Apa itu manajemen fasilitas yang dibantu komputer (CAFM)?

Sistem CAFM membantu bisnis meningkatkan keberlanjutan dan efisiensi operasional dan membuat keputusan berbasis data seputar manajemen aset, manajemen ruang, dan operasi pemeliharaan.

Sebelum CAFM, manajemen fasilitas sebagian besar bersifat manual, dengan tim mengandalkan pemeliharaan reaktif, praktik membiarkan aset fisik gagal sebelum memperbaikinya. Pada 1990-an dan 2000-an, dengan munculnya infrastruktur jaringan, sistem CAFM menjadi populer, sebagian karena ketergantungan mereka pada teknologi digital yang berkembang pesat. Saat ini, perangkat lunak CAFM telah menjadi kunci upaya transformasi digital—inisiatif strategis untuk menggabungkan alat digital ke dalam setiap aspek organisasi.

Memanfaatkan kecerdasan buatan (AI), Internet of Things (IoT), machine learning (ML), dan AI generatif (gen AI), sistem CAFM telah menjadi alat yang kompleks dan sebagian besar otonom yang dapat mengambil tugas yang semakin kompleks.

Dasbor perangkat lunak CAFM modern memberi organisasi visibilitas real-time terhadap konsumsi energi aset, penggunaan ruang, kondisi fisik, dan lainnya, membantu pemangku kepentingan mengambil keputusan yang lebih strategis dan hemat biaya tentang aset mereka yang paling berharga.

Sistem perangkat lunak manajemen fasilitas berbantuan komputer (CAFM) terus-menerus mengumpulkan data secara real-time, memanfaatkan teknologi IoT dan menampilkan informasi tentang kesehatan aset pada satu dasbor terpusat.

Perangkat lunak CAFM membantu tim operasi fasilitas memantau aset fisik mereka dengan visualisasi terperinci dan mengotomatiskan fungsi seperti penjadwalan pemeliharaan, kontrol inventaris, dan manajemen ruang yang sebelumnya memerlukan input manual.

Platform CAFM dibangun dari fitur modular, yang merupakan komponen perangkat lunak independen yang bertanggung jawab atas berbagai aspek operasi dan manajemen fasilitas. Berikut ini lima modul paling populer dalam sistem CAFM:

• Manajemen properti: Dalam sistem CAFM, modul manajemen properti membantu tim mengoordinasikan dan mengumpulkan data tentang bagaimana ruang fisik mereka digunakan dan mengotomatiskan proses. Misalnya, di gedung perkantoran, modul perencanaan ruang dari sistem CAFM membantu mengoptimalkan denah lantai, mengelola tingkat hunian dan reservasi kamar, dan mengidentifikasi area untuk perbaikan.
• Pelacakan dan manajemen aset: Sistem CAFM membantu memperpanjang siklus hidup aset fisik seperti meja, perangkat audiovisual, dan komponen TI dengan menyimpan data penting tentang setiap aset sehingga dapat dirawat dengan baik. Contoh jenis informasi aset toko CAFM termasuk lokasi, deskripsi fisik, garansi, biaya dan riwayat pemeliharaan. Melacak metrik ini dengan cermat membantu menjadwalkan pemeliharaan dan menghindari kegagalan peralatan yang dapat mengakibatkan waktu henti yang mahal.
• Pemeliharaan prediktif dan preventif: Perangkat lunak CAFM mengumpulkan dan menganalisis data real-time tentang fasilitas, membantu merampingkan proses pemeliharaan dan mencegah kerusakan. Dengan memanfaatkan data tentang kinerja dan pemeliharaan fasilitas, sistem CAFM memungkinkan proses pemeliharaan prediktif dan preventif yang dapat memperpanjang usia aset.
• Manajemen perintah kerja: Sistem CAFM canggih saat ini mengotomatiskan penerbitan dan penyelesaian pengelolaan, sebuah proses manual yang memakan waktu. Platform perangkat lunak CAFM membuat, menetapkan, dan melacak perintah kerja hingga selesai berdasarkan data real-time yang mereka kumpulkan tentang kinerja aset.
• Pelaporan dan analitik: Platform CAFM mengumpulkan dan menganalisis volume data aset yang dapat membantu manajer dan tim TI mengoptimalkan kinerja aset dan mengurangi biaya pemeliharaan. Dasbor menampilkan laporan terperinci yang membantu manajer mendapatkan insight tentang kinerja aset mereka yang paling berharga selama siklus hidup mereka dan merencanakan dan mengatur anggaran yang tepat.

Meski sistem manajemen fasilitas yang dibantu komputer (CAFM) semakin populer karena kemampuan mereka untuk dengan cepat mengintegrasikan teknologi baru dalam meningkatkan efisiensi, solusi ini bukan satu-satunya perangkat lunak manajemen fasilitas yang digunakan perusahaan. Berikut adalah dua jenis perangkat lunak manajemen fasilitas lain yang serupa cara kerjanya.

Sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS)

Sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi (CMMS), adalah sistem perangkat lunak yang memusatkan dan mengoptimalkan operasi pemeliharaan yang berkaitan dengan aset individual.

CMMS biasanya lebih terfokus dan teknis daripada CAFM, yang dapat melacak informasi yang berkaitan dengan alokasi sumber daya, manajemen real estat dan area terkait aset non-teknis lainnya.

Sistem manajemen tempat kerja terintegrasi (IWMS)

Sistem manajemen tempat kerja terintegrasi (IWMS) adalah kebalikan dari CMMS dalam hal hubungan dengan CAFM karena sistem ini melacak metrik yang lebih luas daripada yang biasanya ditangani oleh CAFM.

Perusahaan sering menggabungkan kemampuan CAFM dan CMMS untuk memberikan tim manajemen proyek pandangan holistik tentang kinerja aset dan keterkaitannya dengan kondisi bisnis secara keseluruhan.

IWMS biasanya digunakan oleh organisasi besar yang ingin memperluas kemampuan CAFM ke berbagai bidang seperti manajemen sewa, arus kas, dan keberlanjutan melalui satu dasbor yang mudah digunakan.

Dari memungkinkan inisiatif strategis yang luas seperti transformasi digital hingga memberikan gambaran terperinci dan real-time ke dalam fungsionalitas aset, sistem manajemen fasilitas yang dibantu komputer (CAFM) modern memiliki banyak manfaat. Menurut sebuah laporan baru-baru ini, pasar global untuk perangkat lunak CAFM diperkirakan akan naik lebih dari dua kali lipat selama dekade berikutnya, bertambah dari USD 3,8 miliar pada tahun 2024 menjadi USD 9,6 miliar pada tahun 2033.¹

Berikut gambaran sekilas beberapa manfaat paling populer.

Sistem CAFM membantu organisasi meningkatkan efisiensi operasional inti mereka dalam beberapa cara penting. Dengan memanfaatkan kemampuan AI, IoT, dan ML, platform CAFM modern mengotomatiskan beberapa tugas manual seperti pembuatan perintah kerja dan penjadwalan pemeliharaan.

Otomatisasi CAFM cerdas membantu tim pemeliharaan mengalokasikan sumber daya manusia ke tugas-tugas yang lebih sesuai dengan keahlian mereka, menghemat waktu, dan menciptakan efisiensi.

Dengan membantu tim memantau dan memelihara aset mereka dengan informasi real-time, perangkat lunak CAFM memastikan bahwa setiap aset dalam operasi memiliki riwayat kinerja yang terperinci sehingga tim dapat mengambil keputusan strategis tentang operasinya.

Metrik kinerja terperinci membantu manajer fasilitas memutuskan jenis pemeliharaan apa yang dibutuhkan aset dan cara terbaik untuk menjadwalkan perbaikan. Selain itu, pelacakan kinerja aset melalui sistem CAFM membantu menurunkan biaya pemeliharaan sambil memastikan setiap aset berkinerja pada kapasitas tertingginya.

Platform CAFM membantu memperpanjang siklus hidup aset dengan mengotomatiskan aspek pemeliharaan preventif dan pemeliharaan prediktif serta menyediakan data yang akurat dan terperinci sehingga manajer tahu kapan harus mengganti komponen penting.

Dengan memastikan aset dilayani dengan cara ini, CAFM membantu tim beralih dari proses pemeliharaan reaktif ke proaktif, mengurangi kemungkinan aset mengalami kerusakan. Pemeliharaan proaktif, ketika dilakukan dalam jangka waktu yang panjang, mencegah masalah kecil pada aset berkembang menjadi kerusakan yang lebih besar serta memperpanjang masa pakai atau siklus hidupnya.

Menggunakan aset lebih lama dan kemampuan untuk melacak dan memperhatikan kebutuhan perbaikannya dengan lebih baik dari waktu ke waktu membantu organisasi mengurangi biaya keseluruhan untuk memiliki dan mengoperasikannya.

Dengan meningkatkan efisiensi operasional dan membantu tim melacak kegiatan pemeliharaan lebih dekat, CAFM secara langsung berkontribusi pada penghematan biaya secara keseluruhan bagi perusahaan. Sistem CAFM yang lebih baru bahkan mengintegrasikan manajemen sewa dan modul pemantauan real estat untuk memberikan visibilitas ke dalam biaya jangka panjang aset fisik.

Platform CAFM modern tidak hanya mengumpulkan volume data dari sensor IoT yang ditempelkan pada aset, tetapi juga melakukan analitik big data untuk membantu organisasi mengungkap tren dan membuat keputusan yang lebih strategis.

Alat analisis CAFM memberikan visibilitas ke aspek-aspek utama fasilitas dan manajemen aset seperti konsumsi energi, biaya pemeliharaan, dan penggunaan ruang yang dapat mengurangi biaya dan meningkatkan efisiensi.

Organisasi modern menggunakan solusi manajemen fasilitas berbantuan komputer (CAFM) untuk berbagai tugas yang membantu membuat proses bisnis inti mereka lebih adaptif, efisien, dan tangguh. Berikut adalah beberapa cara sistem CAFM diterapkan di tingkat perusahaan.

Real estat dapat menjadi salah satu aset paling mahal untuk diperoleh dan dipelihara. Perangkat lunak CAFM menyediakan hub terpusat yang dapat diandalkan organisasi untuk melacak panjang dan ketentuan sewa, mengoptimalkan tata letak kantor dan menyimpan informasi tentang penyewa.

Sistem CAFM mengoptimalkan manajemen real estat di tingkat perusahaan dengan memberikan pemangku kepentingan pandangan real-time ke dalam praktik penggunaan ruang, membantu mereka membuat keputusan yang lebih cerdas dan lebih strategis.

Modul manajemen properti CAFM Advanced dapat diintegrasikan dengan data keuangan, memastikan bahwa properti dikelola dengan cara yang memenuhi persyaratan anggaran.

Sistem CAFM terintegrasi dengan perangkat lunak CMMS untuk mengotomatiskan tugas berulang yang penting untuk operasi pemeliharaan, yang sebelumnya dilakukan secara manual selama bertahun-tahun. Contohnya termasuk menetapkan perintah kerja, melacak biaya pemeliharaan, dan menganalisis metrik kinerja aset.

Sensor IoT memicu proses otomatis yang menjadwalkan pemeliharaan dan perbaikan ketika metrik kinerja aset turun di bawah ambang batas yang ditetapkan. Misalnya, ketika komponen dengan sensor IoT mendekati kegagalan, perangkat lunak CAFM dapat secara otomatis menjadwalkan penggantiannya. Di masa lalu, komponen yang sama mungkin digunakan sampai aus dan rusak, menyebabkan waktu henti yang tidak perlu, sebelum diganti.

Menetapkan dan memenuhi tujuan keberlanjutan membutuhkan pengumpulan dan analisis data metodis, proses yang dapat diotomatiskan dan disederhanakan lewat sistem CAFM.

Platform CAFM dapat diatur untuk memantau konsumsi energi dan dampak lingkungan dan mengingatkan pemangku kepentingan ketika tujuan tidak tercapai. Perangkat lunak CAFM juga membantu merampingkan dan meningkatkan pengadaan, memastikan hanya vendor yang memenuhi standar lingkungan tertentu yang digunakan.

Sistem CAFM membantu membuat pekerja dan tempat kerja menjadi lebih aman melalui analisis data yang ketat, prosedur pemeliharaan yang lebih baik, dan kemampuan kepatuhan otomatis.

Platform CAFM yang dilengkapi dengan algoritma ML dapat memantau volume besar data sistem, memastikan bahwa peralatan aman digunakan. Untuk perusahaan global besar, perangkat lunak CAFM dapat mengotomatiskan praktik kepatuhan, memastikan bahwa proses bisnis tidak melanggar peraturan wilayah tempat mereka beroperasi. Akhirnya, solusi CAFM dapat diatur untuk mempertahankan jejak audit yang panjang sehingga ketika masalah muncul dengan keselamatan atau kepatuhan, mudah untuk menemukan dan diperbaiki.

Perangkat lunak CAFM secara ketat memantau kinerja dan pemeliharaan aset, memastikan mereka bertahan selama mungkin. Melalui pelacakan rinci jadwal, catatan pemeliharaan, anggaran, dan alokasi sumber daya, platform CAFM membantu tim mengelola aset mulai dari pengadaan hingga pelepasan—seluruh siklus hidup aset.

Menggunakan CAFM untuk mengelola aset dengan cara ini membantu perusahaan memastikan bahwa investasi untuk peralatan dan fasilitas memenuhi standar ketat mereka sendiri dan bahwa semua aktivitas pemeliharaan didokumentasikan.

Sejak awal pada 1980-an dan 1990-an, solusi manajemen fasilitas yang dibantu komputer telah terkait erat dengan teknologi digital, membantu mereka berkembang untuk memenuhi kebutuhan pelanggan saat alat digital baru dikembangkan.

Tren ini tidak mungkin berubah di masa depan, menempatkan solusi CAFM dalam posisi yang kuat untuk tumbuh. Berikut adalah beberapa tren yang mendorong pengembangan dan inovasi dalam sistem CAFM saat ini:

• Integrasi dengan bangunan pintar: Solusi perangkat lunak CAFM telah mengintegrasikan beberapa alat bangunan pintar dan siap untuk melangkah lebih jauh. Saat ini, sistem CAFM mengotomatiskan aspek manajemen fasilitas seperti pencahayaan, HVAC, dan keamanan. Seiring pertumbuhan teknologi IoT, diharapkan sistem ini menjadi lebih canggih, terutama dalam pengambilan keputusan berbasis AI.
• Pencampuran dengan IWMS: Saat ini, CAFM dan IWMS disimpan terpisah di sebagian besar lingkungan operasi fasilitas, dengan CAFM menyediakan metrik spesifik aset yang lebih rinci dan platform IWMS yang diandalkan untuk tugas yang lebih luas. Namun seiring kemampuan berbasis AI semakin berkembang, keduanya kemungkinan akan menjadi semakin saling terhubung. Misalnya, platform CAFM yang mengalirkan data real-time mengambil lebih banyak tugas yang secara tradisional milik IWMS. Ada kemungkinan bahwa di masa depan, berbagai platform ini akan menyatu ke dalam satu lingkungan terpadu yang memanfaatkan AI untuk menyediakan analitik, perkiraan, dan optimalisasi pada level yang dibutuhkan pengguna.
• Otonomi yang lebih besar: Dengan munculnya AI, sistem CAFM menjadi lebih otonom dari hari ke hari, beralih dari otomatisasi ke tugas prediktif, proaktif, dan mengatur diri sendiri. Contoh, alat otomatisasi AI pertama di CAFM mengurangi tenaga kerja manual yang terkait dengan manajemen order dan analisis data. Namun demikian, yang baru lebih dari itu dengan penggabungan teknologi kembaran digital dan robotika. Segera, kemajuan dalam CAFM kemungkinan dapat membuat unit operasi fasilitas “mandiri” yang sepenuhnya otonom menjadi kenyataan.