Jenis-jenis sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP)

Dunia bisnis serba cepat yang kita jalani saat ini membutuhkan peralatan cerdas untuk mengelola operasional bisnis dan kebutuhan sehari-hari. Perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) adalah perangkat lunak manajemen bisnis yang dibuat untuk melakukan hal itu. Sistem yang relatif baru ini menawarkan platform terpusat dengan aplikasi untuk mengelola semua aspek bisnis Anda, mulai dari manajemen rantai pasokan, manajemen inventaris, hingga manajemen keuangan. Manfaat ERP mencakup intelijen bisnis bawaan dan akses ke data real-time, bersama dengan kemampuan machine learning yang terintegrasi, tidak seperti sistem lama. Meskipun ada berbagai jenis sistem perencanaan sumber daya perusahaan, semua solusi dibangun untuk membantu meningkatkan fungsi bisnis dan operasi bisnis.

Solusi ERP dibangun untuk memenuhi kebutuhan organisasi di berbagai industri termasuk retail, produk konsumen, industri, energi dan utilitas, serta pemerintah (termasuk pertahanan). Ketika suatu organisasi memutuskan jenis penerapan perencanaan sumber daya perusahaan yang akan digunakan, ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan termasuk ukuran, fungsionalitas, pengadaan, dan persyaratan khusus industri. Jika faktor-faktor ini dipertimbangkan, akan lebih mudah untuk mempersempit jenis solusi ERP mana yang dapat memenuhi kebutuhan organisasi.

Beberapa penawaran perangkat lunak ERP yang banyak dikenal di antaranya SAP S/4HANA, Oracle Netsuite, Microsoft Azure, Infor CloudSuite, dan Acumatica Cloud ERP. Berbagai jenis penerapan ERP akan dibahas di bawah ini dan diharapkan dapat membantu organisasi dalam memutuskan jenis solusi perangkat lunak mana yang paling sesuai dengan kebutuhannya. Penting untuk diperhatikan bahwa setiap solusi ERP menawarkan sejumlah modul seperti e-commerce, manajemen sumber daya manusia, manajemen pesanan, dan manajemen inventaris, tetapi setiap jenis akan berbeda dari lainnya.

Beberapa penyedia perangkat lunak ERP juga dapat menyediakan solusi atau modul ERP khusus industri. Contohnya adalah perangkat lunak industri manufaktur yang mencakup MRP, atau perencanaan persyaratan material. Perangkat lunak khusus industri akan bervariasi dari satu organisasi ke organisasi lainnya dan dapat mencakup sejumlah modul, seperti manajemen proyek dan akuntansi proyek. Penawaran perangkat lunak ERP lainnya dapat mencakup manajemen hubungan pelanggan (CRM) dan perangkat lunak sumber daya manusia.

Sistem perencanaan sumber daya perusahaan bertujuan untuk mengatasi semua aspek bisnis dan meningkatkan proses bisnis, seperti akuntansi, pelaporan keuangan waktu nyata, perkiraan, dan proses lainnya. Biasanya tersedia dalam tiga opsi penerapan yang berbeda:

• Infrastruktur lokal
• Cloud
• Hibrida

Sistem ERP on premises

Sistem perencanaan sumber daya perusahaan on premises persis seperti kedengarannya. Perangkat lunak ini diinstal pada server dan peralatan komputer organisasi itu sendiri. Ini adalah sistem berlisensi yang dapat disesuaikan dan ditingkatkan dan biasanya dikelola oleh tim TI organisasi di lokasi untuk menyederhanakan alur kerja bisnis.

Manfaat dari on premises

• Biaya: Karena perangkat lunak dilakukan on premises, maka tidak ada biaya langganan bulanan atau tahunan untuk perangkat lunak ini. Hal ini dapat menurunkan biaya sistem ERP dari waktu ke waktu baik dalam jangka pendek maupun panjang, sehingga menghasilkan profitabilitas yang lebih baik.
• Kustomisasi: Organisasi dapat menyesuaikan perangkat lunak sesuai keinginan mereka. Kustomisasi on premises dapat dilakukan selama proses implementasi dan setelahnya. Pengambilan keputusan sebagian besar berada di tangan organisasi itu sendiri.
• Keamanan data: Perangkat lunak on premises berarti semua informasi dan data perusahaan tetap berada di lokasi, menjadikannya sistem perangkat lunak yang sangat aman untuk bisnis Anda.
• Keuntungan internal: Dengan memiliki semua penyimpanan data dan perangkat keras di lokasi, organisasi tidak menggantungkan kebutuhan sistem pada vendor perangkat lunak. Semuanya dapat ditangani oleh tim TI di lokasi setelah mereka dilatih dengan benar.

Kekurangan on premises

• Investasi awal: Perangkat lunak dan peralatan komputer akan membutuhkan investasi yang lebih besar di awal. Mungkin juga perlu diperlukan penggantian perangkat lunak pada masa mendatang. Organisasi harus memperhitungkan pengeluaran ini sebelum memilih ERP on premises.
• Diperlukan peningkatan: Perangkat lunak ERP perlu ditingkatkan secara berkala demi mengurangi risiko keamanan siber dan memastikan organisasi Anda memiliki perangkat lunak yang paling efisien. Peningkatan ini mungkin juga mengharuskan Anda untuk bekerja di kantor dan mungkin melalui koneksi yang lebih lambat pada waktu tertentu.
• Risiko data: Melakukan pencadangan atau peningkatan data secara internal dapat menyebabkan file rusak, sehingga berpotensi menempatkan data organisasi pada risiko yang lebih tinggi.

Siapa yang paling cocok menerima layanan ERP on premises?

Sistem ERP on premises ditujukan untuk organisasi yang menginginkan otonomi penuh pada sistemnya. Dengan solusi manajemen bisnis ini, organisasi menangani manajemen data dan keamanan di lokasi. Penggunaan tim atau mitra ERP direkomendasikan untuk membantu memimpin dan menangani pertanyaan implementasi apa pun.

Sistem ERP berbasis cloud

Sistem perencanaan sumber daya perusahaan on premises persis seperti kedengarannya. Perangkat lunak ini diinstal pada server dan peralatan komputer organisasi itu sendiri. Ini adalah sistem berlisensi yang dapat disesuaikan dan ditingkatkan dan biasanya dikelola oleh tim TI organisasi di lokasi untuk menyederhanakan alur kerja bisnis.

Manfaat dari on premises

• Biaya: Karena perangkat lunak dilakukan on premises, maka tidak ada biaya langganan bulanan atau tahunan untuk perangkat lunak ini. Hal ini dapat menurunkan biaya sistem ERP dari waktu ke waktu baik dalam jangka pendek maupun panjang, sehingga menghasilkan profitabilitas yang lebih baik.
• Kustomisasi: Organisasi dapat menyesuaikan perangkat lunak sesuai keinginan mereka. Kustomisasi on premises dapat dilakukan selama proses implementasi dan setelahnya. Pengambilan keputusan sebagian besar berada di tangan organisasi itu sendiri.
• Keamanan data: Perangkat lunak on premises berarti semua informasi dan data perusahaan tetap berada di lokasi sehingga menjadikannya sistem perangkat lunak yang sangat aman untuk bisnis Anda.
• Keuntungan internal: Dengan memiliki semua penyimpanan data dan perangkat keras di lokasi, organisasi tidak menggantungkan kebutuhan sistem pada vendor perangkat lunak. Semuanya dapat ditangani oleh tim TI di lokasi setelah mereka dilatih dengan benar.

Kekurangan on premises

• Investasi awal: Perangkat lunak dan peralatan komputer akan membutuhkan investasi yang lebih besar di awal. Mungkin juga perlu diperlukan penggantian perangkat lunak pada masa mendatang. Organisasi harus memperhitungkan pengeluaran ini sebelum memilih ERP on premises.
• Diperlukan peningkatan: Perangkat lunak ERP perlu ditingkatkan secara berkala demi mengurangi risiko keamanan siber dan memastikan organisasi Anda memiliki perangkat lunak yang paling efisien. Peningkatan ini mungkin juga mengharuskan Anda untuk bekerja di kantor dan mungkin melalui koneksi yang lebih lambat pada waktu tertentu.
• Risiko data: Melakukan pencadangan atau peningkatan data secara internal dapat menyebabkan file rusak, sehingga berpotensi menempatkan data organisasi pada risiko yang lebih tinggi.

Siapa yang paling cocok menerima layanan ERP on premises?

Sistem ERP on premises ditujukan untuk organisasi yang menginginkan otonomi penuh pada sistemnya. Dengan solusi manajemen bisnis ini, organisasi menangani manajemen data dan keamanan di lokasi. Penggunaan tim atau mitra ERP direkomendasikan untuk membantu memimpin dan menangani pertanyaan implementasi apa pun.

Contoh ERP berbasis cloud:

• SAP S/4 HANA
• Oracle
• Adobe

Sistem ERP hybrid

Sistem ERP hybrid adalah kombinasi elemen dari sistem dan infrastruktur ERP on premises dan cloud. Model ini ditujukan untuk organisasi dengan kebutuhan khusus atau yang memiliki persyaratan peraturan yang ketat. Suatu organisasi bisa mendapatkan manfaat dari perangkat keras ERP on premises yang dipasang untuk semua atau sebagian datanya, sekaligus dapat ditingkatkan di cloud. Solusi hybrid akan menjadi perpaduan antara layanan cloud publik dan privat, tergantung kebutuhan organisasi.

Manfaat hybrid

• Disesuaikan: Dengan akses ke cloud dan on premises, organisasi dengan berbagai lokasi dapat memiliki aksesibilitas ERP jarak jauh. Melalui sistem hybrid ERP, berbagai jenis infrastruktur dan layanan cloud publik dapat dibentuk agar sesuai dengan kebutuhan organisasi dengan cara yang tidak dapat dicapai dengan memilih satu model di atas model lainnya.
• Skalabilitas: Manfaat utama dari ERP on premises adalah kemampuan untuk mengontrol sistem ERP seiring dengan perubahan bisnis. Dengan solusi hybrid ERP, perusahaan dapat mengontrol sistem ERP dan menyesuaikan di tempat, tanpa memerlukan server atau peralatan komputer tambahan yang dimiliki bisnis.
• Keamanan: Risiko keamanan yang menyertai solusi cloud ERP tidak lagi menjadi perhatian saat menggunakan model hybrid. Sistem hybrid ERP memungkinkan data sensitif dilindungi melalui aspek on premises dari alat hybrid.

Kekurangan hybrid

• Biaya: Biaya jangka panjang mungkin lebih mahal daripada sistem ERP yang hanya menggunakan cloud; namun, biaya di muka kemungkinan akan lebih rendah daripada sistem on premises.
• Penerapan: Pengaturan hybrid memunculkan beberapa tantangan, salah satunya dalam hal penerapan. Dalam kasus sistem ERP hybrid, proses penerapan dan implementasi mungkin memerlukan lebih banyak waktu dan perhatian karena sifatnya yang unik. Sangat penting untuk bekerja dengan tim implementasi ERP yang baik demi menjaga proses berjalan dengan lancar.
• Pengawasan: Karena terdapat komponen on premises pada solusi hybrid, diperlukan adanya departemen TI internal; jika tidak, vendor ERP perlu memantau perangkat lunak untuk memastikannya berfungsi dengan baik. Terdapat pula sedikit fleksibilitas untuk mengubah sistem jika organisasi Anda berkembang dari waktu ke waktu.

Siapa yang paling dilayani oleh ERP hybrid?

Ini adalah model untuk organisasi tertentu yang menginginkan aspek on premises dan cloud. Ini adalah opsi yang lebih mahal, dan kemungkinan akan memakan waktu lebih lama untuk diterapkan karena fitur hybrid yang dimilikinya. Contoh saat organisasi dapat beralih ke model hybrid adalah jika organisasi Anda telah berinvestasi dalam alat ERP on premises dan ingin memperbarui atau mengoptimalkan dengan cloud.

Contoh solusi ERP hybrid adalah AWS.

Saat memutuskan solusi mana yang terbaik untuk Anda, penting untuk mempertimbangkan kebutuhan organisasi dan masa depan bisnis Anda. Para pakar IBM Consulting dapat membantu organisasi Anda untuk berhasil memigrasikan aplikasi ERP lama ke cloud, mendesain ulang proses untuk memanfaatkan data, AI, dan otomatisasi, serta mentransformasi keuangan menjadi keunggulan kompetitif dalam bisnis Anda.

Layanan terkelola SAP untuk aplikasi dan integrasi ERP dapat membantu mengelola beban kerja organisasi, yang memberi Anda lebih banyak waktu untuk berfokus pada inovasi dan peluang baru. Layanan terkelola untuk aplikasi SAP memungkinkan ketangkasan dan optimalisasi sumber daya dengan mendukung dan mengoptimalkan fungsi operasional yang mendasarinya. Sejumlah area seperti pelaporan keamanan dan kepatuhan, manajemen aplikasi, dan penyampaian layanan ke lini bisnis menjadi lebih dapat diprediksi dari perspektif biaya, sumber daya, dan beban kerja.