Departemen pengadaan cenderung kurang terlihat oleh banyak pemangku kepentingan daripada departemen penjualan, operasi, atau bahkan keuangan, tetapi dampaknya terhadap segala hal mulai dari garis bawah hingga kualitas produk dan penyampaian layanan tidak boleh diabaikan, itulah sebabnya “keunggulan pengadaan” adalah pengejaran yang layak.
Mengoptimalkan fungsi pengadaan dapat membantu memberikan hasil bisnis yang sukses, seperti:
Jika organisasi Anda tidak melihat angka-angka seperti ini, Anda mungkin menjadi kandidat yang hebat untuk transformasi. Langkah pertama dalam perjalanan adalah memahami di mana Anda berada, lalu gunakan informasi itu untuk menentukan di mana Anda ingin berada. Terkadang sulit untuk meluangkan waktu dan proses berpikir yang diperlukan untuk membangun jalur menuju keunggulan, terutama saat Anda berfokus untuk mendukung tuntutan yang diharapkan dari orang lain dalam pengadaan di sebuah organisasi yang kompleks—yaitu,setiap hari.
Pada saat itulah bermitra dengan layanan penasihat pengadaan dapat membantu memandu tim Anda menuju keunggulan pengadaan, dan membantu Anda memberikan kontribusi pada tujuan perusahaan Anda: meningkatkan profitabilitas, meningkatkan hasil layanan yang dapat mendorong pertumbuhan pendapatan, membangun kepuasan pelanggan, serta memastikan pemasok memberikan barang dan layanan berkualitas tinggi.
Salah satu langkah yang paling penting adalah meninjau kembali misi dan peran departemen pengadaan saat ini di dalam organisasi. Penilaian yang solid menyelidiki siklus hidup pengadaan secara keseluruhan.
Bagaimana pengadaan menghubungkan kebutuhan pemangku kepentingan dengan pemasok yang dapat memberikan kemampuan yang tepat? Bagaimana tim diatur untuk menyelaraskan dengan tujuan utama?
Bagaimana mereka menyampaikan hasil kerja di bidang-bidang ini:
Organisasi berkinerja tinggi memberi tahu manajemen senior secara teratur untuk menunjukkan nilai pengadaan bagi bisnis. Apakah Anda menyediakan pelaporan, seperti:
Sasaran yang dapat dicapai yang dibangun berdasarkan hasil penilaian fungsional pengadaan dapat memberikan peta jalan menuju masa depan. Seorang penasihat pengadaan membantu memetakan kesenjangan, biasanya menghasilkan rencana untuk memajukan manajemen kategori, untuk mengembangkan model operasi target dan memunculkan peluang utama lainnya di mana ada kebutuhan untuk memobilisasi tindakan.
Di IBM, dengan operasi di lebih dari 170 negara yang melibatkan lebih dari 13.000 pemasok, ini bukanlah tugas yang mudah. Dengan menggunakan Design Thinking, di antara metodologi lainnya, tim pengadaan dapat mendefinisikan visi untuk kondisi masa depan dan mengukur solusi yang akan berhasil. Mengubah pengadaan dengan alur kerja cerdas telah memungkinkan para profesional pengadaan untuk mengintegrasikan pemasok 10 kali lebih cepat dan melakukan analisis harga dalam 10 menit dibandingkan dengan 2 hari. AI, otomatisasi, blockchain, dan lainnya memungkinkan transformasi.
Faktanya, lebih banyak organisasi pengadaan berpikir untuk memasukkan AI generatif sebagai bagian dari rencana masa depan mereka untuk mendorong pengambilan keputusan yang lebih cepat dan akurat, menurunkan biaya operasional, dan meningkatkan ketahanan.
Pemasok adalah salah satu elemen perusahaan yang paling berharga, jadi penting untuk bermitra dengan baik di arena ini. Program pemasok pilihan dengan kontrak dan harga yang dinegosiasikan dengan baik, selaras dengan strategi bisnis utama, dapat meningkatkan pengiriman barang dan jasa—dan yang tak kalah pentingnya, kepuasan pelanggan.
Tinjauan menyeluruh terhadap seluruh ekosistem pemasok Anda, mulai dari pemilihan vendor dan sumber ke pembayaran hingga penetapan harga, dapat memberikan insight penting tentang kematangan ekosistem Anda. Mengukur kepatuhan adalah KPI penting untuk akuntabilitas. Apakah pemangku kepentingan internal mengikuti kebijakan atau keluar dari sistem? Apakah pemasok memenuhi persyaratan kontrak, tingkat layanan, dan tujuan keberlanjutan?
Banyak perusahaan melacak skor promotor bersih (NPS) mereka untuk tren positif dan negatif. Bahkan di ruang B2B, pelanggan menuntut agar transaksi dilakukan secara intuitif, mudah dipenuhi, dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Dalam banyak hal, fungsi pengadaan yang dioptimalkan akan menentukan tahap untuk pengiriman barang dan jasa berkualitas tinggi dan tepat waktu yang melebihi ekspektasi dan dapat menghasilkan 30-50% peningkatan NPS.
Selain pemangku kepentingan yang berhadapan dengan pihak eksternal, penting bagi tim pengadaan untuk membangun dan memelihara hubungan internal. Cara ini tidak hanya membantu dalam pengumpulan persyaratan, tetapi juga menumbuhkan kepercayaan di seluruh organisasi. Model yang mendorong interaksi erat dengan “pakar” (yang sering ingin menangani pengadaan mereka sendiri) dapat membantu mengelola sumber daya, kontrak dan mengukur keberhasilan, sambil mempertahankan visibilitas, akuntabilitas, dan disiplin pengeluaran.
Dalam laporan pakar Insights baru-baru ini, “Pengadaan cerdas dibuat lebih cerdas,” IBM Institute for Business Value menemukan bahwa model operasi terintegrasi mendorong keputusan pengadaan berdasarkan data real-time melalui analitik canggih dan algoritma prediktif. Organisasi yang berkinerja terbaik telah mencapai 52% biaya yang lebih rendah untuk memesan bahan dan layanan, serta 60% biaya yang lebih rendah untuk memproses utang usaha—dan lebih dari setengahnya secara signifikan mengungguli para pesaing dalam hal pertumbuhan pendapatan dan efektivitas selama tiga tahun.
Libatkan pemasok Anda dan sederhanakan penghitungan emisi Cakupan 3 – Kategori 1 Anda untuk memenuhi persyaratan pelaporan dan mengoptimalkan kinerja.
Gunakan solusi rantai pasokan IBM untuk mengurangi gangguan dan membangun inisiatif yang tangguh dan berkelanjutan.
Bangun rantai pasokan berkelanjutan yang didukung AI dengan layanan konsultasi rantai pasokan IBM.