Royal Melbourne Hospital (RMH) mulai beroperasi pada 1848 sebagai rumah sakit umum pertama di Victoria, Australia, dan kini menjadi salah satu penyedia layanan kesehatan terbesar di negara bagian tersebut. RMH menyediakan berbagai layanan dokter spesialis, bedah, dan kesehatan mental yang komprehensif serta program untuk rehabilitasi, perawatan lansia, rawat jalan, dan masyarakat. Sebagai penyedia layanan di seluruh negara bagian yang ditunjuk untuk layanan seperti trauma, RMH memimpin pusat keunggulan untuk layanan tersier dalam beberapa spesialisasi utama, termasuk ilmu saraf, nefrologi, onkologi, kardiologi, dan kesehatan virtual.
RMH melayani lebih dari 550.000 penduduk di pinggiran barat dan utara Melbourne. Selain Royal Melbourne Hospital sebagai fasilitas utamanya, layanan kesehatan ini juga meliputi dua kampus utama di Kota Melbourne dan Royal Park. Selain itu, tersedia pula laboratorium penyakit menular dan 12 cabang yang menyediakan layanan kesehatan mental, perawatan di tempat tinggal, rehabilitasi, serta layanan bagi masyarakat.
Lebih dari 600 karyawan divisi Manajemen Fasilitas (FM) bekerja sepanjang waktu demi memelihara lingkungan RMH yang sangat luas. Mereka menyediakan berbagai layanan nonklinis seperti pembersihan, pengelolaan limbah, pengurusan bangsal dan transportasi pasien, pemeliharaan, layanan teknik dan teknik biomedis, manajemen energi dan utilitas, switchboard, tempat parkir, layanan makanan pasien, dan katering perhotelan.
Selama bertahun-tahun, divisi FM beroperasi menggunakan sistem lama yang mencakup pager, sistem perpesanan, panggilan telepon, tiket, dan alat berbasis kertas lainnya untuk merespons permintaan layanan. Sebelum transformasi sistem, terdapat delapan cara berbeda untuk menghubungi layanan fasilitas. Namun, mengingat sistem-sistemnya dikelola dari berbagai silo tak terintegrasi, sementara beban kerja terus bertambah, RMH berkeinginan untuk merampingkan dan meninjau proses bisnis FM sebelum kewalahan. Tujuannya adalah agar sistem-sistem tersebut menjadi lebih efisien dan berkelanjutan dalam menyediakan layanan.
“Staf FM makin sering dihadapkan pada tantangan operasional harian dalam hal penyediaan layanan,” ungkap Adriana Stormont, Direktur Proyek CAFM di RMH. “Kami juga kekurangan data kualitatif yang berguna untuk mengambil keputusan yang lebih matang. Data aset tidak terpusat atau transparan, sehingga kami kesulitan mencatat biaya siklus hidup, pemeliharaan, garansi, perjanjian kontraktor, dan informasi penting lainnya yang kini perlu kami simpan, bukan hanya demi praktik manajemen aset terbaik, melainkan juga guna mematuhi peraturan-peraturan yang baru saja diberlakukan.”
Untuk mengatasi masalah ini, RMH meluncurkan tinjauan layanan independen yang merekomendasikan sistem manajemen tugas digital. “Saat itu, kami menguji pasar melalui tender terbuka untuk umum dan mengikuti proses evaluasi dan pengadaan yang komprehensif,” ujar Stormont. “Proses evaluasi kami meliputi kunjungan referensi dan pertemuan di seluruh entitas perawatan kesehatan dan komersial secara lokal dan antarnegara bagian.”
Pada November 2018, Dewan Manajemen RMH menyetujui pendanaan kasus bisnis untuk sistem manajemen tempat kerja terintegrasi (IWMS), termasuk platform manajemen tugas digital mobilitas. Pada 2019, organisasi ini juga membentuk tim proyek Computer Aided Facilities Management (CAFM) untuk mengawasi implementasi digital dan transformasi perubahan. Layanan kesehatan metropolitan utama ini memilih platform IBM® TRIRIGA® sebagai IWMS-nya. Dengan serangkaian analitik, peringatan kritis, dan kemampuan proses otomatis, TRIRIGA meningkatkan visibilitas, pemanfaatan sumber daya, kontrol, dan otomatisasi kebutuhan FM.
Untuk desain solusi dan implementasi proyek, IBM menggandeng Mitra Bisnis IBM, TriXi Building Insights yang telah berpengalaman luas menangani perangkat lunak IBM Internet of Things (IoT).
Proyek CAFM ini mencakup tinjauan terhadap lebih dari 100 proses bisnis, sesi desain untuk tujuh alur kerja, migrasi data, manajemen perubahan, serta pengujian dan pelatihan pengguna di berbagai departemen. Di saat proyek ini berjalan sesuai jadwal dan anggaran, pada awal 2020 suatu peristiwa tak terduga menimbulkan hambatan dan tantangan bagi RMH dan divisi FM dengan cara yang tidak pernah terbayangkan sebelumnya.
Pada pertengahan 2023, solusi CAFM-TRIRIGA telah memproses lebih dari 1,5 juta tugas, termasuk lebih dari setengah juta pemindahan pasien internal di seluruh rumah sakit.
CAFM telah menggantikan banyak proses berbasis kertas dengan sekitar 400 tugas digital yang diterima karyawan melalui perangkat seluler.
Pada awal 2020, ketika RMH selangkah lagi akan meluncurkan sistem CAFM-TRIRIGA, COVID-19 melanda Australia. Berbagai rumah sakit pun mulai mempersiapkan diri untuk menghadapi pandemi. Selain tuntutan luar biasa yang dibebankan pada staf klinis untuk merawat pasien COVID-19, memantau pasien suspek COVID-19 (SCOVID), dan mempertahankan kualitas beban kerja secara umum, staf FM mengalami peningkatan beban kerja. Tercatat, permintaan atas pembersihan agen dan limbah infeksius saja meningkat tiga kali lipat dibandingkan kapasitas normal.
Sistem CAFM-TRIRIGA dijadwalkan untuk beroperasi pada akhir April. Namun, rumah sakit ini memutuskan untuk memajukan tanggal peluncuran modul Operasi dan Pemeliharaan tersebut pada 31 Maret sebagai persiapan menghadapi lonjakan pasien COVID-19 yang diperkirakan akan terjadi. “Alih-alih menunggu hingga masalah reda, lebih baik belajar menghadapinya,” kata Stormont. “Dengan meluncurkan CAFM sesegera mungkin, kami memiliki alat bantu digital yang diperlukan untuk membantu mengatasi tantangan ini serta mendukung tenaga kerja klinis kami dengan lebih baik.”
Sistem CAFM-TRIRIGA memberikan dampak langsung dalam membantu pelaporan aktivitas pembersihan agen dan limbah infeksius COVID-19, termasuk mempersiapkan tenaga kerja yang akan dikerahkan ke bangsal COVID dan SCOVID. "Ketika kasus penularan COVID-19 varian Delta melonjak selama musim dingin di Australia pada 2021, CAFM-TRIRIGA terus menjadi alat yang penting bagi RMH. Selain membantu staf klinis, CAFM-TRIRIGA memungkinkan penelusuran staf fasilitas di rumah sakit ketika paparan Tingkat 1 dan Tingkat 2 diidentifikasi di seluruh layanan kesehatan di luar bangsal COVID,” ujar Michael McCambridge, Direktur Manajemen Fasilitas di RMH.
Karyawan FM mulai menggunakan perangkat pintar seluler untuk merespons permintaan layanan yang masuk ke TRIRIGA Request Central dari bangsal klinis, unit gawat darurat, layanan kesehatan terkait, dan banyak pemangku kepentingan lainnya. CAFM-TRIRIGA memungkinkan tugas dan pekerjaan dilihat secara real time melalui perangkat pintar dan dasbor yang digunakan dan dipantau secara aktif oleh setiap departemen.
Beberapa area layanan kesehatan kurang memiliki transparansi, visibilitas, dan akuntabilitas karena masih menerapkan berbagai proses manual, padat karya, atau berbasis kertas yang konvensional. Jumlah pemangku kepentingan terus berkembang di seluruh layanan kesehatan seiring digitalisasi manajemen tugas dengan CAFM-TRIRIGA, termasuk tugas terjadwal dan reaktif yang kini mencakup area klinis. Para kelompok kerja yang menerima tugas dari sistem ini kini mencakup berbagai pemangku kepentingan seperti petugas kebersihan, insinyur biomedis, asisten klinis, dan radiografer.
Pada Juli 2021, lebih dari satu tahun sejak sistem ini diluncurkan, lebih dari 500.000 permintaan layanan telah diajukan melalui sistem manajemen informasi CAFM-TRIRIGA. Kira-kira dua tahun kemudian, sistem ini telah memproses lebih dari 1,5 juta tugas, termasuk lebih dari setengah juta pemindahan pasien internal di seantero rumah sakit. Saat ini, pemanfaatan solusi IBM TRIRIGA terus berkembang, termasuk perencanaan untuk implementasi Manajemen Aset, Manajemen Proyek, konsolidasi Ruang dan Real Estat, Manajemen Energi dan Utilitas, dan proyek percontohan IoT.
Menurut Stormont, area FM rumah sakit kini telah melakukan digitalisasi terhadap lebih dari 600 permintaan layanan di platform manajemen tugas, yang beberapa diantaranya meliputi pembersihan bangsal, pemindahan pasien, pengiriman dan pengambilan materi patologi dan obat-obatan, pemeliharaan reaktif dan terjadwal, perbaikan perangkat medis, bantuan untuk trauma, serta pengambilan helipad. "Portal permintaan layanan CAFM-TRIRIGA dapat diakses oleh 12.000 anggota staf di seluruh cabang kami," ujarnya.
Pasca-implementasi sistem, staf FM mengalami peningkatan aktivitas kinerja sebagai berikut:
- Berkurangnya duplikasi dan pemborosan. Dahulu, penggunaan pager untuk pengerahan tugas tidak memberikan akuntabilitas yang jelas tentang kepemilikan pekerjaan. Akibatnya, suatu tugas sering kali direspons oleh lebih dari satu orang. Kini, FM memiliki akuntabilitas tugas yang jelas dan dapat membekali staf dengan prosedur dan persyaratan saat menerima tugas.
- Penggantian beberapa proses berbasis kertas. Beberapa proses berbasis kertas telah digantikan dengan digitalisasi 100 proses bisnis ke dalam satu proses sistem. Misalnya, Jadwal Pembersihan dan daftar periksa berbasis kertas kini telah dijalankan dengan sistem dan perangkat. Tiket pekerjaan teknik tidak lagi dicetak dan dikumpulkan secara fisik oleh petugas melalui meja bantuan Teknik. Akibatnya, konsumsi kertas, biaya pencetakan, dan paging menurun hingga 34%.
- Peningkatan pemanfaatan tenaga kerja melalui penurunan waktu respons layanan. Data aktivitas saat ini menunjukkan kemampuan FM dalam mengatur shift dan mengalokasikan sumber daya sesuai permintaan dan prioritas pelanggan. Sebagai contoh, ketika aktivitas pembersihan meningkat selama pandemi COVID-19, sumber daya perlu dialokasikan ulang untuk menanggapi permintaan. Waktu respons atas permintaan layanan pembersihan limbah di RMH menurun 85%. Selain itu, waktu respons atas permintaan layanan pengurusan pemindahan pasien dari bangsal ke Transit Lounge juga berkurang 84%.
- Visibilitas atas pekerjaan yang belum selesai untuk serah terima shift berikutnya. Jadwal harian kini menyediakan informasi real time bagi staf tentang status dan jumlah kamar pasien serta pembersihan kamar mandi yang telah selesai. Transparansi ini bermanfaat bagi proses serah terima shift.
- Transparansi mengenai status pekerjaan bagi pelanggan. Bangsal yang mencatat pekerjaan sekarang dapat melihat dasbor semua pekerjaan FM yang dikirimkan, apa pun jenisnya. Dasbor memungkinkan komunikasi mengenai status pekerjaan, sehingga pemohon dapat berkomunikasi langsung dengan teknisi yang bersangkutan jika diperlukan.
- Manajemen aset. Untuk pertama kalinya, RMH kini dapat mulai mengembangkan integritas data asetnya di CAFM-TRIRIGA. Dengan demikian, RMH dapat menerima informasi mengenai lokasi aset, aktivitas dan biaya pemeliharaan, profil risiko aset, tingkat kekritisan, penilaian kondisi, dan kinerja aset secara keseluruhan dengan lebih baik. Konfigurasi dan pelaporan tambahan yang dikembangkan oleh TRIXi akan mengoptimalkan proses pengambilan keputusan RMH terkait investasi aset dan perkiraan penggantian aset.
- Kemampuan pelaporan yang lebih baik. Saat ini divisi FM memiliki alat elektronik yang memungkinkan pelaporan aktivitas. Sebagai sistem manajemen tempat kerja terintegrasi, TRIRIGA menggerakkan banyak alur kerja serta menyimpan data, tugas, aset, lokasi CAD, agregat, dan tren yang berkembang. Pelaporan ini akan memberikan informasi yang lebih baik bagi proses pengambilan keputusan mengenai sumber daya, investasi, pengadaan, serta permintaan dan kepuasan pelanggan.
- Penurunan jejak karbon. Dengan mengoptimalkan proses berbasis kertas di lingkungannya, divisi FM telah berhasil memangkas 110 kg emisi CO2 dari pengoperasian rumah sakit.
Berkat CAFM-TRIRGA, tim FM dapat merespons permintaan layanan dengan lebih efisien karena ini sistem memungkinkan komunikasi yang transparan. Pemohon dapat memantau status tugas, misalnya “menunggu suku cadang” atau “pekerjaan ditangguhkan” jika ruangan tidak tersedia karena alasan medis. “Dengan transparansi saat ini, kami dapat merespons dan mengalokasikan kembali sumber daya berdasarkan permintaan secara jauh lebih cepat dari sebelumnya,” kata Stormont.
RMH akan terus memperluas dan mengembangkan peta jalan CAFM-TRIRIGA bersama para pemangku kepentingan utama dan modul fungsionalitas lainnya untuk menunjang hasil klinis, termasuk manajemen energi serta manajemen aset dan ruang. Rumah sakit ini juga akan memaksimalkan platform IoT untuk menghubungkan otomatisasi demi memberikan data dan analitik yang lebih baik terhadap kinerja aset mereka dengan teknologi sensor. “Perangkat lunak ini menggantikan sejumlah sistem yang terpisah dan kini terus menjadi katalisator bagi reformasi proses bisnis kami,” ujar Stormont. “Pada akhir 2023 dan saat ini dalam pengembangan proyek, kami akan menyambut integrasi CAFM-TRIRIGA dengan rekam medis elektronik rumah sakit dan inklusi di Hospital Command Centre yang baru, guna meningkatkan efisiensi proses untuk hasil klinis.”
“Kami sangat antusias karena alat ini memungkinkan kami bekerja lebih cerdas, menjadi lebih inovatif dan berkelanjutan, serta yang terpenting, mengoptimalkan dukungan untuk mitra klinis kami dalam memberikan hasil yang lebih baik bagi para pasien kami.”
Sejak awal, solusi IBM TRIRIGA digunakan sebagai layanan terkelola dari pusat data IBM. Tim IBM Cloud® Delivery Services menyediakan dukungan aplikasi serta secara aktif memantau dan mengelola solusi.
“Dunia terus berubah, begitu pun cara kita bekerja. Manajer perlu menyadari cara mengarahkan perubahan itu dalam organisasi mereka,” ungkap Mark Williams, Direktur Utama dan Pendiri TRIXi. “Memiliki solusi seperti IBM TRIRIGA jelas memberikan manfaat besar bagi RMH. “Dengan menerapkan digitalisasi cara kerja, kita benar-benar dapat menghadirkan perubahan positif, bahkan selama masa-masa penuh tantangan.”
Mulai beroperasi pada 1848 sebagai rumah sakit umum pertama di Victoria, RMH kini menjadi salah satu penyedia layanan kesehatan publik terkemuka di Australia. Organisasi ini menyediakan berbagai layanan kesehatan komprehensif yang meliputi layanan dokter spesialis, bedah, dan kesehatan mental, serta program untuk rehabilitasi, perawatan lansia, rawat jalan, dan masyarakat. RMH didukung oleh lebih dari 12.000 staf serta melayani masyarakat lokal dan penduduk di seluruh negara bagian dengan layanan spesialisasinya. Secara lokal, organisasi ini melayani lebih dari 550.000 penduduk yang berdomisili di pinggiran barat dan utara Melbourne. Jumlah ini termasuk pasien yang tinggal di wilayah regional yang membutuhkan perawatan spesialis. Para penduduk ini memiliki beragam latar belakang budaya, bahasa, usia, etnis, dan status sosial ekonomi.
Berkantor pusat di St. Leonards, New South Wales, TRIXi (tautan berada di luar ibm.com) bekerja sama dengan pengelola gedung, pengembang, desainer, dan akuntan penyewaan untuk meningkatkan manajemen fasilitas, mencapai pemanfaatan aset gedung yang paling efisien, serta lebih berkelanjutan. Perusahaan ini mengkhususkan diri dalam desain dan integrasi sistem IoT untuk meningkatkan visibilitas, kontrol, dan otomatisasi manajemen real estat.
Hukum
© Hak Cipta IBM Corporation 2023. IBM Corporation, Hybrid Cloud, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Diproduksi di Amerika Serikat, November 2023.
IBM, logo IBM, IBM Cloud, dan Envizi adalah merek dagang atau merek dagang terdaftar milik International Business Machines Corporation, di Amerika Serikat dan/atau negara lain. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang milik IBM atau perusahaan lain. Daftar terkini merek dagang IBM tersedia di ibm.com/legal/copyright-trademark.
Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.
Semua contoh klien yang dikutip atau dijelaskan disajikan sebagai ilustrasi tentang cara beberapa klien menggunakan produk IBM dan hasil yang mungkin telah mereka capai. Biaya lingkungan dan karakteristik kinerja yang sebenarnya akan bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi tiap-tiap klien. Hasil yang secara umum diharapkan tidak dapat diberikan karena hasil yang setiap klien dapatkan akan bergantung sepenuhnya pada sistem dan layanan yang dipesan oleh klien. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DISEDIAKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, BAIK TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN UNTUK DAPAT DIPERJUALBELIKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN APA PUN YANG TIDAK MELANGGAR. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut.
Klien bertanggung jawab untuk memastikan kepatuhan terhadap semua hukum dan peraturan yang berlaku. IBM tidak memberikan nasihat hukum atau menyatakan atau menjamin bahwa layanan atau produknya akan memastikan bahwa klien mematuhi hukum atau peraturan apa pun.