Bagaimana membangun strategi pengadaan yang sukses

Peran pengadaan melampaui aktivitas transaksional. Strategi pengadaan memungkinkan organisasi untuk menavigasi rantai pasokan global yang semakin kompleks, beradaptasi dengan cepat terhadap fluktuasi pasar, dan mencapai optimalisasi biaya, efisiensi operasional, dan pertumbuhan.

Dengan menilai dan secara proaktif mengelola risiko yang melekat dalam rantai pasokan, organisasi dapat melindungi diri dari gangguan sekaligus memperkuat ketahanan operasi mereka. Selain itu, kerangka kerja pengadaan yang disusun dengan baik mendorong inovasi dan keberlanjutan. Hal ini dapat memupuk kemitraan kolaboratif dengan pemasok dan mengintegrasikan pertimbangan etika dan lingkungan (pembelian ramah lingkungan) ke dalam strategi pengadaan.

Strategi pengadaan bukan hanya serangkaian langkah untuk memperoleh barang dan jasa. Ini harus berupa peta jalan strategis yang, jika dirancang dan diimplementasikan secara efektif, akan selaras dengan misi organisasi dan berkontribusi besar terhadap keberhasilannya.

Strategi pengadaan adalah rencana terstruktur yang dikembangkan organisasi untuk memandu proses pembeliannya agar sesuai dengan kebutuhan bisnisnya. Tujuan dari strategi pengadaan adalah untuk memastikan perolehan barang atau jasa yang efisien, hemat biaya, dan berkelanjutan yang sangat penting bagi operasi organisasi. Strategi tersebut harus menguraikan dan memberikan panduan khusus untuk melaksanakan langkah-langkah proses pengadaan, yang sering kali mencakup:

• Mengidentifikasi kebutuhan bisnis
• Mencari pemasok potensial
• Negosiasi kontrak
• Mengelola hubungan dengan pemasok
• Memelihara catatan dari setiap langkah

Strategi yang digunakan untuk memandu langkah-langkah ini dapat berbeda antara satu organisasi dengan organisasi lainnya, tergantung pada industri dan kebutuhannya. Contoh tujuan yang umum untuk berbagai strategi pengadaan termasuk menghilangkan pengeluaran yang tidak perlu, meningkatkan efisiensi pengiriman, meminimalkan kesalahan, dan mematuhi peraturan yang berlaku. Membangun hubungan pemasok yang kuat untuk mendorong kontrak dan layanan yang menguntungkan juga merupakan tujuan bersama.

Keseimbangan antara talenta, teknologi, kepatuhan, etika, dan keberlanjutan diperlukan untuk menyelaraskan kegiatan pengadaan dengan tujuan perusahaan. Strategi pengadaan yang efektif harus terbuka terhadap pendekatan baru dan mendorong ide-ide yang membawa nilai, efisiensi, dan peningkatan proses yang berkelanjutan bagi organisasi. Ini memungkinkan pendekatan sumber yang efektif dan adaptif yang menciptakan nilai dan meminimalkan risiko.

Jika diimplementasikan dengan tujuan yang jelas, strategi pengadaan akan memberikan peta jalan yang dapat diikuti oleh manajer pengadaan. Ini akan menguraikan tujuan, tanggung jawab, dan sasaran mereka serta peran penting yang mereka jalankan dalam keberhasilan organisasi secara keseluruhan.

Langkah-langkah utama untuk mengembangkan strategi pengadaan yang efektif meliputi:

1. Menjalankan analisis keadaan saat ini (current state analysis atau CSA)

Nilai efisiensi dan efektivitas kerangka kerja strategi pengadaan saat ini (jika ada) dan tentukan apakah kerangka kerja tersebut dapat memenuhi kebutuhan saat ini dan pada masa depan. Lakukan analisis pengeluaran; identifikasi kekuatan, kelemahan dan peluang. Evaluasi dan kategorikan komponen biaya pengadaan, mulai dari biaya langsung—seperti biaya barang dan jasa—hingga biaya tidak langsung—seperti biaya administrasi dan overhead. Periksa biaya yang terkait dengan pemasok tertentu, variabel dan tren biaya, dan total biaya proses pengadaan untuk memahami dengan jelas hal yang dibelanjakan dan lokasinya.

2. Menentukan kebutuhan organisasi

Bisnis selalu ingin meningkatkan keuntungan; tetapi bagaimana cara khusus untuk melakukannya? Pahami kebutuhan organisasi—baik peningkatan penjualan, pengelolaan arus kas, jangka waktu yang lebih pendek, perkiraan yang lebih baik, manajemen kualitas atau keberlanjutan—dan bagaimana hal tersebut selaras dengan strategi bisnis secara keseluruhan dan rencana jangka panjang. Strategi pengadaan yang terintegrasi dengan kebutuhan ini memastikan bahwa proses pengadaan akan berkontribusi langsung terhadap profitabilitas dan keberhasilan organisasi. 

3. Melibatkan pemangku kepentingan

Identifikasi dan berkolaborasi dengan departemen internal, pemasok, dan semua pihak yang mungkin terpengaruh oleh rencana tersebut. Beberapa mungkin tidak setuju dengan perubahan yang diusulkan. Kumpulkan beragam wawasan, pahami kebutuhan, dan kelola ekspektasi. Keterlibatan pemangku kepentingan adalah kunci untuk memastikan strategi direncanakan dengan baik dan didukung di seluruh organisasi.

4. Menentukan tujuan bisnis

Definisikan tujuan spesifik yang terukur, dapat dicapai, relevan dan tepat waktu (SMART) untuk fungsi pengadaan. Tujuan-tujuan ini harus mendukung langsung tujuan bisnis secara keseluruhan dan memberikan kerangka kerja yang jelas untuk strategi pengadaan. Misalnya, jika penghematan biaya adalah tujuan, tujuan pengadaan yang sesuai mungkin mencapai tingkat pengurangan biaya. Tujuan tambahan dapat berupa manajemen dan mitigasi risiko, manajemen hubungan pemasok, dan pertimbangan keberlanjutan.

5. Menentukan kebijakan pengadaan

Tetapkan dan sepakati kebijakan, prosedur, dan model operasi pengadaan yang jelas dan selaras dengan tujuan organisasi. Ini adalah saat yang tepat untuk meninjau proses saat ini dan menyesuaikannya agar sesuai dengan pendekatan baru. Tugas seperti kriteria pemilihan vendor, manajemen kontrak dan inisiatif kepatuhan harus didefinisikan dengan jelas. Komunikasikan peluang yang dibawa perubahan ini dan jelaskan manfaatnya bagi para pemangku kepentingan. Bersikaplah fleksibel. Kebijakan berfungsi sebagai pedoman bagi tim pengadaan, yang memastikan konsistensi dan kepatuhan terhadap standar etika.

6. Mengintegrasikan alat baru

Jelajahi alat dan teknologi yang akan mendukung keberhasilan strategi baru. Pengadaan bukan lagi proses analog; persentase yang berkembang terjadi secara online (pengadaan elektronik). Perangkat lunak Pengadaan hingga pembayaran (P2P) menghubungkan praktik pengadaan dengan utang usaha dan dapat menyederhanakan langkah-langkah seperti manajemen pasokan, pesanan pembelian, dan pembuatan faktur. Perangkat lunak pengadaan tambahan mencakup alat analisis pengeluaran dan perangkat lunak manajemen hubungan pemasok (SRM). Hal ini meningkatkan akurasi dan produktivitas, melacak pembelian, dan menawarkan visibilitas data yang menunjukkan pengambilan keputusan serta mengurangi risiko, inefisiensi, dan penundaan yang memakan waktu.

7. Mengembangkan strategi

Kembangkan strategi pengadaan yang komprehensif berdasarkan insight yang dikumpulkan pada langkah-langkah sebelumnya. Hal ini melibatkan pembuatan pernyataan strategi, yang menguraikan pendekatan pengadaan, termasuk manajemen pemasok, mitigasi risiko, dan optimalisasi biaya. Strategi harus cukup fleksibel untuk beradaptasi dengan perubahan kondisi pasar dan kebutuhan organisasi.

8. Mendefinisikan keberhasilan

Tetapkan indikator kinerja utama (KPI) yang akan digunakan untuk mengukur keberhasilan strategi pengadaan. Metrik ini harus selaras dengan tujuan bisnis yang telah ditetapkan dan memberikan tolok ukur yang dapat diukur untuk mengevaluasi kinerja. Kriteria keberhasilan yang umum meliputi pengurangan kesalahan, memanfaatkan peluang penghematan, dan meningkatkan peringkat kinerja pemasok, alur kerja, waktu siklus pengadaan, dan kepatuhan.

9. Menerapkan strategi

Jalankan strategi pengadaan secara bertahap dan terkoordinasi dengan baik, dengan menerapkan kebijakan, prosedur, dan teknologi yang telah ditetapkan. Berikan pelatihan yang diperlukan untuk memastikan keberhasilan pengadaan.

10. Mengukur dan memperbaiki strategi

Secara rutin ukur kinerja strategi terhadap metrik keberhasilan yang ditetapkan. Tentukan apakah hal tersebut mendorong perubahan dan meningkatkan kinerja organisasi secara keseluruhan. Manfaatkan data dan insight untuk menganalisis hasil, mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, dan menyempurnakan strategi pengadaan yang sesuai. Terus pantau dan lakukan adaptasi untuk memastikan bahwa strategi tetap responsif terhadap perubahan dinamika pasar, tujuan bisnis yang berkembang, dan peluang atau tantangan yang muncul.

Dengan menerapkan sumber strategis dan peluang pembelian, organisasi dapat mencapai penghematan biaya yang substansif. Selain itu, strategi pengadaan yang efektif meningkatkan efisiensi operasional dengan menyederhanakan proses dan memperkenalkan teknologi otomatisasi. Hal ini mengakibatkan pengurangan tugas administrasi dan siklus pengadaan yang lebih cepat.

Strategi pengadaan yang sukses juga mengurangi risiko yang melekat dalam rantai pasokan. Dengan menggunakan penilaian risiko dan praktik manajemen, organisasi dapat melindungi diri dari gangguan dan memastikan ketangkasan dan kesinambungan. Strategi ini juga dapat mendorong peningkatan hubungan pemasok, kolaborasi, dan inovasi. Secara kolektif, keunggulan ini memberdayakan organisasi untuk menavigasi kompleksitas bisnis modern dengan ketahanan, ketangkasan, dan keunggulan kompetitif.

Dengan menavigasi langkah-langkah ini secara sistematis, organisasi dapat membangun strategi pengadaan yang memenuhi kebutuhan mendesak dan dapat berkembang untuk berkontribusi pada kesuksesan yang berkelanjutan bagi organisasi.

Konsultan pengadaan IBM berkolaborasi dengan klien untuk menciptakan alur kerja cerdas yang menggabungkan keahlian tim pengadaan Anda, teknologi eksponensial seperti AI dan otomatisasi, serta sumber data internal dan eksternal—semuanya diaktifkan di hybrid cloud Anda. Dengan membangun alur kerja pengadaan menyeluruh yang lebih cerdas, kami membantu perusahaan memberdayakan karyawan dengan insight yang tangguh untuk menjalankan pekerjaan bernilai lebih tinggi dan mengubah inisiatif strategi pengambilan sumber dan pengadaan.