Sistemi di gestione delle regole di business 101

Ogni processo aziendale, dall'evasione degli ordini dei clienti allo sviluppo di un nuovo software, implica una serie di decisioni. Le regole di business sono le linee guida logiche che garantiscono che le decisioni aziendali portino ai risultati giusti. Le regole di business stabiliscono quali attività commerciali debbano svolgersi in quali circostanze.

Una regola di business formale è composta da due elementi fondamentali:

1. Una condizione che delinea la situazione in cui deve avvenire l'azione.
2. Un'azione che definisce ciò che deve accadere in risposta ad una determinata condizione.

Considera l'esempio di un cliente che chiede di restituire un prodotto. Le regole di business che determinano le modalità di elaborazione del reso potrebbero essere le seguenti:

Scenario 1:

• Condizione: sono trascorsi 30 giorni o meno da quando il cliente ha ordinato il prodotto.
• Azione: offri al cliente un rimborso completo.

Scenario 2:

• Condizione: sono trascorsi più di 30 giorni da quando il cliente ha ordinato il prodotto.
• Azione: offri al cliente un credito da utilizzare in futuro.

Definire regole di business formali consente alle aziende di automatizzare le decisioni aziendali, dando vita a un sistema coerente di logica decisionale che può essere applicato a tutti i processi aziendali. Le regole di business formalmente definite indicano al workflow automatizzato cosa fare in una determinata situazione (ad esempio, quando avviare un processo, quando interrompere un processo e quando intraprendere determinate azioni all'interno del processo).

Formalizzare le regole di business non è sempre facile. Anche situazioni semplici, come il reso di un cliente, richiedono più regole di business per tenere conto dei vari fattori che possono influenzare il risultato finale. La complessità della logica decisionale aumenta solo in settori altamente regolamentati, come l'assistenza sanitaria e la finanza. Le decisioni relative all'elaborazione della richiesta di prestito di un cliente, ad esempio, sono soggette non solo ai criteri aziendali, ma anche a una serie di requisiti normativi per prevenire discriminazioni, frodi e altri esiti illegali.

Un sistema di gestione delle regole di business (BRMS) fornisce agli utenti aziendali la tecnologia necessaria per codificare le regole di business in modo ripetibile, affidabile e automatizzabile.

La gestione delle regole di business, da non confondere con la gestione dei processi aziendali (BPM), si riferisce al processo e alla pratica di definire formalmente le regole di business, implementarle, gestirle e automatizzarne l'implementazione. Un sistema di gestione delle regole di business (BRMS) è la piattaforma tecnologica attraverso la quale viene eseguito questo processo. Un BRMS offre strumenti per facilitare l'intero ciclo di vita delle regole di business, dalla definizione e memorizzazione come logica aziendale formale, all'audit delle regole esistenti, fino alla gestione della logica decisionale generale che guida l'automazione nell'intero ecosistema tecnologico aziendale.

Il vantaggio principale di un BRMS per le attività di automazione è che le regole non devono essere codificate separatamente in ogni applicazione aziendale. Un BRMS consente invece all'azienda di mantenere un'unica fonte di regole di business, on-premise o nel cloud. Altre applicazioni nell'ecosistema tecnologico possono semplicemente trarre le proprie regole dal sistema BRMS. Questo rende le regole di business realmente scalabili, poiché devono essere create una sola volta e possono essere utilizzate da qualsiasi reparto o workflow.

Un BRMS è in genere costituito da tre elementi distinti ma interconnessi:

1. Un ambiente di sviluppo per definire e creare le regole di business

Affinché le regole di business siano leggibili dalle applicazioni, devono essere espresse in termini di linguaggio di programmazione condizionale. Pensiamo ai qualificatori logici formali utilizzati nei progetti di codifica: "IF-THEN", "IF-ELSE", "ONLY IF", "WHEN", ecc.

Un BRMS contiene un ambiente di sviluppo low-code o no-code, affinché il personale aziendale non tecnico possa creare regole di business in questo linguaggio condizionale. Riprendiamo la richiesta di rimborso del cliente descritta in precedenza. L'espressione condizionale della regola che governa questo processo potrebbe essere simile alla seguente:

Se (IF) sono trascorsi meno di 30 giorni da quando il cliente ha ordinato un prodotto, allora (THEN) rimborsa il prodotto. Altrimenti (ELSE), offri un credito.

Le regole di business possono anche essere espresse come tabelle decisionali, utili quando si elaborano regole in cui più di una condizione influenza l'azione corretta. Ad esempio, se anche il prezzo di un articolo influenza la procedura di reso, un utente aziendale potrebbe preparare una tabella decisionale simile a questa:

Molti BRMS includono anche la possibilità di simulare le regole in modo che i membri del team possano testarle per vedere come potrebbero influenzare i risultati delle decisioni. Ad esempio, se si aggiunge una nuova regola a un processo di approvazione del prestito che richiede un punteggio di credito pari o superiore a 700, un membro del team potrebbe vedere in che modo tale regola modificherebbe il tasso di approvazione prima di implementarla effettivamente.

2. Un repository in cui sono memorizzate le regole

Una volta definite, le regole vengono inserite nel repository centrale del sistema BRMS. Qui le regole possono essere consultate, modificate, condivise in tutta l'azienda, oltre a essere accessibili per diverse applicazioni.

3. Un motore delle regole di business

Il motore delle regole è il componente software che consente alle altre applicazioni dell'ecosistema aziendale di accedere al repository delle regole ed eseguirle in un ambiente runtime. L'applicazione invia una richiesta al BRMS, inclusi tutti i dati pertinenti di cui il motore delle regole necessita per prendere una decisione. Il motore delle regole verifica quindi la richiesta rispetto alle regole pertinenti e restituisce una decisione. Infine, questa decisione fa sì che l'applicazione intraprenda un'azione specifica.

Pensiamo ad esempio a un'azienda SaaS che fornisce tre diversi livelli di abbonamenti alla propria piattaforma: uno per le piccole imprese, uno per le medie imprese e uno per le grandi imprese. Quando arrivano nuovi lead attraverso il sito web dell'azienda, l'azienda desidera indirizzarli automaticamente al team di vendita appropriato, in base alle dimensioni dell'organizzazione. L'azienda potrebbe creare un servizio decisionale per governare questo processo in un BRMS in questo modo:

1. L'azienda SaaS inizierebbe creando regole all'interno dell'ambiente di sviluppo BRMS per delineare come dovrebbero essere distribuiti i lead:
   • Se (IF) un lead ha meno di 100 dipendenti, allora (THEN) indirizza il lead al team di vendita delle piccole imprese.
   • Se (IF) un lead ha tra 100 e 1.000 dipendenti, allora (THEN) indirizza il lead al team di vendita delle medie imprese.
   • Se (IF) un lead ha più di 1.000 dipendenti, allora (THEN) indirizza il lead al team di vendita delle grandi imprese.
2. Una volta create, le regole saranno contenute all'interno del repository. Tutte le applicazioni coinvolte nel processo di allocazione dei lead, come i sistemi di elaborazione dei documenti, i sistemi di customer relationship management (CRM) e i bot di robotic process automation (RPA) possono accedere alle regole in questo repository.
3. Quando arriva un lead, i bot RPA responsabili della copia delle informazioni sui lead nel CRM possono verificare con il motore delle regole come assegnare il lead. I bot RPA invierebbero al motore delle regole le informazioni sulle dimensioni dell'azienda dal modulo di acquisizione dei lead e il motore delle regole utilizzerebbe queste informazioni per restituire una decisione in tempo reale. In base alla decisione fornita dal motore delle regole, i bot RPA assegnerebbero i lead ai team di vendita di piccole, medie o imprese all'interno del CRM.

Con un BRMS, le regole sono memorizzate in un repository centrale separato dalle applicazioni. Il repository crea una singola fonte affidabile per le regole di business, a cui possono accedere tutte le applicazioni dell'azienda. Di conseguenza, le regole di business sono scalabili e le decisioni aziendali sono mantenute aggiornate, coerenti e affidabili in ogni momento.

• Automazione efficiente: i sistemi BRMS sono essenziali per l'automazione efficiente dei workflow aziendali. È possibile automatizzare più workflow utilizzando un unico repository di logica decisionale a livello aziendale. In questo modo, l'IT non deve scrivere una programmazione logica decisionale diversa per ogni applicazione.
• Risultati più uniformi: quando le decisioni aziendali sono automatizzate secondo un determinato sistema di regole di business, tutte le decisioni vengono prese secondo la stessa logica. Ciò porta a risultati più coerenti, poiché le decisioni aziendali non saranno più influenzate dalla discrezione umana, se non quando necessario.
• Riduzione della complessità: quando devono prendere decisioni aziendali, i lavoratori umani non devono soppesare più fattori o assicurarsi di seguire tutte le regole. In questi casi, le applicazioni possono affidarsi al BRMS, che utilizza il database delle regole di business per determinare il risultato corretto. Le decisioni vengono prese più rapidamente e i dipendenti sono liberi di dedicarsi ad attività di maggior valore.
• Ridotta dipendenza dall'IT: gli strumenti no-code dei sistemi BRMS consentono agli analisti aziendali e ad altri lavoratori non tecnici di creare regole di business utilizzando il proprio vocabolario aziendale. Ciò significa che i team possono creare e modificare le regole in base alle esigenze e non devono coinvolgere l'IT in ogni aggiornamento.
• Decisioni più reattive: le regole possono essere aggiornate facilmente all'interno del repository BRMS, poiché la loro gestione non richiede la modifica del codice delle applicazioni esistenti. Pertanto, le regole possono essere facilmente modificate in risposta a nuove normative, sviluppi del mercato, richieste dei clienti e altri fattori.
• Conformità automatizzata: le policy e i regolamenti pertinenti possono essere integrati nelle regole di business, al fine di garantire che decision-maker automatizzati rispettino tutte le leggi e direttive pertinenti. In questo modo si crea anche una traccia di audit, poiché le regole che portano a una determinata decisione aziendale possono essere sempre controllate.
• Migliori regole di business in generale: grazie alla capacità di eseguire simulazioni predittive delle regole di business prima di implementarle, i team possono garantire che le regole create conducano ai risultati desiderati prima che avvenga l'implementazione.

I sistemi BRMS possono essere utilizzati per automatizzare la maggior parte, se non tutte, le decisioni aziendali in una varietà di settori e funzioni aziendali. Alcuni esempi comuni di casi d'uso dei sistemi BRMS includono:

• Allocazione delle risorse critiche: il UK National Health Service Blood and Transplant ha utilizzato un BRMS per automatizzare le decisioni relative all'assegnazione dei trapianti di organi. Quando un organo diventa disponibile, il BRMS attiva determinati workflow per trovare il prossimo destinatario nell'elenco dei trapianti e stabilire una corrispondenza tra organo e paziente.
• Revisione delle applicazioni: il PNC Financial Services Group ha utilizzato un BRMS per automatizzare il processo di richiesta di prestiti, creando una serie di regole per stabilire se le richieste vengano accettate o rifiutate. I dipendenti erano abituati a esaminare tutti i prestiti, mentre ora devono esaminarne solo il 10-20%, il che si traduce in decisioni più rapide, affidabili e conformi.
• Mantenimento della conformità: in qualità di organizzazione di e-commerce in un settore altamente regolamentato, Brownells Inc. utilizza un BRMS per automatizzare la conformità. L'azienda garantisce che i clienti possano acquistare solo prodotti disponibili nella loro area geografica, utilizzando un sistema di regole basato sul luogo in cui si trova il cliente.
• Comunicazioni con i clienti: Panalpina World Transport ha utilizzato un BRMS per automatizzare gli aggiornamenti sulle spedizioni ai clienti. Le informazioni sui clienti vengono caricate automaticamente nel database di Panalpina e le regole di business aiutano a determinare quando inviare i messaggi ai clienti.

L'automazione intelligente dei processi aziendali di qualsiasi tipo richiede innanzitutto la definizione di un set di regole di business chiare per governare il processo decisionale automatizzato. Un potente BRMS come IBM Operational Decision Manager (ODM) offre alle aziende gli strumenti necessari per sviluppare, memorizzare, gestire e implementare regole di business nell'intero ecosistema tecnologico.

IBM ODM è una soluzione completa per la gestione delle decisioni che consente alle aziende di scoprire, acquisire, analizzare, automatizzare e governare le regole di business con precisione nei complessi ambienti informatici moderni. Questa soluzione può autorizzare un prestito, prendere decisioni su offerte promozionali o rilevare un'opportunità di cross-selling con un livello elevato di precisione e personalizzazione. Con IBM ODM, i team possono aggiungere o aggiornare nuove regole in qualsiasi momento utilizzando strumenti no-code e possono simulare le regole prima dell'implementazione per garantire la massima efficienza.

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