Perjalanan selama akhir kuartal
Swiss Re merampingkan dan mengoptimalkan penutupan keuangan
Kolega merayakan keberhasilan di kantor

Banyak hal bisa terjadi dalam tiga bulan. Tanyakan saja kepada siapa saja yang pekerjaannya melibatkan penutupan keuangan triwulanan.

Menghitung segala sesuatu yang terjadi dalam satu kuartal dapat tampak seperti tugas yang lebih monumental jika organisasi Anda memiliki kantor di seluruh dunia dan portofolio penawaran dan layanan yang besar dan beragam.

Itulah situasi yang terjadi di Swiss Re Group, penyedia grosir reasuransi, asuransi korporasi, dan solusi manajemen risiko. Joseph Isip, Wakil Presiden Proyek Khusus Keuangan di Swiss Re, menjelaskan: “Kami memiliki lima atau enam tim yang berbeda yang berpartisipasi dalam proses penutupan, dan setiap tim memiliki prosedurnya sendiri. Tidak ada visibilitas antar tim dan serah terima tidak didefinisikan dengan jelas. Hal ini menyebabkan perlunya pengerjaan ulang dan pekerjaan tambahan untuk semua tim.”

Penghematan Biaya

 

Mengotomatiskan tugas penutupan akhir kuartal menghemat USD 40000 per kuartal

Pengurangan Upaya

 

Rapat akhir kuartal sekarang membutuhkan ½ jumlah peserta

Kami memiliki lima atau enam tim berbeda yang berpartisipasi dalam proses penutupan kami, dan setiap tim memiliki prosedurnya sendiri. Tidak ada visibilitas antar tim dan serah terima tidak didefinisikan dengan jelas. Yusuf Isip Wakil Presiden Proyek Khusus Keuangan Swiss Re Group

Pertemuan juga sering dilakukan. Setiap hari selama periode penutupan, lebih dari 30 pemangku kepentingan berkumpul untuk mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah. Sebuah proses yang memakan waktu dan rumit. Kata Isip, “Pertemuan-pertemuan itu memang perlu, tetapi tidak terlalu efektif.”

Isip dan Markus Echser, Kepala Alat Proses dan Otomasi di Swiss Re, percaya bahwa harus ada cara yang lebih baik. Jadi mereka memulai proyek otomatisasi, dengan tujuan untuk meningkatkan dan mengoptimalkan proses penutupan triwulanan. Hal ini, mereka harapkan, akan menjadi langkah pertama dalam langkah perusahaan menuju otomatisasi bisnis.

Alur kerja yang stabil dan efisien

Tim Swiss Re memilih perangkat lunak IBM® Blueworks Live dan IBM Business Automation Workflow untuk membantu mentransformasi penutupan akhir kuartal departemen keuangan. Produk-produk ini merupakan bagian dari penawaran IBM Cloud Pak for Business Automation, sebuah rangkaian produk perangkat lunak yang ditujukan untuk membantu organisasi mengotomatisasi dan mengoptimalkan proses bisnis dengan menggunakan alat bantu, laporan, dan dasbor dengan kode rendah, serta analisis yang didorong oleh AI.

“Ada banyak tim yang terlibat, jadi kami harus mengumpulkan mereka semua di ruangan yang sama dan memetakan semua tugas dan ketergantungan yang berbeda,” kata Isip. Dengan menggunakan antarmuka web yang intuitif, tim Swiss Re dari seluruh dunia dengan cepat berkolaborasi di seluruh lini bisnis untuk mendokumentasikan proses mereka di satu tempat. Jika model proses menunjukkan adanya peluang untuk otomatisasi, Swiss Re akan dapat mengekspornya ke alat bantu IBM Business Automation Workflow, yang akan memungkinkan perusahaan untuk memperkenalkan tindakan dan otomatisasi sesuai dengan kebutuhan."

Perangkat lunak IBM memungkinkan Swiss Re untuk mengambil pendekatan bertingkat untuk memecah tugas. Tim perusahaan mendefinisikan tugas tingkat tinggi — “laporan pembaruan,” misalnya — dan masing-masing tim untuk terus mengelola subtugas yang terlibat. Fitur canggih ini memungkinkan tim mempertahankan otonomi, tetapi juga memungkinkan Swiss Re untuk mendokumentasikan saling ketergantungan tugas tingkat tinggi. Bahkan, dengan solusi IBM, Swiss Re kini memiliki representasi visual yang dinamis dari keseluruhan alur kerja.

Solusi IBM juga memungkinkan Swiss Re untuk mengembangkan dasbor dan laporan khusus yang dapat dijalankan oleh manajemen dengan hanya mengklik tombol untuk melihat posisi mereka dalam proses akhir kuartal. Menambahkan laporan atau fitur dasbor baru juga mudah, dan departemen TI Swiss Re biasanya dapat memenuhi permintaan ini dalam waktu 24 jam.

Tetapi solusi ini menawarkan lebih dari sekadar dokumentasi, dasbor, dan laporan. Dengan semua proses yang didokumentasikan dalam perangkat lunak IBM, Swiss Re telah menemukan cara-cara baru untuk mengoptimalkan proses akhir kuartal, menghilangkan beberapa laporan dan mengurangi jumlah penjelasan yang dibutuhkan sistem. Danny Kyu, Analis Bisnis untuk Manajemen Proses Bisnis di Swiss Re, menjelaskan: “Pada awalnya, kami sangat sibuk melakukan perubahan dan perbaikan pada laporan dan dasbor. Namun dalam beberapa tahun sejak implementasi awal, kami telah benar-benar mengoptimalkan proses kuartal akhir, dan semuanya sangat stabil.”

 

Kami telah benar-benar mengoptimalkan proses akhir kuartal, dan semuanya sangat stabil. Danny Kyu Analis Bisnis untuk Manajemen Proses Bisnis Swiss Re Group
Rapat yang terfokus dan efisien

Perangkat lunak IBM memungkinkan Swiss Re untuk mengambil pendekatan bertingkat untuk memecah tugas. Tim perusahaan mendefinisikan tugas tingkat tinggi — “laporan pembaruan,” misalnya — dan masing-masing tim untuk terus mengelola subtugas yang terlibat. Fitur canggih ini memungkinkan tim mempertahankan otonomi, tetapi juga memungkinkan Swiss Re untuk mendokumentasikan saling ketergantungan tugas tingkat tinggi. Bahkan, dengan solusi IBM, Swiss Re kini memiliki representasi visual yang dinamis dari keseluruhan alur kerja.

Solusi IBM juga memungkinkan Swiss Re untuk mengembangkan dasbor dan laporan khusus yang dapat dijalankan oleh manajemen dengan hanya mengklik tombol untuk melihat posisi mereka dalam proses akhir kuartal. Menambahkan laporan atau fitur dasbor baru juga mudah, dan departemen TI Swiss Re biasanya dapat memenuhi permintaan ini dalam waktu 24 jam.

Tetapi solusi ini menawarkan lebih dari sekadar dokumentasi, dasbor, dan laporan. Dengan semua proses yang didokumentasikan dalam perangkat lunak IBM, Swiss Re telah menemukan cara-cara baru untuk mengoptimalkan proses akhir kuartal, menghilangkan beberapa laporan dan mengurangi jumlah penjelasan yang dibutuhkan sistem. Danny Kyu, Analis Bisnis untuk Manajemen Proses Bisnis di Swiss Re, menjelaskan: “Pada awalnya, kami sangat sibuk melakukan perubahan dan perbaikan pada laporan dan dasbor. Namun dalam beberapa tahun sejak implementasi awal, kami telah benar-benar mengoptimalkan proses kuartal akhir, dan semuanya sangat stabil.”

Rapat akhir kuartal terlihat sangat berbeda di Swiss Re hari ini. Hanya sekitar setengah dari jumlah orang yang harus hadir, dan alih-alih berlangsung selama 30 menit tanpa struktur, rapat biasanya hanya berlangsung selama 5 - 10 menit yang terfokus dan efisien berkat dasbor bersama. Faktanya, Swiss Re menghitung bahwa mengurangi lama dan jumlah orang yang diperlukan dalam pertemuan-pertemuan ini telah menghasilkan penghematan sekitar 40.000 USD per kuartal.

Solusi ini juga memberikan manajemen cara yang sederhana dan jelas untuk melihat kapan tim melakukan upaya ekstra. Pada kuartal tertentu, sebuah tugas dapat terlambat karena berbagai alasan. Sebagai contoh, masalah IT dapat secara signifikan menunda proses penutupan. Terkadang beberapa hari, terkadang hingga seminggu.

Ketika ini terjadi, tim keuangan harus meluangkan waktu tambahan untuk membantu menutup kesenjangan. Alat IBM menyediakan laporan yang menunjukkan representasi grafis tidak hanya penundaan, tetapi juga lonjakan aktivitas yang mengikutinya. Ini membantu meningkatkan pemahaman manajemen tentang proses penutupan dan mengidentifikasi tempat-tempat di mana perbaikan dapat dilakukan.

Secara keseluruhan, tim keuangan sangat senang dengan keberhasilan implementasi ini, dan sangat ingin berbagi alat ini dengan seluruh perusahaan. Beberapa grup lain sudah menggunakannya untuk mengoptimalkan proses bisnis, dan tim Echser sering mendemonstrasikan solusinya kepada departemen lain yang tertarik dengan kemampuannya.

Di saat yang sama, tim ini juga sedang mencari cara untuk memperluas penggunaan kemampuan yang ada di dalam IBM Cloud Pak for Automation. Kata Kyu: “Kami ingin menjelajahi ide untuk menggunakan versi kontainer dari solusi ini, karena hal ini akan memberikan banyak fungsi dan fleksibilitas baru. Kami masih berada di tahap awal, tetapi ada banyak potensi di sana.”

Logo Swiss re
Tentang Swiss Re Group 

Didirikan di Zurich, Swiss, pada tahun 1863, Swiss Reis(tautan ada di luar ibm.com) adalah perusahaan reasuransi global terkemuka dan sangat terdiversifikasi. Perusahaan ini terbagi dalam tiga unit bisnis: produk dan layanan reasuransi untuk asuransi properti dan kecelakaan, jiwa dan kesehatan; solusi asuransi korporasi untuk perusahaan menengah dan besar; dan asuransi jiwa. Swiss Re mempekerjakan sekitar 14.200 orang di seluruh dunia.

Selanjutnya:
Fondasi untuk masa depan CDG Prévoyance Bagaimana TI menjunjung Konstitusi AS Kantor Administrasi Pengadilan Sebuah usaha besar Turkcell
Catatan kaki

© Hak Cipta IBM Corporation 2021. IBM Corporation, IBM Automation, New Orchard Road, Armonk, NY 10504

Diproduksi di Amerika Serikat, April 2021.

IBM, logo IBM, ibm.com, dan IBM Cloud Pak adalah merek dagang dari International Business Machines Corp, terdaftar di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang dari IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di web pada "Informasi hak cipta dan merek dagang" di https://www.ibm.com/id-id/legal/copytrade.

Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.

Data kinerja dan contoh klien yang dikutip disajikan hanya untuk tujuan ilustrasi. Hasil kinerja aktual dapat bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi pengoperasian tertentu. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DISEDIAKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, BAIK TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN UNTUK DAPAT DIPERJUALBELIKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN APA PUN YANG TIDAK MELANGGAR. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut.