Apa itu sistem manajemen tempat kerja terintegrasi?

Sebuah IWMS menggunakan database terpusat untuk menyederhanakan dan menggabungkan proses. Oleh karena itu, organisasi tidak lagi memerlukan banyak sistem dan solusi perangkat lunak yang berbeda, seperti perangkat lunak manajemen fasilitas, alat bantu manajemen sumber daya manusia, dan perangkat lunak perencanaan sumber daya perusahaan, untuk mengelola bisnis mereka.

Gartner pertama kali mendefinisikan istilah ini pada tahun 2004, dan menganggap IWMS sebagai platform yang mengintegrasikan area-area fungsional berikut:

• Manajemen properti dan real estat (seperti akuntansi sewa dan manajemen sewa)
• Manajemen proyek modal (seperti perencanaan modal dan manajemen biaya dan sumber daya)
• Manajemen fasilitas (seperti manajemen ruang, manajemen pindahan dan pemanfaatan ruang)
• Manajemen operasi dan pemeliharaan (seperti manajemen aset dan manajemen vendor)
• Keberlanjutan dan manajemen energi (seperti pelacakan emisi karbon dan pembandingan energi)

Solusi IWMS yang komprehensif menangkap dan menghasilkan data dan metrik yang berkaitan dengan berbagai aspek manajemen portofolio real estat dan fasilitas seperti biaya operasional, konsumsi energi, manajemen pemeliharaan, denah lantai, dan lainnya. Kemudian mengkonsolidasikan data untuk memberikan pandangan holistik dari seluruh portofolio real estat dan fasilitas Anda. Memanfaatkan data ini dapat membantu organisasi Anda mengurangi biaya, dengan cepat beradaptasi dengan perubahan permintaan penghuni, membuat keputusan yang lebih tepat tentang ruang kerja dan memenuhi tujuan keberlanjutan.

IWMS dibangun di atas fungsi teknologi seperti perangkat lunak manajemen fasilitas berbantuan komputer (CAFM) dan perangkat lunak sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS). Perangkat lunak CAFM dirancang untuk membantu mengelola dan memelihara semua aspek infrastruktur fisik termasuk sistem reservasi dan manajemen energi. Demikian pula, CMMS menggunakan data untuk mengoptimalkan semua fungsi manajemen aset dan operasi pemeliharaan fasilitas termasuk peralatan, infrastruktur, dan aset fisik lainnya. Meskipun organisasi mungkin menggunakan beberapa solusi CAFM dan CMMS untuk mengelola operasi, solusi-solusi ini tidak terhubung dan tidak dapat berbagi informasi, yang dapat menimbulkan kesenjangan data dan inefisiensi di seluruh sistem.

Platform IWMS menggabungkan teknologi CAFM dan CMMS menjadi satu, memberikan pandangan konsolidasi aset dari seluruh portofolio real estat Anda dan mengungkapkan bagaimana aset-aset tersebut saling berinteraksi dan mempengaruhi satu sama lain.

Sistem IWMS mengatur data ke dalam satu database terpusat, yang meningkatkan pengambilan keputusan dan penghematan biaya. Faktanya, penelitian menunjukkan bahwa solusi IWMS dapat meningkatkan efisiensi penggunaan fasilitas sebesar 39,3% sekaligus mengurangi biaya pemeliharaan fasilitas sebesar 15,2%.¹

Dengan dasbor bawaan, aplikasi seluler, dan antarmuka pengguna yang tangguh dan responsif, IWMS juga memberikan pandangan yang jelas ke dalam portofolio real estat perusahaan. Mereka memungkinkan peningkatan ketahanan dan efisiensi operasional serta proses bisnis yang lebih baik dengan menjawab pertanyaan seperti: apakah kita mengalokasikan ruang dengan benar? Apakah sistem pemanas dan pendingin harus diservis? Sewa mana yang jatuh tempo untuk perpanjangan?

Selain itu, IWMS menambahkan lapisan otomatisasi antar fungsi yang tidak mungkin dilakukan dengan beberapa solusi. Otomatisasi membantu mengurangi intervensi manual, proses redundan, dan data yang tidak akurat. Sebagai contoh, solusi IWMS mengotomatiskan pelacakan dan evaluasi pemeliharaan gedung dan aset serta secara otomatis mengeluarkan perintah kerja jika diperlukan. Kemampuan ini membantu mengurangi biaya dengan meminimalkan waktu dari evaluasi dan penemuan hingga penyelesaian masalah. Mengatasi masalah yang berkaitan dengan fasilitas dan ruang kerja dengan cepat membantu meningkatkan kesejahteraan fasilitas tersebut, karyawan, penghuni, dan lingkungan kerja.

Melalui pengoptimalan manajemen real estat dan fasilitas yang disediakan perangkat lunak IWMS, Anda dapat:

Manajemen ruang merupakan prioritas yang semakin meningkat bagi banyak organisasi. Terkadang, ruang kerja dan ruang kerja menjadi lebih dari pengalaman seperti tempat fisik. Meskipun lingkungan kerja nontradisional termasuk pengaturan hybrid, tempat kerja digital, dan pekerjaan jarak jauh semakin meluas, membangun ruang kantor yang aman dan nyaman dengan udara dan permukaan yang bersih serta langkah-langkah keamanan yang kuat masih sangat penting.

Namun, untuk menerapkan perubahan ini, dibutuhkan teknologi mutakhir yang terus berkembang dan mungkin, dalam banyak kasus, memerlukan perbaikan besar. Terlepas dari berbagai tantangan seperti infrastruktur yang sudah tua, biaya dan perubahan kebutuhan, IDC menemukan bahwa "88% perusahaan telah atau sedang merencanakan investasi untuk memperbarui ruang fisik agar lebih sesuai dengan model kerja yang fleksibel". Dan bahwa, "pada tahun 2025, 90% dari konstruksi atau renovasi komersial baru akan menerapkan teknologi fasilitas pintar yang mendukung tempat kerja yang fleksibel dan secara berkelanjutan meningkatkan pengalaman penghuni dan kinerja operasional".³

Seiring kemajuan teknologi dan lebih banyak perangkat Internet of Things (IoT) dimasukkan ke dalam solusi IWMS, otomatisasi tambahan mungkin dimungkinkan. Mengintegrasikan teknologi respons permintaan otomatis dapat mengotomatiskan gedung untuk mengoptimalkan penggunaan energi selama waktu permintaan puncak, yang selanjutnya membantu mengurangi konsumsi energi dan biaya. Jika digabungkan dengan tingkat hunian waktu nyata, strategi pengurangan beban bahkan dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik dan disesuaikan dengan perubahan kondisi.

Pasar IWMS global berkembang dan seiring dengan itu, metode konstruksi, praktik manajemen fasilitas, dan permintaan penghuni akan keberlanjutan tumbuh setiap tahun. Memanfaatkan perluasan kemampuan yang disematkan AI dan penggabungan industri IoT ke dalam platform IWMS memposisikan organisasi untuk memungkinkan otomatisasi yang lebih cerdas dan praktik prediktif di masa depan.