Apa yang dimaksud dengan manajemen ruang?
Jelajahi IBM® TRIRIGA untuk manajemen ruang
Gambar tangan yang menyesuaikan bentuk dalam suatu susunan

Diterbitkan: 21 Desember 2023
Kontributor: Amanda McGrath, Alexandra Jonker

Apa yang dimaksud dengan manajemen ruang?

Manajemen ruang mengacu pada cara bisnis secara strategis mengelola ruang fisiknya agar selaras dengan tujuan yang lebih luas untuk produktivitas, keberlanjutan, profitabilitas, dan kesejahteraan. Manajemen ruang melibatkan identifikasi cara menggunakan ruang secara lebih efisien dan mengadaptasinya guna memenuhi kebutuhan saat ini dan di masa depan.

Manajemen ruang yang efektif mempertimbangkan kebutuhan karyawan dan pelanggan, serta tujuan bisnis secara keseluruhan. Manajemen ruang dapat berarti merancang tata letak kantor dan pengaturan furnitur yang mendorong kolaborasi di antara para karyawan; mengoptimalkan denah lantai penjualan untuk meningkatkan pengalaman pelanggan; atau membuat keputusan tentang fasilitas penyimpanan, produksi, dan manufaktur yang menyederhanakan aktivitas dan memaksimalkan efisiensi energi. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa setiap kaki persegi ruang, baik di gedung perkantoran, ruang ritel, gudang, atau area manufaktur, memiliki tujuan tertentu.

Mengapa manajemen ruang itu penting?

Manajemen ruang secara langsung berdampak pada produktivitas, profitabilitas, dan kepuasan pelanggan, serta dapat membentuk budaya perusahaan dan hasil bisnis. Misalnya, sebuah bisnis dapat mendesain ulang kantor pusatnya untuk menyertakan ruang yang lebih kolaboratif, yang mengarah pada peningkatan inovasi dan kerja sama tim. Pengecer dapat mengatur ulang tata letak tokonya untuk meningkatkan arus pelanggan dan meningkatkan penjualan. Dan perusahaan manufaktur dapat mengatur ulang lantai produksinya untuk meningkatkan alur kerja dan keselamatan, sehingga menghasilkan produktivitas yang lebih tinggi dan lebih sedikit kecelakaan.

Sistem manajemen ruang yang efisien dapat mengurangi biaya yang terkait dengan sewa, utilitas, dan pemeliharaan. Dan ketika pengaturan kerja jarak jauh dan hybrid menjadi lebih umum, banyak perusahaan memikirkan kembali penggunaan ruang mereka dan bagaimana memungkinkan kondisi kerja yang fleksibel baik di dalam maupun di luar lokasi.

Pembaruan topik keberlanjutan

Berlangganan untuk mendapatkan informasi terbaru tentang kepemimpinan dan riset pasar.

Konten terkait

Temukan manajemen aset yang cerdas, pemeliharaan prediktif, dan keandalan dalam satu platform dengan IBM® Maximo

Dapatkan manajemen data dan penyimpanan menyeluruh dengan IBM® Spectrum Control

Manfaat manajemen ruang

Mengoptimalkan ruang fisik dapat memberikan dampak yang signifikan terhadap banyak area bisnis, mulai dari penghematan finansial hingga tujuan lingkungan, sosial, dan tata kelola (ESG). Manfaat manajemen ruang antara lain:

Efisiensi biaya yang lebih besar

Pengeluaran ruang kantor dan fasilitas lainnya merupakan bagian yang signifikan dari anggaran banyak perusahaan. Mengoptimalkan ruang fisik membantu memangkas biaya real estate dan utilitas yang tidak perlu serta menghasilkan penghematan biaya. Misalnya, mengambil pendekatan strategis untuk manajemen ruang memungkinkan bisnis membuat keputusan yang tepat tentang investasi real estate, penyewaan, akuisisi, dan banyak lagi. Dalam ekonomi yang kuat, perusahaan mungkin akan memperluas real estate atau ruang kantor mereka, sementara dalam kondisi ekonomi yang menurun, mereka mungkin akan melakukan konsolidasi atau mengatur ulang ruang untuk efisiensi. Organisasi juga bisa mengalokasikan ulang ruang yang tidak mereka gunakan untuk tujuan yang lebih tepat atau bahkan membuat kasus untuk, atau menentang, perlunya perluasan. Dan dengan menerapkan praktik manajemen ruang yang hemat energi, perusahaan dapat secara signifikan mengurangi tagihan utilitas mereka.

Peningkatan pengalaman karyawan

Ruang kerja yang dirancang dengan buruk dapat menyebabkan produktivitas karyawan yang lebih rendah, penurunan semangat kerja, serta peningkatan stres dan masalah kesehatan. Ruang kerja yang dirancang dengan baik, bagaimanapun juga, dapat meningkatkan kepuasan karyawan, meningkatkan kinerja secara keseluruhan, dan menumbuhkan budaya perusahaan yang positif. Dengan mengoptimalkan tata letak kantor, memastikan kondisi yang sehat (melalui pencahayaan yang memadai, pengatur suhu, dan ventilasi) dan menyediakan fasilitas yang diperlukan, perusahaan dapat memastikan karyawan memiliki apa yang mereka butuhkan untuk menjalankan peran mereka dengan baik dan aman.

Selain itu, manajemen fasilitas yang efektif memastikan bahwa semua peralatan dan sistem berfungsi secara optimal, mengurangi waktu henti dan frustrasi di antara karyawan. Semua ini secara signifikan dapat mengurangi ketidakhadiran dan meningkatkan retensi karyawan.

Lebih banyak fleksibilitas di tempat kerja

Pergeseran pascapandemi ke model kerja hybrid dan jarak jauh telah menggarisbawahi pentingnya manajemen tempat kerja yang fleksibel. Manajemen ruang strategis memungkinkan bisnis menyesuaikan ruang fisik mereka untuk mengakomodasi gaya kerja baru ini dan membangun tempat kerja yang benar-benar hybrid. Misalnya, perusahaan dapat mengubah ruang kantor tradisional menjadi area kolaboratif atau zona tenang untuk memenuhi preferensi kerja yang berbeda. Membuat keputusan manajemen ruang yang sukses berarti memastikan karyawan memiliki akses ke sumber daya dan teknologi utama, baik secara langsung maupun virtual. Dalam hal ruang fisik, manajemen strategis dapat mencakup hot desk atau stasiun kerja yang fleksibel, ruang sunyi atau hening yang dikhususkan untuk pekerjaan yang mendalam, dan ruang kreatif yang mendorong kolaborasi, interaksi, dan curah pendapat dalam suasana yang tidak terlalu formal.

Dukungan untuk tujuan keberlanjutan

Strategi manajemen ruang dapat memainkan peran dalam membantu perusahaan mengejar tujuan keberlanjutan. Dengan mengoptimalkan penggunaan ruang, bisnis hanya menggunakan sumber daya yang benar-benar dibutuhkan, yang dapat meminimalkan jejak karbon mereka. Manajemen fasilitas yang lebih baik dapat membantu melembagakan praktik hemat energi, seperti menggunakan pencahayaan LED, memasang peralatan hemat energi, dan menggunakan teknologi baru untuk memantau penggunaan energidengan lebih baik, yang dapat mengurangi dampak perusahaan terhadap lingkungan. Manajemen ruang juga dapat mencakup pertimbangan seperti pengelolaan limbah dan praktik daur ulang dan cara-cara lain untuk mempromosikan praktik bisnis yang berkelanjutan.

Elemen kunci manajemen ruang yang efektif

Manajemen ruang bukan hanya tentang memanfaatkan ruang fisik yang tersedia. Manajemen ruang melibatkan pendekatan strategis yang mempertimbangkan berbagai faktor. Manajemen ruang bergantung pada:

  • Memahami tujuan bisnis: Pandangan yang jelas tentang misi, nilai, dan tujuan perusahaan diperlukan untuk mendesain ruang yang sesuai dengan bisnis. Menentukan alokasi ruang berdasarkan prioritas bisnis dan budaya perusahaan dapat memastikan ruang digunakan secara efektif.
  • Memahami pengalaman karyawan: Mengetahui jenis anggota tim ruang yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik dapat memberikan informasi kepada manajemen ruang. Termasuk menciptakan ruang kerja dengan pencahayaan yang memadai, ventilasi yang tepat dan furnitur ergonomis, serta merancang opsi ruang kerja yang mengakomodasi gaya dan preferensi kerja yang berbeda.
  • Memahami perilaku pelanggan: Orang yang mengunjungi bisnis atau yang mendukung bisnis tersebut mungkin memiliki kebutuhan yang berbeda dari mereka yang bekerja di sana. Ruang juga dapat dirancang untuk memastikan pengalaman pelanggan yang positif.
  • Memahami ruang itu sendiri: Inventaris ruang fisik dan pandangan komprehensif tentang ruang yang tersedia, bagaimana ruang tersebut digunakan, dan bagaimana ruang tersebut dapat diperluas atau diubah untuk meningkatkan pengalaman di tempat kerja merupakan hal yang mendasar dalam pengambilan keputusan manajemen ruang.
Strategi umum untuk manajemen ruang

Pertimbangan utama saat merumuskan strategi manajemen ruang dapat mencakup:

Pemanfaatan ruang

Ruang yang terencana dengan baik dapat membatasi kewajiban real estate dan mendukung produktivitas. Strategi manajemen ruang dapat mempertimbangkan bagaimana memanfaatkan ruang yang tersedia dengan menggunakan furnitur multifungsi, menciptakan ruang terbuka, dan memanfaatkan ruang vertikal. Hal ini juga dapat berarti memperhatikan arus lalu lintas, kebutuhan penyimpanan dan pola kehadiran, serta kebutuhan ruang bersama seperti ruang rapat atau sudut kolaborasi.

Desain dan fungsi ruang kerja

Manajemen ruang memastikan bahwa karyawan memiliki lingkungan fisik yang dibutuhkan untuk bekerja secara efektif. Perabotan yang praktis, stasiun kerja yang ergonomis, dan akses mudah ke peralatan dapat membantu mereka berfokus pada tugas mereka, sementara pengaturan pencahayaan dan akustik yang dirancang dengan baik dapat membantu membatasi gangguan. Menyeimbangkan fungsionalitas dan estetika dapat membantu menciptakan lingkungan yang ramah yang mencerminkan budaya perusahaan.

Dampak lingkungan

Seperti yang telah disebutkan, manajemen ruang dapat membantu perusahaan yang ingin meningkatkan keberlanjutan secara keseluruhan. Penggunaan ruang yang cerdas dapat membantu mengurangi jejak karbon secara keseluruhan, meningkatkan efisiensi energi, dan mendukung praktik ramah lingkungan seperti daur ulang dan penggunaan energi alternatif.

Teknologi dan alat manajemen ruang

Teknologi baru meningkatkan kemampuan perusahaan mengelola ruang mereka dan memandu pengambilan keputusan tentang penggunaan terbaiknya. Alat seperti sistem manajemen tempat kerja terintegrasi (IWMS), kecerdasan buatan (AI), machine learning (ML),  dan sensor Internet of Things (IoT) dapat memainkan peran penting.

Solusi perangkat lunak dan sistem manajemen tempat kerja terintegrasi (IWMS)

Solusi perangkat lunak memainkan peran penting dalam manajemen ruang. Alat seperti sistem manajemen fasilitas dengan bantuan komputer (CAFM) memungkinkan perusahaan memvisualisasikan ruang fisik dan aset secara digital. Perangkat lunak perencanaan ruang menyediakan denah dan tata letak yang terperinci, sehingga memungkinkan bisnis merencanakan dan mengelola ruang secara efektif. Dan perangkat lunak manajemen ruang dapat memungkinkan fungsi seperti melacak tingkat hunian, mengelola jadwal pemeliharaan, dan memberikan pembaruan real-time tentang pemanfaatan ruang.

Sistem manajemen tempat kerja terintegrasi (IWMS) adalah platform perangkat lunak yang mengonsolidasikan semua area real estate dan manajemen fasilitas ke dalam satu platform. Sistem ini menangkap dan merespons data yang relevan dengan berbagai masalah seperti biaya operasional, konsumsi energi, manajemen pemeliharaan, denah lantai, dan lainnya. Sebagai alat bantu, IWMS memungkinkan manajer fasilitas dan ruang menjalankan laporan penggunaan dan menggunakan perencanaan skenario untuk alokasi ruang di masa depan. Data ini dapat membantu organisasi mengurangi biaya, beradaptasi dengan perubahan permintaan penghuni, membuat keputusan yang tepat tentang ruang kerja, dan memenuhi tujuan keberlanjutan.

Sensor IoT

Sensor Internet of Things (IoT) dapat memberikan data real-time tentang pemanfaatan ruang dengan memantau berbagai masalah seperti tingkat hunian, suhu, dan penggunaan energi. Data ini dapat memberikan insight tentang bagaimana ruang digunakan dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Misalnya, jika sensor menunjukkan bahwa area tertentu secara konsisten kurang digunakan, perusahaan dapat menggunakan kembali ruang tersebut untuk penggunaan lain; jika data menunjukkan kepadatan yang berlebihan, area tersebut dapat diperluas atau direstrukturisasi untuk mengakomodasi lebih banyak orang.

Platform reservasi

Sistem reservasi ruangan memungkinkan karyawan untuk memesan ruang rapat, hot desk, atau ruang kerja secara digital, sehingga tidak perlu lagi melakukan penjadwalan secara manual. Reservasi ruangan memungkinkan pengaturan sumber daya yang lebih baik dan manajemen ruang kantor yang efektif. Selain itu, organisasi dapat mengevaluasi data pemanfaatan dari platform pemesanan untuk menginformasikan keputusan manajemen ruang di masa depan, seperti apakah diperlukan lebih banyak ruang konferensi atau apakah karyawan hybrid memanfaatkan opsi pemesanan meja.

Solusi teknologi lainnya

Teknologi yang sedang berkembang seperti AI dan ML juga membantu manajemen ruang. Teknologi ini dapat menganalisis sejumlah besar data dari berbagai sumber untuk mengidentifikasi pola dan tren. Misalnya, AI dapat memprediksi kebutuhan ruang di masa depan berdasarkan data historis, sehingga perusahaan dapat membuat rencana ke depan dan menghindari pengeluaran yang tidak perlu. Demikian pula, algoritma ML dapat mengoptimalkan tata letak ruang untuk meningkatkan produktivitas dan kepuasan karyawan. Selain itu, virtual reality (VR) dan augmented reality (AR ) dapat digunakan untuk membuat model ruang virtual, sehingga perusahaan dapat bereksperimen dengan tata letak yang berbeda tanpa menata ulang ruang mereka secara fisik. Alat bantu manajemen ruang berbasis data ini tidak hanya menghemat waktu dan tenaga dengan memungkinkan karyawan mengotomatiskan tugas, tetapi juga memungkinkan perencanaan ruang yang lebih kreatif dan efisien serta manajemen aset yang lebih baik.

Siapa yang bertanggung jawab atas manajemen ruang?

Merancang solusi manajemen ruang biasanya menjadi tanggung jawab manajer fasilitas atau manajer operasi. Namun, rencana manajemen ruang yang komprehensif merupakan upaya multidisiplin yang melibatkan departemen sumber daya manusia, IT, dan keuangan. Mengumpulkan dan mengevaluasi data dan metrik ruang, membuat keputusan tentang investasi real estate dan manajemen properti, serta menciptakan lingkungan kerja yang aman dan efisien adalah upaya yang dapat menjangkau banyak peran dalam perusahaan. Dan mendorong perubahan dalam strategi tempat kerja secara keseluruhan dapat menjadi tanggung jawab tim manajemen dan kepemimpinan C-suite.

Solusi terkait
Rangkaian Aplikasi TRIRIGA

Kelola portofolio real estat di seluruh masa pakainya dengan manajemen aset yang cerdas dan sistem manajemen tempat kerja terintegrasi (IWMS).

Jelajahi TRIRIGA Application Suite

IBM Maximo

Dengan IBM Maximo, platform manajemen aset dan keandalan terintegrasi, Anda dapat memantau, mengelola, dan memelihara operasi dengan cara yang meningkatkan efisiensinya, mengurangi konsumsi sumber daya, dan menghasilkan limbah di seluruh siklus hidup aset.

Jelajahi IBM Maximo

Spectrum Control

Perangkat lunak manajemen penyimpanan terintegrasi milik IBM menyediakan pemantauan dan analitik di lingkungan berbagai vendor untuk memberikan kinerja yang lebih baik dengan biaya yang lebih rendah. 

Jelajahi Spectrum Control

Solusi keselamatan, kesehatan kerja, dan lingkungan (K3L)

Ketahui cara bagaimana data dan AI yang ada di dalam piranti lunak K3L kami dapat membantu Anda melindungi karyawan dan organisasi Anda serta planet kita.

Jelajahi solusi lingkungan, kesehatan, dan keselamatan (EHS) IBM
Sumber daya Mengubah data aset menjadi emas fasilitas

Kota Atlanta bertanggung jawab atas asetnya untuk mendorong efisiensi dan kepuasan pelanggan yang lebih besar dengan IBM Maximo Application Suite

Apa yang dimaksud dengan keberlanjutan dalam bisnis?

Keberlanjutan dalam bisnis mengacu pada strategi dan tindakan perusahaan untuk menghilangkan dampak lingkungan dan sosial yang merugikan yang disebabkan oleh operasi bisnis.

Apa yang dimaksud dengan manajemen fasilitas?

Orang menghabiskan 87% waktunya di gedung. Lihat cara meningkatkan operasi Anda untuk membuat hidup mereka menjadi lebih nyaman dan memaksimalkan efisiensi.

Apa yang dimaksud dengan IWMS?

Sistem manajemen tempat kerja terintegrasi (IWMS) adalah platform perangkat lunak yang menyederhanakan semua area real estate dan manajemen fasilitas di satu tempat.

Apa yang dimaksud dengan internet of things?

Melalui Internet of Things, bisnis dapat memantau, mengelola, dan mengotomatisasi operasi mereka dengan lebih efisien dan dengan kontrol yang lebih besar.

Apa yang dimaksud dengan CMMS?

Singkatan dari sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi, CMMS adalah perangkat lunak yang membantu mengelola aset, menjadwalkan pemeliharaan, dan melacak perintah kerja.

Ambil langkah selanjutnya

Ketahui cara membuat keputusan perencanaan ruang yang tepat untuk memaksimalkan pemanfaatan, meningkatkan produktivitas, dan meningkatkan keuntungan Anda.

Pelajari selengkapnya tentang IBM® TRIRIGA Application Suite Jelajahi demo