Apa itu pengoptimalan biaya?

Pengoptimalan biaya adalah alternatif bagi pemangkasan biaya tradisional. Dalam solusi ini, CFO mungkin menurunkan biaya secara keseluruhan untuk memenuhi target jangka pendek atau menanggapi kondisi bisnis.

Sebuah artikel dari Gartner¹ menjelaskan beberapa masalah pada pemangkasan biaya. Kurang dari separuh bisnis mencapai tujuan pemangkasan biaya mereka di tahun pertama. Hanya 11% yang mengalami pemotongan selama tiga tahun. Hanya 9% yang mengatakan bahwa mereka dapat mempertahankan laju inovasi yang diinginkan setelah pemangkasan biaya dilakukan.

Pengoptimalan biaya memerlukan strategi yang disesuaikan dengan industri tempat bisnis beroperasi serta tujuan khususnya. Sebagai contoh, dalam komputasi cloud dan TI, bisnis dapat beralih dari akses server sesuai permintaan ke instance yang disediakan, dengan komitmen penggunaan selama jangka waktu tertentu demi mendapatkan tarif yang lebih rendah. Terkait logistik rantai pasokan, pengoptimalan biaya mungkin melibatkan konsolidasi jumlah pemasok untuk suatu produk demi menurunkan biaya unit.

Berdasarkan sifatnya, praktik pengoptimalan biaya menolak strategi preskriptif top-down untuk menemukan inefisiensi. Namun, secara keseluruhan, ada beberapa praktik terbaik yang dapat digunakan organisasi yang ingin mengurangi biaya. Praktik-praktik ini mencakup transparansi dan kesadaran alokasi biaya di semua tingkatan, fokus pada aspek untung-rugi dalam pengurangan biaya di setiap area bisnis, dan prioritisasi pengurangan di area yang menimbulkan biaya terbesar.

Untuk memahami signifikansi dan efektivitas pengoptimalan biaya, kita harus terlebih dahulu memahami perbedaan dan keunggulannya dari pemangkasan biaya tradisional. Pengoptimalan biaya adalah upaya tertarget dan strategis untuk memaksimalkan laba atas investasi dengan meminimalkan pengeluaran yang tidak produktif, sedangkan pemangkasan biaya adalah pemotongan biaya secara sederhana secara keseluruhan.

Kita ambil contoh dari perusahaan yang gagal memenuhi target pendapatan triwulanannya. Dalam skenario pemangkasan biaya tradisional, direksi akan menginstruksikan CFO untuk memangkas sejumlah biaya secara tetap. Selanjutnya, contohnya, CFO akan memotong 10% tenaga kerja secara keseluruhan dan membekukan perekrutan.

Meskipun sebenarnya mampu memenuhi target pengurangan biaya, CFO ini gagal mempertimbangkan efek sekunder dari PHK dan pembekuan perekrutan, seperti penurunan moral, kesenjangan keterampilan, dan kekurangan staf. Dampak sekunder ini dapat mengakibatkan biaya tambahan di kemudian hari. Bisnis mungkin perlu mempekerjakan kembali dan melatih kembali pekerja. Perusahaan dapat kehilangan peluang inovasi karena tim kekurangan sumber daya dan kurang dimanfaatkan di bidang-bidang yang menjadi keunggulan kompetitif sebenarnya.

Di sisi lain, CFO yang menggunakan strategi pengoptimalan biaya mungkin menggunakan analisis Pareto untuk mengidentifikasi tim mana yang paling banyak menimbulkan biaya kepegawaian bagi organisasi. Kemudian, CFO tersebut dapat menentukan apakah pekerjaan mereka menciptakan nilai yang sebanding dengan biaya yang ditimbulkannya.

Bergantung pada pemangkasan biaya yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan direksi, CFO dapat menghilangkan peran tertarget, memberikan insentif pensiun dini, atau membekukan bonus dan kenaikan gaji untuk area berbiaya tinggi ini. Pendekatan yang lebih tepat sasaran ini membantu menghindari efek sekunder negatif dari pemangkasan biaya tetap di seluruh organisasi.

Pilar-pilar pengoptimalan biaya termasuk meningkatkan visibilitas terhadap biaya, menentukan prioritas berdasarkan pembagian biaya, menjaga kesadaran akan efek sekunder dan aspek untung-rugi, serta mengembangkan visi jangka panjang yang fleksibel untuk struktur biaya.

Mengembangkan pemahaman menyeluruh tentang biaya dalam suatu organisasi adalah bagian pertama dari pengambilan keputusan yang tepat tentang pengoptimalan.

Angka pada neraca di samping produk, layanan, atau karyawan tidak selalu mencerminkan biaya sebenarnya. Praktik seperti penetapan biaya berbasis aktivitas (lihat “Alat pengoptimalan biaya” untuk mendapatkan informasi lebih lanjut) dapat membantu organisasi lebih memahami input keuangan yang diperlukan untuk memproduksi suatu barang atau mengadakan layanan karyawan. Praktik-praktik ini memberikan visibilitas yang lebih baik kepada organisasi mengenai seberapa menguntungkan barang dan jasa dengan biaya saat ini.

Tingkat visibilitas komprehensif tersebut membantu bisnis mengidentifikasi tidak hanya biaya yang tidak perlu, tetapi juga nilai. Secara terpisah, satu produk mungkin hampir tidak menguntungkan. Dalam konteksnya, produk tersebut dapat berfungsi sebagai pemimpin kerugian (loss leader) yang dapat mendorong pelanggan untuk membeli produk lain. Ini mungkin merupakan produk pelengkap untuk produk dengan margin keuntungan yang lebih tinggi (misalnya, kartrid tinta untuk printer). Tanpa analisis dan visibilitas tingkat kedua ini, pengambilan keputusan yang berfokus pada pemangkasan biaya mungkin hanya melibatkan pemangkasan produksi atas produk yang tidak menguntungkan.

Setelah menetapkan visibilitas yang benar terhadap struktur biayanya, bisnis dapat memprioritaskan area dengan biaya tertinggi untuk pengoptimalan.

Langkah pertama biasanya adalah mengelompokkan biaya ke dalam kategori tradisional:

• Biaya tetap di muka, misalnya sewa.
  
  
• Biaya variabel, misalnya bahan dan ongkos.
  
  
• Biaya opsional atau yang dapat diskalakan, misalnya anggaran perjalanan atau pelatihan. 

Proses ini sering mengungkapkan biaya yang gagal menghasilkan nilai apa pun, yang kemudian menjadi target pertama untuk pemangkasan biaya.

Organisasi biasanya memprioritaskan peluang dengan dampak tertinggi dan upaya terendah untuk memangkas biaya. Setelah itu, inisiatif pengoptimalan yang memerlukan investasi atau upaya tertentu (misalnya, konsolidasi pemasok atau pelatihan tentang teknologi baru) diprioritaskan berdasarkan seberapa cepat inisiatif tersebut dapat mulai memberikan nilai tambah bagi perusahaan.

Setiap langkah pada proses pengoptimalan biaya memiliki aspek untung-rugi. Mengonsolidasikan pemasok dapat menghemat biaya, tetapi juga membuat rantai pasokan lebih rentan. Beralih dari akses server sesuai permintaan ke instance yang disediakan akan mengurangi fleksibilitas akses cloud Anda dan berisiko meningkatkan biaya jika kebutuhan lalu lintas melebihi kapasitas server. Pertimbangan aspek untung-rugi ini sering kali menjadi pembeda antara pengoptimalan biaya yang sesungguhnya dan pemangkasan biaya semata.

Pengoptimalan biaya adalah proses berkelanjutan yang lebih mirip praktik bisnis daripada proyek terpisah. Organisasi terus memastikan bahwa pilihan pengoptimalan mereka selaras dengan tujuan bisnis jangka panjang, dan mereka sering menjalankan tinjauan pengeluaran dan audit untuk menghindari pembelanjaan yang tidak perlu.

Tergantung pada tujuan dan industri masing-masing, alat pengoptimalan biaya dapat mencakup kombinasi strategi umum (misalnya, analisis Pareto) dan perangkat lunak seperti platform perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning, ERP).

Metrik yang dipilih bisnis untuk pengoptimalan biaya bergantung pada tujuan dan industri tempat bisnis tersebut beroperasi. Meskipun demikian, ada beberapa kategori dasar yang perlu dipantau oleh bisnis apa pun yang tertarik untuk merombak struktur biayanya.

Biaya sebagai persentase pendapatan adalah pengukuran sederhana atas pengeluaran terhadap pendapatan, dan dapat digunakan untuk menentukan seberapa efektif suatu biaya.

Katakanlah sebuah bisnis menghabiskan 50 USD untuk setiap 100 USD yang dihasilkannya dalam satu tahun, dan kemudian menghabiskan 60 USD untuk setiap 100 USD yang dihasilkan pada tahun berikutnya. Rasio biaya masing-masing adalah 50% dan 60%. Peningkatan ini mungkin merupakan tanda peringatan bahwa biaya perlu dioptimalkan.

Produktivitas tenaga kerja mengukur penghasilan tenaga kerja terhadap investasi yang ditanamkan pada tenaga kerja. Tergantung pada model bisnisnya, produktivitas tenaga kerja dapat diukur sebagai pendapatan per karyawan, unit yang diproduksi per jam kerja, atau berbagai metrik terkait tenaga kerja lainnya. Mengingat bahwa tenaga kerja sering menjadi salah satu pemicu biaya terbesar, produktivitas tenaga kerja dapat menjadi tolok ukur utama untuk pengoptimalan biaya.

Pengeluaran TI sebagai persentase pendapatan dapat bervariasi menurut industri. Di industri yang relatif berteknologi rendah seperti manufaktur, biaya TI sering kali hanya mencakup 1—3% dari pendapatan. Sementara itu, di bidang keuangan, biayanya bisa mencapai 10%. Melacak pengeluaran TI dari waktu ke waktu merupakan langkah yang baik untuk mengetahui apakah sumber daya dialokasikan dengan bijak.

Praktik pengoptimalan biaya dapat bervariasi antara industri dan domain, seperti komputasi cloud dan TI, manufaktur, layanan kesehatan, rantai pasokan, dan perangkat lunak sebagai layanan (software as a service, SaaS).

Secara umum, pengoptimalan biaya TI adalah proses evaluasi rutin atas semua pengeluaran TI untuk mengidentifikasi dan menghilangkan pengeluaran yang tidak perlu serta penyediaan berlebih, sambil tetap mendukung operasi. Kerangka kerja pengoptimalan biaya TI menyediakan pendekatan langkah demi langkah untuk menganalisis biaya TI organisasi (misalnya, perangkat keras, aplikasi perangkat lunak, komputasi cloud, kontrak vendor, penyimpanan data) sekaligus menjaga efisiensi operasional dan mencapai tujuan bisnis yang lebih luas.

Praktik pengoptimalan biaya cloud berfokus pada infrastruktur cloud secara khusus. Pengoptimalan biaya cloud menggabungkan strategi, teknik, praktik terbaik, dan alat untuk:

• Membantu mengurangi pembelanjaan cloud.
  
  
• Menemukan model penetapan harga yang paling hemat biaya untuk menjalankan beban kerja di lingkungan cloud (misalnya, dengan menyediakan instance spot dari ruang server yang tidak digunakan).
  
  
• Memaksimalkan nilai bisnis.

FinOps, gabungan dari kata 'finance' dan 'DevOps', adalah praktik manajemen keuangan cloud yang membantu organisasi memaksimalkan nilai bisnis dalam beban kerja hybrid dan multicloud mereka. Dengan FinOps, pengadaan berada di bawah kendali terpusat dari tim FinOps khusus yang memberi saran kepada semua pemangku kepentingan tentang praktik terbaik untuk pengoptimalan biaya cloud. Tindakan ini menciptakan bahasa umum yang memungkinkan organisasi beroperasi secara efisien dalam skala besar di cloud.

Banyak organisasi menggunakan strategi dan implementasi pengoptimalan biaya cloud dengan mempekerjakan tim FinOps lintas fungsi yang beranggotakan personel TI, keuangan, dan teknik. Tim ini dapat membantu menghadirkan akuntabilitas keuangan dalam pembelanjaan cloud, mengurangi pembelanjaan berlebih, dan meningkatkan efisiensi biaya.

Strategi pengoptimalan biaya dalam manufaktur harus memperhitungkan biaya tetap industri yang tinggi, hubungan erat antara tenaga kerja dan output, serta overhead yang tinggi untuk pemeliharaan peralatan.

Efektivitas peralatan secara keseluruhan (overall equipment effectiveness, OEE) adalah metrik pengoptimalan kunci yang digunakan untuk mengukur efektivitas dan kinerja proses manufaktur atau setiap peralatan. OEE memberikan insight tentang seberapa baik peralatan digunakan dan seberapa efisien operasinya dalam memproduksi barang atau menyediakan layanan dengan mengalikan faktor ketersediaan, kinerja, dan kualitas peralatan bersama-sama.

Bahan baku biasanya menimbulkan biaya terbesar bagi produsen, sehingga menjadi target utama pengoptimalan. Biaya tenaga kerja dapat dioptimalkan melalui pelatihan silang bagi tenaga kerja untuk berbagai tugas dan melalui standardisasi proses manufaktur. Biaya overhead yang tinggi dapat dikelola dengan mengoptimalkan konsumsi energi (misalnya dengan pemindahan beban atau pemulihan dan penggunaan kembali energi panas).

Tenaga kerja sangat mahal dalam bidang layanan kesehatan karena tingkat spesialisasi yang tinggi, peraturan seputar pelatihan, dan fakta bahwa pekerja dibutuhkan sepanjang waktu. Rantai pasokan obat dan peralatan medis juga diatur dengan ketat dan sulit untuk dioptimalkan, sementara rumah sakit memiliki biaya tetap yang sangat tinggi.

Strategi pengoptimalan biaya dalam bidang layanan kesehatan mencakup penempatan jumlah perawat secara optimal per pasien, standardisasi perlengkapan rumah sakit, dan pelacakan frekuensi penggunaan peralatan rumah sakit yang mahal. Semua metrik ini harus seimbang dengan persyaratan etika dan standar industri demi memuaskan pemangku kepentingan dan memberikan tingkat keselamatan dan perawatan tertinggi bagi pasien.

Pengoptimalan rantai pasokan menggunakan teknologi untuk memaksimalkan efisiensi dan kinerja dalam jaringan pasokan.

Elemen utama pengoptimalan rantai pasokan meliputi:

• Pelacakan dan data inventaris terkini.
  
  
• Sistem manajemen pesanan untuk menyesuaikan harga, mengirim penawaran, melacak pesanan, dan mengelola laba.
  
  
• Analisis yang cukup andal untuk memperkirakan permintaan di masa depan serta menyesuaikan inventaris, pengadaan, dan beban kerja berdasarkan kebutuhan.

Karena rantai pasokan saling bergantung, pemangkasan biaya di satu area sering kali bergeser ke area lain dengan cara yang tidak terduga. Selain itu, biaya transportasi dan logistik sering berada di luar kendali bisnis, seperti dalam kasus tarif atau harga bahan bakar. Bisnis dapat mengoptimalkan biaya dalam kondisi saat ini yang mungkin tidak ada di masa mendatang, sehingga fleksibilitas dan ketahanan menjadi sangat penting.

Mengoptimalkan biaya dalam bisnis SaaS sering kali membutuhkan evaluasi nilai dan biaya setiap hubungan pelanggan.

Mengingat pemasaran, penjualan, dan pelatihan, biaya untuk memperoleh pelanggan SaaS bisa tinggi. Bisnis harus mengukur biaya akuisisi terhadap jumlah keseluruhan pelanggan yang diperoleh dalam satu periode bisnis—makin tinggi, makin baik. Penyedia SaaS menghitung nilai seumur hidup pelanggan yang berlangganan dibandingkan dengan biaya akuisisinya, dengan tujuan yang diterima secara luas untuk mencapai rasio 3:1.

Tentu saja, pengoptimalan biaya cloud juga penting bagi penyedia SaaS karena membutuhkan investasi dalam praktik, otomatisasi, dan penskalaan otomatis FinOps.