AI dalam pengadaan

Pengadaan mengacu pada bagaimana perusahaan memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkannya untuk operasi bisnis. Oleh karena itu, strategi pengadaan yang efektif sangat penting.

AI baru saja diterapkan pada pengadaan dan dapat merevolusi cara perusahaan menjalankan bisnis mereka saat ini. Karena pengadaan membutuhkan sejumlah besar data, baik internal maupun eksternal, alat AI dapat memainkan peran penting dalam membantu organisasi membedah dan mengembangkan alat baru untuk membuat keputusan sumber yang lebih terinformasi dan pengoptimalan biaya.

Modernisasi teknologi internal dapat menjadi penting untuk membantu memastikan peningkatan berkelanjutan yang tidak hanya menguntungkan pengadaan, tetapi juga operator keuangan, akuntansi, dan rantai pasokan . Dengan menguasai data, tim pengadaan dapat membuat analisis prediktif dan model peramalan yang lebih tepat.

Bisnis yang ingin tetap kompetitif dalam perekonomian perlu memiliki insight yang lebih dalam tentang sumber data terstruktur yang ada. Kemajuan dalam daya komputasi dan teknologi AI dapat melakukan hal tersebut dan membantu organisasi membangun data terstruktur yang sudah ada, bersama dengan data dari sumber yang tidak terstruktur seperti faktur atau tabel tarif.

Kemampuan canggih AI dalam mengekstrak informasi adalah hal yang membedakan departemen pengadaan dan pengadaan dan dapat membuka banyak sekali nilai bagi seluruh organisasi.

Para profesional pengadaan, seperti CPO (Chief Procurement Officer), atau departemen, tergantung pada ukuran organisasi, ditugaskan untuk memberikan penghematan biaya, mitigasi risiko, standar kepatuhan, dan banyak lagi.

Saat ini lebih penting bagi organisasi untuk berinvestasi pada nilai data dan merangkul dunia yang kita tinggali, yang digerakkan oleh teknologi. Teknologi AI dapat memberikan insight operasional ke dalam data yang sebelumnya tidak terlihat dan memastikan organisasi memiliki sumber daya yang tepat untuk beroperasi secara efektif.

Alat dan kemajuan yang didukung AI hanya akan terus tumbuh pada skala global. Bisnis yang ingin menunjukkan pertumbuhan berkelanjutan harus mempertimbangkan untuk mengintegrasikan AI ke dalam proses pengadaan mereka. Pergeseran ini dapat meringankan profesional pengadaan dari tugas-tugas biasa, sehingga mereka dapat fokus pada pengambilan keputusan strategis dan mendorong inovasi. Teknologi AI hadir untuk melengkapi tenaga kerja manusia dan memberdayakan para profesional yang bekerja untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh organisasi.

Penting untuk mengenali pentingnya AI dan dampaknya terhadap cara para profesional hidup, bekerja, dan berbisnis saat ini. Untuk menciptakan transformasi AI yang berkelanjutan, organisasi harus mempelajari dan memahami apa itu AI dan bagaimana AI dapat memberikan dampak yang besar pada proses pengadaan dan pengadaan.

AI dapat digunakan dalam pengadaan dengan beberapa cara, dengan yang paling umum adalah:

• Machine Learning (ML)
• Pemrosesan bahasa alami (NLP)
• Otomatisasi proses robotik (RPA)

Algoritma machine learning digunakan untuk mendeteksi pola dalam kumpulan data besar dan dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Algoritme ML dapat melampaui kemampuan otak manusia dalam menganalisis dan mengenali pola atau hubungan yang relevan untuk membuat keputusan bisnis yang cerdas.

Model machine learning dapat melihat data pembelian masa lalu, metrik kinerja pemasok, tren pasar, dan banyak lagi. Semua titik data yang terukur ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih berbasis data dan peramalan yang lebih akurat. Penggunaan yang lebih populer untuk ML adalah dalam otomatisasi utang usaha.

Algoritma pemrosesan bahasa alami (NLP) dirancang untuk menafsirkan, mengubah, dan menghasilkan bahasa manusia. Selain itu, mereka dapat memahami bahasa tertulis atau lisan dan menganalisis lebih lanjut serta mendapatkan insight dari data tekstual yang dikumpulkan.

Model NLP dapat memfasilitasi komunikasi dengan chatbots atau asisten virtual, yang memungkinkan pengguna untuk berinteraksi langsung dengan tim pengadaan bisnis. Selain itu, algoritme NLP bekerja dengan secara otomatis mengategorikan informasi yang relevan dari masukan pelanggan, permintaan proposal, dan banyak lagi, dan menggunakan informasi tersebut dengan cara seefisien mungkin.

Algoritma otomatisasi proses robotik (RPA) dibangun untuk meniru tindakan manusia, seperti tugas berulang atau berbasis aturan yang dapat mengotomatiskan dan merampingkan tindakan yang memakan waktu dan sebaliknya membuatnya cepat dan efisien.

RPA umumnya tidak dianggap sebagai bentuk AI, namun menawarkan manfaat yang signifikan dalam hal produktivitas. Beberapa contoh RPA dalam pengadaan adalah otomatisasi faktur dan pembuatan faktur. RPA dapat mengurangi kesalahan dengan menggunakan data historis dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan manusia.

AI generatif mengubah cara organisasi pengadaan barang dan jasa beroperasi saat ini dengan merampingkan proses yang tidak seperti alat bantu apa pun sebelumnya dan mengubah cara kerja para pemimpin pengadaan barang dan jasa.

AI generatif, sering disingkat menjadi gen AI, adalah jenis AI yang dapat membuat konten orisinal, seperti teks atau gambar, sebagai respons terhadap permintaan pengguna. Penggunaan gen AI akan memiliki dampak yang signifikan terhadap pengadaan karena beberapa fungsi utamanya adalah membuat pesanan pembelian dan menganalisis dokumen, seperti permintaan proposal (RFP) dan kontrak.

Gen AI dalam pengadaan dapat merampingkan fungsi pengadaan, seperti mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang dan menganalisis data dalam jumlah besar. Teknologi baru ini dapat membuat analisis pengeluaran dan mengoptimalkan arus kas dan manajemen pengeluaran. Sistem ini juga dapat meringkas dokumen dan menganalisis harga serta data pengeluaran secara real-time sehingga menghasilkan efisiensi operasional yang jauh lebih baik.

Terakhir, gen AI dapat membantu memperlancar interaksi antara tim pengadaan, pemangku kepentingan internal, dan pemasok. Dengan gen AI, tim dapat membuat percakapan seperti manusia dan memberikan respons yang disesuaikan kepada pengguna yang bermanfaat. Pengadaan siap untuk transformasi dari AI generatif, tetapi akan bergantung pada kemampuan dan kemauan organisasi untuk menyetel model AI-nya.

Laporan IBM Institute for Business Value (IBV) baru-baru ini menemukan bahwa 59% chief procurement officer (CPO) percaya bahwa penting untuk menerapkan gen AI pada analisis pengeluaran dan pengadaan prediktif. Namun, tantangan pertama adalah meyakinkan mereka untuk berada di belakang teknologi baru ini, yang akan membutuhkan menunjukkan kepada CPO Anda apa yang dapat dilakukan dengan AI dan tantangan yang dapat mereka atasi.

Secara terpisah, chief supply chain officers (CSCO) dan chief operating officers (COO) melihat peluang yang tersedia dengan gen AI dan pengadaan yang berkaitan dengan keberlanjutan.

Laporan IBV, The CEO's Guide to Generative AI, menemukan bahwa 77% CSCO dan COO mengatakan bahwa AI generatif dapat mengidentifikasi potensi risiko geopolitik dan iklim serta merekomendasikan mitigasi risiko secara proaktif. Tiga dari empat responden juga mengatakan bahwa AI generatif memungkinkan visibilitas, insight, dan pengambilan keputusan yang lebih baik di seluruh ekosistem, yang sangat penting untuk keberlanjutan dan kepatuhan.

Dengan landasan data yang kuat dan pikiran yang terbuka, AI generatif dapat menawarkan lebih banyak ruang untuk perbaikan di seluruh organisasi dan membantu CEO menavigasi gangguan dan mengurangi risiko dengan cepat.

Intelligent sourcing adalah platform pengadaan yang didukung AI yang dibangun untuk menganalisis basis data pemasok dan mengelola data historis. Tujuannya adalah untuk memberikan tren pasar dan membantu organisasi menemukan pemasok yang tepat agar sesuai dengan kebutuhan pengadaan yang spesifik dan membantu membangun hubungan pemasok yang lebih kuat.

Deteksi kesalahan menggunakan AI untuk secara otomatis mendeteksi kesalahan sebelum terjadi dan dapat mencegah gangguan alur kerja dengan sangat cepat. AI dapat mendeteksi hal-hal seperti penipuan, penyimpangan kepatuhan, dan potensi risiko di seluruh siklus rantai pasokan.

Analisis prediktif adalah algoritme AI yang mengambil data penjualan historis dan tren pasar serta menganalisisnya untuk menghasilkan prakiraan permintaan. Analitik prediktif juga dapat menganalisis faktor luar, seperti kondisi cuaca atau indikator ekonomi sebagai bagian dari analisisnya.

Analisis kontrak otomatis adalah alat manajemen kontrak didukung AI yang dapat secara otomatis menganalisis kontrak dan mengekstrak fakta dan informasi terpenting secara real time. Alat analisis kontrak otomatis menandai potensi risiko dan masalah ketidakpatuhan sebelum mencapai pengguna.

Pemrosesan pesanan pembelian otomatis adalah alat berbasis AI yang mengekstrak informasi dari pesanan pembelian, yang merupakan dokumen penting yang meresmikan perjanjian antara pembeli dan penjual, serta mengotomatiskan proses pembuatan dan pengelolaannya.

Manajemen risiko pemasok menggunakan AI dengan mengotomatisasi dan menganalisis informasi tentang pemasok sebelum masalah muncul. Manajemen risiko pemasok AI dapat mendeteksi pola dan anomali tersembunyi dan dapat membantu organisasi mengurangi potensi risiko yang dapat memperlambat operasi pengadaan.

Ekstraksi data faktur mengacu pada penggunaan AI dalam tim utang dengan mengekstraksi data dari faktur melalui proses otomatis dalam hitungan detik. Organisasi yang tidak beroperasi dengan sistem source-to-pay atau teknologi canggih lainnya dapat menemukan ini sebagai pilihan yang baik.

Mulailah dengan mengidentifikasi titik-titik kesulitan tertentu dalam operasi Anda di mana AI dapat berdampak, seperti manajemen inventaris atau manajemen kontrak. Bisa jadi mengotomatiskan pemrosesan faktur atau mengoptimalkan analisis pengeluaran, apa pun itu, memiliki kasus penggunaan AI yang berbeda akan membantu memandu implementasi AI Anda.

Menerapkan strategi pengadaan AI bukanlah upaya yang berdiri sendiri dan harus melibatkan kolaborasi silang di antara departemen lain, seperti TI dan keuangan. Dengan menjaga jalur komunikasi tetap terbuka, organisasi dapat menyelaraskan tujuan dengan lebih baik dan mengambil pendekatan holistik.

Temukan penyedia solusi AI berpengalaman atau konsultan yang dapat membantu memandu implementasi AI Anda. Berkolaborasi dengan seorang ahli dapat mengarahkan organisasi Anda ke teknologi AI yang tepat dan solusi khusus yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Algoritme AI berjalan pada data dan berfungsi paling baik dengan data berkualitas tinggi. Oleh karena itu, penting untuk menjaga data organisasi Anda bersih dan valid tanpa kesalahan. Selain itu, bisnis dapat mempertimbangkan untuk berinvestasi dalam alat tata kelola data untuk lebih menjaga integritas data.

Membawa teknologi AI dan melakukan implementasi AI dapat menjadi proses yang kompleks dan para profesional operasi pengadaan harus diajari cara menggunakan alat bantu AI dengan benar. Tetap terbuka komunikasi dengan pemangku kepentingan untuk mengatasi masalah apa pun yang mungkin mereka miliki dengan AI pengadaan.

Penerapan AI pengadaan hanyalah langkah pertama. Alat AI pengadaan memerlukan tinjauan dan evaluasi kinerja yang konstan. Pemangku kepentingan dan pengguna harus memberikan masukan secara teratur sehingga perbaikan dapat dilakukan dan iterasi yang lebih baru dapat dilakukan.