Apa itu kantor cerdas?

Teknologi utama yang mendukung kantor cerdas antara lain otomatisasi,Internet of Things dan sistem manajemen tempat kerja yang terintegrasi. Cahaya pintar, termostat pintar, ruang konferensi pintar dan meja pintar juga umum ditemukan di kantor pintar.

Dua tren utama mendorong para pemimpin bisnis untuk mulai menerapkan teknologi kantor cerdas:

Munculnya teknologi cerdas: Teknologi cerdas lahir dari beberapa kemajuan teknologi: komersialisasi Internet pada tahun 1990-an, kemunculan berbagai benda “cerdas” seperti televisi yang terhubung ke Internet pada tahun 2000-an, pertumbuhan jaringan mobile, dan perkembangan analitik data.¹ Saat ini, teknologi cerdas yang dilengkapi dengan kemampuan pengumpulan data dan konektivitas semakin banyak diterapkan untuk meningkatkan keberlanjutan dan pengalaman pengguna di berbagai lingkungan, seperti di berbagai kota, lahan pertanian, dan rumah. Tidak terkecuali lingkungan perkantoran, dengan pasar kantor cerdas global yang diproyeksikan mencapai USD 122,6 miliar pada tahun 2032.²

Meningkatnya pekerjaan jarak jauh dan hybrid: Lonjakan pekerjaan jarak jauh selama pandemi COVID-19 (dan meningkatnya tempat kerja hybrid sejak saat itu) telah menghasilkan tenaga kerja yang lebih terdistribusi daripada sebelumnya. Hal ini mendorong permintaan akan teknologi kantor cerdas yang memfasilitasi kolaborasi antara pekerja jarak jauh dengan anggota tim di kantor .

Bisnis yang mengadopsi solusi kantor cerdas dapat memperoleh banyak manfaat.

Sementara inovasi terus membentuk masa depan pekerjaan, kantor pintar saat ini sering menampilkan teknologi ini:

Internet of Things adalah jaringan perangkat fisik, kendaraan, peralatan, dan objek lain yang tertanam dengan sensor, perangkat lunak, dan konektivitas jaringan. Fitur tertanam ini memungkinkan objek untuk mengumpulkan data. Dalam kasus kantor cerdas, sensor menangkap data real-time tentang tingkat hunian, pola penggunaan kantor, lalu lintas pejalan kaki, suhu, kondisi pencahayaan, dan banyak lagi untuk menginformasikan keputusan tentang penerapan sumber daya yang optimal di dalam kantor.

Sistem manajemen tempat kerja yang terintegrasi membantu para pemimpin bisnis dan manajer fasilitas mengoptimalkan real estat dan ruang kerja milik perusahaan. Dalam teknologi IWMS terdepan, data yang diambil oleh sensor IOT dan perangkat cerdas dianalisis oleh kecerdasan buatan (AI) untuk memberikan insight tentang manajemen ruang yang strategis. IWMS juga dapat memberdayakan karyawan ketika digunakan untuk membuat aplikasi mobile yang disesuaikan. Karyawan dapat menggunakan aplikasi ini untuk melakukan berbagai hal seperti memesan meja (dikenal juga sebagai pemesanan meja) atau membuat permintaan pemeliharaan dengan beberapa ketukan pada ponsel cerdas mereka ketimbang menghabiskan waktu untuk menelepon.

Ruang konferensi cerdas dan ruang cerdas pintar sering kali dilengkapi dengan berbagai fitur seperti kemampuan konferensi video dan papan tulis interaktif. Semua fitur ini memadukan lingkungan kerja fisik dan virtual, membantu karyawan di lokasi dan karyawan jarak jauh bekerja lebih cerdas bersama-sama.

Sistem pencahayaan cerdas dapat menghitung jumlah cahaya alami di kantor dan menyesuaikan pencahayaan kantor sepanjang hari kerja sesuai kebutuhan. Hal ini membantu memberikan keseimbangan yang tepat antara pencahayaan alami dan buatan, sehingga karyawan memiliki visibilitas yang mereka perlukan untuk menyelesaikan pekerjaan. Sistem pencahayaan cerdas juga dapat menyalakan dan mematikan lampu secara otomatis, bergantung pada apakah ruangan atau area ditempati atau tidak, sehingga mengurangi konsumsi listrik.

Termostat cerdas dan sistem kontrol iklim cerdas dapat menyesuaikan secara otomatis aliran udara, pemanasan dan pendinginan, serta karbon dioksida dan tingkat kelembapan sebagai respons terhadap hunian di seluruh kantor dan kondisi dalam ruangan yang terdeteksi oleh sensor IoT . Penyesuaian dinamis dan real-time tersebut dapat meningkatkan kenyamanan karyawan dan menurunkan konsumsi energi.

Otomatisasi adalah penggunaan teknologi untuk melaksanakan tugas dengan input minimal dari manusia. Di kantor cerdas, otomatisasi mendukung penyesuaian instan yang dilakukan oleh sistem pencahayaan cerdas dan termostat pintar.

Meja yang terhubung ke sistem reservasi kadang-kadang disebut meja cerdas. Istilah ini juga digunakan untuk merujuk pada meja elektrik yang mudah disesuaikan dengan preferensi tinggi badan karyawan, menjadikannya tambahan yang berguna untuk kantor dengan ruang kerja bersama.

Melalui sistem kontrol akses cerdas, teknologi seperti biometrik—mulai dari pemindaian sidik jari hingga pengenalan wajah—dan autentikasi multifaktor digunakan untuk manajemen pengunjung dan mencegah akses tidak sah ke data. Sistem ini juga dapat mengidentifikasi aktivitas yang mencurigakan, termasuk ketika orang yang tidak berwenang mencoba memasuki kantor.⁴

Teknologi kantor cerdas digunakan di seluruh dunia, baik di sektor publik maupun swasta.

• Teradyne, sebuah perusahaan manufaktur peralatan pengujian di Massachusetts, menggunakan IWMS untuk mengukur pemanfaatan kantor, menekan jejak real estatnya , dan menerapkan strategi manajemen tempat kerja baru.
  
  
• Di Victoria, Australia, manajer fasilitas Rumah Sakit Royal Melbourne menggunakan platform manajemen tugas digital yang dapat diakses melalui perangkat mobile mereka, untuk menanggapi 600 jenis permintaan layanan yang berbeda. Platform yang didukung IWMS telah membantu menurunkan waktu respons dan mengurangi limbah yang terkait dengan proses lama berbasis kertas.
  
  
• Dengan memasang teknologi cerdas di gedungnya, U.S. General Services Administration mampu mengurangi emisi gas rumah kaca operasional tahunan sebesar 51% sejak tahun 2008.⁵
  
  
• Selama pandemi COVID-19, IBM Global Real Estate menggunakan IWMS untuk menganalisis pemanfaatan ruang dan memungkinkan pengalaman tempat kerja yang lebih aman bagi karyawan di 370 lokasi.