Transformasi dan strategi pengadaan digital

Dengan mengadopsi teknologi digital seperti sistem e-procurement, analisis data, dan kecerdasan buatan (AI), bisnis dapat menyederhanakan operasi, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi biaya. Pergeseran ini pindah perusahaan dari proses manual dan dokumen berbasis kertas ke strategi otomatis berbasis data yang memberikan transparansi dan kontrol yang lebih besar, yang pada akhirnya meningkatkan strategi pengadaan dan pemilihan pemasok.

Platform e-procurement memusatkan kegiatan pengadaan, mengurangi kesalahan dan memastikan kepatuhan. Otomatisasi dan AI dalam pengadaan semakin meningkatkan sistem ini dengan menangani berbagai tugas yang berulang—seperti pemrosesan faktur dan evaluasi pemasok—sementara analitik dan machine learning yang berbasis AI memberikan insight tentang tren pasar dan kinerja pemasok. 

Alat manajemen hubungan pemasok (SRM) meningkatkan kolaborasi dengan pemasok, yang mengarah pada negosiasi yang lebih baik dan barang serta layanan yang lebih berkualitas. Analisis prediktif membantu bisnis memperkirakan permintaan secara akurat, mengoptimalkan tingkat inventaris, dan mencegah kekurangan atau kelebihan stok.

Teknologi blockchain dan kontrak pintar menambahkan lapisan efisiensi dan keamanan pengadaan lainnya. Blockchain memastikan bahwa catatan pengadaan tetap anti-rusak, mengurangi penipuan dan kesalahan, sementara kontrak pintar mengotomatiskan penegakan perjanjian antara pembeli dan pemasok. Kemampuan ini membantu memastikan bahwa persyaratan kontrak terpenuhi tanpa perlu perantara. 

Pengadaan digital tidak hanya memberikan manfaat bagi perusahaan besar tetapi juga usaha kecil dan menengah (UKM), memberi mereka akses yang lebih baik ke pemasok, harga yang kompetitif, dan manajemen arus kas yang lebih baik. Dengan mengadopsi teknologi baru dan strategi transformasi digital, organisasi dapat secara efektif menavigasi kompleksitas rantai pasokan dan tetap kompetitif.

Pengadaan digital meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan memberikan visibilitas yang lebih besar ke dalam operasi pengadaan. Proses pengadaan tradisional sering kali mengandalkan tugas-tugas manual, dokumentasi berbasis kertas, dan komunikasi yang terfragmentasi, yang menyebabkan inefisiensi dan kesalahan. 

Dengan menggunakan alur kerja cerdas yang didukung oleh analisis data, AI, dan otomatisasi, perusahaan dapat merampingkan proses ini dan mendorong peningkatan yang signifikan. Ini semakin penting, karena studi IBM menemukan bahwa sepertiga dari Chief Supply Chain Officer telah mulai bekerja dengan pemasok di negara atau wilayah baru selama tiga tahun terakhir.² Menghilangkan gesekan dari proses membantu bisnis mengoptimalkan rantai pasokan, mempersingkat waktu siklus pengadaan, dan mencapai penghematan biaya dan efisiensi operasional.

Misalnya, kolaborasi antara Dun & Bradstreet Ask Procurement ™ dan IBM Watsonx ® menggunakan data tepercaya dan AI untuk memberikan penilaian risiko pemasok 360° yang komprehensif dan diperkirakan dapat mengurangi waktu untuk tugas pengadaan sebesar 10-20%.⁴  Di Asia Pasifik, sebuah lembaga keuangan menghemat biaya operasional sebesar $20 juta dengan alur kerja yang cerdas.³ Dan IBM, dengan operasi di lebih dari 170 negara yang melibatkan lebih dari 13.000 pemasok, telah mengubah operasi pengadaannya sendiri dengan menggunakan AI, otomatisasi, dan blockchain. Transformasi ini memungkinkan tim pengadaannya untuk merekrut pemasok 10 kali lebih cepat dan melakukan analisis harga dalam 10 menit dibandingkan dengan 2 hari.³

Selain penghematan dan efisiensi, pengadaan digital sangat penting untuk manajemen risiko rantai pasokan dan membantu memastikan ketangkasan. Analisis data real-time dan forecasting membantu Chief Procurement Officer (CPO) mengidentifikasi gangguan, risiko pemasok, atau pergeseran pasar, memungkinkan strategi yang cepat. Keberlanjutan didukung dengan melacak kepatuhan pemasok terhadap standar lingkungan dan etika.

Pengadaan digital juga memainkan peran penting dalam meningkatkan kepuasan pelanggan. Banyak perusahaan B2B melacak Net Promoter Scores (NPS) untuk mengukur kebahagiaan pelanggan. Dengan mengoptimalkan pengadaan, perusahaan dapat meningkatkan pengalaman pelanggan, menghasilkan peningkatan NPS sebesar 30-50% dan membantu memastikan pengiriman berkualitas tinggi serta tepat waktu yang melampaui ekspektasi.³

Pengadaan digital menggunakan berbagai alat dan teknologi untuk meningkatkan dan mengotomatiskan proses pengadaan. Contoh teknologi pengadaan digital meliputi: 

Teknologi blockchain dan kontrak pintar: Blockchain memastikan transaksi pengadaan yang aman dan tahan gangguan dengan menciptakan catatan pembelian, kontrak, dan pembayaran yang transparan dan tidak dapat diubah. Kontrak pintar mengotomatiskan manajemen kontrak, memastikan bahwa persyaratan terpenuhi tanpa perlu perantara, yang mengarah ke transaksi yang lebih cepat dan lebih aman.

Alat bantu keamanan siber dan perlindungan data: Teknologi ini melindungi data pengadaan, informasi pemasok, dan transaksi keuangan dari ancaman siber. Alat ini termasuk enkripsi, otentikasi multi-faktor, dan deteksi ancaman real-time untuk melindungi proses pengadaan yang sensitif dan menjaga kepatuhan terhadap peraturan.

Pasar digital dan jaringan pemasok: Platform ini memperluas akses perusahaan ke berbagai pemasok dan produk yang lebih luas, mendorong persaingan, dan inovasi. Platform menyederhanakan proses pengadaan melalui perbandingan harga dan penawaran yang mudah, meningkatkan transparansi dan mengurangi waktu siklus pengadaan.

Platform pengadaan elektronik: Sistem digital ini, seperti Coupa dan Procurify, mengelola seluruh siklus  sumber hingga pembayaranmulai dari permintaan hingga pembayaran. Platform ini mengotomatiskan pesanan pembelian, merampingkan pembuatan, pelacakan, dan pengelolaannya. Platform ini juga memastikan kepatuhan terhadap kebijakan, mengurangi kesalahan manual, dan meningkatkan efisiensi.

Solusi pengadaan mobile: Aplikasi ini memungkinkan personel pengadaan untuk mengelola proses saat bepergian, menyediakan akses real-time ke informasi penting dan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat, termasuk persetujuan real-time untuk permintaan pembelian dan kontrak. Solusi ini meningkatkan fleksibilitas, responsif, dan membantu memastikan kelangsungan operasi di luar kantor.

Analisis prediktif untuk forecasting: Dengan menganalisis data historis dan menggunakan algoritma canggih, alat ini memprediksi tren permintaan di masa depan. Hal ini memungkinkan bisnis untuk mengoptimalkan tingkat persediaan, mengurangi kehabisan stok, dan meminimalkan biaya persediaan berlebih, yang mengarah kepada manajemen rantai pasokan yang lebih baik.

Perangkat manajemen risiko dan kepatuhan: Alat-alat ini membantu organisasi mengidentifikasi, menilai, dan memitigasi potensi risiko dalam rantai pasokan, membantu memastikan kepatuhan terhadap peraturan, dan mengurangi gangguan. Perangkat ini menyediakan pemantauan dan pelaporan secara real-time, memungkinkan pengelolaan risiko secara proaktif, dan kepatuhan terhadap standar industri.

Alat analisis pengeluaran: 59% CPO percaya bahwa penting untuk menerapkan AI generatif pada analitik pengeluaran dan pengadaan prediktif.¹ Alat ini menggunakan AI generatif dan analitik data serta fitur dasbor yang memvisualisasikan tren pengadaan, pola pengeluaran, dan kinerja pemasok. Insight yang dapat ditindaklanjuti tersebut membantu mengidentifikasi peluang penghematan biaya, mengoptimalkan manajemen pengeluaran, dan mendukung sumber daya strategis. 

Alat bantu manajemen hubungan pemasok (SRM): Alat bantu SRM berfokus pada pengelolaan dan pengoptimalan interaksi dengan pemasok. Alat ini menyediakan fungsi untuk melacak kinerja pemasok, memfasilitasi komunikasi, dan mendorong kolaborasi. Kemampuan ini mengarah kepada negosiasi yang lebih baik dan kualitas barang dan jasa yang lebih baik.

Menerapkan strategi pengadaan digital menawarkan banyak manfaat yang meningkatkan efisiensi operasional dan nilai strategis. Berikut beberapa keuntungan utama:

Peningkatan efisiensi: Perangkat lunak pengadaan digital mengotomatiskan berbagai tugas yang berulang, mengurangi kesalahan manual, dan mempercepat siklus pengadaan.

Biaya lebih rendah: Otomatisasi dan analisis data mengidentifikasi peluang penghematan biaya, mengoptimalkan pengeluaran, dan meningkatkan negosiasi dengan pemasok.

Hubungan pemasok yang lebih baik: Alat bantu manajemen hubungan pemasok (SRM) memfasilitasi komunikasi dan kolaborasi yang lebih baik, yang mengarah pada kemitraan yang lebih kuat dan peningkatan kualitas barang dan jasa.

Mitigasi risiko: Pemantauan real-time dan analisis prediktif membantu mengidentifikasi dan mengalamatkan potensi gangguan rantai pasokan, membantu memastikan keberlangsungan bisnis. Organisasi yang telah mengoptimalkan AI dalam pembelian ke pembayaran mendeteksi 50% lebih banyak faktur palsu.⁵

Peningkatan transparansi: Platform digital terpusat memberikan visibilitas yang jelas ke dalam aktivitas pengadaan, meningkatkan akuntabilitas dan kepatuhan.

Skalabilitas: Solusi pengadaan digital dapat dengan mudah beradaptasi dengan pertumbuhan bisnis, mengakomodasi peningkatan volume pengadaan tanpa peningkatan sumber daya yang proporsional.

Pengambilan keputusan berbasis data: Akses ke data dan metrik yang komprehensif memungkinkan keputusan strategis yang tepat, meningkatkan hasil pengadaan, dan efektivitas biaya.

Menerapkan strategi pengadaan digital dapat secara signifikan meningkatkan efisiensi, penghematan biaya, dan transparansi organisasi. Untuk membantu memastikan transisi yang sukses, organisasi harus mengembangkan peta jalan yang jelas untuk implementasi pengadaan digital yang mencakup praktik terbaik berikut: 

Banyak inefisiensi pengadaan berasal dari sistem terfragmentasi yang memerlukan entri data manual, yang menyebabkan kesalahan. Dengan mengintegrasikan tumpukan teknologi terpadu, organisasi pengadaan dapat memungkinkan aliran informasi yang lancar dan mengoptimalkan penggunaan aplikasi yang ada. Menghubungkan alat pengadaan dengan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) meningkatkan konsistensi data, meningkatkan otomatisasi alur kerja, dan memastikan visibilitas yang lebih baik. Misalnya, ketika sistem ERP terintegrasi dengan perangkat lunak e-procurement, permintaan pembelian, persetujuan, dan faktur dapat disinkronkan secara otomatis. Integrasi ini mengurangi duplikasi dan kebutuhan untuk rekonsiliasi manual.

Konsistensi dalam alur kerja pengadaan meminimalkan risiko, mencegah kesalahan, dan meningkatkan efisiensi. Menetapkan proses terstandardisasi membantu memastikan bahwa tim pengadaan mengikuti langkah-langkah terstruktur yang sama setiap saat, sehingga hasil yang diperoleh dapat diprediksi dan dapat diandalkan. Ini penting untuk kegiatan pengadaan berisiko tinggi di mana kepatuhan dan akurasi sangat penting. Misalnya, proses penerimaan pemasok terstandardisasi yang mengharuskan setiap vendor baru untuk melalui penilaian risiko dan persetujuan kontrak yang telah ditentukan sebelumnya akan membantu organisasi mengurangi kesalahan dan pelanggaran kepatuhan.

Tim pengadaan yang tangkas membutuhkan alat bantu otomatisasi yang fleksibel untuk beradaptasi dengan gangguan dalam rantai pasokan dan proses bisnis. Otomatisasi no-code dan kode rendah memungkinkan tim untuk memodifikasi alur kerja dan mengotomatiskan tugas rutin tanpa bergantung pada TI untuk setiap perubahan. Solusi ini memberdayakan para profesional pengadaan untuk merespons tantangan dengan cepat sambil mempertahankan pengawasan TI. Contoh, tim pengadaan dapat menggunakan no-code untuk membuat alur kerja persetujuan otomatis yang secara instan merutekan permintaan pembelian ke manajer yang sesuai berdasarkan faktor-faktor seperti persyaratan kontrak atau kinerja pengiriman.

73% CPO setuju bahwa AI tidak akan menggantikan manusia, tetapi manusia yang menggunakan AI akan menggantikan manusia yang tidak menggunakan AI.¹ Bahkan dengan alat digital terbaik, keberhasilan pengadaan tergantung pada keahlian tim yang mengelolanya. Mendidik staf tentang sistem dan proses baru untuk memfasilitasi adopsi dan mengatasi penolakan terhadap perubahan. Berinvestasi dalam pengembangan talenta membantu memastikan bahwa organisasi memaksimalkan nilai inisiatif pengadaan digital mereka.

Pemimpin pengadaan harus mengatasi kompleksitas dengan kesederhanaan. Meskipun banyak yang percaya bahwa menyederhanakan alur kerja dapat menghilangkan inefisiensi, penyederhanaan yang sebenarnya adalah dengan mendesain proses yang mudah dimengerti dan dijalankan oleh pengguna. Terobosan nyata datang dengan “kesederhanaan yang dirancang,” yang mengarah kepada peningkatan 42% dalam keberhasilan transformasi. Dengan mengikuti prinsip-prinsip kesederhanaan yang telah dirancang, fungsi pengadaan cenderung tidak akan menghadapi kerumitan yang lebih besar, berbeda dengan pendekatan konvensional, yang sering kali membuat keadaan menjadi lebih buruk.⁶