla disponibilità operativa di più asset in luoghi eterogenei.

Le organizzazioni utilizzano l'EAM per risparmiare denaro evitando sprechi in problemi evitabili e tempi di inattività superflui e per migliorare l'efficienza, le prestazioni e la durata degli asset. Attraverso una combinazione di strategie di manutenzione, automazione e tecnologie come l'Internet of Things (IOT) e l'AI, l'EAM può utilizzare la manutenzione preventiva e predittiva per monitorare e risolvere i problemi prima che si verifichino, massimizzare l'uso degli asset, consolidare le applicazioni e fornire analisi dei costi approfondite. Il risultato è che i professionisti della gestione degli asset prendono decisioni migliori, lavorano in modo più efficiente e massimizzano gli investimenti negli asset.

I software CMMS e EAM hanno uno scopo simile: prolungare e migliorare le prestazioni, aumentare l'efficienza e l'affidabilità operative e ridurre i costi attraverso tempi di attività più produttivi, meno tempi di inattività e una maggiore durata degli asset. Nonostante alcune sovrapposizioni, non sono uguali e presentano differenze fondamentali in termini di funzionalità, approccio e contesto aziendale, offrendo strumenti e risorse di gestione diversi. In generale, mentre la maggior parte dei sistemi EAM dispone di funzionalità CMMS, solo le soluzioni CMMS più avanzate dispongono di alcune funzionalità EAM. Alcune delle principali differenze sono descritte di seguito, ma la loro entità varia a seconda del fornitore.

Il CMMS è dedicato all'MRO (manutenzione, riparazione e operazioni) per asset e attrezzatura fisica, al monitoraggio delle attività di manutenzione degli asset di un'azienda, alla pianificazione e ai costi una volta che un asset è stato installato. L'EAM, invece, fornisce una maggiore comprensione del costo del ciclo di vita e del valore degli asset gestendo l'intero ciclo di vita degli asset dall'inizio alla fine. Essere in grado di tracciare gli asset, valutarli e monitorarli, gestirne e ottimizzarne la qualità e l'affidabilità e valutare dove si verificano le inefficienze significa che un'azienda può ottenere il massimo da essi ed evitare interruzioni inutili che potrebbero influire sul buon funzionamento delle operazioni.

L'EAM fornisce anche dati sui costi complessivi, come acquisti, manutenzione, riparazione e assistenza, che aiutano le aziende a comprendere il costo totale di proprietà dei singoli asset. Sebbene le soluzioni CMMS stiano diventando più sofisticate, in genere non includono caratteristiche aggiuntive come la contabilità finanziaria di alto livello o i costi associati alla procurement o allo smantellamento.

L'EAM differisce dal CMMS anche per il fatto che fornisce supporto multi-sito in più zone di lavoro e aree geografiche. La maggior parte delle soluzioni CMMS fornisce solo supporto per un sito, o un supporto multi-sito limitato. Questo può essere un vantaggio sostanziale per settori come quello energetico o dei trasporti di massa che gestiscono portfolio di asset ampiamente distribuiti.

L'EAM copre una gamma più ampia di funzioni aziendali rispetto al CMMS. Funzionalità come la gestione dei contratti, la gestione della flotta, gli schemi, il monitoraggio delle garanzie e dell'energia e le app specifiche del settore non sono in genere coperte dai sistemi CMMS. L'EAM può anche funzionare con una gamma più ampia di altri software aziendali, come quelli di analisi finanziaria, gestione della supply chain e procurement, rischio, conformità e sostenibilità. Il CMMS tende a integrarsi con altri sistemi solo per automatizzare le attività ripetitive, anche se alcuni includono anche funzionalità di acquisto.

Detto questo, per prima cosa un'implementazione EAM può costare di più rispetto al CMMS, in gran parte a causa della sua maggiore complessità e dei costi di configurazione aggiuntivi derivanti dall'integrazione con altre funzioni aziendali. I modelli SaaS stanno cambiando la situazione, avvicinando i costi di CMMS ed EAM, il che, insieme ai benefici aggiuntivi dell'EAM, lo rende un'opzione sempre più conveniente.

Sebbene i moderni sistemi CMMS possano offrire molto più della semplice manutenzione e il confine tra CMMS ed EAM sia labile, rimangono soluzioni distinte. Il CMMS può essere visto come un sottoinsieme dell'EAM e, potenzialmente, come la strada verso una gestione degli asset su larga scala e più solida. I due sono spesso usati insieme, oppure il CMMS può essere sufficiente per le aziende con piccoli portfolio di asset e team di manutenzione. Quando le aziende vogliono scalare e consolidare i sistemi in più reparti, tuttavia, i limiti del CMMS possono influire sul suo valore complessivo.

Insomma, la scelta del software dipende da molti fattori ma, in generale, se stai cercando di comprendere e gestire un numero elevato di asset su più sedi durante il loro intero ciclo di vita e incorporare altre funzioni aziendali, per esempio le risorse umane e la finanza, l'EAM è probabilmente la scelta più giusta.

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