Apa itu procure to pay (P2P)?

Procure to pay sangat penting karena menyediakan pendekatan terstruktur dan terpadu untuk mengelola proses pengadaan dan keuangan. Proses ini memungkinkan organisasi untuk memperoleh barang dan jasa yang diperlukan secara efisien sambil tetap menjaga kontrol yang ketat atas pengeluaran. Pendekatan terstruktur ini membantu mencegah pengeluaran yang tidak sah, mengurangi risiko perbedaan keuangan, dan membantu memastikan bahwa semua pembelian diperlukan dan selaras dengan anggaran dan kebijakan organisasi. Dengan memusatkan data pengadaan, perusahaan dapat menganalisis pola pengeluaran, menegosiasikan persyaratan yang lebih baik dengan pemasok, dan mengidentifikasi peluang penghematan biaya.

P2P juga menghilangkan inefisiensi operasional dengan mengotomatisasi dan menstandardisasi berbagai langkah, seperti membuat pesanan pembelian, mencocokkan faktur, dan memproses pembayaran. Otomatisasi ini mempercepat siklus pengadaan dan meminimalkan kesalahan manusia, sehingga menghasilkan transaksi yang lebih akurat dan andal. Pembayaran tepat waktu dan akurat yang difasilitasi oleh proses P2P yang dikelola dengan baik meningkatkan hubungan pemasok, sehingga memastikan tingkat layanan yang lebih baik dan manajemen rantai pasokan yang efektif. Sepanjang proses ini, indikator kinerja utama (KPI) mengukur efisiensi, akurasi, dan kinerja. Secara keseluruhan, P2P mendukung manajemen dan pelaporan keuangan yang lebih baik, menawarkan visibilitas waktu nyata ke dalam komitmen keuangan dan membantu pengambilan keputusan yang lebih tepat.

P2P merampingkan dan meningkatkan proses pengadaan dan keuangan dalam suatu organisasi. Pendekatan komprehensif ini membantu memastikan bahwa setiap langkah mulai dari permintaan hingga pembayaran dikelola dan terintegrasi secara efisien, yang menghasilkan beberapa manfaat:

Pemodelan prediktif tingkat lanjut: Sistem P2P menggunakan analitik data, penambangan proses , dan alat digital lainnya untuk mengidentifikasi potensi masalah dan peluang. Platform tingkat lanjut dapat memodelkan perubahan sebelum implementasi untuk memastikan tidak ada konsekuensi yang tidak terduga, yang selanjutnya meningkatkan efisiensi proses.

Manajemen dan pelaporan keuangan yang lebih baik: Dengan mengintegrasikan pengadaan dengan sistem keuangan, organisasi dapat memperoleh visibilitas waktu nyata atas komitmen dan kewajiban keuangan mereka. Integrasi ini mendukung forecasting dan penganggaran keuangan yang akurat bersama dengan pengambilan keputusan yang lebih tepat. Proses P2P yang diimplementasikan dengan baik juga menyediakan jejak audit yang komprehensif, sehingga lebih mudah untuk melacak transaksi dan memastikan akuntabilitas.

Penghematan biaya: Proses P2P memungkinkan organisasi untuk mengadopsi prosedur yang lebih hemat biaya yang meningkatkan keuntungan. Perusahaan dapat membangun hubungan yang kuat dengan pemasok pilihan, menegosiasikan harga yang lebih baik, dan meningkatkan manajemen order management, manajemen pemasok, manajemen inventaris , dan manajemen pengeluaran. Solusi otomatisasi dan perangkat lunak menghemat waktu, meningkatkan forecasting dan mencegah pembelian mendadak yang dipicu oleh permintaan produksi yang mendadak.

Efisiensi operasional yang meningkat: Mengotomatiskan dan menstandardisasi proses mengurangi waktu dan upaya yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas seperti membuat pesanan pembelian, mencocokkan faktur, dan memproses pembayaran. Efisiensi ini tidak hanya mempercepat siklus pengadaan, tetapi juga meminimalkan kesalahan manusia, sehingga transaksi menjadi lebih akurat dan dapat diandalkan. Alur kerja otomatis dapat memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan dan persyaratan peraturan, sehingga mengurangi risiko ketidakpatuhan.

Visibilitas yang lebih besar: Solusi P2P menawarkan visibilitas lengkap dan kontrol internal atas seluruh siklus pengadaan, sehingga memberikan insight penuh kepada organisasi tentang arus kas dan komitmen keuangan. Dengan mencatat semua transaksi, sistem ini memudahkan pelacakan aktivitas dan mengidentifikasi peluang pengoptimalan.

Peningkatan efisiensi: Memusatkan proses pengadaan, rantai pasokan, dan utang dagang untuk meminimalkan kesalahan manusia dan operasi yang terpisah-pisah. Sistem P2P membantu merampingkan alur kerja, mempercepat pemrosesan faktur, dan mengidentifikasi area untuk perbaikan berkelanjutan.

Peningkatan kecepatan: Solusi e-procurement, sistem elektronik yang mengotomatiskan proses pengadaan, memungkinkan perusahaan memodernisasi proses manual yang memakan waktu. Dengan proses pengadaan yang efisien, organisasi dapat merespons dengan cepat gangguan rantai pasokan. Hal ini membebaskan waktu dan sumber daya serta mempercepat persetujuan pemasok baru.

Pencegahan penipuan yang tangguh: Sistem P2P yang kuat mencakup pencocokan faktur yang ketat dan beberapa poin peninjauan, melindungi dari penipuan dan favoritisme. Langkah-langkah ini meningkatkan manajemen kontrak dan manajemen vendor, memastikan kontrak diberikan kepada vendor yang memenuhi syarat dan pembelian sesuai dengan harga yang telah disepakati, sehingga mengurangi risiko praktik yang tidak etis.

Hubungan pemasok yang lebih kuat: Sistem P2P membina hubungan pemasok yang lebih kuat dengan memastikan pembayaran yang tepat waktu dan akurat serta memberikan visibilitas terhadap status faktur. Keandalan ini membantu menjaga pengiriman produk yang berkualitas tinggi dan tepat waktu serta meningkatkan kemungkinan pemasok untuk bekerja lebih dari yang seharusnya selama masa-masa kritis.

Kontrol yang lebih ketat atas pengadaan dan pengeluaran: P2P membantu organisasi mempertahankan kontrol atas aktivitas pengadaan dan pengeluaran mereka. Dengan memiliki proses yang terstruktur, perusahaan dapat memastikan bahwa semua pembelian diperlukan, disetujui, dan sesuai anggaran. Pengawasan ini membantu mencegah pengeluaran yang tidak sah dan mengurangi risiko perbedaan keuangan. Dengan memusatkan data pengadaan, organisasi juga dapat menganalisis pola pengeluaran, menegosiasikan persyaratan yang lebih baik dengan pemasok, dan mengidentifikasi peluang penghematan biaya.

Procure to pay awalnya berevolusi sebagai proses manual berbasis kertas, dengan otomatisasi yang secara bertahap diperkenalkan selama beberapa dekade terakhir. Mengingat kompleksitas proses P2P di berbagai organisasi, tidak mengherankan jika beberapa vendor perangkat lunak Procure to pay menawarkan apa yang mereka gambarkan sebagai solusi lengkap untuk mengotomatiskan dan mengintegrasikan setiap langkah.

Solusi Procure-to-pay menggunakan berbagai perangkat lunak dan platform untuk mengelola proses P2P, masing-masing menawarkan fitur berbeda untuk menyederhanakan operasi pengadaan dan keuangan. Sistem ERP seperti SAP dan Oracle ERP mengintegrasikan pengadaan dengan proses bisnis lainnya, sementara perangkat lunak pengadaan khusus seperti Coupa dan SAP Ariba berfokus pada otomatisasi aktivitas pengadaan. Solusi otomatisasi utang dagang, misalnya, Tipalti dan AvidXchange, menawarkan layanan seperti faktur elektronik untuk menyederhanakan proses pembuatan faktur dan pembayaran. Platform e-procurement seperti Procurify menawarkan solusi berbasis cloud untuk seluruh siklus P2P. Perangkat lunak manajemen pengeluaran seperti Spendesk membantu mengendalikan dan mengoptimalkan pengeluaran organisasi. Platform-platform ini sering kali terdiri dari beberapa modul yang dapat mencakup manajemen hubungan pemasok, manajemen faktur, dan modul pengadaan, yang selanjutnya meningkatkan kolaborasi pemasok dan pemrosesan faktur, memastikan pembayaran yang akurat dan tepat waktu.

Ketika memilih solusi procure-to-pay (P2P), sebuah organisasi harus benar-benar mengidentifikasi fitur dan fungsi utama yang dibutuhkan, seperti kemampuan otomatisasi, integrasi dengan ERP dan sistem keuangan yang sudah ada, serta dukungan untuk visibilitas dan analitik secara real-time. Penting untuk memilih solusi yang menawarkan modul komprehensif untuk seluruh siklus P2P, memastikan alur kerja yang mulus dari permintaan hingga pembayaran. Organisasi juga harus mempertimbangkan keramahan pengguna, skalabilitas, dan opsi kustomisasi platform untuk memastikan platform dapat beradaptasi dengan perubahan kebutuhan bisnis. Mengevaluasi rekam jejak penyedia, dukungan pelanggan, dan sumber daya pelatihan sangat penting untuk implementasi yang sukses dan operasi yang berkelanjutan. Selain itu, menilai total biaya kepemilikan, termasuk biaya penyiapan awal, lisensi, dan pemeliharaan, akan membantu menentukan efektivitas biaya dan potensi laba atas investasi dari solusi tersebut.