Apa itu source to pay (S2P)?

S2P mengintegrasikan aktivitas pengadaan yang saling berhubungan ini ke dalam 1 proses yang efisien, yang membantu memastikan bahwa setiap tahap dikelola secara efisien dan memberikan hasil. Dengan menyatukan langkah-langkah ini, S2P meningkatkan transparansi dan kontrol atas kegiatan pengadaan sekaligus mendukung manajemen rantai pasokan yang lebih luas dan memungkinkan pengambilan keputusan berbasis data.

Langkah penting dalam proses S2P adalah pengadaan strategis, yang melibatkan identifikasi pemasok yang tepat, evaluasi kemampuan mereka, dan negosiasi kontrak. Langkah ini penting untuk menemukan vendor yang selaras dengan harapan organisasi dalam hal kualitas, biaya, dan pengiriman. Proses RFX seperti permintaan proposal (RFP) kerap kali digunakan untuk mengumpulkan informasi dan penawaran pemasok. Setelah kontrak dibuat, proses beralih ke pengadaan, di mana perintah pembelian dikeluarkan, barang atau jasa diterima, dan pembayaran diproses.

S2P memusatkan data pengadaan untuk meningkatkan visibilitas dan kontrol, yang memberdayakan organisasi untuk membuat keputusan yang tepat dan beradaptasi dengan perubahan pasar. Proses S2P juga dapat memperkuat hubungan dengan pemasok dengan membina komunikasi yang jelas dan memungkinkan evaluasi kinerja. Pada akhirnya, S2P adalah alat yang penting untuk memodernisasi strategi pengadaan organisasi dan meningkatkan optimalisasi dan ketahanan rantai pasokan.

Teknologi menjalankan peran kunci dalam S2P modern dengan mengotomatiskan tugas berulang dan memberikan insight real-time tentang pengeluaran dan kinerja pemasok. Solusi sumber pembayaran canggih yang ditawarkan oleh penyedia terkemuka menggunakan analisis data, kecerdasan buatan (AI), dan otomatisasi rantai pasokan untuk mengoptimalkan pemilihan pemasok, memperkirakan permintaan, dan mengidentifikasi peluang penghematan biaya. Dengan mengintegrasikan alat pengadaan dengan sistem keuangan, platform ini memungkinkan pelacakan pengeluaran tanpa hambatan, memastikan kepatuhan terhadap kontrak, dan meningkatkan efisiensi operasional.

S2P terkadang disalahartikan sebagai procure to pay (P2P). Perbedaan antara proses-proses ini terletak pada ruang lingkupnya dalam siklus pengadaan.

S2P adalah proses yang lebih luas dan menyeluruh, yang dimulai dari proses pengadaan—identifikasi, evaluasi, dan pemilihan pemasok—dan berlanjut hingga pengadaan, pemrosesan faktur, dan pembayaran. Ini menekankan pada pengadaan strategis, pemilihan pemasok, dan manajemen kontrak, sehingga ideal untuk organisasi yang ingin mengoptimalkan inisiatif pengadaan dan hubungan pemasok mereka. Pada dasarnya, S2P mengintegrasikan keputusan strategis dengan sisi transaksional pengadaan, yang bertujuan untuk mengoptimalkan strategi pengadaan, mencapai penghematan biaya, dan mengelola seluruh siklus hidup pemasok.

P2P adalah bagian dari S2P dan berfokus secara eksklusif pada aspek operasional pembelian. Sasaran proses pengadaan hingga pembayaran adalah untuk mengelola arus barang atau jasa dari pemasok secara efisien dan memastikan pembayaran yang tepat waktu. Prosesnya diawali dengan pembuatan permohonan pembelian dan pesanan pembelian, dilanjutkan dengan penerimaan barang atau jasa, dan diakhiri dengan persetujuan dan pembayaran faktur. P2P lebih bersifat transaksional dan operasional, berpusat pada pembelian dan pengelolaan pembayaran yang efisien.

Singkatnya, P2P menangani sisi transaksi dan pembayaran pengadaan, sementara S2P mencakup seluruh siklus pengadaan, termasuk pengadaan strategis dan manajemen hubungan. Hal ini menjadikan S2P sebagai proses yang lebih komprehensif yang mengintegrasikan semua fungsi pengadaan untuk mendukung strategi pengadaan jangka panjang organisasi.

Proses source to pay terdiri dari beberapa langkah yang saling berhubungan, masing-masing bertujuan untuk menyederhanakan pengadaan dan memastikan nilai di seluruh siklus pembelian. Sedikit variasi dalam urutan atau penekanan dapat terjadi di seluruh organisasi atau platform. Namun, kerangka kerja intinya tetap konsisten, dengan sumber-ke-kontrak yang berfungsi sebagai komponen dasar dari proses S2P.

Proses S2P biasanya dimulai dengan analisis pengeluaran, sebuah aktivitas dasar untuk memahami kebiasaan pembelian organisasi dan mendorong manajemen pengeluaran yang efektif. Langkah ini membahas pertanyaan-pertanyaan seperti: Siapa pemasok organisasi? Barang atau jasa apa yang dibeli? Berapa jumlahnya? Berapa harganya? Dengan menganalisis data pengeluaran dan membandingkannya dengan tolok ukur industri, tim pengadaan dapat mengungkap pola, inefisiensi, dan peluang untuk penghematan biaya atau persyaratan pemasok yang lebih baik. Kegiatan yang sedang berlangsung ini tidak hanya menginformasikan keputusan pengadaan strategis tetapi juga membantu menyelaraskan upaya pengadaan dengan tujuan organisasi yang lebih luas.

Pada langkah ini, organisasi mengidentifikasi, mengevaluasi, dan memilih pemasok potensial yang dapat memenuhi kebutuhan mereka secara efektif. Proses ini sering kali melibatkan penerbitan permintaan proposal (RFP), menganalisis informasi dan penawaran pemasok, serta menegosiasikan persyaratan. Perangkat lunak S2P yang canggih membantu mengotomatiskan langkah ini, memberikan insight berbasis data dan intelijen pasar untuk pemilihan pemasok yang optimal. Pengadaan yang dikelola dengan baik sangat penting untuk membantu memastikan akses ke pemasok yang andal dan hemat biaya

Setelah pemasok dipilih, kontrak dibuat, dinegosiasikan, dan diselesaikan. Fase ini mendefinisikan harga, ketentuan pengiriman, persyaratan kepatuhan, dan metrik manajemen kinerja yang mengatur hubungan pemasok. Manajemen kontrak yang efisien membantu memastikan perlindungan hukum, mengurangi risiko dan memusatkan perjanjian untuk akses dan pemantauan yang mudah, yang memberikan manfaat kepada semua pemangku kepentingan yang relevan. Otomatisasi berperan penting dalam standardisasi dan penyederhanaan proses ini.

Tahap pengadaan melibatkan pembuatan permintaan pembelian, penerbitan pesanan pembelian (PO), dan pengelolaan pengiriman barang atau jasa. Permintaan harus disetujui sebelum diubah menjadi PO dan pesanan dilacak untuk memastikan kesesuaiannya dengan ketentuan kontrak. Sistem e-procurement terintegrasi dengan lancar dengan solusi perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), sehingga menyederhanakan proses-proses ini. Integrasi ini membantu memastikan efisiensi dan kepatuhan terhadap persyaratan anggaran dan kebijakan.

Pada langkah ini, faktur pemasok diterima, diverifikasi, dan dicocokkan dengan pesanan pembelian dan tanda terima melalui proses pencocokan tiga arah. Proses ini memastikan akurasi dan mencegah perbedaan pembayaran atau penundaan. Alat bantu otomatisasi menyederhanakan validasi faktur, menandai ketidaksesuaian untuk diselesaikan, dan menyiapkan faktur yang telah disetujui untuk pembayaran. Ini adalah langkah penting untuk menghindari kesalahan dan mengoptimalkan alur kerja utang.

Pemrosesan pembayaran adalah langkah terakhir, di mana faktur dibayar sesuai ketentuan yang disepakati. Sistem S2P modern terintegrasi dengan peralatan keuangan untuk membantu memastikan pembayaran yang aman dan tepat waktu sekaligus memberikan visibilitas ke dalam arus kas dan pengeluaran. Mempertahankan pembayaran yang cepat memperkuat hubungan dengan pemasok.

Platform S2P adalah solusi digital komprehensif yang dirancang untuk menyatukan dan merampingkan setiap langkah siklus S2P ke dalam satu platform, mengubah pengadaan menjadi proses yang mulus dan berbasis data. Misalnya, platform seperti SAP Ariba dan Oracle Fusion Cloud Procurement menggunakan teknologi canggih termasuk AI, AI generatif, pemrosesan bahasa alami (NLP), dan otomatisasi untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan kontrol. 

Para CEO dengan cepat berinvestasi dalam AI generatif untuk mengotomatisasi dan merampingkan rantai pasokan mereka. Dalam 1 studi, 89% eksekutif mengatakan bahwa investasi utama dalam otomatisasi akan termasuk kemampuan AI generatif—dan 19% mengatakan bahwa AI generatif akan sangat penting 
bagi masa depan otomatisasi rantai pasokan mereka. Ketika ditanya di mana mereka mengharapkan AI generatif berdampak pada proses rantai pasokan, lebih dari separuh responden memilih untuk menyediakan layanan mandiri kepada pelanggan. Area dampak lain yang diharapkan termasuk menganalisis dan memproses pesanan, memperkirakan dan menganalisis serta mengoptimalkan inventaris.¹

Beberapa contoh bagaimana AI dan teknologi digunakan dalam langkah-langkah tertentu dalam proses S2P meliputi:

Analisis pengeluaran: Platform S2P modern menggunakan analitik yang didukung AI untuk memberikan insight mendalam tentang pengeluaran organisasi. Alat bantu ini mengumpulkan dan mengategorikan data pengeluaran di seluruh departemen, mengidentifikasi pola, dan menyoroti area-area yang memiliki peluang penghematan biaya. Algoritme AI dapat memprediksi tren pengeluaran di masa depan, membantu tim pengadaan membuat keputusan yang lebih baik tentang alokasi anggaran dan negosiasi pemasok.

Sumber pemasok: Dari semua aktivitas pengadaan, sebagian besar organisasi menggunakan AI untuk mencari pemasok. Dalam suatu studi, 59% responden telah menerapkan AI untuk “menyediakan tata kelola sumber dan melakukan manajemen kategori” atau “mengembangkan strategi sumber dan kategori” atau sebagai bagian dari implementasi menyeluruh mereka dalam proses pengadaan.² AI dan NLP meningkatkan proses pengadaan dengan menganalisis data pemasok, mengotomatiskan penilaian pemasok, dan merekomendasikan pemasok yang optimal berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan seperti harga, kualitas, dan risiko serta praktik keberlanjutan. Kemampuan NLP mengurangi upaya manual dengan memungkinkan platform memindai dan menafsirkan dokumentasi pemasok seperti sertifikasi atau catatan kepatuhan.

Manajemen kontrak: Alat manajemen kontrak yang didorong oleh AI dalam platform S2P menyederhanakan pembuatan, negosiasi, dan pemantauan kontrak. NLP digunakan untuk menganalisis bahasa kontrak, menandai inkonsistensi, dan membantu memastikan kepatuhan terhadap kebijakan hukum dan organisasi. Otomatisasi memungkinkan bisnis untuk melacak pencapaian kontrak, mengelola pembaruan, dan mengurangi risiko yang terkait dengan ketidakpatuhan atau tenggat waktu yang terlewat.

Eksekusi pengadaan: Sebuah studi baru-baru ini menemukan bahwa penggunaan AI selama fase ini menghasilkan total biaya tahunan yang lebih rendah sebesar 28% untuk melakukan proses pengadaan sebagai persentase dari pengeluaran.² Platform S2P yang didukung AI mengotomatiskan permintaan pembelian, PO, dan alur kerja persetujuan. AI juga berada di belakang Otomatisasi Proses Robotik (RPA), yang menghilangkan tugas yang memakan waktu dan berulang, mempercepat pemrosesan pesanan, dan mengurangi kesalahan. Algoritme cerdas juga membantu memastikan bahwa pembelian selaras dengan kontrak yang dinegosiasikan dan perjanjian pemasok.

Pemrosesan faktur dan pembayaran: Platform S2P menggunakan AI untuk mencocokkan faktur dengan pesanan pembelian dan tanda terima pengiriman secara otomatis dan menandai ketidaksesuaian. Otomatisasi ini mengurangi waktu pemrosesan dan mendukung pembayaran yang akurat dan tepat waktu. Platform ini juga membantu organisasi menjaga kepatuhan terhadap persyaratan pajak dan peraturan, yang selanjutnya menyederhanakan operasi keuangan.

Manajemen risiko dan kepatuhan: AI memungkinkan pemantauan berkelanjutan terhadap kinerja pemasok dan potensi risiko. Faktanya, 80% eksekutif mengharapkan AI generatif untuk memungkinkan manajemen yang lebih baik dengan menganalisis semua metrik kinerja pemasok yang relevan.¹ Dengan menganalisis keandalan, stabilitas keuangan, dan kondisi pasar, platform dapat secara proaktif menandai risiko seperti gangguan rantai pasokan atau ketidakpatuhan. NLP membantu memindai dokumen peraturan untuk memastikan bahwa praktik pemasok selaras dengan standar industri.

Proses S2P menawarkan pendekatan terstruktur untuk mengelola pengadaan. Di bawah ini adalah manfaat utama dari penerapan S2P sebagai sebuah proses:

S2P mengintegrasikan semua aktivitas pengadaan ke dalam proses yang kohesif, mulai dari identifikasi pemasok hingga pembayaran, sekaligus menyelaraskannya dengan proses bisnis yang lebih luas. Penyederhanaan ini menghilangkan redundansi dan memastikan perpindahan yang lancar antara fungsi pengadaan, pembelian, dan pembayaran, sehingga meningkatkan efisiensi operasional.

Sumber strategis pada awal proses mengidentifikasi pemasok yang hemat biaya dan berkualitas tinggi. Pendekatan ini, ditambah dengan negosiasi kontrak yang ketat, membantu memastikan harga dan persyaratan yang lebih baik.

Proses S2P memungkinkan visibilitas yang lebih baik ke dalam data pengeluaran dan menyelaraskan keputusan pengadaan dengan tujuan anggaran. Mengelola proses secara menyeluruh membantu memastikan pengendalian biaya, kepatuhan terhadap kontrak, dan penghapusan pembelian yang tidak perlu atau tidak sah.

S2P mendorong proses pengadaan yang jelas dan konsisten di mana setiap langkah didokumentasikan dan diselaraskan. Transparansi ini mendukung audit, persyaratan kepatuhan, dan akuntabilitas dalam organisasi.

Dengan memformalkan evaluasi, pemilihan, dan manajemen pemasok, S2P menciptakan pendekatan terstruktur dan meningkatkan pengalaman pengguna melalui alur kerja yang efisien dan alat kolaborasi yang ditingkatkan. Komunikasi dan pelacakan kinerja yang konsisten menumbuhkan kepercayaan dan kolaborasi, yang dapat mengarah pada harga, layanan, dan inovasi yang lebih baik dari pemasok.

S2P menyediakan pendekatan sistematis untuk menilai pemasok dan mengelola kontrak, yang membantu mengurangi risiko bekerja sama dengan vendor yang tidak dapat diandalkan atau menghadapi perselisihan hukum. Pemantauan kinerja pemasok juga meminimalkan gangguan dalam rantai pasokan.