Otomatisasi bisnis adalah istilah untuk penggunaan aplikasi teknologi yang melakukan tugas-tugas berulang, membebaskan karyawan untuk melakukan pekerjaan yang bernilai lebih tinggi. Ini termasuk otomatisasi proses bisnis (BPA), otomatisasi proses robotik (RPA) dan otomatisasi yang didukung AI.

Bertahun-tahun yang lalu, otomatisasi membutuhkan mainframe besar dan tim pakar untuk memeliharanya. Saat ini, platform otomatisasi berbasis cloud menempatkan fungsionalitas dalam jangkauan perusahaan dari semua ukuran. Beberapa jenis otomatisasi bisnis meliputi:

• Otomatisasi dasar: Otomatisasi dasar mengambil tugas-tugas sederhana yang berulang dan mengotomatiskannya. Dengan menggunakan sedikit atau tanpa pengkodean, alat otomatisasi dasar mendigitalkan tugas-tugas yang berulang, membantu menghilangkan kesalahan dan mempercepat laju pekerjaan transaksional. Manajemen proses bisnis (BPM) dan RPA adalah contoh otomatisasi dasar.
• Otomatisasi proses: Otomatisasi proses mengelola proses bisnis untuk keseragaman dan transparansi. Sering kali ditangani oleh perangkat lunak khusus, otomatisasi proses dapat meningkatkan produktivitas dan efisiensi, sekaligus memberikan insight bisnis yang berharga. Penambangan proses dan otomatisasi alur kerja adalah contoh otomatisasi proses.
• Otomatisasi tingkat lanjut: Otomatisasi tingkat lanjut menyatukan manusia dan mesin untuk mengintegrasikan berbagai sistem di seluruh organisasi. Mendukung proses yang lebih kompleks, otomatisasi canggih bergantung pada data tidak terstruktur ditambah dengan machine learning, pemrosesan bahasa alami, dan analisis. Ini mempromosikan manajemen pengetahuan dan dukungan keputusan untuk pekerjaan khusus.
• Otomatisasi cerdas: Didorong oleh AI, otomatisasi cerdas berarti mesin dapat “belajar” dan membuat keputusan berdasarkan situasi yang mereka temui dan analisis. Misalnya, dalam layanan pelanggan, asisten virtual yang didukung oleh AI dapat mengurangi biaya sekaligus memungkinkan interaksi yang lebih cerdas antara pelanggan dan agen manusia. Hasilnya adalah pengalaman layanan pelanggan yang lebih baik.

Baik Anda menjalankan bisnis kecil maupun perusahaan besar, otomatisasi adalah cara terbaik untuk merampingkan operasi dan mendorong pertumbuhan bisnis. Alat otomatisasi dirancang untuk menggantikan tenaga kerja manusia dengan tenaga kerja mesin sehingga Anda dapat menempatkan sumber daya manusia untuk bekerja di tempat lain dalam bisnis.

Untuk mewujudkan potensi penuh otomatisasi, bisnis harus secara konsisten menggunakan perangkat lunak otomatisasi yang telah terbukti dan praktik terbaik di seluruh alur kerja, mulai dari menciptakan pengalaman pelanggan digital yang lebih cepat hingga menyederhanakan proses internal. Namun, tidak semua solusi mengandung berbagai teknologi yang diperlukan untuk mengotomatiskan operasi menyeluruh. Hal ini dapat menyebabkan banyak solusi poin, biaya yang lebih tinggi dan ketidakmampuan untuk menskalakan.

Otomatisasi bisnis sangat penting untuk dunia yang berubah dengan cepat. Misalnya, memprediksi perilaku pelanggan mana yang akan bertahan pasca-pandemi, mulai dari permintaan yang berfluktuasi secara liar hingga tindakan pencegahan kesehatan dan keselamatan yang lebih tinggi, bisa jadi rumit. Tetapi satu area yang dapat Anda kontrol adalah bagaimana Anda mengelola pengalaman yang Anda buat untuk pelanggan. Otomatisasi, terutama otomatisasi yang dikombinasikan dengan AI, dapat membantu Anda memperbaiki atau menyempurnakan pengalaman ini, sehingga menghasilkan penjualan yang lebih tinggi, penggunaan sumber daya yang lebih baik, dan kepuasan pelanggan yang lebih besar.

Salah satu cara terbaik untuk melakukannya adalah melalui platform otomatisasi yang membantu Anda melakukan hal berikut:

• Temukan proses: Temukan inefisiensi atau titik-titik rawan dalam operasi Anda untuk membantu menentukan di mana proses otomatis dapat memberikan dampak terbesar. Ini melibatkan penambangan dan pemodelan proses.
• Terapkan kecerdasan: Gunakan data dari pengotomatisan operasi Anda dengan machine learning dan AI untuk merekomendasikan tindakan dan membebaskan orang untuk tugas-tugas yang lebih strategis.
• Tingkatkan tenaga kerja Anda: Bangun alat RPA dan terapkan pekerja digital untuk berkolaborasi dengan manusia di mana pun tingkat produktivitas yang lebih tinggi dapat dicapai atau ketika cadangan diperlukan.
• Otomatiskan operasi inti: Menerapkan kemampuan otomatisasi inti, pemrosesan dokumen, orkestrasi alur kerja, manajemen keputusan, dan layanan konten, ke area operasional utama untuk memenuhi kebutuhan bisnis.

Otomatisasi bisnis sangat cocok untuk merampingkan proses di hampir setiap area organisasi:

• Aktivitas pemasaran: Dengan otomatisasi pemasaran email, perusahaan dapat menggunakan perangkat lunak untuk mengirimkan email ke daftar distribusi klien sesuai jadwal yang telah ditentukan, sehingga mengurangi biaya menjalankan kampanye secara manual. Upaya pemasaran dapat dikaitkan dengan sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM) dan bahkan melakukan hal-hal seperti menargetkan pelanggan dengan pesan otomatis melalui media sosial.
• Sumber daya manusia: Sistem manajemen sumber daya manusia dapat mengotomatiskan berbagai tugas SDM, termasuk pemrosesan lamaran pekerjaan, penjadwalan wawancara, penawaran pekerjaan, orientasi, manajemen penggajian, dan administrasi tunjangan. Dengan menggunakan analitik, sistem ini juga dapat memberikan insight tentang produktivitas tenaga kerja.
• Proses penjualan: Alat bantu otomatisasi penjualan seperti Salesforce dan alat bantu perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) lainnya memungkinkan tim penjualan menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencatat aktivitas yang berhubungan dengan kesepakatan dan lebih banyak waktu untuk melakukan panggilan telepon yang menutup kesepakatan. Alat bantu ini dapat mengotomatiskan tugas-tugas yang berulang di seluruh proses penjualan, baik itu mengkualifikasikan prospek berdasarkan perjalanan pembeli mereka, menugaskan prospek ke perwakilan yang tepat, atau membuat prakiraan penjualan yang didukung data.
• Keuangan dan akuntansi: Dengan mengotomatiskan fungsi perencanaan keuangan dan akuntansi, perusahaan dapat meluangkan waktu untuk tugas-tugas penting seperti analisis, strategi, dan kolaborasi dengan para pemangku kepentingan. Dalam manajemen utang usaha (AP), misalnya, pengambilan data dilakukan secara otomatis, faktur secara otomatis dicocokkan dengan dokumen, dan persetujuan secara otomatis dialihkan. Ini mengurangi kesalahan data dan membantu mencegah penipuan melalui kontrol latar belakang.

IBM menyediakan platform tunggal untuk otomatisasi bisnis dan IT, membantu organisasi di seluruh dunia untuk mengotomatisasi keduanya secara efektif. Misalnya, perusahaan reasuransi global di Swiss menggunakan perangkat lunak IBM untuk mengotomatiskan tugas penutupan triwulanannya dan menghemat 40.000 USD per kuartal.

IBM Cloud Pak for Business Automation adalah alat yang ampuh di balik semuanya. Platform otomatisasi ini menyediakan rekomendasi yang dihasilkan oleh AI, analitik untuk mengukur dampak, dan perkakas dengan kode rendah yang mudah digunakan untuk membantu organisasi mengurangi waktu yang dihabiskan untuk proses manual dan mengurangi waktu tunggu pelanggan. Dengan IBM Cloud Pak for Business Automation, Anda bisa mengeliminasi tugas-tugas yang berulang dan mengalokasikan ulang sumber daya Anda untuk pekerjaan yang bernilai lebih tinggi.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang otomatisasi yang didukung AI dari IBM, jelajahi Buyer’s Guide to Intelligent Business Automation.