Otomatisasi pengadaan melibatkan penggunaan teknologi untuk menyederhanakan dan meningkatkan proses pengadaan guna mengurangi inefisiensi dan mengurangi biaya. Bisnis saat ini menggunakan platform dan alat otomatisasi di seluruh proses pengadaan hingga pembayaran, dengan berbagai tingkat kerumitan. Beberapa mungkin menerapkan otomatisasi proses untuk menghemat waktu pada proses manual yang memakan waktu seperti entri data. Yang lain menggunakan otomatisasi bersama teknologi seperti kecerdasan buatan (AI) dan analitiks big data untuk manajemen pengeluaran dan perkiraan risiko pemasok, sehingga meningkatkan ketahanan di seluruh proses bisnis.
Otomatisasi proses dalam pengadaan, terutama jika diterapkan bersama dengan alat dan platform kolaboratif, dapat secara signifikan meningkatkan hubungan bisnis-pemasok. Menurut konsultan manajemen McKinsey, perusahaan dengan kemampuan manajemen hubungan pemasok yang canggih mengungguli perusahaan sejenisnya dengan perbandingan dua banding satu..1
Dan karena rantai pasokan menjadi semakin rumit dan berpotensi tidak stabil, platform otomatisasi telah menyediakan alat bagi bisnis untuk beradaptasi dengan cepat terhadap kejadian yang tidak terduga. Platform otomatisasi dan dasbor khusus saat ini dapat memfasilitasi visibilitas dan insight secara real-time, sehingga memungkinkan respons yang cepat terhadap tantangan rantai pasokan. Alat-alat ini juga semakin populer sebagai cara untuk memenuhi tujuan keberlanjutan selama proses pengadaan dan pembelian.
Tim pengadaan secara historis mengelola sejumlah besar data yang diperoleh dari dalam dan luar organisasi mereka: Pola pengeluaran, insight pasar, data pemasok, peraturan eksternal, dan spesifikasi internal, hanya beberapa di antaranya. Hal ini membuat alur kerja pengadaan menjadi sangat rentan terhadap kesalahan manusia dan beraneka tugas pengadaan sudah siap untuk transformasi digital.
Praktik otomatisasi pengadaan awal menambah atau menggantikan entri data manual seperti memasukkan informasi ke dalam spreadsheet. Departemen pengadaan juga dapat menggunakan otomatisasi proses robotik (RPA) untuk mengotomatiskan serangkaian tugas pengadaan yang sebelumnya manual seperti pembuatan dan persetujuan faktur. Pada tingkat otomatisasi ini, proses seperti manajemen kontrak atau negosiasi harga dapat dilengkapi dengan perangkat lunak dan alat yang terpisah.
Dalam beberapa tahun terakhir, seiring dengan semakin kuatnya machine learning (ML) dan AI, organisasi-organisasi terkemuka mulai menggunakan teknologi pengadaan canggih yang dikombinasikan dengan otomatisasi dan AI untuk menciptakan alur kerja yang benar-benar cerdas dan terpusat. Meningkatnya popularitas proses otomatisasi pengadaan mengikuti tantangan rantai pasokan yang signifikan selama dan setelah pandemi COVID 19, bersama dengan stresor seperti inflasi.
Dalam survei tahun 2022 terhadap 1.500 Chief Supply Chain Officer dan Chief Operating Officer, The IBM Institute for Business Value (IBV) menemukan adanya peningkatan tajam dalam jumlah bisnis yang memperkenalkan teknologi otomatisasi baru dalam dua tahun sebelumnya, serta jumlah organisasi yang menggunakan AI untuk membantu memonitor dan melacak kinerja.
Departemen pengadaan yang sebelumnya mungkin memiliki tugas pengadaan yang terpisah-pisah, kini dapat mengelola seluruh proses pengadaan, secara menyeluruh, dalam sebuah repositori pusat, sehingga memungkinkan analisis data tingkat lanjut dan visibilitas waktu nyata terhadap pola pengeluaran dan dinamika vendor. Alur kerja pengadaan terpadu ini, yang dilengkapi dengan teknologi utama, mengurangi gesekan dan memberikan pengalaman yang lebih baik bagi para profesional pengadaan dan mitranya.
Baik diterapkan sebagai serangkaian otomatisasi utama atau sebagai sistem pengadaan otomatis holistik, otomatisasi dalam proses pengadaan dapat menghilangkan hambatan, meningkatkan kecepatan proses persetujuan, dan mengurangi waktu siklus pesanan. Beberapa manfaat utama dari otomatisasi pengadaan meliputi:
Mengotomatiskan tugas-tugas berulang seperti pemrosesan pesanan dan manajemen faktur secara signifikan mempercepat siklus pengadaan, mengurangi pemborosan dan memungkinkan organisasi beradaptasi dengan cepat terhadap kondisi baru. Teknologi otomatisasi juga memfasilitasi proses orientasi dan analisis yang lebih cepat: Dengan menggunakan otomatisasi utama, para profesional pengadaan dari IBM saat ini dapat menerima pemasok sepuluh kali lebih cepat dan melakukan analisis harga dalam sepuluh menit, dibandingkan dengan waktu dua hari.
Dengan meminimalkan kesalahan manual dan mengoptimalkan negosiasi pemasok, organisasi dapat memperoleh penghematan yang substansial. Otomatisasi memungkinkan perbandingan harga dari vendor secara cepat dan akurat, serta peningkatan kapasitas untuk tugas pengadaan seiring pertumbuhan organisasi.
Sistem otomatis dapat menegakkan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan dan persyaratan peraturan, mengurangi risiko penipuan dan mendorong pelaporan yang akurat. Alat bantu otomatisasi pengadaan saat ini dapat menyaring vendor dengan lancar dan akurat sesuai dengan peraturan setempat, metrik keberlanjutan, atau faktor lain untuk memfasilitasi tujuan organisasi yang lebih luas.
Pelacakan data real-time memungkinkan insight yang lebih baik tentang pola pengeluaran, kinerja pemasok, dan tingkat inventaris. Dengan menggunakan solusi pengadaan ini, organisasi dapat beradaptasi dengan cepat ke titik data baru dan lebih efektif mengaudit seluruh proses pengadaan demi mencapai hasil yang lebih baik.
Peningkatan komunikasi dan transparansi mengarah pada kolaborasi yang lebih baik dengan pemasok, mendorong kemitraan jangka panjang. Alat hubungan vendor kolaboratif, ditambah dengan otomatisasi, menyederhanakan proses untuk pemasok dan bisnis, yang meningkatkan pengalaman keseluruhan untuk kedua belah pihak.
Akses ke analitik komprehensif memungkinkan pengambilan keputusan berbasis data berdasarkan informasi yang akurat. Hal ini terutama terjadi pada proses pengadaan, yang melibatkan sejumlah besar data yang dikumpulkan dari berbagai sumber internal dan eksternal. Sistem pengadaan otomatis, ditambah dengan AI, dapat membantu mengidentifikasi titik lemah dan memperkirakan potensi masalah di masa depan.
Dengan sistem pengadaan otomatis, perusahaan melihat lebih sedikit hambatan ketika tiba saatnya bisnis berkembang. Perangkat lunak yang diawasi oleh karyawan membutuhkan lebih sedikit biaya untuk mengerjakan lebih banyak pekerjaan dan membuat proses penerimaan vendor baru menjadi lancar.
Permohonan pembelian, atau dikenal sebagai permintaan pembelian, diketahui bergerak lambat dalam proses persetujuannya. Mengotomatiskan proses ini dapat mempercepat persetujuan dan meningkatkan visibilitas terhadap pola pengeluaran—serta memungkinkan pakar pembelian untuk bekerja lebih efisien. Mengotomatiskan proses ini dapat dilakukan dengan menyediakan templat yang mudah digunakan oleh karyawan dan memberikan notifikasi langsung kepada pemberi persetujuan dan pemangku kepentingan di seluruh departemen terkait permintaan. Setelah permintaan disetujui, sistem otomatis dapat menghasilkan pesanan pembelian digital yang berkaitan dengan transaksi tersebut, sehingga menjaga transparansi dalam pengeluaran dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan manusia.
Alur kerja pencocokan dan persetujuan faktur otomatis meningkatkan akurasi dan efisiensi pembayaran. Sistem otomatis biasanya mendigitalkan dan memusatkan data yang terkait dengan faktur, secara otomatis melakukan referensi silang faktur tersebut dengan basis data utama, dan mengarsipkannya untuk memudahkan akses lintas departemen. Perangkat lunak otomatisasi pengadaan juga secara cepat dan akurat memproses pembayaran dari utang usaha dan menyediakan catatan transaksi. Sistem ini dapat mengurangi pembayaran yang terlewat dan redudansi serta memungkinkan visibilitas di seluruh organisasi, mulai dari departemen pengadaan hingga tim keuangan.
Basis data terpusat dan sistem otomatis memfasilitasi pelacakan kualifikasi pemasok, metrik kinerja, dan kepatuhan yang lebih baik. Sistem manajemen pemasok otomatis memberi spesialis pengadaan akses langsung ke data historis, serta informasi penting tentang lokasi pemasok, praktik ESG, biaya, dan metrik lainnya.
Dengan menggunakan alat bantu ini, departemen pengadaan dapat menyaring vendor potensial secara lebih efektif, membandingkan penawaran, dan dengan cepat meminta penawaran atau informasi lainnya. Beberapa sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), seperti SAP, menyediakan alat kolaboratif bagi vendor dan pembeli untuk terhubung dan bernegosiasi dalam satu platform bersama.
Otomatisasi menyederhanakan pembuatan, pelacakan, dan pemenuhan pesanan sehingga mengurangi waktu tunggu dan kesalahan. Sistem ini dapat memberikan notifikasi otomatis ke departemen utama terkait pembuatan dan pemenuhan pesanan, melacak pergerakan barang menggunakan teknologi internet of things (IoT), atau secara otomatis memperbarui waktu pengiriman berdasarkan kondisi cuaca dan dinamika lainnya.
Sistem otomatis mengelola aktivitas siklus kontrak, menetapkan pembaruan tepat waktu dan kepatuhan terhadap persyaratan. Alat bantu manajemen kontak ini menciptakan repositori kontrak yang terpusat dan mudah dicari, sehingga mendorong transparansi internal dalam proses kontrak. Biasanya, sistem otomatis ini juga secara otomatis memberi tahu dan memperbarui para pemangku kepentingan tentang tenggat waktu yang akan datang terkait persyaratan kontrak, mendorong kepatuhan dan memberikan waktu untuk memperbarui atau menegosiasikan kembali perjanjian yang akan berakhir.
Alat bantu otomatisasi menganalisis data pengeluaran, menyoroti peluang penghematan biaya dan insight kinerja pemasok. Mengingat banyaknya data yang ditangani departemen pengadaan, analisis pengeluaran dan perkiraan dapat menjadi alat bantu penting dalam kesuksesan bisnis. Beberapa sistem pengadaan otomatis dan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) dapat memberikan peringatan dini tentang pemasok yang berkinerja buruk atau kesepakatan kontrak yang kurang optimal.
Terlepas dari strategi pengadaan khusus organisasi dan solusi otomatisasi yang dipilihnya, beberapa praktik terbaik yang umum meliputi:
Tentukan tujuan spesifik untuk otomatisasi, seperti mengurangi waktu pemrosesan atau meningkatkan keterlibatan pemasok.
Pilih perangkat lunak pengadaan yang selaras dengan kebutuhan organisasi Anda dan terintegrasi lancar ke dalam sistem yang ada. Pikirkan secara kritis tentang pengalaman pengguna akhir untuk memastikan bahwa teknologi ini lancar bagi pengguna yang paling sering berinteraksi dengannya.
Melibatkan departemen dan pengguna yang relevan dalam proses perencanaan dan implementasi untuk memastikan bahwa solusi tersebut memenuhi kebutuhan mereka.
Mengembangkan proses pengadaan yang terstandarisasi untuk mendorong konsistensi dan meningkatkan adopsi pengguna.
Menyediakan pelatihan komprehensif bagi pengguna untuk memaksimalkan manfaat sistem otomatis yang baru dan meningkatkan keterampilan karyawan pengadaan guna mempersiapkan mereka dalam menjalankan peran tambahan.
Menilai kinerja proses otomatis secara terus-menerus dan membuat penyesuaian berdasarkan masukan dan kebutuhan yang berkembang.
Memastikan data yang digunakan dalam sistem otomatisasi pengadaan bersih, akurat, dan disimpan dalam format yang dapat diakses. Menerapkan langkah-langkah keamanan yang kuat untuk melindungi data pengadaan yang sensitif dan mematuhi peraturan.
Dengan menggabungkan teknologi otomatisasi dan AI dengan infrastruktur cloud, organisasi memiliki potensi untuk meningkatkan efisiensi secara radikal. Sebagai contoh: Salah satu lembaga pemerintah di Amerika Serikat yang menggunakan alat bantu ini berhasil mengurangi waktu pemrosesan klaim rata-rata dari lebih dari 15 hari menjadi lima menit. Otomatisasi dalam pengadaan biasanya menciptakan nilai terbesar ketika ditanamkan di beberapa sistem atau alur kerja. Seperti yang ditemukan oleh IBM Institute for Business Value (IBV), ada lima area di mana teknologi ini memiliki dampak yang paling besar:
Menghilangkan gangguan dari proses departemen pengadaan dapat memberikan hasil yang cepat dan nyata: Meningkatkan kecepatan pembeli dalam membeli layanan atau barang dan menawarkan berbagai saluran untuk berinteraksi dengan bisnis, merupakan salah satu manfaat utama pengadaan otomatis. Salah satu lembaga keuangan di Asia Pasifik, yang ingin meningkatkan praktik kepatuhan dan kinerjanya, mengotomatiskan proses layanan sumber hingga pembayarannya. Dengan mendigitalkan dan menstandardisasi alur kerja ini, organisasi ini menghemat biaya operasional sebesar $20 juta dan mencegah hilangnya lebih dari $70 juta akibat pembayaran ganda atau kesalahan pembayaran.
Seiring dengan tuntutan konsumen akan transparansi yang lebih besar dalam hal cara merek mendapatkan barang dan organisasi terkemuka mengupayakan netralitas karbon, praktik pengadaan berkelanjutan telah menjadi sangat penting bagi keberhasilan bisnis. Otomatisasi dan alur kerja cerdas membawa transparansi yang lebih besar pada proses pengadaan dan memungkinkan pemimpin pengadaan untuk mengontrol metrik ESG seperti emisi yang lebih rendah dengan lancar. RCS Global Group, sebuah platform untuk pengadaan data yang bertanggung jawab, baru-baru ini menggunakan blockchain platform untuk meyakinkan pembeli bahwa bahan yang digunakan untuk membuat baterai kendaraan listrik diproduksi secara etis. Inovasi seperti ini meningkatkan kepercayaan pembeli dan menyederhanakan pekerjaan pengadaan yang bertanggung jawab yang semakin penting.
Sepertiga dari Chief Supply Chain Officer yang disurvei baru-baru ini melaporkan bahwa mereka bekerja sama dengan para pemasok di wilayah baru selama tiga tahun terakhir. Dalam lingkungan bisnis yang kian global, kolaborasi dan pemecahan masalah adalah kuncinya. Ekosistem penyedia layanan yang saling terhubung yang menerapkan analitik, AI, dan otomatisasi memiliki peluang untuk bermitra dengan lebih cepat dan efektif, beradaptasi dengan lanskap yang sedang berkembang.
Operasi pengadaan modern terdiri dari tim multidisiplin yang berfokus pada hasil utama, bukan pada satu proyek yang terpisah. Dengan menggunakan otomatisasi, analisis data, dan AI, organisasi memiliki peluang untuk membuat keputusan pengadaan utama berdasarkan data real-time, yang dapat diakses di seluruh bagian bisnis. Memberdayakan karyawan pengadaan dengan data ini akan menghasilkan model operasi yang lebih sederhana dan tangkas serta memungkinkan organisasi untuk berkembang lebih efisien. Menurut penelitian IBV, 54% lebih banyak organisasi yang memiliki tim pengadaan dan utang usaha yang terintegrasi secara signifikan mengungguli para pesaingnya dalam hal pertumbuhan pendapatan dan efektivitas. Dan sebuah perusahaan kimia global, dengan menggunakan otomatisasi dan analitik, meningkatkan operasi di enam area, sehingga memperoleh arus kas sebesar $50 juta.
Seperti halnya area bisnis lainnya, otomatisasi dan AI paling baik digunakan untuk melengkapi tenaga kerja manusia—dan membebaskan karyawan untuk berfokus pada tugas-tugas yang lebih intensif dan kreatif. Dalam pengadaan, otomatisasi dapat menginspirasi organisasi untuk memikirkan kembali peran karyawan secara menyeluruh, dan secara dramatis membuka potensi mereka. Daripada bereaksi terhadap masalah yang lebih kecil, otomatisasi dalam pengadaan memungkinkan tenaga kerja untuk bertindak secara proaktif, yang membuka jalan bagi inovasi tingkat bisnis dan meningkatkan nilai bisnis secara keseluruhan.
Membawa kolaborasi pemasok ke tingkat berikutnya, McKinsey, 7 Juli 2020 (tautan berada di luar IBM.com)
Tetap menjadi yang terdepan bersama pakar AI kami dengan insight mingguan tentang berita, tren, dan inovasi AI, serta dampaknya terhadap bisnis.
Baca bagaimana pendapat para CEO mengenai keberlanjutan dalam kata-kata mereka sendiri dan bagaimana mereka mengintegrasikannya ke dalam bisnisnya.
Cari tahu mengapa 89% eksekutif melaporkan bahwa investasi utama dalam otomatisasi akan mencakup kemampuan AI generatif.
Pelajari bagaimana peritel ini mempercepat peluncuran pemenuhan e-commerce baru dan kemampuan manajemen inventaris waktu nyata.
IBM menyediakan solusi rantai pasokan untuk meminimalkan gangguan dan membangun inisiatif yang tangguh serta berkelanjutan.
Bangun rantai pasokan berkelanjutan yang didukung AI dengan layanan konsultasi rantai pasokan IBM.
Optimalkan pemenuhan pesanan e-commerce.