Apa yang dimaksud dengan sourcing?

Pengambilan adalah salah satu langkah pertama manajemen rantai pasokan—penanganan seluruh aliran produksi barang atau jasa. Organisasi menggunakan proses sourcing untuk menciptakan jaringan pemasok mereka (“tautan” dalam rantai) yang memindahkan produk.

Sering digunakan secara bergantian dengan “pengadaan (procurement),” pengadaan adalah proses rantai pasokan yang berbeda dalam departemen pengadaan. Profesional pengadaan menangani seluruh proses menyeluruh dalam memperoleh barang dan jasa dari sumber eksternal keseluruhan. Mencakup aktivitas seperti identifikasi kebutuhan, negosiasi kontrak, penerbitan pesanan pembelian, permintaan pembelian, dan manajemen kinerja.

Untuk lebih memahami perbedaan utamanya, pertimbangkan pengadaan (sourcing) sebagai "siapa" (pemasok itu sendiri) yang membangun rantai pasokan dan pengadaan (procurement) sebagai "apa" (barang dan jasa) dalam rantai pasokan. Karena keterkaitan keduanya, strategi sourcing dan procurement biasanya memiliki tujuan dan metrik yang sama.

Ada lebih dari selusin jenis pengambilan sumber menurut beberapa otoritas rantai pasokan, tetapi yang paling umum adalah:

Outsourcing menggunakan pemasok pihak ketiga domestik atau asing untuk melakukan suatu aktivitas atau menyediakan barang atau jasa yang biasanya disediakan di rumah.

Insourcing menggunakan sumber daya internal untuk melakukan aktivitas rantai pasokan. Strategi ini sering kali menjadi strategi pengurangan biaya dan merupakan kebalikan dari outsourcing.

Near-sourcing, juga disebut nearshoring, melibatkan pemindahan aktivitas sourcing lebih dekat ke tempat barang atau jasa dijual. Membantu memotong biaya transportasi dan waktu tunggu pengiriman.

Sumber tunggal hanya memilih satu pemasok untuk semua bahan, barang, dan jasa. Hal ini dapat menciptakan eksklusivitas produk dengan bahan yang unik dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk negosiasi kontrak dan pemilihan pemasok.

Pengambilan sumber global adalah pengadaan barang atau jasa dari pemasok di pasar internasional. Solusi ini memberi bisnis akses ke sumber daya dan keterampilan berbiaya rendah yang berpotensi tidak tersedia di geografi mereka.

Join venture merupakan kemitraan antara satu organisasi lain atau lebih untuk berbagi sumber daya dan kekuatan. Hal ini dapat meningkatkan daya tawar pemasok dan membatasi risiko rantai pasokan.

Dalam bentuknya yang paling sederhana, pengadaan adalah proses transaksional yang mencari nilai terbaik, sering kali disediakan oleh pemasok yang menawarkan barang dan jasa dengan harga terendah. Atau, saat mengevaluasi pemasok potensial, sumber strategis mempertimbangkan kebutuhan perusahaan dan tujuan jangka panjang. Dalam pengadaan strategis, organisasi sering kali menggunakan data dari aktivitas pengadaan untuk mengembangkan strategi pengadaan yang mencerminkan gambaran besar.

Dengan pola pikir pengambilan sumber strategis, pemasok dengan harga terendah mungkin tidak selalu menjadi pilihan terbaik. Sebaliknya, tim sumber mungkin juga mempertimbangkan faktor-faktor seperti kualitas, reputasi, dan layanan. Mereka juga dapat memperhitungkan bagaimana kemitraan jangka panjang dengan pemasok pilihan dapat memperkuat dan merampingkan rantai pasokan secara keseluruhan, memajukan ambisi keberlanjutan dan memaksimalkan penghematan biaya.

Sourcing taktis sama seperti sourcing strategis; namun, sourcing taktis berfokus pada tujuan jangka pendek dan kebutuhan yang tidak terlalu rumit dan mendesak, bukan pada tujuan jangka panjang. Sourcing strategis adalah proses berkelanjutan yang melibatkan evaluasi dan penyesuaian aktivitas sourcing secara terus-menerus. Misalnya, memilih pemasok untuk persediaan pembersih selama musim flu adalah sourcing taktis, sedangkan memilih pemasok untuk komponen penting dari lini produk inti adalah sourcing strategis.

Sourcing strategis membantu organisasi mendapatkan keunggulan kompetitif: menyediakan pelanggan dengan produk dan layanan berkualitas tinggi dengan harga terbaik.

Pengambilan sumber yang bertanggung jawab mempertimbangkan dampak sosial, ekonomi, dan lingkungan dari semua aktivitas sourcing dan pemasok. Ini adalah inti dari konsep “triple bottom line”, yang menunjukkan bahwa garis bawah keuangan saja tidak dapat mengukur hasil bisnis. Sebaliknya, mereka juga harus mempertimbangkan kesejahteraan manusia dan planet. Organisasi yang mempraktikkan pengambilan sumber yang bertanggung jawab memiliki tanggung jawab atas apa yang terjadi dalam seluruh siklus proses produk, mulai dari emisi karbon hingga hak pekerja. Sumber yang bertanggung jawab bertujuan untuk mengurangi potensi bahaya dan meningkatkan dampak positif.

Praktik bisnis berkelanjutan sangat penting bagi pelanggan dan investor saat ini. Separuh konsumen bersedia membayar lebih untuk produk atau merek yang ramah lingkungan. Dan konsumen yang memilih produk dan merek berdasarkan tingkat kesesuaiannya dengan nilai-nilai mereka, sekarang mewakili segmen pasar terbesar (44%). Sertifikasi keberlanjutan pihak ketiga seperti status B Corp atau Besertifikasi Rainforest Alliance sering digunakan sebagai indikator sumber yang bertanggung jawab bagi pelanggan.

Strategi rantai pasokan semakin mencerminkan keinginan untuk keberlanjutan ini: menurut sebuah studi tahun 2022, 52% kepala rantai pasokan (CSCO) lebih agresif bergerak menuju netralitas karbon.¹ Pengambilan sumber yang bertanggung jawab dapat dianggap sebagai langkah mendasar dalam mencapai tujuan ini.

Pengambilan sumber yang bertanggung jawab juga penting untuk mengikuti undang-undang baru dan yang sudah ada yang menuntut transparansi seputar dampak dari upaya dan inisiatif lingkungan, sosial, dan tata kelola (ESG) organisasi. Misalnya, PetunjukPelaporan Keberlanjutan Perusahaan (Corporate Sustainability Reporting Directive/CSRD ) Uni Eropa (UE) akan mewajibkan perusahaan untuk mengungkapkan proses uji tuntas mereka untuk mengidentifikasi dan memitigasi dampak sosial dan lingkungan dalam rantai nilai dan rantai pasokan mereka.

Cara organisasi membangun strategi sourcing bervariasi berdasarkan ukuran perusahaan, tujuan bisnis, dan industri. Namun, kelima langkah ini sering ditemukan dalam strategi sourcing yang efektif:

1. Penetapan tujuan. Langkah pertama melibatkan pengidentifikasian tujuan dan KPI tertentu. Tujuan ini dapat mencakup pemotongan biaya, peningkatan kualitas produk, atau pengelolaan risiko pemasok.

2. Menganalisis aktivitas pengambilan sumber saat ini. Berikutnya, tim pengadaan dapat melihat sumber historis dan data proses bisnis untuk mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, mengamati lebih dekat kinerja pemasok, atau melihat bagian mana yang dapat dipotong dari pengeluaran yang tidak efisien.

3. Menilai pasar. Riset pasar dan data pesaing sangat penting untuk membuat keputusan strategis dalam proses sourcing. Informasi yang berkaitan dengan kebiasaan konsumen, tren industri, praktik terbaik, serta faktor ekonomi dan geopolitik dapat membantu bisnis memahami tempat mereka di pasar.

4. Pemeriksaan dan pemilihan pemasok. Menetapkan proses untuk mengevaluasi dan memilih pemasok merupakan langkah penting. Pertimbangkan kualitas pemasok, keandalan keuangan, nilai, dan keselarasan budaya serta potensi kemitraan jangka panjang. Tim dapat menggunakan kombinasi wawancara pemasok, permintaan proposal (RFP), permintaan penawaran (RFQ), kartu skor, dan banyak lagi untuk membantu pemilihan.

5. Evaluasi kinerja pemasok yang sedang berlangsung. Rencana pengadaan yang sangat baik dan strategis tidak berakhir saat penandatanganan kontrak. Pastikan kesuksesan jangka panjang dengan analisis kinerja berkelanjutan melalui audit rutin, pemantauan KPI, manajemen hubungan pemasok, dan pengumpulan masukan. Kemudian, sesuaikan sesuai kebutuhan untuk menyelaraskan dengan tujuan yang ditetapkan pada langkah pertama.

Ketika rantai pasokan menjadi lebih rumit, organisasi dapat memilih untuk mengintegrasikan teknologi inovatif seperti kecerdasan buatan (AI), otomatisasi, analitik data, dan blockchain ke dalam proses pengadaan, perangkat lunak pengadaan, dan alur kerja. Langkah ini dapat memberikan beberapa manfaat, termasuk pengurangan biaya operasional, efisiensi yang dimungkinkan oleh otomatisasi di seluruh aktivitas pengambilan sumber (seperti manajemen kontrak yang lebih baik, percepatan proses penerimaan pemasok, serta analisis harga dan pengeluaran), pengambilan sumber yang lebih bertanggung jawab dan peningkatan keberlanjutan di seluruh rantai pasokan.

Misalnya, blockchain platform dapat membantu meyakinkan pembeli bahwa setiap bahan baku yang digunakan untuk produk baru diproduksi secara bertanggung jawab. Selain itu, alur kerja cerdas dapat menghasilkan hasil pembayaran pemasok awal, meningkatkan modal kerja dan arus kas.