Apa itu manajemen aliran nilai?

Aliran nilai adalah urutan langkah-langkah yang dilakukan bisnis untuk mengubah ide menjadi nilai yang konkret dan terukur. Bagi sebuah perusahaan, aliran nilai mewakili proses menerima pesanan pelanggan, mengembangkan produk atau solusi berdasarkan spesifikasi mereka, dan mengirimkan produk jadi.

Meskipun konsep aliran nilai tidak unik untuk siklus hidup pengembangan perangkat lunak, konsep ini berlaku dalam konteks itu. “Nilai” dapat mengambil berbagai bentuk, termasuk produk, layanan, atau kombinasi keduanya. Memahami jenis nilai yang diberikan bisnis dapat membantu organisasi mengenali aliran nilai dengan lebih mudah.

Manajemen aliran nilai menggunakan tim lintas fungsi yang memecah silo operasional untuk memberikan visibilitas dan input kepada pemangku kepentingan di seluruh fungsi bisnis, membantu mereka mengidentifikasi hambatan dan alur kerja yang tidak efisien.

Ini juga menawarkan alat dan protokol untuk membuat metrik yang jelas dan berbasis data, seperti waktu aliran, throughput, beban aliran, efisiensi aliran, dan distribusi alir, untuk memahami aliran pekerjaan di seluruh perusahaan. Melalui ikhtisar fungsi bisnis berbasis data ini, perusahaan dapat lebih memahami bagaimana sumber daya digunakan. Mereka juga dapat meningkatkan penyampaian nilai dan hasil bisnis.

Manajemen aliran nilai memberi perusahaan akses ke data real-time yang terkait langsung dengan nilai yang dihasilkan oleh setiap fungsi bisnis. Tingkat visibilitas ini mempromosikan budaya kolaborasi dan pengoptimalan di seluruh tim dan alur kerja. Tujuan keseluruhan dari VSM adalah untuk memberikan produk dan layanan yang lebih baik, meningkatkan pengalaman pelanggan, dan mendorong pertumbuhan pendapatan.

Manfaat manajemen aliran nilai meliputi:

• Insight yang ditingkatkan
• Efisiensi Operasional
• Pengiriman Lebih Cepat
• Meningkatkan pengalaman pelanggan

Manajemen aliran nilai memberikan visibilitas menyeluruh di seluruh siklus pengembangan produk. Ini memberi insight bisnis tentang perkembangan nilai dari satu tim atau proses ke tim berikutnya. Hal ini membantu mengidentifikasi hambatan, risiko, atau inefisiensi yang tersembunyi di sepanjang proses, sehingga memungkinkan tim pengembangan untuk memaksimalkan nilai yang mereka berikan kepada pelanggan. Pengetahuan ini juga membantu para pemimpin bisnis mengidentifikasi dan mengatasi gangguan atau hambatan dalam aliran nilai organisasi.

Manajemen aliran nilai meningkatkan efisiensi operasional di seluruh aliran nilai. Hal ini memungkinkan organisasi untuk memberikan nilai kepada pelanggan, baik dalam bentuk produk atau layanan, dalam waktu sesingkat mungkin. Melalui metrik yang jelas, organisasi dapat mulai menghilangkan inefisiensi dan meluangkan waktu untuk berinovasi pada produk dan inisiatif baru.

Dengan pendekatan terstruktur untuk mengukur dan meningkatkan aliran nilai, organisasi dapat mengidentifikasi area yang memerlukan peningkatan, yang menghasilkan pengiriman hasil kerja yang lebih cepat dan lebih efisien. Manajemen aliran nilai membantu mengurangi waktu tunggu atau waktu yang dibutuhkan untuk beralih dari pembuatan ide ke pengiriman produk. Mempercepat proses pengiriman juga mengurangi waktu yang dibutuhkan pelanggan untuk menunggu pembaruan atau kesalahan yang harus diperbaiki, sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan secara keseluruhan.

Manajemen aliran nilai yang efektif memungkinkan organisasi untuk melihat aliran nilai mereka dari perspektif pelanggan. Perspektif ini sangat penting untuk menghilangkan pemborosan dan mengoptimalkan proses pengembangan untuk membantu memastikan pengiriman nilai maksimum. Dengan mengoptimalkan operasi, perusahaan dapat memberikan produk dan layanan yang lebih konsisten dan berkualitas lebih tinggi.

Pemetaan aliran nilai melibatkan pemetaan jalur informasi, material, dan sumber daya lainnya di seluruh proses pembuatan dan pengiriman produk. Meskipun umumnya digunakan dalam industri manufaktur, peta aliran nilai juga merupakan alat yang berguna untuk banyak industri lain, termasuk pengembangan perangkat lunak. Pemetaan aliran nilai menciptakan visualisasi yang jelas tentang urutan aktivitas yang diperlukan untuk memberikan produk atau layanan.

Peta aliran nilai secara visual mewakili informasi penting, seperti:

• Waktu yang dihabiskan untuk bekerja dan menunggu di setiap langkah
• Tenaga kerja yang dibutuhkan untuk setiap langkah
• Tingkat kesalahan pada setiap langkah
• Waktu henti yang dialami di sepanjang aliran nilai
• Kemacetan dan penundaan proses pada setiap langkah

Proses pembuatan peta nilai dapat dipecah menjadi beberapa langkah berbeda:

Tentukan dengan jelas produk dan proses spesifik yang akan diuraikan dalam peta aliran nilai. Langkah ini menciptakan kejelasan dan memfokuskan upaya pemetaan.

Tentukan cakupan peta aliran nilai, yang biasanya mencakup seluruh proses penciptaan dan penyampaian nilai. Ini termasuk pemasok, proses internal, dan pengiriman hasil kerja ke pelanggan.

Hal ini juga mencakup menangkap kebutuhan pelanggan dan informasi yang relevan tentang setiap pemasok dan rantai pasokan yang terlibat dalam menyediakan layanan penting atau bahan baku untuk aliran nilai. Jika terdapat banyak pemasok, mengelompokkan mereka berdasarkan jenis material atau lokasi geografis dapat membuat peta menjadi lebih efisien.

Jelaskan tahapan operasional yang signifikan dan langkah-langkah yang diperlukan untuk keberhasilan dalam menerima pesanan, membuat produk akhir, dan mengirimkannya kepada pelanggan. Fokus dalam langkah ini adalah menangkap langkah-langkah tingkat tinggi daripada tugas individu. Ini adalah komponen penting dari peta aliran nilai, karena memvisualisasikan aliran nilai melalui proses organisasi.

Dokumentasikan aliran informasi antar pemangku kepentingan di setiap titik di sepanjang aliran nilai. Ini termasuk saluran komunikasi, proses pengambilan keputusan, dan mekanisme kolaborasi.

Arus informasi menguraikan struktur interaksi antara pemangku kepentingan utama di setiap tahap aliran nilai. Hal ini menggambarkan bagaimana informasi dan komunikasi mengalir antara pemimpin bisnis, karyawan, pemasok, dan pelanggan di berbagai titik di sepanjang aliran nilai.

Kumpulkan data yang relevan tentang proses produksi untuk memberikan pemahaman terperinci tentang aliran nilai. Ini mungkin mencakup kecepatan aliran, beban aliran, waktu aliran, efisiensi aliran, dan metrik lain yang membantu mengidentifikasi kemacetan dan inefisiensi.

Kembangkan garis waktu yang memvisualisasikan waktu proses keseluruhan dan waktu tunggu (dengan perhatian khusus pada setiap ketergantungan yang dapat menyebabkan penundaan), yang memungkinkan analisis efisiensi dan identifikasi area yang perlu ditingkatkan.

Garis waktu pada peta aliran nilai menggambarkan perbedaan antara waktu siklus bernilai tambah dan tidak bernilai tambah, yang memungkinkan identifikasi proses pemborosan yang tidak berkontribusi pada penciptaan nilai. Ini memberikan insight mengenai keseluruhan waktu yang dihabiskan pada setiap langkah aliran nilai dan membantu mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.

Metrik aliran digunakan untuk mengungkap inefisiensi, kemacetan, area untuk pengoptimalan, dan aliran nilai secara keseluruhan. Metrik ini memungkinkan tim untuk mengukur keadaan arus nilai saat ini pada setiap langkah dalam proses pengembangan, membantu tim meningkatkan produks, dan mendorong nilai dan pengalaman pelanggan.

Kecepatan aliran: Juga dikenal sebagai throughput, kecepatan aliran dalam VSM mengukur jumlah pekerjaan yang diselesaikan selama periode tertentu dalam aliran nilai.

Beban aliran: Beban aliran mengukur volume pekerjaan yang sedang berlangsung dalam aliran nilai. Beban aliran membantu menentukan bagaimana aliran nilai digunakan dan apakah sumber daya perlu disediakan atau dihapus agar dapat bekerja secara efisien.

Waktu aliran: Waktu aliran mengukur waktu dari saat pekerjaan dimulai pada suatu produk atau inisiatif hingga produk tersebut dirilis dan mulai memberikan nilai. Ini adalah metrik penting ketika menganalisis dan mengevaluasi efisiensi alur kerja.

Efisiensi aliran: Efisiensi aliran mengukur jumlah waktu aktif (saat sebuah unit aktif dikerjakan) dibandingkan dengan jumlah waktu yang digunakan tim untuk tidak aktif bekerja dan menunggu pekerjaan lain selesai. Penantian yang lama untuk penyerahan kerja dan tingkat efisiensi yang rendah dapat menjadi tanda pemborosan waktu personel dan kemacetan yang memperlambat produksi.

Waktu tunggu: Waktu tunggu mengacu pada waktu yang dibutuhkan mulai dari pengidean hingga pengiriman produk, atau jumlah waktu antara identifikasi perubahan atau pembaruan yang diperlukan hingga saat perubahan itu diimplementasikan. Waktu tunggu yang lama memperlambat proses produksi dan membuat pembaruan sistem atau memulai fitur baru menjadi tidak efisien. 

Waktu rata-rata untuk remediasi (MTTR): MTTR adalah jumlah waktu yang diperlukan untuk memperbaiki dan memulihkan diri dari gangguan layanan atau kesalahan sistem. Mengurangi MTTR dan meningkatkan daya tanggap sistem internal membantu meningkatkan pengalaman pelanggan dan mengurangi risiko keamanan.

Tingkat kegagalan perubahan (CFR): CFR mengukur seberapa sering pembaruan menyebabkan kesalahan atau gangguan layanan. Memahami tingkat ini membantu tim mengevaluasi proses pengembangan. Jika tingkat CFR tinggi, tim mungkin perlu menerapkan pengujian yang lebih kuat sebelum kode atau pembaruan dikirimkan ke pelanggan untuk mengurangi jumlah kesalahan.

Frekuensi penerapan: Berlawanan dengan CFR, frekuensi penerapan mengukur laju dan kecepatan pembaruan yang berhasil dan pengiriman kode baru.

Menilai keberhasilan manajemen aliran nilai membutuhkan pergeseran dari pengukuran berbasis objektif ke pengukuran berbasis nilai. Berikut adalah beberapa pendekatan untuk memantau dan mengukur efektivitas proses manajemen aliran nilai Anda:

Ukur manfaat yang dihasilkan aliran nilai bagi organisasi dengan menggunakan metrik seperti pengguna aktif, tingkat pembaruan, atau pendapatan berulang bulanan. Pilih metrik berdasarkan jenis nilai yang dihasilkan.

Lihatlah lebih dari sekadar pengiriman dan pantau hasil yang diperoleh pelanggan pasca-penerapan. Menilai faktor-faktor seperti kinerja, keamanan, ketersediaan, dan perilaku pengguna untuk memahami dampak aliran nilai terhadap kepuasan pelanggan.

Hitung biaya langsung dan biaya bersama yang diperlukan untuk memberikan nilai kepada pelanggan, termasuk biaya tenaga kerja, biaya lisensi, dan biaya infrastruktur. Memahami total biaya aliran nilai membantu mengevaluasi efisiensi dan mengidentifikasi area untuk pengoptimalan.

Menumbuhkan kolaborasi antara manajer produk, pemimpin tim pengembangan dan pemangku kepentingan lainnya untuk menentukan indikator kinerja utama (KPI) yang diperlukan untuk memantau keberhasilan dalam manajemen aliran nilai. Menggabungkan perspektif yang berbeda membantu memastikan pendekatan pengukuran yang komprehensif.

Mengidentifikasi dan alamat hambatan dalam aliran nilai untuk meningkatkan efisiensi secara keseluruhan. Kemacetan ini dapat timbul dari transisi tim, proses persetujuan yang tidak efisien, atau backlog yang menghambat aliran nilai. Menerapkan otomatisasi dan analitik tingkat lanjut untuk menyelesaikan kemacetan secara efektif dan mengoptimalkan manajemen aliran nilai.

Ada 2 jenis aliran nilai: aliran nilai operasional dan aliran nilai pengembangan. Aliran nilai operasional membentuk personel, alur kerja, sistem, dan peralatan yang dibutuhkan untuk mengirimkan produk ke pelanggan. Aliran nilai pengembangan melibatkan tim dan sumber daya yang dibutuhkan untuk mengembangkan produk dan layanan sebelum dipasarkan kepada pelanggan.

Metodologi pengembangan perangkat lunak modern, seperti DevOps, menerapkan banyak prinsip manajemen aliran nilai yang sama sambil menggabungkan aliran nilai. DevOps menggabungkan pekerjaan pengembang perangkat lunak dan operasi IT dan menggunakan otomatisasi untuk terus menguji, menerapkan, dan mengoptimalkan pengiriman perangkat lunak. DevOps mengandalkan tim lintas fungsi yang memberikan input di seluruh siklus hidup pengembangan perangkat lunak.

Metodologi tangkas memecah proyek yang lebih besar menjadi fase atau sprint yang lebih kecil. Pengembangan tangkas memprioritaskan kolaborasi, peningkatan berkelanjutan, dan masukan pengguna untuk melakukan perbaikan sepanjang siklus pengembangan perangkat lunak.

Manajemen aliran nilai dapat bekerja dengan kedua metodologi tetapi memperluas prinsip sedikit lebih jauh dengan menggabungkan tim tambahan seperti tim manajemen proyek, tim pemasaran, dan tim layanan pelanggan.