Apa itu manajemen fasilitas terintegrasi (IFM)?

Layanan IFM meliputi pemeliharaan fasilitas, keamanan, pembersihan, dan area pendukung lainnya. Keunggulan utama IFM adalah konsolidasi layanan, yang menghilangkan kerepotan berkoordinasi dengan banyak penyedia layanan dan jadwal mereka masing-masing.  

Saat membahas persepsi mengenai fasilitas, perusahaan (beserta para personel yang mengelolanya) terkadang menyederhanakan perencanaan fasilitas hanya sebatas diskusi tentang cetak biru yang akan dibuat. Tetapi kenyataan yang lebih besar membuktikan bahwa operasi fasilitas jauh lebih kompleks daripada sekadar mendirikan struktur. 

Ini benar-benar bentuk multi-segi manajemen aset yang biasanya menggunakan alat seperti sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS) untuk mengelola semua tindakan yang terkait dengan pemeliharaan fasilitas. Pemeliharaan fasilitas melibatkan pengelolaan, perbaikan, dan pemeliharaan aset fasilitas untuk menjaga operasi tetap efisien, aman dan andal.

Sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi adalah perangkat lunak yang memusatkan data pemeliharaan dan merampingkan operasi pemeliharaan. Hal ini membantu memberikan solusi terintegrasi yang didukung oleh data real time yang mendukung upaya otomatisasi. Perangkat lunak ini dapat digunakan dengan jenis perangkat lunak manajemen fasilitas lainnya, sehingga menjadikannya bagian penting dari pendekatan yang komprehensif terhadap operasi. 

Salah satu tujuan utama CMMS adalah melacak semua layanan melalui satu sistem sehingga layanan individu tidak menjadi tersilo dan terlewatkan akibat kesibukan. Tanpa sentralisasi IFM dan CMMS, manajer fasilitas akan dipaksa untuk mengontrak layanan melalui beberapa vendor. Mereka juga harus berurusan dengan jadwal pengiriman layanan yang berbeda.

Layanan manajemen fasilitas terintegrasi (IFM) menggabungkan berbagai disiplin ilmu terkait yang memengaruhi operasi fasilitas sehari-hari. Berikut ini adalah beberapa kegiatan umum yang terdiri dari IFM.

Perencanaan ruang adalah bagian dari proses ketika manajer fasilitas mempelajari cetak biru bangunan secara ekstensif. Manajer biasanya berkonsultasi dengan pemangku kepentingan tentang lokasi kantor tertentu atau area real estat untuk didedikasikan untuk fungsi bisnis tertentu.

Pengambilan keputusan yang digunakan dalam perencanaan ruang tidak hanya menyentuh fasilitas tetapi juga pada pengalaman tempat kerja yang dimiliki staf di fasilitas tersebut, dan pengaruhnya terhadap kesejahteraan karyawan.

Manajemen fasilitas perangkat keras berfokus pada struktur fasilitas itu sendiri, terutama sistem mekanis utama yang menjaga bangunan tetap berjalan.

Ini termasuk menjaga kontrol sistem HVAC fasilitas (untuk pemanasan, ventilasi, dan pendingin udara). Yang sama pentingnya, untuk alasan yang jelas: sistem pipa bangunan. Ini juga merupakan cabang dari IFM yang berhubungan dengan bagaimana sistem kelistrikan disiapkan dan diimplementasikan.

Bangunan menggunakan fasilitas perangkat keras untuk menjaga hal-hal tetap beroperasi. Namun, layanan lunak membuat gedung ini lebih ramah terhadap manusia, sehingga menjadi lingkungan yang menyenangkan bagi para karyawan.

Layanan lunak biasanya mencakup layanan kebersihan, pengelolaan limbah, sistem keamanan, dan kegiatan perawatan lingkungan. Perawatan lingkungan mungkin meliputi kegiatan pemangkasan rumput dan perawatan lahan yang umum atau masalah yang lebih spesifik, seperti pengelolaan irigasi dan analisis pertumbuhan tanaman. 

Fasilitas harus bersih dan rapi karena beberapa alasan. Pertama, fasilitas dapat menjadi pusat untuk layanan kesehatan. Demikian juga, bangunan yang kotor dapat menarik pengunjung yang tidak diinginkan seperti serangga atau hewan pengerat, yang dapat menyebarkan penyakit.

Alasan yang jauh lebih mendesak, terutama menurut Kantor Keselamatan dan Kesehatan Kerja AS (OSHA), adalah bahwa kondisi kerja yang ceroboh memicu kecelakaan di tempat kerja, seperti cedera tergelincir dan jatuh. 

Membangun keamanan fasilitas selalu penting, tetapi sekarang sangat penting. Fasilitas sekarang memiliki lebih banyak kerentanan daripada sebelumnya karena keberadaan mereka secara online.

Jadi, dalam konteks modern, keamanan fasilitas tidak hanya mencakup perlindungan bangunan fisik dari vandalisme, pembobolan, atau pencurian, tetapi juga serangan siber terhadap infrastruktur data fasilitas.

Fasilitas apa pun mengalami setidaknya kerusakan kecil dari waktu ke waktu dan membutuhkan perawatan rutin selama siklus hidupnya. Pemeliharaan preventif mendapat lompatan pada situasi seperti itu dan membuat perbaikan yang diketahui diperlukan di masa depan.

Sementara itu, pemeliharaan prediktif melangkah lebih jauh dengan memperkirakan area kegagalan sebelumnya (berdasarkan variabel operasi yang diketahui) dan merencanakan perbaikan dan penjadwalan spesifik kapan hal itu harus terjadi.

Sebagian besar tujuan keberlanjutan perusahaan dulunya dianggap tidak penting, tetapi pola pikir telah berkembang. Kini, semakin banyak porsi layanan manajemen fasilitas (FM) yang khusus untuk manajemen energi.

Sementara beberapa kekhawatiran ini dapat melibatkan mempromosikan citra perusahaan tentang efisiensi energi, sebagian besar upaya berusaha untuk konsumsi energi yang lebih rendah sebagai penghematan biaya operasi yang signifikan.  

Layanan manajemen fasilitas terintegrasi (IFM) menawarkan berbagai keuntungan bagi perusahaan yang menggunakannya: 

• Efisiensi lebih tinggi: Ketika fasilitas memanfaatkan manajemen terpusat dan alur kerja gabungan yang berhasil, ini membantu mengoptimalkan efisiensi operasional dengan mengurangi kesalahan.

• Kondisi finansial yang lebih kuat: Layanan IFM memungkinkan pemilik fasilitas merampingkan alur kerja dengan mengurangi redundansi layanan, yang menciptakan biaya operasi yang lebih rendah.

• Peningkatan transparansi: Personel mendapatkan pandangan yang jelas tentang metrik kinerja dan status operasi fasilitas, karena adanya pelaporan otomatis dan sentralisasi data.

• Kualitas layanan yang lebih baik: Tindakan menempatkan semua layanan fasilitas di bawah kerangka kerja manajemen tunggal mendorong upaya kolaborasi dan meningkatkan kualitas layanan.

• Peningkatan skalabilitas: Seiring perubahan kondisi bisnis, layanan IFM memberikan perusahaan kemampuan untuk menghadapi kompleksitas yang meningkat dan melakukan ekspansi sesuai kebutuhan pertumbuhan.

• Hasil terukur: IFM melacak efektivitas fasilitas dan menghasilkan insight yang dapat ditindaklanjuti dengan menggunakan indikator kinerja utama (KPI), seperti waktu untuk memproses perintah pekerjaan perbaikan. 

Terlepas dari kelebihan yang diberikannya, IFM memang memiliki kelemahan:

• Kompleksitas yang signifikan: Meski terdengar mudah untuk mengimplementasikan IFM, faktanya tidak selalu demikian. Transisi ke IFM bisa rumit, mahal, dan perlu banyak kerja keras.

• Biaya tak terduga: Perusahaan harus mempelajari detail kontrak mereka dengan penyedia layanan IFM dan waspada terhadap biaya tambahan yang mungkin tidak segera terlihat.

• Kehilangan fleksibilitas: Terkadang perusahaan perlu melakukan pivot karena perubahan kondisi bisnis. Jika sebuah perusahaan terkunci dalam kontrak IFM kedap udara, mungkin tidak dapat melakukannya.

• Ketergantungan vendor: Perusahaan harus melakukan uji tuntas pada penyedia layanan IFM mereka. Pertanyaan kunci: Seberapa aman datanya? Seberapa andal kinerja IFM?

• Kurangnya kontrol langsung: Meskipun beberapa organisasi beralih ke layanan IFM, mereka mungkin sedikit keberatan dengan kehilangan pengawasan langsung atas operasi sehari-hari.

Karena manajemen fasilitas terintegrasi (IFM) terus matang, ia terus mendapat manfaat dari perubahan besar-besaran yang sekarang memengaruhi komputasi. Itu berarti bahwa AI dan otomatisasi berdasarkan Internet of Things (IoT) akan menjadi lebih sentral dalam proses manajemen proyek dengan meningkatkan efisiensi.

Penyedia layanan IFM (yang sebagian besar berbasis di Amerika Utara) juga diharapkan untuk memperluas fokus mereka pada tujuan keberlanjutan. Tujuan ini juga termasuk mengurangi penggunaan energi dan meningkatkan pengalaman kerja bagi staf fasilitas.