Otomatisasi orientasi

Sebagai bagian dari otomatisasi SDM, otomatisasi orientasi adalah perpaduan proses dan teknologi organisasi, termasuk otomatisasi proses robot (RPA) dan kecerdasan buatan (AI), yang mendukung program orientasi otomatis. Organisasi memilih untuk mengotomatiskan proses orientasi karyawan demi menciptakan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan menemukan serta merekrut kandidat yang lebih baik. Hal ini menguntungkan beberapa pemangku kepentingan, termasuk departemen SDM dan karyawan baru.

Semua organisasi, terutama yang memiliki ribuan karyawan, mendapatkan manfaat dari penyederhanaan proses orientasi karyawan dan memangkas waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas administratif yang memakan waktu. Beberapa dari tugas yang berulang tersebut dapat terjadi sebelum hari pertama karyawan dan yang lainnya terjadi saat mereka mulai bekerja untuk perusahaan. Otomatisasi menjadi semakin kuat dalam beberapa tahun terakhir berkat pengenalan kecerdasan buatan (AI) pada proses talenta SDM.

Menghilangkan proses orientasi manual juga membantu perekrutan dan berhentinya karyawan atau offboarding, proses mengelola keluarnya karyawan dari perusahaan setelah mereka mengambil pekerjaan baru, dipecat, diberhentikan, atau pensiun.

Sebagai contoh, informasi dari surat lamaran atau resume calon karyawan dapat diambil dan dicocokkan dengan kriteria pekerjaan untuk melihat apakah kandidat tersebut sesuai. Jika kandidat berhasil lolos ke babak wawancara, sistem otomatis dapat mengisi formulir pengarahan untuk pewawancara. Ketika seorang karyawan keluar, sistem otomatis dapat mengirimi karyawan yang keluar dokumen yang tersisa yang perlu mereka tanda tangani dan mengeluarkan mereka dari semua materi sensitif segera setelah mereka keluar. Sistem juga dapat mengirim dokumentasi dan label surat untuk peralatan apa pun yang mungkin perlu mereka kembalikan jika mereka bekerja dari jarak jauh.

Teknologi orientasi otomatis semakin banyak menggunakan teknologi AI untuk memberikan lebih banyak manfaat.

• AI Generatif
• Otomatisasi cerdas
• Pembelajaran mesin
• Pemrosesan bahasa alami

Gen AI dapat mendukung beberapa aspek layanan mandiri dari pengalaman orientasi karyawan, mulai dari menjawab pertanyaan dari karyawan secara real time hingga memperkuat pengalaman pelatihan organisasi. Ini merupakan bagian tak terpisahkan dari chatbot layanan mandiri organisasi dan pusat pengetahuan. Karyawan juga dapat menggunakannya untuk memastikan mereka mengajukan pertanyaan yang tepat kepada manajer ketika memulai pekerjaan mereka.

Otomatisasi cerdas menggunakan teknologi otomatisasi, seperti AI dan otomatisasi proses robot (RPA), untuk menyederhanakan alur kerja dalam organisasi. Ini adalah landasan dari setiap strategi otomatisasi. Ini dapat meningkatkan otomatisasi orientasi dengan menggunakan kecerdasan buatan untuk memulai dokumen orientasi berdasarkan informasi yang diberikan sebelumnya, melengkapi celah yang mungkin terlewatkan oleh karyawan dalam dokumen orientasi, dan mengarahkan izin kepada manajer atau administrator yang tepat. Hal ini berada di pusat strategi otomatisasi orientasi.

Machine learning (ML) dapat membantu alat otomatisasi menjadi lebih baik karena alat ini belajar lebih banyak tentang tugas-tugas yang mereka lakukan dan personel yang mereka bantu. Perusahaan dapat menggunakan ML untuk mengolah data tentang proses orientasi dan mengidentifikasi hambatan atau area lain yang dapat ditingkatkan.

Pemrosesan bahasa alami (NLP) memperkuat kemampuan untuk mengenali, memahami, dan menghasilkan teks dan ucapan melalui linguistik komputasional dengan pemodelan statistik, machine learning, dan pembelajaran mendalam. Perusahaan menggunakan NLP dalam proses perekrutan untuk mengurai resume guna menentukan apakah kandidat memenuhi syarat untuk pekerjaan tertentu. Dalam proses orientasi, perusahaan juga dapat menggunakannya untuk mengambil informasi dari formulir orientasi dan memasukkannya ke bidang terkait dalam sistem kontak dan manfaat.

Ada banyak contoh penggunaan untuk strategi otomatisasi yang meningkatkan efisiensi dan menyempurnakan keseluruhan proses.

• Menyetujui tindakan
• Memberikan orientasi dan dokumen
• Melengkapi dan memperbarui sistem manajemen kontak internal
• Pelatihan khusus peran
• Menjawab pertanyaan karyawan
• Dukungan dan masukan yang berkelanjutan

Organisasi dapat mengatur alur kerja khusus yang dapat membuat persetujuan. Persetujuan ini dapat mencakup memindahkan calon karyawan ke tahap berikutnya dalam proses wawancara, menjalankan pencocokan gaji, membuat tawaran pekerjaan dan mengirimkan hadiah perusahaan atau undangan untuk bertemu dengan rekan kerja baru.

Organisasi dapat mengotomatiskan beberapa alur kerja orientasi sumber daya manusia yang memakan waktu. Mereka dapat meminta karyawan untuk membuat akun pengguna untuk berbagai sistem mereka. Selanjutnya, mereka dapat membuat templat untuk karyawan baru untuk dilengkapi dengan informasi karyawan mereka.

Alur kerja ini dapat berkisar dari mempercepat perekrutan baru, seperti email selamat datang dan informasi tentang manfaat. Karyawan menunjukkan bahwa mereka telah membaca materi dan memberikan informasi yang diperlukan. Jika karyawan tidak membuka email, mengeklik kotak atau memberikan informasi yang relevan, sistem terus menindaklanjuti sampai tugas-tugas tersebut selesai.

Proses orientasi otomatis ini merupakan kunci untuk mendapatkan data karyawan dari karyawan baru, seperti donatur, informasi rekening perbankan, dan kontak darurat utama.

Perangkat lunak otomatisasi menghilangkan kebutuhan pekerja untuk mengirimkan permintaan informasi dan juga dapat mengotomatiskan tindak lanjut untuk informasi yang tidak lengkap.

Orientasi kerap kali membutuhkan pekerjaan entri data yang signifikan untuk memasukkan karyawan ke dalam sistem yang benar, seperti sistem informasi sumber daya manusia (human resources information system atau HRIS). Organisasi sering menggunakan HRIS untuk mencatat informasi kontak, perbankan, dan pajak karyawan. Menggunakan platform perangkat lunak otomatis yang mengirimkan formulir yang relevan kepada karyawan untuk menangkap informasi ini akan menyelamatkan karyawan dari tugas-tugas yang tidak perlu.

Organisasi dapat menyiapkan chatbot SDM dan agen AI untuk berinteraksi dengan karyawan. Mereka dapat menyelesaikan beberapa pertanyaan paling sederhana dari karyawan dan karyawan dapat menindaklanjuti dengan perwakilan SDM untuk pertanyaan yang belum terjawab. Watsonx Assistant yang didukung AI telah mengurangi waktu yang dihabiskan karyawan SDM untuk tugas-tugas SDM umum hingga 75%.

Beberapa hari pertama orientasi karyawan sangat penting untuk menyiapkan karyawan dan organisasi untuk sukses. Organisasi yang membuat sistem sederhana untuk mengumpulkan masukan dan mendistribusikan jawaban, baik oleh gen AI atau profesional pengelolaan SDM individu, dapat dengan cepat menjaga karyawan tersebut tetap berada di jalur yang benar pada hari-hari pertama.

Karyawan baru mungkin memerlukan peningkatan keterampilan atau pelatihan ulang secara otomatis di area-area utama. Organisasi dapat menyediakan aplikasi pelatihan bagi karyawan yang menyediakan program pelatihan yang dipersonalisasi. Sistem pelatihan terus menindaklanjuti karyawan sampai mereka menyelesaikan semua pelatihan yang diperlukan. Otomatisasi AI, seperti ML, juga dapat membuat pelatihan yang dipersonalisasi berdasarkan bagaimana seorang karyawan mengerjakan topik tertentu. Sebagai contoh, dapat menyarankan pelatihan tambahan seputar analisis pemasaran jika karyawan mengalami kesulitan dengan pertanyaan-pertanyaan tersebut.

Organisasi yang saat ini terlalu bergantung pada proses manual harus mengambil langkah-langkah berikut untuk mempersiapkan masa depan yang terotomatisasi.

1. Membuat daftar periksa orientasi
2. Mengidentifikasi tugas manual mana yang dapat diubah menjadi tugas otomatis
3. Memilih teknologi dan mitra yang tepat
4. Menyesuaikan teknologi otomatisasi
5. Melatih staf HR
6. Menjalankan tes A/B
7. Menerapkan dalam skala besar
8. Mengukur hasil

Mengidentifikasi semua tugas orientasi yang relevan yang harus diselesaikan oleh karyawan baru agar dianggap memiliki performa yang baik dan siap bekerja di organisasi. Identifikasi tugas mana yang paling penting dan apakah ada urutan tertentu yang harus diselesaikan oleh karyawan. Misalnya, karyawan harus memberikan informasi perbankan mereka sebelum memberi tahu organisasi bagaimana mereka ingin menerima pembayaran.

Setiap organisasi harus memberi karyawan perpaduan yang tepat antara teknologi dan sentuhan manusia. Beberapa tugas, seperti menjawab pertanyaan tentang kesalahpahaman seputar gaji atau manfaat, mungkin selalu membutuhkan campur tangan manusia. Di sisi lain, mengirim dan menerima formulir seputar informasi penting, tetapi rutin adalah pilihan ideal untuk otomatisasi.

Menerapkan otomatisasi orientasi mungkin memerlukan lisensi beberapa teknologi dan bekerja sama dengan mitra untuk menerapkannya. Mereka mungkin ingin memilih teknologi orientasi berbasis AI yang mengotomatiskan tugas-tugas spesifik yang ingin mereka hapus dari alur kerja karyawan.

IBM watsonx Orchestrate membantu organisasi mengotomatiskan proses bisnis yang memakan waktu dan berulang dengan menyiapkan akun dan menstandardisasi pengalaman untuk karyawan baru.

Tidak semua teknologi berjalan sesuai keinginan organisasi. Bekerja dengan penyedia yang tepat, seperti IBM watsonx Orchestrate, dapat membuat teknologi tersebut sesuai dengan tujuan untuk kebutuhan spesifik organisasi.

Meskipun otomatisasi orientasi menghilangkan beberapa tugas manual dari beban kerja karyawan HR, mereka perlu mempelajari bagaimana tanggung jawab mereka berubah dan bagaimana cara mencapainya dengan teknologi. Oleh karena itu, mereka perlu melatih untuk memahami apa yang dilakukan oleh sistem baru ini, bagaimana berinteraksi dengannya, dan bagaimana cara mendapatkan data yang mungkin mereka perlukan. Sebagai contoh, mereka mungkin perlu mengetahui cara membuka riwayat pesan karyawan jika mereka sedang mendiskusikan kompensasi atau indikator kinerja utama (KPI) departemen karyawan.

Bahkan organisasi yang paling paham teknologi mungkin perlu menguji alur kerja barunya dengan sekelompok kecil karyawan sebelum menerapkannya di seluruh perusahaan. Organisasi harus memilih beberapa pengguna baru untuk mencoba alur kerja dan memberikan masukan tentang apa yang bekerja dengan baik dan yang tidak berfungsi serta di mana mereka melewatkan elemen manusia. Dengan demikian, organisasi memiliki perpaduan yang tepat antara antarmuka manusia dan penerapan teknologi ketika digunakan secara permanen untuk semua karyawan baru.

Setelah periode uji coba selesai, organisasi harus meluncurkan proses otomatisasi orientasi ke seluruh organisasi. Idealnya, kepala SDM atau eksekutif senior harus menjelaskan mengapa proses otomatisasi terjadi dan bagaimana dampaknya terhadap karyawan yang ada.

Ada beberapa KPI yang ditingkatkan oleh otomatisasi orientasi dalam prosesnya. Yang menjadi elemen kuncinya adalah waktu penyelesaian, yaitu waktu yang dibutuhkan karyawan untuk memberikan semua informasi terkait untuk menyelesaikan orientasi mereka. Perusahaan juga harus melacak banyaknya kesalahan dalam sistem otomatis baru mereka dan membandingkannya dengan kesalahan yang terjadi pada sistem manual lama mereka. Mereka pun harus secara rutin menanyakan kepada karyawan tentang orientasi mereka, untuk mengetahui apakah kepuasan meningkat seiring dengan perbaikan proses.

Ada beberapa manfaat menggunakan otomatisasi orientasi karyawan.

• Meningkatkan kepuasan kerja anggota tim SDM

• Meminimalkan kesalahan manusia

• Mengurangi biaya dan lini masa akuisisi talenta

• Mengubah pengalaman karyawan dan pelanggan

Dengan menghapus proses manual dari beban kerja perwakilan SDM, otomatisasi orientasi membebaskan mereka untuk melakukan pengalaman yang lebih penting dan bermanfaat. Mereka dapat meluangkan waktu untuk berbicara dengan karyawan baru tentang hal yang memotivasi mereka dan membimbing mereka terkait cara mendapatkan hasil maksimal dari karier mereka dengan perusahaan.

Perangkat lunak orientasi karyawan dapat melindungi perusahaan dari kesalahan manusia yang tidak perlu, seperti salah memasukkan informasi gaji atau mengirim paket orientasi ke orang yang salah. Kesalahan manusia terkait data karyawan dapat menimbulkan risiko reputasi dan keuangan jika informasi tersebut disimpan atau didistribusikan secara tidak benar. Kendati otomatisasi dapat membantu meminimalkan kesalahan manusia di sekitar data, hal ini juga rentan terhadap serangan siber, sehingga organisasi harus meningkatkan keamanan siber mereka di seputar data sensitif ini.

Meminimalkan jumlah tugas manual yang perlu dilakukan manajer perekrutan dalam merekrut karyawan dan orientasi mereka dapat menyederhanakan proses SDM secara keseluruhan. Hal ini membebaskan mereka untuk menghabiskan lebih banyak waktu berkualitas dengan prospek, yang memecahkan masalah tingkat tinggi. Hal ini juga meminimalkan waktu antara karyawan yang memberikan informasi dan karyawan yang menambahkannya ke HRIS, yang mempercepat proses orientasi secara keseluruhan.

Satu klien IBM, FloCareer, perlu menyelesaikan 20.000 wawancara teknis sebulan. Dibutuhkan alat bantu otomatis yang cerdas untuk memperluas cakupan kandidat yang dapat dihubungi dan dijadwalkan untuk wawancara. Dengan menggunakan watsonx Orchestrate untuk mengotomatiskan penjangkauan ke kandidat yang memenuhi syarat dalam kumpulan yang dibuat oleh mitra ThisWay Global, karyawan FloCareer dapat menggunakan watsonx untuk mengidentifikasi daftar profesional yang berkualifikasi tinggi dalam hitungan detik.

Organisasi dapat meningkatkan pengalaman karyawan dengan menyederhanakan cara karyawan tersebut memberikan informasi pada hari pertama mereka bekerja. Mengirimkan formulir online otomatis yang dapat diisi oleh karyawan di rumah atau di kantor akan memberikan kesan pertama yang kuat. Itu membuat hari-hari pertama pengalaman karyawan mereka jauh lebih produktif dan dapat menyebabkan peningkatan retensi karyawan dengan menunjukkan bahwa organisasi tidak akan membuat mereka melakukan pekerjaan manual yang tidak perlu ketika memungkinkan untuk diotomatiskan.

Faktanya, 65% profesional SDM yang disurvei oleh Paychex (tautan berada di luar IBM.com)¹ mengharapkan AI dalam proses orientasi dapat meningkatkan retensi karyawan. Kepuasan karyawan memiliki efek trickle-down atau efek turun ke bawah. Karyawan yang terlibat dan bahagia lebih mungkin memberikan layanan pelanggan yang sangat baik kepada pelanggan organisasi.