Mengenal Pentingnya Facilities Management bagi Perusahaan

Manajemen fasilitas modern menggabungkan aspek teknik dan manajemen properti dengan teknologi terbaru untuk membantu organisasi memastikan bahwa ruang kerja dapat mendukung pencapaian tujuan bisnis inti mereka.  

Saat ini, FM mencakup berbagai fungsi, termasuk manajemen energi, perencanaan ruang, keselamatan kebakaran, dan layanan kustodian. Dengan munculnya internet, jaringan nirkabel dan tenaga kerja mobile, teknologi modern seperti kecerdasan buatan (AI), gedung pintar dan Internet of Things (IoT) telah menjadi sangat terintegrasi.

Sistem manajemen aset Enterprise (EAM) yang dilengkapi dengan alat otomatisasi real-time membantu manajer fasilitas melacak kinerja aset dan mengoptimalkan strategi pemeliharaan di lingkungan kerja yang kompleks.

Baik mengelola ruang kerja tunggal atau portofolio real estat internasional, sistem manajemen fasilitas modern membantu meningkatkan efisiensi operasional, mengoptimalkan kinerja aset, dan memperpanjang rentang hidup aset melalui alat dan teknologi canggih.

Manajemen fasilitas saat ini populer dan berkembang pesat, dengan pasar global bernilai USD 61,08 miliar. Manajemen fasilitas diperkirakan akan mencapai USD 138,50 miliar pada tahun 2030, mencerminkan tingkat pertumbuhan tahunan gabungan (CAGR) sebesar 17,8% selama periode proyeksi.¹

Pendekatan manajemen fasilitas (FM) modern dapat sangat bervariasi tergantung pada jenis aset fisik dan lingkungan binaan yang perlu dipelihara oleh organisasi.

Praktik FM biasanya dibagi menjadi dua kategori, FM keras dan FM lunak. FM keras berfokus pada pemeliharaan aset fisik, sedangkan FM lunak berlaku untuk operasi bangunan.

Hard FM secara luas dianggap dalam industri FM sebagai tulang punggung manajemen infrastruktur karena menangani pemeliharaan aset fisik yang penting untuk fungsi inti bisnis.

Berikut adalah beberapa sistem dan komponen yang dikelola oleh praktik Hard FM:

• Sistem Kelistrikan dan Plumbing: Praktik Hard FM memastikan pasokan aliran air dan daya listrik tetap stabil tanpa hambatan, sekaligus menjamin kepatuhan terhadap regulasi industri.

• Sistem energi: Manajemen energi adalah aspek penting dari hard FM, membantu manajer fasilitas mengurangi biaya dan memastikan aset fisik yang menjadi tanggung jawab mereka hemat energi.

• Sistem pengamanan kebakaran: Praktik FM Keras memelihara alarm kebakaran, penyiram air, dan prosedur evakuasi yang memastikan bangunan aman dari kebakaran dan sesuai dengan semua pedoman dan peraturan yang berlaku.

• Peningkatan dan renovasi: Praktik Hard FM memastikan semua renovasi dan modernisasi—seperti penggantian atap, modernisasi lift, dan peningkatan pintu dan jendela—dilakukan dengan aman dan efisien.

Soft FM, yang dikenal di industri FM sebagai lapisan ‘manusia’ atau ‘operasional’ FM, menangani operasi sehari-hari yang diperlukan untuk menjaga fasilitas tetap aman dan nyaman.

Berikut adalah beberapa praktik FM Lunak yang paling umum:

• Layanan kebersihan: Praktik Soft FM mengatur solusi pembersihan gedung, seperti pembersihan jendela, penyedotan debu, pengendalian hama, dan pengelolaan limbah. Ini membantu memastikan bahwa ruang fisik ramah dan higienis.

• Keamanan: Soft FM mencakup semua praktik keamanan gedung, seperti pengelolaan penjaga dan pemeliharaan sistem alarm dan kamera yang membantu menjaga fasilitas tetap aman.

• Layanan Katering dan Kafetaria: Soft FM mencakup seluruh aspek penyediaan makanan yang higienis hingga pengelolaan limbah makanan yang efisien, termasuk mesin penjual otomatis, bar makanan ringan, kafetaria, dan area dapur dan pencuci piring.

• Perencanaan ruang: Praktik Soft FM membantu manajer fasilitas mengelola hunian di seluruh ruang yang menjadi tanggung jawab mereka, termasuk kantor dan ruang konferensi.

• Inisiatif keberlanjutan: Soft FM modern semakin bertanggung jawab atas inisiatif keberlanjutan seputar operasi bangunan yang dilakukan organisasi, seperti menggunakan AI untuk mengoptimalkan penggunaan air dan energi.

Selain dua kategori besar manajemen fasilitas (FM), enam jenis inti FM secara lebih spesifik disesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Jenis FM ini memiliki karakteristik yang mencakup FM keras dan lunak dan terkadang menggabungkan praktik dari keduanya.

Manajemen operasi adalah jenis FM yang berfokus pada pengelolaan dan pemeliharaan aset fisik seperti sistem tata udara atau HVAC (Heating, Ventilation, and Air Conditioning), kelistrikan, air, dan sistem plumbing. Sistem ini sangat penting agar fasilitas berfungsi secara efektif. Manajer operasi terutama bergantung pada praktik hard FM untuk mempertahankan aset yang menjadi tanggung jawabnya.

Manajer fasilitas yang bertanggung jawab atas operasi biasanya menerapkan strategi seperti pemeliharaan prediktif dan reaktif untuk memastikan bahwa aset berjalan pada tingkat puncak untuk waktu yang lama. Waktu aktif dan waktu henti aset adalah indikator kinerja utama (KPI) bagi sebagian besar manajer operasi, membantu mereka mengukur keberhasilan program mereka nyaris seketika.

Manajemen proyek adalah jenis FM yang melibatkan perencanaan strategis dan pelaksanaan peningkatan, renovasi, dan inisiatif modernisasi yang memastikan bangunan tetap aman dan patuh seiring bertambahnya usia.

Bangunan lama sering kali tidak lagi sesuai dengan regulasi terbaru akibat adanya perubahan standar konstruksi dan bahan dan teknologi yang lebih baru tersedia. Contoh proyek renovasi bangunan umum yang dikendalikan oleh tim manajemen proyek termasuk pembaruan sistem pemanas dan pendingin dan pemasangan jendela dan lantai hemat energi baru. Upgrade ke lantai dan isolasi yang sudah ketinggalan zaman juga sering dikelola.

Organisasi dengan portofolio real estat global sering bertanggung jawab untuk mengelola properti di lebih dari satu wilayah atau negara. Perangkat lunak FM modern membantu perusahaan mematuhi regulasi yang dinamis, tanpa memedulikan lokasi fisik bangunan tersebut, sekaligus memastikan pencapaian target finansial dan operasional inti perusahaan.

Manajer fasilitas yang bertanggung jawab untuk memelihara portofolio besar bergantung pada sistem FM canggih untuk membantu mengoptimalkan strategi dalam mengelola perjanjian sewa, pemesanan kamar, biaya pemeliharaan, dan aspek lain yang penting untuk kesuksesan. Misalnya, alat AI dan IoT dapat mengotomatiskan tugas berulang yang padat data yang meningkatkan akurasi catatan pemeliharaan dan membantu menurunkan biaya operasional.

Manajemen layanan dukungan adalah jenis FM yang berfokus pada layanan yang menjaga bangunan tetap aman dan bersih bagi penghuninya. Manajer fasilitas layanan dukungan bertanggung jawab atas fungsi FM keras dan lunak seperti layanan kustodian, keamanan, dan katering.

Meskipun sering kali tidak serumit atau strategis seperti beberapa jenis FM lainnya, layanan dukungan tidak kalah pentingnya. Pendekatan yang komprehensif untuk mendukung layanan membantu memastikan bahwa fasilitas memenuhi tujuan bisnis suatu organisasi. Hal ini juga memungkinkan penghuni untuk merasa aman dan produktif di ruang kerja mereka.

Manajemen dan pemeliharaan gedung pintar adalah jenis FM yang relatif baru yang berkembang pesat dengan penyebaran IoT dan teknologi “pintar”. Bangunan pintar adalah struktur yang dirancang untuk mengandalkan teknologi digital untuk mengotomatiskan aspek operasi bangunan yang secara tradisional dikelola secara manual.

Menurut laporan baru-baru ini, pasar gedung pintar global bernilai USD 117,4 miliar pada tahun 2024. Diproyeksikan tumbuh pada tingkat pertumbuhan tahunan gabungan (CAGR) sebesar 21,2% selama 6 tahun ke depan, mencapai USD 548,5 miliar pada tahun 2032.²

FM untuk bangunan pintar adalah jenis FM yang paling maju secara teknologi, memanfaatkan sistem perangkat lunak canggih. Sistem ini sangat bergantung pada AI, IoT, dan machine learning (ML) untuk mengelola dan memelihara berbagai aset fisik secara optimal. Karena praktik FM berkembang untuk memenuhi kebutuhan teknologi bangunan pintar, begitu pula peran yang biasanya terkait dengan praktik tersebut.

Manajemen fasilitas terintegrasi (Integrated Facilities Management / IFM) merupakan metode pengelolaan lingkungan binaan melalui satu penyedia jasa tunggal yang mengonsolidasikan berbagai fungsi operasional gedung, guna menggantikan ketergantungan pada banyak vendor terpisah. IFM membantu organisasi mendapatkan layanan FM vital yang mereka butuhkan (misalnya, pemeliharaan, keamanan, pembersihan, dan lainnya) tanpa kerumitan mempekerjakan dan mengawasi beberapa penyedia layanan.

Pendekatan IFM modern mengandalkan sistem dan alat bantu EAM seperti sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) untuk mengelola tugas dan layanan yang diperlukan untuk memelihara fasilitas. IFM membantu perusahaan mengelola kebutuhan FM mereka secara lebih terpusat dan menggabungkan alur kerja untuk meningkatkan efisiensi. IFM sering mengarah pada pengurangan biaya yang signifikan, transformasi digital yang lebih cepat, dan biaya operasi yang lebih rendah.

Asosiasi Manajemen Fasilitas Internasional (IFMA) adalah badan profesional terbesar di dunia untuk profesional manajemen fasilitas (FM), menawarkan pendidikan, jaringan dan sertifikasi untuk berbagai fungsi FM. Dengan munculnya teknologi baru dan kemajuan dalam desain bangunan pintar, IFMA mengubah persyaratannya dan cara mempersiapkan peserta pelatihan untuk karier FM.

Berikut ini adalah bagaimana beberapa peran berubah:

• Certified Facility Manager (CFM): Lembaga sertifikasi internasional kini memperbarui kurikulum program mereka guna memastikan para pemegang gelar keahlian menguasai integrasi teknologi digital terbaru, seperti analisis data real-time dan otomatisasi berbasis kecerdasan buatan (AI-driven automation).

• Profesional manajemen fasilitas (FMP): Sementara FMP biasanya merupakan sertifikasi entry-level, kompetensi inti yang diperlukan tetap bergeser dari keterampilan teknis. Mereka bergerak menuju kemampuan yang lebih strategis dan berbasis data yang memenuhi tuntutan pemeliharaan gedung pintar.

• Profesional fasilitas keberlanjutan (SFP): Karena semakin banyak perusahaan mencari desain bangunan cerdas untuk membantu mereka memenuhi tujuan keberlanjutan, SFP menjadi sangat dicari di industri. SFP cenderung fokus pada jenis FM dan pendekatan strategi FM yang dapat mengurangi penggunaan energi dan pemborosan untuk mempercepat inisiatif lingkungan.

Manajemen fasilitas (FM) mendukung organisasi dari semua ukuran. Ini menggunakan teknologi terbaru, alat dan pendekatan strategis untuk mengelola fasilitas mereka. Fungsi FM yang kuat menawarkan beberapa manfaat, yang diuraikan dalam daftar berikut.

• Biaya operasi yang lebih rendah: FM yang kuat membantu perusahaan menurunkan pengeluaran mereka dengan mengoptimalkan praktik manajemen energi dan membangun program pemeliharaan aset yang lebih efisien melalui otomatisasi tugas.

• Peningkatan keberlanjutan: FM membantu organisasi mencapai tujuan keberlanjutan lebih cepat dengan menerapkan lebih banyak program pemeliharaan efisiensi energi dan menetapkan praktik pengelolaan limbah berdampak rendah.

• Pengalaman penghuni yang lebih baik: FM meningkatkan aspek manajemen gedung seperti penerangan, kualitas udara, dan kebersihan yang membuat penghuni merasa lebih nyaman dan produktif di ruang kerja mereka.

• Peningkatan keberlangsungan bisnis: FM yang kuat meningkatkan kemampuan organisasi untuk mempertahankan proses bisnis inti mereka selama peristiwa tak terduga seperti kebakaran, pemadaman listrik, dan serangan siber, fungsi yang dikenal sebagai keberlangsungan bisnis.

• Manajemen properti yang lebih strategis: Melalui pemantauan hunian otomatis dan pengumpulan serta analisis data pemanfaatan ruang, sistem FM modern membantu organisasi mengoptimalkan ruang mereka dengan cara yang aman dan hemat biaya.

Manajemen fasilitas (FM) menghadapi berbagai tantangan karena terus berkembang untuk memenuhi kebutuhan bangunan yang lebih besar, lebih kompleks dan canggih. Perubahan teknologi yang cepat yang mengubah cara perusahaan dan orang bekerja memperkuat banyak rintangan yang harus segera diatasi.

FM akan menghadapi tiga tes paling signifikan di tahun-tahun mendatang:

1. Meningkatnya biaya operasi: Harga energi yang berfluktuasi, gangguan pada supply chain global dan kerusuhan geopolitik menyebabkan biaya operasi FM meningkat, tren yang kemungkinan akan berlanjut di tahun-tahun mendatang. Tim FM modern harus menemukan cara kreatif untuk menyeimbangkan anggaran mereka sambil menjaga kinerja dan keamanan fasilitas.
2. Peningkatan tekanan peraturan: Banyak bisnis menghadapi tekanan yang meningkat untuk menunjukkan komitmen mereka dalam membangun dan memelihara infrastruktur hemat energi dan memenuhi peraturan lingkungan baru. Memenuhi standar ini dapat berarti mengintegrasikan proses, alat, dan teknologi baru ke dalam program pemeliharaan yang ada, sebuah proses yang bisa mahal dan memakan waktu.
3. Meningkatkan sistem lama: Memodernisasi fasilitas sehingga perusahaan dapat manfaatkan teknologi gedung pintar membutuhkan investasi awal yang signifikan serta pelatihan ulang untuk tim pemeliharaan. Untuk memperbaiki sistem bangunan yang ada sehingga mereka dapat memanfaatkan AI, IoT dan teknologi lainnya, organisasi harus mengantisipasi dan meminimalkan potensi downtime operasional selama proses pembaruan fasilitas berlangsung.